Wellpointe Inc. choisit Payhawk pour gérer les dépenses de toutes ses filiales

Les enjeux de Wellpointe Inc.

Avant Payhawk, l'équipe de Wellpointe Inc. était confrontée à des défis majeurs : la gestion des processus financiers entre plusieurs entités et zones géographiques prenait beaucoup de temps, et cela s’est amplifié au fil des fusions et acquisitions (M&A). Par ailleurs, l’entreprise passait par son institution bancaire gérer ses dépenses via des cartes de crédit. Une solution assez fastidieuse et peu agile.

George Kutnerian, PDG de Wellpointe Inc. se souvient :

"Suite à plusieurs fusions et acquisitions, nous avons voulu émettre des cartes de crédit pour chaque filiale. Cependant, cette procédure était extrêmement lente et devait être gérée manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et nous exposait à un certain nombre d’erreurs."

George Kutnerian a donc dressé une liste de critères de succès pour trouver la bonne solution :

• Une solution évolutive : en 2023, l’entreprise comptait cinq entités et avait des ambitions de croissance pour 2024
• Des processus centralisés pour la gestion des frais professionnels (cartes et factures fournisseurs) pour les 5 entités Wellpointe
• Un suivi des dépenses segmenté, connecté à chacune des entités
• La possibilité de catégoriser les dépenses dès qu’elles sont entrées dans le système
• Une intégration en temps réel à NetSuite
• Une saisie des reçus efficace

L’équipe Wellpointe était prête à changer de solution : les processus en place ne faisaient que ralentir leurs clôtures mensuelles, alourdissaient leur charge de travail, et la qualité des données n’était pas optimale.

Éliminer les erreurs grâce à Payhawk

George Kutnerian et son équipe ont donc cherché une solution pour simplifier les dépenses par carte et améliorer le contrôle financier pour ses filiales et ses 250 salariés. Il explique :

“Aujourd’hui, nous utilisons la solution Payhawk pour tirer parti des données financières en temps réel, faciliter nos clôtures comptables et améliorer nos capacités en matière de FP&A. Payhawk nous a apporté la visibilité et l’efficacité opérationnelle dont nous avions tant besoin !”

Depuis l’implémentation de Payhawk, l’équipe Wellpointe Inc. a vu ses processus financiers se transformer. En émettant des cartes de crédit individuelles pour ses filiales, elle a pu éliminer les tâches manuelles et le risque d’erreur que cela pouvait engendrer.

L’équipe peut désormais suivre les dépenses de chaque filiale, et cela a permet d’alléger sa charge de travail et d’améliorer la qualité des données financières.

Cette transformation a permis à Wellpointe Inc. de reprendre le contrôle de ses dépenses et de suivre chacune des transactions en temps réel.

Prioriser la qualité des données pour une bonne stratégie de M&A

Pour Wellpointe Inc., l’objectif était d’être accompagné par une technologie qui permette à l’entreprise d’évoluer rapidement, de lui apporter de la visibilité et de la cohérence.

Wellpointe Inc. utilise notamment Payhawk pour aligner ses stratégies de redressement lors des processus de fusions-acquisitions. George Kutnerian explique que les fusions-acquisitions impliquent généralement un plan de redressement sur deux ans avec des étapes spécifiques à franchir. L'entreprise se fixe des objectifs pour la fin de la première et de la deuxième année, et elle suit ses progrès en temps réel tout au long du processus.

“Nous ne voulons pas nous endormir au volant... C'est pourquoi la raison pour laquelle nous avons choisi la technologie de Payhawk : cela nous permet de voir comment les choses se passent en temps réel, nous pouvons pivoter si besoin et nous adapter, que ce soit le deuxième ou le troisième mois après la fusion-acquisition. De cette façon, on ne se réveille pas au neuvième mois en nous inquiétant de ne pas atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés pour la fin de la première année.”

Grâce aux cartes d’entreprise Payhawk, à notre plateforme de gestion des notes de frais et à nos intégrations ERP, nous permettons à des entreprises comme Wellpointe Inc. d’atteindre ses objectifs et d’éviter les mauvaises surprises.

George Kutnerian ajoute : "Avec Payhawk, nos données financières sont toujours à jour, ce qui nous permet de prendre des décisions plus éclairées !"

Aligner les différentes filiales

Autre cas d’usage majeur pour Wellpointe Inc. : la gestion multi-entités.

