Wanneer moeten bedrijven inkooporders gebruiken en hoe zetten ze deze effectief in

Een inkooporder is een wettelijk bindend document dat de intentie weergeeft om op een toekomstige datum van een leverancier te kopen. Inkooporders zijn voordelig voor zowel de koper als de verkoper (leveranciers). Als inkoper kun je efficiënter budgetteren voor de komende maanden, omdat je weet welk geld wanneer binnenkomt. En leveranciers kunnen binnenkomende orders beter bijhouden en daardoor productie, cashflow en meer beheren.

Het gebruik van inkooporders als onderdeel van een groter inkoopproces kan ook financiële teams helpen om de uitgaven onder controle te houden. De processen zorgen ervoor dat ze op de hoogte zijn van komende facturen, dat ze de cashflow beter kunnen beheren en zo je bedrijf blijft draaien.

Wanneer gebruik je een inkooporder

Technisch gezien zou je inkooporders kunnen gebruiken voor elke transactie met een leverancier voor goederen of diensten. Veel bedrijven beschouwen het als een goede gewoonte, vooral bij grotere transacties of lopende relaties met leveranciers, omdat het helpt duidelijkheid te scheppen, misverstanden te voorkomen en de transactievoorwaarden voor beide betrokken partijen duidelijk vast te leggen.

Enkele van de grootste voordelen zijn:

• Juridische bescherming bieden voor beide partijen
• Om je te helpen je budget bij te houden en te beheren
• Productkosten veiligstellen
• Om het orderbeheerproces efficiënt te houden (vooral als je je inkooporders automatiseert met inkoopsoftware)

Maar jouw bedrijf betaalt natuurlijk niet alleen voor leveranciers en diensten. Het is dus gunstig om je werknemers meerdere manieren te bieden om transacties uit te voeren, waaronder inkooporders. Bijvoorbeeld:

Het fictieve internationale softwarebedrijf "Bedrijf A" koopt waarschijnlijk goederen en diensten in bij meerdere leveranciers. Dit is hoe ze het uitgeven...

Diensten

• Bedrijf A heeft een abonnement voor SEO-software voor zijn marketingteam dat facturen gebruikt om per maand te betalen
• Bedrijf A heeft ook een abonnement op CRM-software voor zijn verkoopteam dat maandelijks wordt betaald
• Bedrijf A betaalt ook een provider voor webhostingdiensten via een jaarcontract

Goederen

• Bedrijf A groeit voortdurend en neemt elke maand nieuwe werknemers aan. Ze kopen nieuwe MacBooks voor alle nieuwe werknemers.
• Bedrijf A koopt ook nieuwe Dell monitoren voor bestaande en nieuwe werknemers

Uitgaven voor medewerkers

• Bedrijf A heeft een beleid voor vergoedingen voor woon-werkverkeer en vergoedt medewerkers voor taxiritten en metrokaartjes
• Bedrijf A geeft ook verschillende bedrijfskaarten (met ingebouwde controles) en daaraan gekoppelde software uit, waarmee hun verkoopteams kosten voor accommodatie, maaltijden, merch en meer kunnen declareren en waarmee het vastleggen van ontvangstbewijzen wordt geautomatiseerd.

Dat zijn meerdere methoden van inkoop of betaling, en elk daarvan is belangrijk.

Bedrijf A heeft daarom een oplossing nodig die alles kan verwerken - allemaal op één plek. Anders hebben ze een losgekoppeld overzicht van uitgaven en cashflow en lopen ze het risico dat ze halve beslissingen nemen op basis van onnauwkeurige, verouderde informatie.

Waar passen inkooporders in het procure-to-pay proces?

Nadat je hebt vastgesteld dat je een product nodig hebt en je inkoopaanvraag is goedgekeurd, maak je meestal een inkooporder aan en stuur je deze naar de leverancier. Als je slimme procure-to-pay software gebruikt, wordt de inkooporder automatisch ingevuld met de gegevens van je aanvraag (en wordt een groot deel van de goedkeuringsworkflow geautomatiseerd), waardoor het proces wordt gestroomlijnd en je tijd bespaart.

Zodra de leverancier de inkooporder ontvangt en bevestigt, wordt deze wettelijk afdwingbaar. Nadat je de goederen hebt ontvangen, stuurt de leverancier een factuur. Vóór de betaling - volledig of zoals overeengekomen - controleert de crediteurenadministratie of de factuur overeenkomt met zowel de ontvangen goederen als de inkooporder via een drievoudige match (ook hier kan slimme procure-to-pay software een groot deel van het verificatieproces automatiseren, inclusief het signaleren van eventuele problemen).

