Einkaufsprozessmanagement: So verbessern Sie Ihren Einkauf - Von der Anfrage bis zur Zahlung

Die Herausforderungen einer herkömmlicher PO-Software

„Traditionelle“ PO-Software, die häufig als Bestandteil größerer ERP-Systeme angeboten wird, unterstützt Unternehmen dabei, genehmigte Einkäufe bei festgelegten Lieferanten effizient zu verwalten. Diese Lösungen bestehen bereits seit vielen Jahren und sind darauf ausgelegt, den Einkauf zu zentralisieren und so einen besseren Überblick über die Ausgaben zu schaffen.

Das Problem? Solche Systeme sind oft a) sehr kostenintensiv und b) nicht vollständig mit anderen Ausgabenarten Ihres Unternehmens verknüpft.

Beginnen wir mit Punkt a): Studien zeigen, dass eine ERP-Lizenz für einen einzelnen Nutzer monatlich zwischen 75 Euro und bis zu 7.000 Euro kosten kann.

Berücksichtigt man die Kosten für mehrere Nutzer aus verschiedenen Abteilungen, steigen die Ausgaben schnell in untragbare Höhen – besonders für wachsende Unternehmen, die nicht die Größe haben, um eine solche Investition zu rechtfertigen. Für viele Firmen sind die Gebühren schlichtweg zu hoch. Dies erschwert die Flexibilität und hindert Mitarbeitende daran, Bestellanforderungen zu stellen, ohne dass die Gefahr unkontrollierter Ausgaben zunimmt.

Kommen wir zu Punkt b): Traditionelle PO-Software ist oft nicht mit den anderen Ausgabekanälen Ihres Unternehmens verbunden. Denken Sie an die Verwaltung von Zahlungen: Wahrscheinlich nutzen Sie verschiedene Methoden, etwa Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterauslagen, Abonnement-Dienste oder Firmenkarten.

Die meisten ERP-Systeme schaffen es jedoch nicht, all diese unterschiedlichen Zahlungsarten miteinander zu verknüpfen. Diese Fragmentierung erschwert es Ihrem Unternehmen, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und zu kontrollieren, was das Risiko von Mehrkosten und Fehlentscheidungen erhöht.

Warum wachsende Unternehmen flexible und skalierbare Lösungen benötigen

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigen auch die Anforderungen an den Einkauf. Der traditionelle Weg – entweder auf zersplitterte Systeme oder auf teure, umfangreiche ERP-Lösungen zu setzen – genügt heute nicht mehr. Besonders mittelständische Unternehmen stehen oft vor einem Dilemma: Sie sind zu groß für einfache ERP-Systeme, aber zu klein, um die hohen Kosten komplexer Enterprise-Lösungen wie SAP zu rechtfertigen.

Die gute Nachricht: Unternehmen müssen sich nicht zwischen Fragmentierung und hohen Kosten entscheiden. Integrierte Lösungen wie Payhawk bieten den idealen Mittelweg. Sie ermöglichen die zentrale Verwaltung verschiedener Zahlungsarten – von Bestellungen über Firmenkarten bis hin zu Mitarbeiterauslagen – ganz ohne den Aufwand traditioneller ERP-Systeme. Dank skalierbarer Funktionen und Echtzeit-Überwachung behalten Unternehmen die volle Kontrolle und können schneller und smarter entscheiden – ohne von teuren, unzusammenhängenden Systemen ausgebremst zu werden.

Wie Sie mit einer umfassenden Spend-Management-Software und PO vollständige Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben erhalten – alles aus einer Hand

Integrierte Lösungen für Spend-Management und P2P bieten Ihnen volle Kontrolle und Transparenz über alle aktuellen und geplanten Unternehmensausgaben (über den Einkauf). Die umfassendsten Systeme unterstützen Sie dabei, Beschaffung und Zahlung auf vielfältige Weise zu steuern – passend zu Ihren geschäftlichen Anforderungen, etwa mit Ausgabenmanagement, Firmenkarten, Bestellanforderungen, Rechnungszahlungen sowie Buchhaltungs- und ERP-Integrationen.

Die Vorteile einer Komplettlösung sind offensichtlich und dazu gehören unter anderem:

Verbesserte Finanzkontrolle: Mit Kartenkontrollen, Freigabeprozessen für Kartenausgaben und Bestellanforderungen behalten Sie Ihre Ausgaben jederzeit vollständig im Blick und steuern sie gezielt.

