La boîte à outils du DAF

Le rôle du Directeur administratif et financier (DAF) est en perpétuelle évolution. Preuve en est : selon l’étude Priorités 2024 des Directions financières, menée par le cabinet de conseil PwC, 63% des directions financières souhaitent faire évoluer leur organisation, 54% d’entre elles souhaitent intégrer des éléments RSE dans les revues de performance, et 45% envisagent d’investir dans l’intelligence artificielle d’ici 3 ans.

Ces ambitions nécessitent de se doter d’une solide boîte à outils. Mais par où commencer ? Comment s’équiper en tant que DAF pour prendre les meilleures décisions et gagner en efficacité ?

Dans cet article, nous vous proposons 5 outils à mettre en place sans tarder pour une direction administrative et financière optimisée.

1. Une solution de gestion de la trésorerie

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de gestion de la trésorerie, qui permettent de gérer efficacement les flux financiers au sein de l’entreprise.

Les logiciels de gestion de trésorerie sont généralement basés sur le principe de l’automatisation. Ils se distinguent par leurs fonctionnalités avancées, comme l’analyse en temps réel des flux des trésorerie, la réalisation de prévisionnels et la gestion des paiements. Ces logiciels offrent généralement une accessibilité accrue, qui permet aux directions financières de surveiller et de gérer les liquidités de l’entreprise en tout lieu et à tout moment. Enfin, l'utilisation de technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle et la blockchain contribue à renforcer la sécurité et l'efficacité des opérations de trésorerie.

Le temps ainsi gagné permet au DAF de se concentrer sur des missions plus stratégiques et/ou plus demandeuses en énergie, telles que le reporting auprès de la direction. Cela lui permet également d’améliorer son efficacité : grâce à ces outils de pilotage, il devient possible de surveiller en temps réel certains indicateurs clés et de faire des préconisations. Il ne s’agit donc plus seulement de traiter des données, mais bien de participer à la prise de décisions, ce qui constitue le cœur de métier du directeur financier.
A ce titre, citons une étude Aberdeen Group publiée en 2015, selon laquelle les entreprises qui disposent d’outils d’analyse sont 4,3 fois plus susceptibles d’optimiser leurs stratégies de limitation des risques, et 87 % plus susceptibles d’investir leurs excédents de trésorerie de fin de journée.

2. Un logiciel de gestion des risques financiers

D’après une étude publiée en 2016 par McKinsey, plus de la moitié des DAF indiquent que la gestion des risques et la conformité à la réglementation relèvent directement de leur fonction. On comprend donc l’importance de s’équiper d’un outil de gestion des risques financiers.

Cet aspect est par ailleurs crucial pour assurer la stabilité des entreprises dans un environnement économique en perpétuelle évolution. En ayant à disposition des modèles d'évaluation des risques permettant d'identifier, d’évaluer et de quantifier les différents risques potentiels, les directions financières peuvent s’appuyer sur une base solide pour prendre des décisions éclairées en matière d’investissement et de gestion des actifs.

Les logiciels de gestion des risques financiers jouent également un rôle important en automatisant le suivi des indicateurs clés de risque, aussi appelés KRI (Key Risk Indicator), et en fournissant des analyses en temps réel. Grâce à l’utilisation de ces outils, les DAF sont en mesure de limiter les risques et de renforcer la solidité financière de leur entreprise face aux multiples défis qu’elle rencontre.

3. Une plateforme de Business Intelligence

La Business Intelligence (BI) consiste en un processus d'analyse des données à destination des dirigeants et des managers, qui vise à les aider à prendre des décisions éclairées. Elle offre une grande variété d’applications pour améliorer la performance de l’organisation.

Mais c’est aussi un atout de taille pour le DAF, qui peut s’appuyer sur la Business Intelligence pour piloter la performance financière de l’entreprise et mettre en place des indicateurs clés pertinents.

