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Trish Toovey
„Doppelt bezahlte oder vergessene Rechnungen? Nicht mehr mit uns!“ So bringt es die Chaos Group auf den Punkt – und sie sind damit nicht allein. Denn manuelle Prozesse bremsen Teams aus, verursachen unnötige Kosten und schaffen vermeidbare Risiken. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, worauf es bei einer Software für die Kreditorenbuchhaltung wirklich ankommt: von automatisierter Rechnungsverarbeitung über Budgetkontrolle bis hin zu nahtlosen Integrationen und effektivem Betrugsschutz. Außerdem stellen wir Ihnen die besten Lösungen am Markt vor – und zeigen, wie Unternehmen wie State of Play Hospitality erfolgreich den Wechsel geschafft haben.
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Sie kennen das nur zu gut: Es ist Monatsende, und Ihr Finanzteam steckt bis über beide Ohren in Rechnungen. Spesenabrechnungen türmen sich, Lieferanten drängen auf ihre Zahlungen – und die neue Software für die Kreditorenbuchhaltung, die Sie längst evaluieren wollten, wartet immer noch auf Ihre Aufmerksamkeit.
Dann passiert es: Eine doppelte Zahlung wird übersehen – und das an einen Lieferanten, mit dem Sie eigentlich längst abgeschlossen hatten. Aus dem routinierten Monatsabschluss wird ein finanzieller Ausnahmezustand. Verlorenes Geld, ein möglicher Audit und viele Stunden zur Schadensbegrenzung.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Damit stehen Sie nicht allein da. 87 % der Finanzprofis leisten Überstunden, um den Monatsabschluss zu bewältigen – ein deutliches Signal, dass es Zeit für Veränderungen ist. Doch wo fängt man an? Mit der richtigen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. So finden Sie sie.
So einfach gelingt die mühelose Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung
Nicht jede Kreditorenbuchhaltungslösung ist gleich – die besten Systeme verfügen über entscheidende Funktionen, die Ihr Unternehmen spürbar effizienter, schneller und stressfreier machen. Das sollten Sie wissen.
Wenn Ihr Team schon einmal Stunden mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen und dem Nachfassen fehlender Belege verbracht hat, gibt es jetzt eine echte Erleichterung. Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und intelligente Datenerfassung automatisieren Ihre Rechnungsprozesse. Das spart Zeit, minimiert Fehler und reduziert lästige Verwaltungsarbeit erheblich.
Jedes Unternehmen arbeitet anders – darum sollten Sie Ihre Kreditorenprozesse flexibel gestalten und automatisieren können. So stellen Sie sicher, dass alle Abläufe reibungslos laufen, Compliance gewahrt bleibt und gleichzeitig Produktivität sowie Agilität steigen.
Setzen Sie auf eine Lösung, mit der Sie maßgeschneiderte Regeln, Freigabe-Hierarchien und Automatisierungsfunktionen einrichten. So beseitigen Sie Prozessengpässe und sorgen für schnellere Zahlungsabwicklung.
Ob langwierige E-Mail-Verläufe oder das mühselige Suchen nach passenden Bestellungen – im Kreditorenbereich verlieren Sie schnell Zeit mit Routineaufgaben.
Hier sorgt smarte AP-Automatisierung für Entlastung. Die besten Lösungen bieten zwei- oder dreiwege-Abgleiche, je nachdem, ob Sie Waren oder Dienstleistungen einkaufen. So gleichen Sie Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge präzise ab – Fehler werden frühzeitig erkannt und vermieden.
Realtime-Abstimmungen gehören ebenfalls dazu. Damit verbindet sich die Software automatisch mit Ihren Finanztransaktionen, Belegen und Buchhaltungsdaten. Das Ergebnis: saubere Konten, schnellere Monatsabschlüsse und weniger manuelle Arbeit.
Durch die Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen gewinnen Sie nicht nur mehr Genauigkeit, sondern auch bessere Planung, Budgetkontrolle und schnellere Entscheidungen.
Das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tools bremst Ihr Team aus und kann die Produktivität um bis zu 40 % senken. Darum ist eine reibungslose Integration mit Ihrem ERP- und Buchhaltungssystem unverzichtbar.