Kosteneinsparungen: Entdecken Sie Einsparpotenziale mithilfe von individuellen Feldern und Kategorien. Beispielsweise können Sie Vertriebsleitern Firmenkarten ausgeben und ihnen Projektkategorien zur Auswahl bei der Belegübermittlung bereitstellen. Auch Rechnungen lassen sich präzise einer Kostenstelle oder dem passenden Hauptbuchkonto zuordnen, etwa „Marketingkampagne Frühjahr“, um Ausgaben mit dem Budget abzugleichen.

Zeitersparnis und Effizienz: Steigern Sie die Produktivität, indem Sie viele Abläufe rund um Ausgabenabrechnung, Bestellanforderungen und Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Eingebaute AI und Automatisierung reduzieren manuelle Aufgaben und sparen Ihrem Team wertvolle Stunden oder sogar Tage.

Mitarbeitermotivation: Schaffen Sie mehr Freiraum für Ihre Mitarbeiter – sowohl im Finanzteam als auch darüber hinaus. Statt Stunden mit Belegabrechnung zu verbringen, können sich Nicht-Finanz-Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Gleichzeitig gewinnen Finanzkollegen Zeit, da sie weniger Belege nachverfolgen müssen und sich stärker auf strategische Finanzthemen fokussieren können.

Echtzeit-Transparenz: Erhalten Sie jederzeit aktuelle Einblicke in Ihre Finanzdaten, verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit und treffen Sie schnell fundierte, kostensparende Entscheidungen.

Genauigkeit und weniger Fehler: Automatisierung reduziert Fehler bei Dateneingabe und -verarbeitung, was zu präziseren Finanzunterlagen führt und sogar bei der Mehrwertsteuer- oder anderen Steuerersparnissen hilft.

Verbesserte Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ausgabenregelungen eingehalten werden – mit integrierten Richtlinien für Kartenausgaben wie Sperren, Limits und Kontrollmechanismen. Außerdem lassen sich manuelle und automatisierte Freigabeschritte für Rechnungen und Bestellanforderungen einrichten.

Lieferantenmanagement und Zusammenarbeit: Verhindern Sie Duplikate und Betrug durch aktuelle Lieferantendaten. Die Synchronisation mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem sorgt für Genauigkeit, individuelle Erfassung und Berichte außerhalb der Plattform.

Effiziente Freigabeprozesse: Automatisieren Sie Freigabeabläufe für Bestellanforderungen, Ausgaben und Rechnungen, um Prozesse zu beschleunigen, Verzögerungen zu reduzieren und Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

Datenanalyse und Reporting: Nutzen Sie leistungsstarke Analyse- und Berichtstools, um Ausgabenmuster zu erkennen, Trends zu identifizieren und datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.

Skalierbarkeit: Passen Sie die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben flexibel an Ihr Wachstum an – mit anpassbaren Workflows, Freigaben und Automatisierung.

Erhöhte Sicherheit: Verlassen Sie sich auf Sicherheitsfunktionen, die sensible Finanzdaten schützen – darunter Verschlüsselung und Zugriffssteuerung. Ihre Spend-Management-Lösung sollte unter anderem PCI DSS- und ISO 27001-zertifiziert, SOC 2 Typ 2- sowie DSGVO-konform sein und branchenübliche AES 256-Verschlüsselung verwenden.

Integration mit Buchhaltungssoftware: Verknüpfen Sie Ausgaben mit Firmenkarten und nicht über PO erfasste Rechnungen nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System. So verringern Sie manuelle Eingaben, vereinfachen den Abgleich und sorgen für konsistente Finanzdaten.

Mobile Nutzung: Profitieren Sie von benutzerfreundlichen Tools, inklusive mobiler Apps, die das Ausgabenmanagement und den Einsatz von Firmenkarten jederzeit und überall ermöglichen.

Audit-Trail: Verfügen Sie über eine vollständige Nachvollziehbarkeit, die bei internen und externen Prüfungen für Transparenz, Einhaltung von Vorschriften und Verantwortlichkeit sorgt.

Die fünf größten Vorteile von Procure-to-Pay mit Payhawk

Inmitten zahlreicher Lösungen für Bestell- und Beschaffungsprozesse hebt sich Payhawk durch eine All-in-One-Plattform hervor, die Ihren Einkaufsprozess vom Antrag bis zur Bezahlung deutlich verbessert.

