Six solutions incontournables pour la gestion des factures fournisseurs

C’est la fin du mois. Votre équipe financière croule sous les factures. Les notes de frais s’empilent, les fournisseurs réclament leurs paiements, et le nouveau logiciel de gestion que vous aviez l'intention de tester n’est toujours pas implémenté.

Puis l’erreur survient : un paiement en double passe inaperçu. Pire encore, il concerne un fournisseur avec lequel vous n’avez plus de relation. En un instant, la clôture mensuelle vire au cauchemar : pertes financières, risques d’audit, et bien sûr, heures supplémentaires passées à limiter les dégâts.

Ce scénario vous est familier ? Sachez que vous n’êtes pas seul. 87 % des professionnels de la finance affirment ainsi faire des heures supplémentaires pour finaliser la clôture comptable. Par où commencer pour repenser ses méthodes ? En premier lieu, par le choix du logiciel d’automatisation des factures fournisseurs le plus adapté. Pour cela, suivez notre guide !

Les 11 fonctionnalités essentielles à rechercher dans une solution de gestion des comptes fournisseurs

Toutes les solutions de gestion des comptes fournisseurs ne se valent pas. Ainsi, les meilleures sont dotées de fonctionnalités clés qui aident les entreprises à fonctionner plus efficacement.

Voici celles sur lesquelles il convient de ne pas faire l’impasse :

1. Le traitement automatisé des factures

Votre équipe a déjà perdu des heures à traiter des factures et à rechercher celles qui manquaient ? Ce n’est pas une fatalité ! Des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la capture intelligente des données peuvent ainsi rationaliser le traitement des factures. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et allégez les tâches administratives fastidieuses.

2. La personnalisation des workflows

Privilégiez une solution qui vous permet de définir des règles spécifiques et des circuits d’approbation. En effet, la personnalisation et l’automatisation des processus de gestion des comptes fournisseurs permettent de garantir la conformité sans rien sacrifier à la productivité.

3. Le rapprochement automatisé des bons de commande

Grâce à l'automatisation intelligente de la comptabilité fournisseurs, il devient facile de détecter les erreurs rapidement, avant que les paiements ne soient effectués.

Le rapprochement en temps réel s’avère également indispensable. Ainsi, un logiciel de gestion des factures fournisseurs performant rapproche automatiquement les transactions financières des reçus, factures et écritures comptables. Ces rapprochements automatiques vous permettent de bénéficier de données plus pertinentes, d'une clôture mensuelle plus rapide et d'une réduction considérable du travail manuel.

4. Les capacités d'intégration

Le passage d'un outil à un autre peut avoir pour effet de ralentir vos équipes et de réduire la productivité de près de 40 %. C'est pourquoi les intégrations les plus efficaces pour les comptes fournisseurs sont celles avec les systèmes ERP et comptables.

Concrètement, les intégrations bidirectionnelles en temps réel garantissent que les données des factures et des dépenses circulent automatiquement entre les systèmes. Cela signifie qu'il n'y a plus de saisie manuelle des données, et donc beaucoup moins d’erreurs de rapprochement.

Les meilleures solutions de gestion des notes de frais s'intègrent directement aux principales plateformes ERP et comptables telles que Xero, QuickBooks et Sage Intacct. Recherchez une solution qui offre ces fonctionnalités, pour aider vos équipes à passer moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps sur les tâches à forte valeur ajoutée.

5. Une interface intuitive

En matière de logiciel, une expérience utilisateur réussie peut faire toute la différence. Pour la gestion des factures fournisseurs, une interface intuitive permet à votre équipe financière de maîtriser rapidement la plateforme sans formation préalable. Le résultat : une adoption plus fluide, moins d'erreurs et des approbations accélérées.

Ainsi, les meilleures plateformes combinent les workflows de gestion des comptes fournisseurs et des bons de commande en une seule solution facile à utiliser.

6. L’évolutivité

En tant qu'entreprise vouée à grandir et changer, vous avez besoin d'un outil qui évoluera avec vous.

Un bon logiciel de gestion des factures fournisseurs doit donc prendre en charge l'augmentation du volume des factures sans alourdir la charge de travail de votre équipe. Il doit également être capable de gérer des opérations financières complexes, notamment la gestion multi-entités.

7. Les analyses et rapports en temps réel

Dans le monde des affaires, tout change très vite. Il est donc essentiel de disposer de données actualisées.