Live-Zwei-Wege-Integrationen sorgen dafür, dass Rechnungs- und Ausgabendaten automatisch in Echtzeit zwischen den Systemen fließen. So entfallen manuelle Eingaben, Fehler bei der Abstimmung werden minimiert und Monatsabschlüsse laufen deutlich schneller ab. Ihr Finanzteam erhält jederzeit volle Transparenz und trifft fundierte Entscheidungen in Sekundenschnelle.
Die besten AP-Lösungen verbinden sich direkt mit marktführenden ERP- und Buchhaltungsplattformen wie Xero, QuickBooks und Sage Intacct. Achten Sie unbedingt darauf, damit Ihr Team weniger Zeit mit Verwaltung verbringt und mehr mit wertvollen Analysen.
Der Erfolg einer Software hängt maßgeblich von der Nutzerfreundlichkeit ab. Für die Kreditorenbuchhaltung bedeutet das: Ihr Finanzteam findet sich intuitiv zurecht, ohne lange Einarbeitung oder komplizierte Bedienung. Das steigert die Akzeptanz, minimiert Fehler, beschleunigt Freigaben und schafft Raum für strategische Aufgaben.
Der Unterschied entsteht, wenn AP-Tools mehr können als reine Workflow-Automatisierung. Bei Payhawk etwa ermöglicht unser benutzerfreundlicher KI-Beschaffungsagent selbst Mitarbeitern ohne Einkaufserfahrung, Bestellungen unkompliziert anzustoßen. So wird die Nutzung der Bestellprozesse zum Kinderspiel – ein echter Wettbewerbsvorteil.
Die besten Plattformen kombinieren Kreditoren- und Bestellprozesse in einem einzigen, leicht bedienbaren System. Damit optimieren Sie nicht nur Ihre Finanzabläufe, sondern sorgen dafür, dass alle Ihre Einkaufsrichtlinien einfach eingehalten werden.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss Ihre Technologie mühelos mitwachsen.
Erstklassige Kreditorenbuchhaltungssoftware verarbeitet steigende Rechnungsvolumen, ohne Ihr Team zusätzlich zu belasten oder das System zu überfordern.
Skalierbare Lösungen meistern auch komplexe Finanzprozesse wie Mehrfirmenverwaltung, unterschiedliche Steueranforderungen und Lieferantenzahlungen zuverlässig – so läuft Ihre Kreditorenbuchhaltung jederzeit rund.
Geschäftliche Rahmenbedingungen ändern sich schnell, sei es durch wechselnde Wechselkurse oder Lieferverzögerungen.
Umso wichtiger sind aktuelle Daten, mit denen Sie sofort reagieren können.
Live-Analysen und Reporting-Tools bieten hier klare Vorteile: 57 % der Beschaffungsexperten bestätigen, dass sie durch den Einsatz moderner Datenanalysen ihr Risikomanagement deutlich verbessern konnten. Die beste AP-Software liefert präzise Einblicke in Liquidität, Budgets und Ausgaben – alles übersichtlich an einem Ort.
Cyberkriminelle sind weiterhin auf Firmenressourcen aus – die Bedrohung wächst. 2023 waren Cyberangriffe die größte Gefahr für Lieferketten, und das bleibt für die kommenden Jahre so.
Setzen Sie auf eine Lösung, die Sicherheit großschreibt. Payhawk schützt Ihre Daten mit modernster Verschlüsselung, überwacht Transaktionen in Echtzeit und erfüllt Standards wie PCI DSS. Rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit-Trails und Multifaktor-Authentifizierung sorgen für zusätzlichen Schutz.
Automatische Nutzer-Deaktivierung bei Austritt per HRIS-Integration rundet das Sicherheitspaket ab. So schützen Sie Ihre sensiblen Finanzdaten, verhindern Betrug und gewährleisten Compliance.
Verabschieden Sie sich von der Zettelwirtschaft: Mit der richtigen AP-Software haben Sie alle Lieferantendaten zentral und verlässlich an einem Ort.
Sie erhalten schnellen Zugriff auf korrekte Informationen, optimieren Ihren Cashflow durch gezielte Zahlungstermine und verhandeln bessere Konditionen. Das Ergebnis: weniger Fehler, schnellere Problemlösungen und stärkere Partnerschaften.
Was Sie nicht sehen, können Sie nicht steuern. Darum geben die besten AP-Tools Budgetverantwortlichen Echtzeit-Einblicke, wie Mittel eingesetzt werden – ohne lästiges Nachfragen.