George Kutnerian témoigne : “Payhawk nous a aidés à passer d'une comptabilité classique à une fonction FP&A plus stratégique. Ce changement nous a permis de nous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse des écarts sur des postes de dépenses clés (comme les frais de repas dans les différents sites) et la prise de décisions éclairées pour optimiser nos opérations.”

Cette analyse poussée des données liées aux dépenses permet d’améliorer les performances de l’entreprise. George Kutnerian cite notamment la qualité et la pertinence des données comme un élément essentiel pour assurer une transparence et améliorer la productivité pour une entreprise en croissance comme Wellpointe Inc.

“Nous sommes présents aux quatre coins des États-Unis… Et en tant qu'opérateur de résidences-services, l'une de nos principales dépenses est la nourriture. Mais les coûts de l'alimentation peuvent varier localement. La solution Payhawk nous aide à étudier ces variations et à nous demander : s'agit-il de facteurs purement locaux ? Sont-ils liés à la personne chargée des achats au niveau local ? S'agit-il de l'endroit où nous nous approvisionnons sur le marché local ? Nous pouvons désormais étudier ces questions et y répondre de manière beaucoup plus efficace.”

Pour Wellpointe Inc., cette approche centrée sur les données est une stratégie pour rester agile et proactif sur un marché compétitif.

Gagner du temps et promouvoir des dépenses responsables

Contrairement à de nombreuses plateformes traditionnelles de gestion des notes de frais où les équipes comptables doivent encore finaliser le codage (catégorisation des dépenses), chez Payhawk, nous permettons aux entreprises de transférer cette responsabilité aux personnes qui dépensent réellement (et qui ont donc toutes les informations nécessaires sur les dépenses réalisées) via un codage et des champs personnalisables intégrés, ce qui permet à l'équipe financière d'économiser énormément de temps.

George Kutnerian explique :

“Payhawk nous aide à libérer le service comptable de ce que je considère comme une activité « sans valeur ajoutée ». Nous avons par exemple donné la possibilité aux salariés qui effectuent des dépenses de catégoriser leurs propres transactions avec Payhawk. Notre plan comptable se trouve dans Payhawk, donc chaque salarié est en mesure de l'exploiter et de coder la transaction de manière appropriée. À terme, je souhaite que tous les salariés qui ont des dépenses puissent catégoriser leurs dépenses directement au moment de l'achat... La plateforme Payhawk nous permet ainsi de responsabiliser nos salariés dans la gestion de leurs dépenses.”

Il apprécie particulièrement la simplicité d’utilisation de notre application mobile : “Imaginons que j’ai un dîner d’affaires. Je pose ma carte Payhawk, le serveur la prend et effectue le paiement. J'ai déjà reçu un message sur mon application mobile Payhawk pour cette transaction avant même que le serveur ne revienne à la table avec ma carte. C'est hyper rapide !”

Tirer parti de notre intégration native avec l’ERP NetSuite

Au fur et à mesure de leur croissance, les entreprises ont besoin de solutions technologiques fiables, évolutives et interopérables. C’est un constat encore plus vrai dans un contexte inter-sociétés, surtout s'il y a beaucoup de liquidités qui circulent entre les entités.

Chez Payhawk, nous aidons nos clients à rationaliser les dépenses entre plusieurs entités via une plateforme unique et des intégrations ERP et SIRH natives. Notre solution répond aux besoins de toutes tailles (PME, ETI, grands comptes et multinationales) et couvre plus de 32 pays, garantissant ainsi des opérations internationales aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans l'EEE - ou même au niveau national lorsque c’est pertinent, comme dans le cas de Wellpointe Inc.

“En tant qu'entreprise en croissance, nous avons des partenaires financiers et des exigences spécifiques en matière de reporting. Nous devons segmenter les états financiers pour chaque entité et être en mesure de les regrouper pour consolider ces rapports. Grâce à Payhawk et à l'intégration native de notre ERP NetSuite, nous disposons d'un flux de données qui nous permet de prendre en charge ce contexte multi-entités. L'intégration de Payhawk avec NetSuite fonctionne à merveille !”

Conclusion

En associant la bonne technologie (Payhawk) à son équipe talentueuse, Wellpointe Inc. a maximisé sa productivité et a amélioré son contrôle financier.

Notre plateforme de gestion des dépenses a contribué à leur succès et leur permet de naviguer dans la complexité des opérations multi-entités.

Pour George Kutnerian : “Grâce à Payhawk, nous pouvons maintenant nous concentrer davantage sur notre mission, qui est de fournir des soins exceptionnels à nos résidents, en sachant que nos opérations financières sont entre de bonnes mains !”

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