C'est là que les outils d'analyse et de reporting en temps réel prennent tout leur sens : en effet, 57 % des professionnels des achats déclarent avoir constaté une amélioration significative de la gestion des risques grâce à l'utilisation de données issues d’analyses avancées. Un bon logiciel de gestion des factures fournisseurs exploite les rapports en temps réel et vous fournit des informations précises sur la trésorerie, les budgets et les dépenses. Le tout, en un seul endroit !

8. La sécurité et la conformité

En 2023, les cyberattaques constituaient la plus grande menace pour les chaînes d'approvisionnement des entreprises.

Dans un tel contexte, il est donc essentiel de donner la priorité à la sécurité. Avec Payhawk, vous bénéficiez d'un cryptage des données, d'un suivi des transactions en temps réel et de la conformité aux normes industrielles telles que PCI DSS. Vous pouvez contrôler les accès à l'aide de rôles et d'autorisations, assurer le suivi grâce à des pistes d'audit et ajouter une protection supplémentaire avec l'authentification multifactorielle.

Vous pouvez également désactiver automatiquement les comptes des salariés qui quittent l'entreprise via des intégrations HRIS, ce qui signifie que leur accès est désactivé dès leur départ. Ensemble, ces fonctionnalités contribuent à protéger les données financières sensibles, à réduire la fraude et à favoriser la conformité réglementaire.

9. La gestion des fournisseurs

Avec le bon logiciel, vous disposez d'une source unique et fiable pour toutes les données relatives aux fournisseurs. Vous pouvez accéder rapidement à des informations précises, optimiser votre trésorerie en planifiant vos paiements et même négocier de meilleures conditions commerciales. Moins d'erreurs, une résolution plus rapide des problèmes et des relations plus solides avec vos fournisseurs, le tout en un seul et unique endroit.

10. Le suivi budgétaire

Un bon outil de gestion des comptes fournisseurs doit offrir une visibilité en temps réel sur l’allocation des fonds, sans avoir besoin de courir après les mises à jour ou les approbations.

Avec notre solution, vous pouvez surveiller les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont effectuées, et les comparer aux prévisions budgétaires. Vous voyez non seulement ce qui a été payé, mais aussi ce qui a été engagé via les bons de commande.

Il est même possible de signaler automatiquement les factures qui dépassent le budget, ce qui renforce l’autonomie des équipes.

11. L’accessibilité mobile

Avec les meilleures solutions de gestion des factures, vous pouvez soumettre des dépenses, approuver des demandes et suivre les dépenses de chacun en cas de déplacements. Votre équipe reste flexible et réactive, même lorsqu'elle n'est pas à son bureau.

Pour aller plus loin, tournez-vous vers une solution qui vous permet de photographier vos reçus à l'aide d'un appareil photo l'IA, de saisir instantanément les données des reçus grâce à la technologie OCR et de gérer l'ensemble du processus en quelques clics.

Pourquoi investir dès maintenant dans un logiciel de gestion des factures fournisseurs ?

Si la direction financière est le moteur d'une entreprise, on peut dire qu’un logiciel d'automatisation des factures fournisseurs est le carburant qui permet à l'activité de tourner.

Voici 4 raisons pour lesquelles vous devriez, en tant qu’entreprise, investir dans un tel outil :

1. Un flux de trésorerie renforcé protège votre entreprise

L'automatisation aide les entreprises à gérer leurs comptes fournisseurs afin d'améliorer leur efficacité et leur productivité. Le résultat ? Des flux de trésorerie fluides et des risques financiers considérablement réduits.

2. Des processus de gestion des factures obsolètes mettent en péril les ressources de votre entreprise

Les processus manuels de gestion des factures ne sont pas seulement lents et coûteux : ils sont aussi, très souvent, source d'erreurs.

A ce titre, 10 % des actions manuelles contiennent des erreurs. Celles-ci augmentent le risque de doublons, de paiements en trop et de déficits de trésorerie. Elles peuvent également nuire à la fiabilité et à la stabilité de votre entreprise. Les logiciels d'automatisation des factures fournisseurs permettent d’éliminer ces risques.

3. Des gains de compétitivité réels grâce à une fonction financière numérisée

41 % des entreprises déclarent que les approbations et la reconnaissance automatique des factures prennent trop de temps, et 22 % affirment ne pas avoir de visibilité sur les données relatives aux factures et aux paiements. De plus, il faut 30 jours en moyenne à une équipe de comptabilité fournisseurs d'une entreprise de taille moyenne pour effectuer un paiement. Résultat, 47 % des fournisseurs sont payés en retard en raison de cette lenteur. La bonne nouvelle, c’est que la numérisation de la comptabilité fournisseurs réduit le temps de traitement, et donne à vos équipes la marge de manœuvre nécessaire pour prendre des décisions plus rapides.