Unsere Lösung etwa zeigt Ausgaben und Verbindlichkeiten über Bestellungen live an. So erkennen Sie Risiken frühzeitig und treffen fundierte Entscheidungen.
Rechnungen, die das Budget überschreiten, werden automatisch markiert – so bleibt Ihr Team verantwortungsvoll, ohne gebremst zu werden. Mehr Freiheit für Budgetverantwortliche, mehr Kontrolle für Ihr Unternehmen.
Da Menschen täglich über fünf Stunden am Smartphone verbringen, macht es Sinn, Ihrem Team den mobilen Zugriff auf Ausgabenmanagement zu ermöglichen.
Mit den besten AP-Lösungen können Ausgaben erfasst, Anträge genehmigt und Budgets jederzeit überwacht werden – auch unterwegs. So bleibt Ihr Team flexibel und handlungsfähig, egal wo es sich befindet.
Achten Sie auf Funktionen wie das Erfassen von Belegen mit einer KI-gestützten Kamera, sofortige Datenerfassung per OCR-Technologie und vollständige Prozesssteuerung mit wenigen Fingertipps.
Wenn Ihr Finanzteam der Motor Ihres Unternehmens ist, dann ist die Kreditorenautomatisierung das Schmiermittel, das alles geschmeidig am Laufen hält.
Hier sind vier gute Gründe, warum Sie jetzt in moderne AP-Technologie investieren sollten.
Die vergangenen Jahre waren turbulent: von globalen Krisen bis hin zu wirtschaftlicher Unsicherheit. Finanzteams stehen unter Druck, mit weniger mehr zu erreichen.
AP-Automatisierung verschafft Ihnen genau diesen Vorteil. Sie optimiert Ihre Abläufe, steigert Effizienz und Produktivität – und sichert so einen verlässlichen Cashflow und stabile Gewinne.
Manuelle Abläufe wie Tabellenkalkulationen oder manuelle Zahlungsprüfungen sind langsam, teuer und fehleranfällig.
Jede zehnte manuelle Aktion ist fehlerhaft, was das Risiko von Doppelzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungsverzug erhöht. Das schadet Ihrem Ruf und belastet Lieferantenbeziehungen. Moderne AP-Automatisierung schließt diese Lücken und macht Ihr Unternehmen vertrauenswürdiger.
Die Zahlen sprechen für sich: 53 % der Unternehmen klagen über viele Ausnahmen in AP-Prozessen, 41 % über zu lange Freigabe- und Zahlungszeiten, 22 % über fehlende Transparenz bei Rechnungen und Zahlungen.
Zudem dauert eine Zahlung im Mittelstand durchschnittlich 30 Tage, und fast die Hälfte der Lieferanten wird verspätet bezahlt.
Mit digitaler Kreditorenbuchhaltung verkürzen Sie diese Zeiten drastisch. Ihr Team gewinnt wertvolle Kapazitäten und kann schneller bessere Entscheidungen treffen.
Betrugsfälle nehmen zu, oft bedingt durch veraltete Kontrollsysteme. Über die Hälfte aller betrieblichen Betrugsfälle resultieren aus schwachen internen Kontrollen. 65 % der Unternehmen melden Fälle von Scheckbetrug.
Zugleich verschärfen Gesetze wie die DSGVO die Anforderungen an Sicherheit und Transparenz. Starke Kontrollen in der Kreditorenbuchhaltung sind heute unverzichtbar, um Ihr Unternehmen zu schützen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Mit steigenden Kosten und immer enger werdenden Budgets wächst der Bedarf an innovativen, leistungsstarken Lösungen – mehr denn je. Hier finden Sie eine Auswahl der führenden Accounts Payable Software, die Unternehmen nachhaltig voranbringen.
Payhawk bietet Ihnen eine vollautomatisierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, die Ihre Finanzprozesse revolutioniert. Mit Payhawk können Sie:
Setzen Sie auf Payhawk und profitieren Sie von der Kraft moderner KI-gestützter Automatisierung, maximaler Transparenz und einer ganzheitlichen Finanzsteuerung.
Kombiniert Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung und Zeiterfassung in einer benutzerfreundlichen Plattform. Besonders geeignet für Freelancer und kleine Unternehmen.
