Quand et comment utiliser les bons de commande pour mon entreprise ?

Un bon de commande est un document commercial qui montre votre intention d'acheter à un produit ou un service à un fournisseur. Grâce aux bons de commande, il est plus facile pour l’acheteur de prévoir ses budgets sur les mois à venir (les sorties d’argent et les échéances étant connues à l’avance). Quant au fournisseur, cela lui permet de mieux suivre les commandes entrantes et de bien gérer sa production, ses flux de trésorerie, etc.

L'utilisation de bons de commande dans le cadre d'un processus de Procurement plus large peut également aider les équipes financières à garder le contrôle des dépenses. Les processus leur permettent d’anticiper les factures à venir, de mieux gérer les flux de trésorerie et d'assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.

Quand utiliser un bon de commande ?

Techniquement, vous pouvez utiliser des bons de commande chaque fois que vous effectuez une transaction avec un fournisseur pour des biens ou des services. De nombreuses entreprises considèrent qu'il s'agit d'une bonne pratique, en particulier pour les transactions importantes ou les relations continues avec les fournisseurs, car cela permet d'assurer la clarté, d'éviter les malentendus et de conserver un enregistrement clair des conditions de la transaction pour les deux parties concernées.

Parmi les principaux avantages du bon de commande :

• Protection juridique des deux parties
• Meilleur suivi et gestion du budget
• Sécurisation du coût des produits
• Efficacité du processus de gestion des commandes (en particulier si vous automatisez vos commandes d'achat à l'aide d'un logiciel Procure-to-Pay).

Pour gérer et optimiser l’intégralité de vos dépenses professionnelles, vous devez disposer d’un logiciel qui prenne en compte les différentes méthodes de paiements et de règlements. Sans cela, elle n'aura qu'une vue d'ensemble déconnectée des dépenses et des flux de trésorerie et risque de prendre des décisions mal informées.

Où se situent les bons de commande dans le processus Procure-to-Pay ?

Une fois que vous avez identifié le besoin d'un produit et que votre demande d'achat a été approuvée, c’est à ce moment-là que vous créez et envoyez le bon de commande au fournisseur. Si vous utilisez un logiciel Procure-to-Pay, il remplira pour vous les détails de votre demande sur le bon de commande et automatisera une grande partie du workflow d'approbation, ce qui rationalise le processus et vous fait gagner du temps.

Une fois que le fournisseur a reçu et accusé réception du bon de commande, celui-ci devient juridiquement engageant. Après réception des marchandises, le fournisseur envoie une facture. Avant le paiement - qu'il soit intégral ou convenu - le système de facturation fournisseurs vérifie que la facture correspond à la fois aux marchandises reçues et au bon de commande par le biais d’un rapprochement à 3 facteurs (là encore, un logiciel Procure-to-Pay peut automatiser une grande partie de ce processus de vérification, notamment en signalant les problèmes éventuels).

Comment les bons de commande rationalisent le processus d'achat

Les bons de commande permettent de gagner en visibilité sur tout le processus d’achat. Sans cela, vous allez manquer de transparence sur les coûts et vous ne disposerez pas d’un processus d’achat unifié. En effet, les factures soumises en dehors d'un système "Procure-to-Pay" peuvent potentiellement parvenir à l'équipe financière pour paiement sans qu’elles aient été préalablement informées de l'achat imminent.

Les bons de commande remettent de l'ordre dans le processus de Procurement, ce qui vous permet de contrôler et de planifier les coûts et de payer les factures à temps.

Grâce à l'automatisation du processus Procure-to-Pay, vous pouvez rationaliser et standardiser la manière dont vous acquérez de nouveaux produits et services. Tout le monde suit les mêmes étapes pour la demande d'achat, l'approbation, l'émission des bons de commande, la réception des marchandises et le paiement des factures. Le créateur du bon de commande et son objectif sont clairement identifiés, ce qui simplifie la correspondance entre le numéro de commande et la facture, pour un paiement rapide et sans retard.