Mehr Effizienz, bessere Transparenz, individuelle Workflows, flexible Abläufe und eine nahtlose Integration in Ihr ERP-System – Payhawk vereinfacht und optimiert Ihr gesamtes Ausgabenmanagement.

Möchten Sie bei der Kontrolle von Cashflow, Liquidität und mehr einen Schritt voraus sein? Hier sind die fünf wichtigsten Vorteile von Procure-to-Pay mit Payhawk, die Sie nicht verpassen sollten:

1. Effizienz und Transparenz: Verfolgen Sie Ihre Ausgaben im Abgleich mit dem Budget und behalten Sie den gesamten Ablauf vom Antrag bis zur Lieferung im Blick – ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Mit Payhawk wird die Plattform zur zentralen Anlaufstelle, über die Sie kommunizieren und Anträge mit Kontext versehen können. Genau so hat Minihaus München vollständige Transparenz über jeden Schritt erreicht.

2. Individuelle Workflows und Freigaben: Gestalten Sie Freigabeprozesse so, wie sie zu Ihrem Unternehmen passen. Mit dem Workflow-Designer von Payhawk stellen Sie sicher, dass alle Anfragen bei den richtigen Personen landen. Diese können flexibel delegieren, anpassen oder Rückfragen stellen – für einen reibungslosen und effizienten Ablauf.

3. Flexible Prozesse: Ob große Anschaffung per Rechnung oder kleinere Ausgaben mit der Payhawk-Firmenkarte – Sie behalten die volle Kontrolle und passen Ihre Prozesse an Ihre Anforderungen an. So sind Sie für den Alltag genauso gut gerüstet wie für strategische Beschaffungen.

4. Automatisierte Bestellkontrolle: Mit dem 2- oder 3-Wege-Abgleich lassen sich alle Bestellungen automatisiert überprüfen. So gewährleisten Sie eine zügige und korrekte Abwicklung bei minimalem manuellem Aufwand.

5. Nahtlose ERP-Integration: Payhawk lässt sich reibungslos mit führenden ERP-Systemen wie NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks und Microsoft Dynamics 365 Finance verbinden. Das sorgt für einen reibungslosen Datenfluss in Ihrer bestehenden Systemlandschaft und unterstützt eine schlanke Finanzorganisation ohne Insellösungen. Über die Integration mit QuickBooks Online können Sie beispielsweise Rechnungen direkt aus in Payhawk erfassten Belegen erstellen – inklusive automatischer Übernahme von Konten, Steuersätzen und benutzerdefinierten Feldern. Manuelle Eingaben entfallen.

So funktioniert der Payhawk PO im Unternehmensalltag

Aventum Group:

Die Aventum Group, ein führendes internationales Versicherungsunternehmen, nutzt Payhawk, um Ausgaben von 450 Mitarbeitenden in Großbritannien, den USA, Irland, Dubai, Mauritius und weiteren Standorten zu verwalten. Mit einem beeindruckenden Prämienvolumen von 1,9 Milliarden Pfund liegt der Fokus der Gruppe auf maßgeschneiderten Versicherungslösungen und starken Partnerschaften.

Vor der Einführung von Payhawk erkannte das Group Finance Team von Aventum Optimierungspotenzial im Ausgabenmanagement. Das Team arbeitete mit Hochdruck daran, das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, und suchte nach effizienteren Systemen, um die Prozesse skalierbar zu gestalten.

Vor Payhawk reichten Mitarbeitende ihre Ausgaben manuell per Excel und PDF ein, die dann von den Führungskräften per E-Mail freigegeben wurden. Trotz großem Engagement konnte das bestehende System mit dem Unternehmenswachstum nicht mithalten – Rückerstattungen dauerten bis zu 45 Tage.

Gleichzeitig verbrachte das Finanzteam viel Zeit mit dem Nachverfolgen von Belegen, der manuellen Eingabe von Ausgaben in NetSuite, dem Umgang mit langsamen Bankprozessen und dem Versuch, mehr Transparenz im Bestellprozess zu schaffen. Die Lösung war klar: effizientere Abläufe, um das Finanzteam zu entlasten und den Fokus auf strategische Aufgaben zu legen.

Seit der Umstellung auf Payhawk hat Aventum das gesamte Ausgabenmanagement – einschließlich Bestellwesen – zentralisiert. Führungskräfte können Lieferantenrechnungen jetzt direkt genehmigen und Zahlungen bequem an einem Ort abwickeln.