Umfassende Finanzmanagementlösung mit Funktionen für Rechnungsstellung, Budgetierung und Reporting. Ideal für mittelständische Unternehmen mit Wachstumszielen.
Ganzheitliche Plattform für Ausgabenmanagement inklusive Rechnungsstellung, Budgetplanung und Ausgabenverfolgung. Optimal für wachsende Unternehmen.
Automatisierte Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung mit erweiterten Compliance-Funktionen. Ideal für Unternehmen mit hohem Transaktionsaufkommen.
Intelligente Reisekostenabrechnung mit schneller Belegerfassung und nahtloser Anbindung an gängige Buchhaltungssysteme. Ideal für Firmen mit internationalem Ausgabenmanagement.
KI-gestützte Lösung für exakte Belegerfassung und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Perfekt für Unternehmen, die ihre Ausgabenprozesse effizient gestalten wollen. GoBD- und DSGVO-konform.
Automatisierte Rechnungsprüfung und unkomplizierte Integration in Buchhaltungssysteme. Perfekt für Unternehmen mit stark ausgeprägtem Lieferantenmanagement.
Digitale Archivierung und Workflow-Automatisierung für effizientes Dokumentenmanagement. Besonders geeignet für Organisationen mit strengen Compliance-Anforderungen.
Jetzt ist der perfekte Moment, Ihre Kreditorenbuchhaltung mit moderner Software zu optimieren. Profitieren Sie von mehr Effizienz, weniger Kosten und einem Finanzteam, das wieder an die wichtigen Aufgaben herangeführt wird.
Sie überlegen, ob sich der Wechsel zu einer neuen Lösung für das Kreditorenmanagement wirklich lohnt? Entdecken Sie, wie State of Play Hospitality mit unserer führenden AP-Automatisierungssoftware einen beeindruckenden Schritt nach vorne gemacht hat.
State of Play Hospitality stand vor der Herausforderung, Ausgaben und Lieferantenzahlungen an verschiedenen Standorten in den USA und Großbritannien effizient zu steuern. Bis dahin wurden verschiedene, nicht vernetzte Tools und manuelle Abläufe genutzt, die mit dem Wachstum des Unternehmens unübersichtlich geworden waren. Das führte zu Verzögerungen, ineffizienten Prozessen und fehlender Transparenz bei den globalen Ausgaben. Das Team wusste: Es muss einen besseren Weg geben.
Mit Payhawk und unserer umfassenden Spend-Management-Plattform, inklusive leistungsstarker AP-Funktionen, fanden sie genau die Lösung. Besonders überzeugten diese Features:
Seit der Einführung von Payhawk hat State of Play sein Kreditorenmanagement revolutioniert. Heute profitieren sie von:
David Watson, Group Financial Controller bei State of Play, beschreibt es so:
Vor Payhawk nutzten wir Kreditkarten und bill.com für die Kreditorenverwaltung. Diese Systeme ließen sich nicht mit NetSuite verbinden und die Karten- sowie AP-Abwicklung waren getrennt – das bedeutete ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Tools. Der größte Vorteil von Payhawk ist die Integration mit unserer Buchhaltungssoftware (NetSuite) und die Möglichkeit, Zahlungen direkt an die Nutzer und Betreiber der Standorte zu übergeben.
(Sehen Sie sich das Video oben für weitere Einblicke an)...
Die Wahl der richtigen Lösung für das Kreditorenmanagement ist der Schlüssel zu dauerhaftem Erfolg.
Die Software muss exakt zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen – egal ob Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren oder mehrere Standorte effizient steuern wollen. Zudem sollte sie flexibel genug sein, um auf Veränderungen im Geschäft flexibel zu reagieren. Verzichten Sie auf starre Systeme, die Ihr Team ausbremsen und unnötig belasten.
Der entscheidende Vorteil: Ihr erfolgreichstes Jahr beginnt mit der richtigen Technologiepartnerschaft. Alles startet mit der besten AP-Software – genau hier setzen wir an. Unsere ganzheitliche Ausgabenmanagement-Lösung vereint leistungsstarke AP-Tools, die Ihre Prozesse vereinfachen, Kosten senken und maximale Transparenz bieten.
Starten Sie jetzt in eine neue Ära müheloser Finanzabschlüsse. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und sprechen Sie mit einem unserer Experten.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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