Hoe inkooporders het inkoopproces stroomlijnen

Zonder een inkooporder tasten jij en je financiële team in het duister over alle nieuwe abonnementen of producten die je niet-financiële collega's in het hele bedrijf hebben ingekocht. Dit gebrek aan zichtbaarheid betekent dat je geen transparant inzicht hebt in de kosten en geen standaardisatie in je inkoopproces. In plaats daarvan kunnen medewerkers, na goedkeuring van de teamleider of het lijnmanagement, links en rechts uitgaven doen zonder veel na te denken over de cashflow of budgetprognoses.

Facturen die buiten een procure-to-pay systeem om worden ingediend, kunnen het financiële team bereiken voor de betaling, zonder voorafgaande kennis van de aankoop. Ook dit gebrek aan transparantie kan een gat slaan in de zichtbaarheid van je uitgaven.

PO's brengen weer orde in het inkoopproces, zodat je de kosten in toom houdt en plannen en facturen op tijd betaalt.

Met automatisering van inkoop tot betaling stroomlijn en standaardiseer je de manier waarop je nieuwe producten en diensten aanschaft. Iedereen volgt dezelfde stappen voor het aanvragen, goedkeuren, uitgeven van inkooporders, ontvangen van goederen en betalen van facturen. Jij krijgt duidelijkheid over de maker van de inkooporder en het doel ervan, waardoor het koppelen van het inkoopordernummer aan de factuur wordt vereenvoudigd voor een snelle, vertragingsvrije betaling.

Wat moet je opnemen in je inkooporder?

Je inkooporder moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, dus zorg ervoor dat je de volgende informatie opneemt zodat beide partijen weten wat ze verwachten.

• Informatie over de leverancier: De bedrijfsnaam, contactnaam en het adres van de leverancier.
• Jouw gegevens: Jouw bedrijfsnaam, adres en specifieke contactgegevens.
• Verwachte leveringsdatum: Een ruwe tijdslijn of specifieke datum van wanneer je de levering verwacht.
• Datum inkooporder: De datum waarop de inkooporder is aangemaakt.
• Nummer inkooporder: Om je inkooporder te kunnen traceren, moet je een unieke identificatiecode toevoegen aan elke inkooporder.
• Beschrijving van goederen of diensten: Beschrijf in detail de producten die je bestelt. Vermeld details zoals hoeveelheden, betalingsvoorwaarden, overeengekomen prijzen en andere informatie die je belangrijk vindt.
• Afleveradres: Als het anders is dan je bedrijfsadres, zorg er dan voor dat je je afleveradres vermeldt.
• Algemene voorwaarden: Deze kunnen deel uitmaken van je inkooporder of als apart document worden bijgevoegd. Neem details op over retourzendingen, garanties, boetes of boetes als een deel van de zending vertraagd is of ontbreekt.

Drie best practices voor het maken en beheren van inkooporders

Jouw inkoopordersysteem moet nauwkeurig en efficiënt blijven ten behoeve van je leveranciers (zodat ze tijdig en correct betaald worden) en je interne teams - bijv. zodat financiën de bedrijfsuitgaven moeiteloos kunnen overzien en beheren en werknemers zich gesterkt voelen om zelfstandig inkoopaanvragen in te vullen.

1. Maak een duidelijk inkoopbeleid

Met een slimme, geautomatiseerde oplossing kun je het uitgavenbeleid direct in het proces inbouwen, zodat niemand meer hoeft terug te gaan om het beleid te controleren voordat het wordt ingediend.

Bij Payhawk stel je, van inkoop tot betaling, aanpasbare goedkeuringsworkflows en drempelwaarden voor afwijkingen in voor zowel de hoeveelheid als het bedrag. Het systeem activeert extra goedkeuringsworkflows wanneer waarden boven of onder deze grenzen komen.

Dus als je marketingteam wat merchandise heeft besteld en de three-way match een klein verschil laat zien, kun je het doorlaten op voorwaarde dat het onder de afgesproken limiet valt die je al hebt ingesteld. Maar als het verschil veel groter is, geeft ons systeem een waarschuwing zodat je snel actie kunt ondernemen.

2. Bewaar je leveranciersgegevens op één plaats

Met een gecentraliseerde oplossing voor uitgavenbeheer en naadloze ERP-integraties houdt je al je leveranciersgegevens up-to-date. Dit betekent één plek om contactgegevens bij te werken, zodat informatie altijd actueel is in de hele toeleveringsketen.

Bij Payhawk beheer je met onze leveranciersfunctionaliteit al je leveranciersgegevens in één app. Wij importeren automatisch al deze gegevens vanuit je ERP (of je kunt ze handmatig uploaden met een xlsx sjabloon). Deze functie betekent dat je leveranciersgegevens kunt bewerken in het ene systeem, zoals je ERP, en dat deze automatisch worden gesynchroniseerd met je andere systeem, Payhawk.