Das Finanzteam nutzt die Erkenntnisse aus den Bestellungen nun auch gezielt zur Kostenoptimierung. Wenn beispielsweise das Procurement-Team zehn Rechnungen desselben Lieferanten erkennt, kann sie diese bündeln und so einen Mengenrabatt aushandeln. Das senkt die Ausgaben und verbessert den Cashflow.

Greystone GT Ltd:

Greystone GT Ltd, ein renommiertes Motorsportteam, setzt auf Payhawk, um die Ausgaben im Team sowie bei internationalen Aktivitäten effizient zu steuern. Mit einem schlanken Finanzteam, das zahlreiche kostspielige Transaktionen abwickelt – von Rennveranstaltungen bis hin zu Ersatzteilen – suchte Greystone GT Ltd nach einer Lösung, um den Einkauf zu vereinfachen und die Kosten im Blick zu behalten.

Vor dem Einsatz von Payhawk verliefen Einkaufsprozesse bei Greystone uneinheitlich. Ein formales Bestellsystem fehlte, Ausgaben wurden oft erst nachträglich überprüft. Diese fehlende Struktur führte zu unnötigen Reibungsverlusten und erschwerte die Kontrolle über die umfangreichen Beschaffungen, die für den Betrieb unerlässlich sind.

Ryan Franklin, Finanzcontroller bei Greystone GT Ltd, beschreibt die Herausforderungen: „Unsere Ausgaben reichen von Autoteilen über Flüge und Unterkünfte bis hin zu Personal für Veranstaltungen. Besonders Reifen und Rennbenzin verursachen hohe Kosten. Ich muss sicherstellen, dass wir keine unnötigen Ausgaben tätigen und nicht mehr lagern als nötig. Payhawk unterstützt uns dabei, diese vielfältigen Kosten effizient zu steuern.“

Mit der Einführung von Payhawk konnte Greystone den Beschaffungsprozess zentralisieren. Bestellungen und Zahlungen laufen nun über ein integriertes System mit Firmenkarten.

„Ich schätze besonders, wie Payhawk Informationen strukturiert. Es liest Rechnungen aus und zerlegt sie automatisch in einzelne Positionen. Die Software überzeugt durch ihre Fähigkeit, jede Zeile präzise zu analysieren – weit über das einfache Auslesen einer Bestellvorlage hinaus.“

Durch die Zentralisierung der Beschaffung und verbesserte Transparenz hat das Finanzteam bei Greystone nun die volle Kontrolle über die Geschäftsausgaben. So kann das Unternehmen wachsen, ohne die Kosten aus den Augen zu verlieren.

Ihre praktische PO- (& Plattform-) Checkliste ✓

Neben mehr Kontrolle über Ausgaben, gesteigerter Effizienz und mehr Transparenz durch Firmenkarten und integriertes Rechnungsmanagement – einschließlich Abonnements – bietet Ihr Unternehmen auch eine vollwertige P2P-Lösung mit Bestellprozessen und automatisierten Freigaben?

Mit dieser praktischen Checkliste prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Lösungen Sie optimal unterstützen. Sie eignet sich auch ideal, um beim nächsten RFI oder RFP die passende Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Karten- und Ausgabenmanagement

• Kann Ihr Unternehmen Zahlungsfristen aktiv unter 45 Tagen halten?
• Werden Mitarbeiterrückerstattungen in weniger als drei Tagen ausgezahlt?
• Können Sie Rechnungen schnell freigeben, ohne mehrere Genehmigungen nachverfolgen zu müssen?
• Ermöglicht Ihre Lösung Ihrem Finanzteam mehr Geschwindigkeit und Handlungsspielraum durch KI-Agenten, die in das Ausgabenmanagement integriert sind?
• Können Sie Abonnements einfach verwalten, indem Sie das Tracking um Kartenausgaben herum aufbauen?
• Haben Sie Zugang zu Firmenkarten mit Kreditlimits von bis zu €500.000 – basierend auf einer individuellen Prüfung?
• Können Sie Mehrwährungskreditlinien in GBP, EUR und USD nutzen?
• Nutzen Sie in sechs Währungen 0 % Wechselkursgebühren und zahlen für alle anderen nur geringe Gebühren von 1,99 %?
• Können Sie Karten in großen Mengen ausgeben und steuern sowie Richtlinien direkt in Karten, Apps und Plattformen umsetzen – etwa mit Kartensperren, Geldautomaten-Blockaden und Tageslimits?
• Verfolgen Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens und überwachen jede Geschäftstransaktion in Echtzeit?
• Können Sie bestimmte Visa-Formenkarten einzelnen Mitarbeitenden und Teams zuweisen, sodass Sie immer wissen, wer welche Ausgaben tätigt?
• Können Sie das Budgetmanagement pro Kostenstelle einrichten, Zahlungen und Ausgaben in Echtzeit verfolgen und Budgets sowie Kontrollen in Sekundenschnelle anpassen?
• Spart Ihre Lösung Zeit, indem sie Kostenstellen, Kategorien und Mehrwertsteuer automatisch anlegt und mit KI die korrekten Ausgabendaten für Rechnungen und wiederkehrende Zahlungen vorschlägt?