4. Le respect des obligations réglementaires dans un contexte de fraude croissante

Les cas de fraude sont en nette augmentation, et les entreprises sont de plus en plus vulnérables. Par ailleurs, plus de la moitié des cas de fraude professionnelle sont dus à des contrôles internes insuffisants. Les gouvernements ripostent en imposant une réglementation plus stricte, comme le RGPD. Ces évolutions rendent indispensables des contrôles rigoureux des comptes fournisseurs afin de rester en conformité et de protéger les ressources de l’entreprise.

Les meilleures solutions logicielles pour la gestion des factures fournisseurs

Avec l'augmentation des coûts et la réduction des budgets, la demande en solutions de pointe n'a jamais été aussi forte. Voici un tour d'horizon des meilleurs logiciels de gestion des factures fournisseurs.

Payhawk

Notre solution propose une suite complète d'outils d'automatisation de la gestion des factures fournisseurs. Avec nous, vous pouvez :

• Mettre fin à la course effrénée de la clôture comptable et aux erreurs coûteuses grâce à notre traitement automatisé des factures ;
• Bénéficier d'une synchronisation bidirectionnelle et tripartite, ainsi que d'un accès à l'extraction automatique des données via un système OCR ;
• Rester efficace dans toutes vos régions et entités, grâce aux 60 langues prises en charge par notre outil ;
• Payer vos fournisseurs sans vous ruiner grâce à des paiements bancaires locaux gratuits sur 32 marchés ;
• Récupérer le temps perdu par votre équipe à passer d'un outil à l'autre grâce à nos intégrations transparentes. Bénéficiez en outre d'une visibilité complète sur les dépenses grâce à nos fonctionnalités de gestion multi-entités. Vous pouvez même synchroniser des ERP tels que NetSuite et Sage Intacct pour des rapprochements instantanés ;
• Améliorer la cohérence, la sécurité et la rapidité de vos processus de gestion des factures fournisseurs grâce à des workflows personnalisables et des politiques de factures fournisseurs configurables. Bénéficiez en outre de cartes d'entreprise liées, d'un suivi des transactions en temps réel et d’alertes automatiques ;
• Le tout en un seul endroit ! Les fonctionnalités ci-dessus vous aident à clôturer vos comptes 50 % plus rapidement, avec 33 % de travail manuel en moins.

Agicap

Agicap est connu pour sa spécialisation dans la gestion de trésorerie. Le logiciel propose également des fonctionnalités pour suivre et centraliser les factures fournisseurs. Il permet notamment d’anticiper l’impact des paiements sur la trésorerie, de catégoriser les factures et de connecter directement ses comptes bancaires pour une vision consolidée.

Lucca

Lucca propose une suite de logiciels RH et financiers, parmi lesquels un module pour la gestion des notes de frais et des factures. Celui-ci facilite le traitement administratif grâce à des circuits de validation automatisés et à la génération d’exports comptables compatibles avec les principaux outils de comptabilité.

Pennylane

Pennylane combine gestion comptable et pilotage financier au sein d’une même plateforme. Pour les factures fournisseurs, la solution met en avant l’automatisation de la saisie et du rapprochement bancaire, ainsi qu’une visibilité sur les échéances, utile pour le suivi quotidien des paiements.

Yooz

Yooz se concentre sur la dématérialisation des factures et l’automatisation des processus comptables. Sa technologie de capture de données permet d’extraire les informations clés des factures, de les classer et de les intégrer dans un circuit de validation.

N2F

N2F s’adresse aux entreprises qui cherchent une solution simple pour gérer les frais professionnels et les factures. L’application mobile permet de scanner rapidement les justificatifs, d’automatiser certains calculs (comme la TVA) et de mettre en place des workflows de validation adaptés.