Ce qu'il faut inclure dans votre bon de commande

Votre bon de commande doit être clair et facile à comprendre. Veillez donc à inclure toutes les informations suivantes afin que les deux parties soient conscientes de ce qu'on attend d'elles :

• Informations sur le fournisseur : Nom de l'entreprise du fournisseur, nom de la personne à contacter et adresse.
• Vos informations : Nom de votre entreprise, adresse et coordonnées spécifiques.
• Date de livraison prévue : Date approximative ou date précise de la livraison prévue.
• Date du bon de commande : Date à laquelle le bon de commande a été créé.
• Numéro du bon de commande : Pour faciliter le suivi de votre bon de commande, indiquez un identifiant unique pour chaque bon de commande.
• Description des biens ou des services : Décrivez en détail les produits que vous commandez. Indiquez les quantités, les modalités de paiement, les prix convenus et toute autre information que vous jugez importante.
• Adresse de livraison : Si elle diffère de l'adresse de votre entreprise, n'oubliez pas d'indiquer votre adresse de livraison.
• Conditions générales : Elles peuvent figurer dans le bon de commande ou être jointes en tant que document séparé. Inclure les détails du retour, des garanties, des amendes ou des pénalités si une partie de l'envoi est retardée ou manquante.

Trois bonnes pratiques pour créer et gérer les bons de commande

Votre système de bons de commande doit rester précis et efficace dans l'intérêt de vos fournisseurs (afin qu'ils soient payés à temps et avec précision) et de vos équipes internes - par exemple, pour que les services financiers puissent superviser et gérer les dépenses de l'entreprise facilement et pour que les employés se sentent habilités à remplir des demandes d'achat en toute confiance.

1. Créer des politiques d'achat claires

Avec une solution intuitive et automatisée, vous pouvez intégrer des politiques de dépenses dans le processus d’achat, de façon à éviter les aller-retours pour vérifier la bonne conformité de chaque dépense.

Chez Payhawk, par exemple, notre système d'automatisation Procure-to-Pay vous permet de définir des workflows d'approbation personnalisables et des seuils d'écart de quantité et de montant. Le système déclenche des workflows d'approbation supplémentaires lorsque les valeurs dépassent ou sont inférieures à ces limites.

Ainsi, si votre équipe de marketing a commandé des marchandises et que le rapprochement à 3 facteurs fait apparaître une différence mineure, vous pouvez la laisser passer, à condition qu'elle soit inférieure à la limite convenue que vous avez déjà fixée. En revanche, si la différence est beaucoup plus importante, notre système vous le signale pour que vous puissiez agir rapidement.

2. Conserver toutes les données fournisseurs au même endroit

Une solution de gestion des dépenses centralisée, qui dispose d’intégrations ERP natives, vous permet de tenir à jour les coordonnées de tous vos fournisseurs.

Chez Payhawk, notre fonctionnalité de gestion des fournisseurs vous permet de rassembler toutes vos données fournisseurs dans une seule application. Nous importons automatiquement toutes les données fournisseurs depuis votre ERP (ou vous pouvez les télécharger manuellement avec un modèle xlsx si vous le souhaitez). De cette façon, si vous modifiez les données fournisseurs dans votre ERP, elles seront automatiquement synchronisées avec Payhawk.

3. Automatiser les bons de commande

L'automatisation de vos bons de commande minimise les erreurs et accélère toute la chaîne de Procurement. Utilisez un logiciel Procure-to-Pay pour intégrer chaque partie du processus, des demandes d'achat aux approbations, en passant par la création de bons de commande et le rapprochement à 3 facteurs. Avec une solution comme Payhawk, vous pouvez même payer vos fournisseurs au niveau national ou avec des virements transfrontaliers, le tout directement sur la plateforme.