3. Automatiseer het inkooporderproces

Het automatiseren van je inkooporderproces minimaliseert fouten en versnelt de inkoop. Gebruik procure-to-pay software om elk onderdeel van het proces te integreren, van inkoopaanvragen tot goedkeuringen, het aanmaken van inkooporders en three-way matching. Met een oplossing als Payhawk betaal je zelfs naadloos je leveranciers in eigen land of met grensoverschrijdende overboekingen via hetzelfde platform.

Misvattingen over inkooporders ontkracht

Er zijn een aantal veelvoorkomende misvattingen over inkooporders, dus we ontkrachten er vier.

“Inkooporders vertragen alles”

Nope. Zoals hierboven vermeld, kunnen inkooporders nu snel en efficiënt verlopen dankzij automatisering. Natuurlijk kan het proces iets langer duren dan wanneer je bijvoorbeeld een grote som contant geld overhandigt, maar als dit correcte goedkeuringen en een digitaal 'papieren' spoor voor bedrijfsaankopen betekent, is het de moeite waard.

“Inkooporders zijn niet nodig voor informele overeenkomsten”

Hier kun je jezelf afvragen: Wat zijn de risico's van het betalen voor goederen en diensten met behulp van informele overeenkomsten? Met audits, kasstroomoverzichten, BTW voor je Europese entiteiten, en andere belastingen om je zorgen over te maken, is het geen geweldige manier om alles in het gareel te houden.

“Inkooporders zijn alleen voor grote bestellingen”

Het is aan je bedrijf om te beslissen hoe, wanneer en waarom je inkooporders gebruikt. In het gedeelte 'Wanneer gebruik je een inkooporder' hierboven leggen we uit hoe "Bedrijf A" een mix van zakelijke kaarten, facturen en inkooporders gebruikt om aan hun behoeften te voldoen. Door de perfecte mix van verschillende soorten uitgaven te vinden, blijven ze wendbaar en in controle.

Uitdagingen voor inkooporders en hoe ze te overwinnen

Inkooporders maken formele communicatie mogelijk tussen jou en je leveranciers en zijn dus een essentieel onderdeel van het inkoopproces van je bedrijf. Hoewel ze noodzakelijk zijn, kan het beheren en aanmaken ervan uitdagingen met zich meebrengen, vooral als je meer traditionele systemen gebruikt, bijvoorbeeld:

Fouten in inkooporders

Wanneer inkooporders handmatig worden aangemaakt, kunnen er snel fouten optreden, van onjuiste hoeveelheden en verzendgegevens tot prijzen. Fouten kunnen leiden tot vertragingen in de verzending, te veel betalen voor goederen en nog veel meer.

Hoe voorkom je dit: Het introduceren van automatisering in je inkoopproces is de beste manier om deze handmatige fouten te verminderen. Inkoopsoftware kan automatisch een inkooporder aanmaken op basis van de gegevens die u in eerste instantie in je inkoopaanvraag opneemt, waardoor onnodige administratieve taken worden verwijderd en de nauwkeurigheid van de inkooporder wordt gegarandeerd.

Moeite met het bijhouden van de status van inkooporders

Als je vertrouwt op het handmatig aanmaken en distribueren van inkooporders of op ongelijksoortige systemen, is het lastig om de status van inkooporders bij te houden. Dit betekent dat je vertragingen niet kunt lokaliseren en geen reactieve actie kunt ondernemen.

Hoe voorkom je dit: Met procure-to-payment automatisering volg je de status van bestellingen tijdens de hele inkoopcyclus..

Vertraagde levering van goederen

Ook al heb je levertijden vastgelegd in je inkooporder, sommige bestellingen lopen onvermijdelijk vertraging op door onvoorziene omstandigheden of fouten bij jou of bij de leverancier.

Hoe voorkom je dit: De enige manier om deze tijdige vertragingen tegen te gaan, is door realistische levertijden vast te stellen en je inkooporder ruim op tijd te plaatsen. Je leert meer over het instellen van deze doorlooptijden naarmate je leveranciersrelatie groeit, omdat je bijvoorbeeld problemen uit het verleden kunt onderzoeken om vertragingen te beperken.

Inkooporderprocessen automatiseren met Payhawk

Handel je inkoopbehoeften moeiteloos af met Payhawk. Je maakt inkoopaanvragen aan en verzendt, past goedkeuringsworkflows aan en genereert automatisch orders.

Je kunt ook aangepaste drempels voor goedkeuringen instellen, facturen en ontvangstbewijzen matchen en profiteren van AI-gestuurde OCR-technologie voor gegevensextractie.

Profiteer bovendien van gratis lokale factuurbetalingen en snelle, goedkope internationale overboekingen en beheer leveranciers eenvoudig met aanpasbare gegevensinvoer gesynchroniseerd met je ERP-systeem.

Lees hier meer over het automatische procure-to-pay proces en [bekijk onze demo onder leiding van een CEO live of on-demand(https://payhawk.com/webinars).