Quelques conseils pour choisir le bon logiciel de gestion des factures

• Évaluez les besoins et les objectifs de votre entreprise. Déterminez vos priorités pour les 2 à 5 prochaines années. Il peut s'agir d'accélérer le temps de traitement des factures, ou d'améliorer la précision des données financières. Dans tous les cas, assurez-vous que les fonctionnalités de la solution correspondent aux besoins et aux objectifs stratégiques de votre entreprise.
• Tenez compte de l'évolutivité de la solution choisie. Demandez-vous si la solution de votre choix peut soutenir la croissance de votre entreprise au cours des cinq prochaines années.
• Vérifiez que la solution s'intègre à vos systèmes ERP, financiers et RH existants. Si votre entreprise utilise de nombreux outils financiers, recherchez une solution qui s’intègre à vos systèmes.
• Recherchez des fonctionnalités d'automatisation telles que la synchronisation en temps réel, les workflows personnalisables et les circuits d’approbation automatiques.
• Testez les principales fonctionnalités de la solution. Recherchez une solution complète de gestion des dépenses avec des fonctionnalités de gestion des notes de frais. Parmi les fonctionnalités à ne pas négliger : le traitement automatique des factures, la détection des fraudes, le reporting et l'analyse des données.
• Évaluez les fonctionnalités de sécurité et de conformité de la solution. Vérifiez la conformité de l’outil aux réglementations et certifications du secteur, telles que SOC 2, PCI DSS et le règlement RGPD.
• Prenez en compte l'expérience utilisateur et les fonctionnalités de service client. Vérifiez si l'interface permet une prise en main rapide et intuitive. Examinez également les fonctionnalités de service client. Les meilleures solutions de gestion des comptes fournisseurs offrent un service client de qualité. Il peut s'agir d'un service d'assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7, de gestionnaires de compte dédiés ou de centres d’aides virtuels.

Témoignage : Powens accélère sa clôture mensuelle en intégrant ERP, factures fournisseurs et gestion des dépenses.

Powens est accompagné par Iniwave depuis 2023. ​​Iniwave accompagne la croissance des scales-up via l’implémentation de solutions innovantes et sur mesure, et notamment l’implémentation de l’ERP Oracle NetSuite. Iniwave étant ensuite devenu partenaire de Payhawk, c’est Cyrille Grépin, Partner et Consultant NetSuite chez Iniwave qui a mis en relation Powens et Payhawk.

Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens, raconte :

Avec l’arrivée des entités espagnoles, on a dû repenser les choses. Des petits problèmes sont apparus, les deadlines étaient serrées. Moins d’une semaine après en avoir discuté, on a décidé de franchir le cap. L’intégration native, l’absence de fichiers à importer, la gestion multi-entité… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : un vrai changement. Avoir un outil unique pour toutes les entités, où les utilisateurs peuvent valider une facture sans changer d’interface, c’est énorme. Et ça marche bien. Nos utilisateurs sont contents.

L’intégration native entre Payhawk et NetSuite change la donne en matière de factures fournisseurs, d’autant qu’elle se met en place en quelques minutes seulement. Toutes les données clés de NetSuite (codes comptables, taxes, classifications, plans d’amortissement, départements, fournisseurs, etc.) sont automatiquement importées et prêtes à être utilisées. Les fournisseurs sont automatiquement synchronisés, les erreurs analytiques peuvent être corrigées après coup sans casser le processus comptable. Fini les imports/exports complexes ou les longues sessions de nettoyage Excel. Résultat : la publication d’une transaction dans NetSuite ne prend pas plus de deux minutes.

Par ailleurs, grâce à l’option "View in NetSuite" directement depuis Payhawk, nos clients bénéficient d’un accès instantané à la transaction dans NetSuite, pour un aperçu en temps réel.

Aujourd’hui, Payhawk et Iniwave travaillent main dans la main pour accompagner des clients qui souhaitent rationaliser leurs processus financiers en intégrant ERP et solution de gestion des dépenses.

Pour Cyrille Grépin, les avantages de l’intégration NetSuite avec Payhawk sont clairs :

Grâce à l'intégration, lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie analytique, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflètera automatiquement dans NetSuite — à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et importer des fichiers Excel, ce qui est lourd, source d’erreurs, et demande souvent beaucoup de travail manuel, surtout quand on n’a pas une armée de comptables pour tout vérifier ligne par ligne.

Prenez une longueur d'avance avec le meilleur logiciel d'automatisation des factures

Une bonne solution de gestion des factures fournisseurs doit répondre aux besoins de votre entreprise, qu'il s'agisse d'automatiser le traitement des factures ou de gérer les opérations multi-entités. Elle doit également être flexible afin de vous permettre de réagir rapidement aux fluctuations de l’activité.

Intéressé par notre solution tout-en-un de gestion des dépenses qui offre de puissants outils de gestion des notes de frais ? Réservez une démonstration avec l’un de nos experts dès aujourd'hui !