Déconstruire les idées reçues sur les bons de commande

Il existe de nombreux préjugés sur les bons de commande, pourtant tous ne sont pas valables. Nous nous sommes attardé sur trois d’entre eux pour tenter de les déconstruire.

"Les bons de commande ralentissent tout"
FAUX. Comme nous l'avons mentionné plus haut, les bons de commande peuvent être automatisés pour gagner en rapidité d’exécution et en efficacité opérationnelle. Certes, le processus peut être un peu plus long que lorsque vous remettez une grosse somme d'argent liquide, par exemple, mais si cela implique d’avoir un processus d’approbation précis et un suivi de la dépense, alors cela vous fera gagner du temps lors de vos clôtures comptables.

"Les bons de commande sont inutiles lorsque l’on obtient un accord informel”
FAUX. Avec les audits, les états des flux de trésorerie, la TVA pour vos entités européennes, et toutes les autres taxes dont il faut se préoccuper, les risques liés au paiement de biens et de services par le biais d'accords informels sont bien réels.

"Les bons de commande sont réservés aux grosses commandes”
C'est à votre entreprise de décider comment, quand et pourquoi vous utilisez les bons de commande. Certaines entreprises ont recours à diverses méthodes : cartes d'entreprise, factures, bons de commande, il vous faut trouver la solution qui répond à vos besoins et à vos différents types de dépenses, de façon à rester agile tout en gardant le contrôle.

Les défis liés aux bons de commande

Les bons de commande constituent un élément essentiel du processus de Procurement de votre entreprise. Bien que nécessaires, leur gestion et leur création peuvent présenter des difficultés, en particulier si vous utilisez des systèmes plus traditionnels, par exemple :

Erreurs dans les bons de commande

Lorsque le processus de création d'un bon de commande est manuel, des erreurs peuvent rapidement se produire, qu'il s'agisse de quantités incorrectes, de détails d'expédition ou de prix. Ces erreurs peuvent engendrer des retards d'expédition, un surpaiement des marchandises etc.

La solution : L'automatisation du Procure-to-Pay est le meilleur moyen de réduire ces erreurs manuelles. En utilisant un logiciel adéquat, vous pouvez créer automatiquement un bon de commande à partir des détails que vous avez initialement inclus dans votre demande d'achat, ce qui élimine les tâches administratives inutiles et garantit l'exactitude du bon de commande.

Difficulté à suivre le statut du bon de commande

Le traitement manuel des bons de commande ou l’utilisation de logiciels qui ne se connectent pas entre eux ne vous permettront pas de suivre l'état des bons de commande. Impossible donc d’anticiper les retards ou de prendre des mesures réactives.

La solution : L'automatisation de toute la chaîne de Procurement, de la demande d’achat au paiement, vous permet de suivre l'état de la commande tout au long du cycle d'achat.

Retard de livraison des marchandises

Même si vous avez fixé des délais de livraison dans votre bon de commande, certaines commandes sont inévitablement retardées en raison de circonstances imprévues ou d'erreurs de votre part ou de celle du fournisseur.

La solution : La seule façon de lutter contre ces retards est de fixer des délais de livraison réalistes et d'émettre votre bon de commande suffisamment à l'avance.

Automatiser le Procure-to-Pay avec Payhawk

Payhawk vous permet de gérer votre processus de Procurement en toute simplicité. Vous pouvez créer et envoyer des demandes d'achat, personnaliser les workflows d'approbation et générer automatiquement des bons de commande.

Vous pouvez également définir des seuils personnalisés, simplifier vos rapprochements comptables et bénéficier de notre technologie OCR boostée l'IA pour l'extraction des données.

De plus, vous bénéficiez de la gratuité des paiements locaux de vos factures et de virements internationaux rapides et peu coûteux. Payhawk vous permet également de gérer facilement vos fournisseurs grâce à la synchronisation automatique des données avec votre ERP.

Pour en savoir plus sur l'automatisation pour la gestion des achats et sur notre fonctionnalité Procure-to-Pay, cliquez ici.