Kreditorenbuchhaltung, einschließlich PO (und Rechnungen)

• Wie erreichen Rechnungen von Lieferanten Ihr Finanzteam?
• Wie schnell genehmigt, prüft und bezahlt Ihr Unternehmen eine Rechnung?
• Können Sie automatisch unterschiedliche Freigaben je nach Betrag, Team, Kategorie/Konto, Projekt etc. verlangen?
• Erfassen Sie Rechnungsdaten weltweit automatisch – unabhängig von Sprache und Format?
• Können Sie Standardkategorien und individuelle Feldwerte je nach Lieferant oder Mitarbeitendem festlegen, um sicherzustellen, dass Rechnungsdaten korrekt an Ihr ERP-System exportiert werden?
• Können Sie schnell und kostengünstig in jeder Währung an Lieferanten zahlen?
• Wie oft stellen Sie erst nachträglich fest, dass Sie von einem Lieferanten zu viel berechnet wurden?
• Nutzt Ihr Unternehmen die passendsten Beschaffungsprozesse?
• Können alle Mitarbeitenden den von Ihnen definierten P2P-Prozess einhalten?
• Erfordert Ihr P2P-Prozess eine zentrale Person, die manuell verschiedene Stakeholder und Systeme koordiniert?
• Nutzen Sie vollständigen Drei-Wege-Abgleich mit Wareneingangsnachweisen bei Warenbestellungen?
• Können Sie bei verschiedenen Bestellungen zwischen Drei-Wege- und Zwei-Wege-Abgleich wählen?
• Wie lange dauert die Bearbeitung einer PO-Rechnung bei einer Abweichung? Und ohne?
• Können Sie eingehende Rechnungen automatisch mit Bestellungen verknüpfen und Abweichungen berechnen?
• Können Sie Mittel automatisch auf Basis offener Bestellungen aus Ihrem Budget reservieren?
• Können Sie Abweichungsanalysen in nur wenigen Sekunden durchführen?
• Behalten Sie den Überblick über gebundene Ausgaben, indem Sie deren Nutzung anhand eines Amortisationsplans verfolgen?
• Können Ihre nicht-finanziellen Mitarbeitenden Einkaufsvorgänge beschleunigen, indem Daten automatisch aus Dokumenten wie Screenshots von Warenkörben extrahiert werden?
• Kann Ihr Finanzteam den Einkaufskollegen mit Freigabeschritten für Bestellungen die nötige Kontrolle und Geschwindigkeit bieten?

So machen Sie den nächsten Schritt zur effizienten Ausgabenverwaltung

Wenn Sie bei mehr als drei der oben genannten Fragen mit „Nein“ geantwortet haben, könnten Sie deutlich effizienter, schneller und mit weniger Fehlern arbeiten.

Wer könnte Ihr Unternehmen besser bei der Auswahl der passenden Finanzlösungen unterstützen als Ihr Finanz- und Beschaffungsteam? Wahrscheinlich Sie selbst – und vermutlich sind Sie schon mittendrin in der Suche nach der idealen Lösung. Halten Sie einen Moment inne, füllen Sie die Checkliste oben aus, erkennen Sie Lücken in Ihrer aktuellen Struktur und beginnen Sie mit der Suche nach einer Lösung, die Ihnen Zeit und Geld spart, Compliance stärkt und Ihre Ausgaben transparenter und kontrollierbarer macht.

Sind Sie es leid, verschiedene, nicht miteinander verknüpfte Tools für Procure-to-Pay und Mitarbeiterauslagen zu jonglieren? Vereinbaren Sie noch heute eine persönliche Demo und lassen Sie sich von einem unserer Experten zeigen, wie die Plattform Ihre Prozesse vereinfacht, manuelle Arbeit reduziert und Ihnen vollständige Kontrolle über die Unternehmensausgaben ermöglicht.