Or, les plateformes de Business Intelligence révolutionnent la manière dont les données financières sont collectées puis analysées. Ce type d’outil offre en effet une vue consolidée et en temps réel des performances financières de l'entreprise, grâce à l’agrégation de sources multiples. Grâce à des tableaux de bord interactifs, les directeurs financiers peuvent visualiser et interpréter facilement des indicateurs clés. Les fonctionnalités avancées de prévision et de modélisation permettent, par ailleurs, d'anticiper les tendances futures et d'identifier les opportunités et les risques potentiels. En outre, ces plateformes intègrent souvent des outils d'analyse prédictive, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques.

4. Un logiciel de gestion des dépenses et des notes de frais

Difficile aujourd’hui pour un directeur financier de se passer d’une solution de gestion des dépenses ! Ce type d’outil permet d’enregistrer de manière détaillée chaque transaction et de regrouper les données liées aux dépenses de l’entreprise, pour une transparence accrue et une réduction drastique des risques d’erreur humaine.

Les DAF peuvent utiliser ces logiciels pour générer des rapports personnalisés, et ainsi bénéficier d’une vision complète des flux financiers de l’entreprise. L'analyse de ces données permet également d'identifier des tendances, de repérer des points d’amélioration et d’assurer la conformité aux budgets prévisionnels.

A la clé : la prise de décisions éclairées basées sur des données précises et actualisées, et l’amélioration de la gestion globale des finances de l'entreprise.

Pas question non plus de se passer d’un logiciel de gestion des notes de frais, qui permet d’accéder en quelques clics à l’ensemble des documents et des opérations relatives aux frais professionnels. La saisie des informations et des reçus s’effectue en temps réel, avec un calcul des montants automatique. Lorsque l’algorithme décèle une erreur ou un oubli, le DAF est immédiatement prévenu. Grâce à l’automatisation des processus, le risque de fraude ou d’erreur devient quasiment nul.
Enfin, l'exportation des données traitées s’effectue immédiatement sur le logiciel comptable de l'entreprise. Cela a pour avantage de mettre fin aux doubles (et souvent fastidieuses) saisies.

5. Une plateforme de gestion et de centralisation des contrats

Au quotidien, le DAF est amené à suivre de nombreux contrats, qu’il s’agisse de contrats commerciaux (contrats de sous-traitance, contrats fournisseurs, contrats de distribution, etc.) ou, dans certaines petites entreprises, de contrats de travail. Or, la gestion et le suivi de ces documents peut être complexe, surtout lorsque ceux-ci sont stockés manuellement.

C’est pourquoi les logiciels de gestion de contrats devraient faire partie de la boîte à outils de tout directeur financier. Ces logiciels permettent de gérer et de centraliser tous les contrats de l’entreprise, grâce à une interface simple et intuitive. Lorsqu’un membre de la direction financière a besoin d’un document, il peut le retrouver très facilement, en l’espace de quelques clics. Autre avantage, et non des moindres : la dématérialisation et la simplification des processus d’approbation, par le biais d’une fonctionnalité de signature électronique conforme à la réglementation.

En outre, les plateformes de gestion et de centralisation des contrats proposent généralement une fonctionnalité qui alerte l’entreprise à l’approche d’une échéance importante. De quoi gagner en temps, mais aussi en énergie et en sérénité d’esprit.

Conclusion

Selon une étude publiée par McKinsey, cinq fonctions non financières relèvent désormais du DAF : la gestion des risques, la conformité, l’informatique, les opérations de fusion et acquisition et l’exécution. Cette expansion du rôle du directeur financier, qui va de pair avec l’essor des nouvelles technologies (dont l’intelligence artificielle), nécessite l’utilisation d’outils de gestion.

Qu’il s’agisse de solutions de gestion de la trésorerie, de logiciels de gestion des dépenses ou encore de plateformes de gestion et de centralisation des contrats, tous visent le même objectif : l’optimisation du rôle des directions financières, l’élimination des tâches les plus chronophages, la réduction des risques d’erreurs, et enfin la recherche d’une meilleure efficacité. Le DAF, de par sa fonction qui ne cesse d’évoluer mais aussi de s’étoffer, ne saurait donc se passer de ces outils.