Purchase Orders: Wann und wie man sie effizient in Unternehmen einsetzt

Eine Purchase Order (Beschaffungsanfrage) ist ein rechtsverbindliches Dokument, das Ihre Absicht zum Ausdruck bringt, zu einem späteren Zeitpunkt bei einem Lieferanten einzukaufen. Bestellungen sind sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer (Lieferanten) von Vorteil. Als Einkäufer können Sie Ihr Budget für die kommenden Monate effizienter gestalten, da Sie wissen, wann welches Geld fließt. Und die Lieferanten können den Auftragseingang besser verfolgen und die Produktion, den Cashflow und vieles mehr steuern.

Die Verwendung von Purchase Orders als Teil eines größeren Beschaffungsprozesses kann auch den Finanzteams helfen, die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten. Die Prozesse stellen sicher, dass sie über anstehende Rechnungen Bescheid wissen, den Cashflow besser verwalten können und den reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechterhalten.

Wann wird eine Purchase Order verwendet?

Technisch gesehen könnten Sie bei jeder Transaktion mit einem Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen eine Purchase Order verwenden. In vielen Unternehmen ist dies gängige Praxis, vor allem bei größeren Transaktionen oder laufenden Beziehungen zu Lieferanten, da es dazu beiträgt, Klarheit zu schaffen, Missverständnisse zu vermeiden und die Transaktionsbedingungen für beide Parteien eindeutig festzuhalten.

Einige der größten Vorteile sind:

• Rechtsschutz für beide Parteien
• Unterstützung beim Tracking und Management Ihres Budgets
• zur Sicherung der Produktkosten
• Effizientes Bestellmanagement (insbesondere wenn Sie Ihre Bestellungen mit einer Beschaffungssoftware automatisieren)

Natürlich bezahlt Ihr Unternehmen nicht nur für Lieferanten und Dienstleistungen. Daher ist es von Vorteil, wenn Sie Ihren Mitarbeitern mehrere Möglichkeiten zur Abwicklung von Geschäften anbieten, einschließlich Bestellungen. Ein Beispiel:

Das fiktive internationale Softwareunternehmen "Unternehmen A" würde höchstwahrscheinlich Waren und Dienstleistungen von mehreren Lieferanten kaufen. So könnte dies aussehen:

Dienstleistungen
Unternehmen A hat ein Abonnement für eine SEO-Software für sein Marketingteam, das monatlich über Rechnungen bezahlt wird.
Unternehmen A hat auch ein Abonnement für eine CRM-Software für sein Vertriebsteam, das monatlich bezahlt wird.
Unternehmen A bezahlt auch einen Anbieter für Web-Hosting-Dienste über einen Jahresvertrag

Waren
Unternehmen A wächst ständig und stellt jeden Monat neue Mitarbeiter ein. Es kauft neue MacBooks für alle neuen Mitarbeiter.
Unternehmen A kauft auch neue Dell-Monitore für bestehende und neue Mitarbeiter

Ausgaben für Mitarbeiter
Unternehmen A hat eine Richtlinie für Pendlerpauschalen und erstattet seinen Mitarbeitern Taxifahrten und U-Bahn-Tickets.
Unternehmen A gibt außerdem mehrere Firmenkarten (mit integrierten Kontrollen) und eine damit verbundene Software aus, die es den Vertriebsteams ermöglicht, Ausgaben für Unterkünfte, Mahlzeiten, Waren und mehr zu tätigen und die Erfassung von Belegen zu automatisieren.

Das sind mehrere Methoden der Beschaffung oder Zahlung, und jede davon ist wichtig.

Unternehmen A benötigt daher eine Lösung, die alle diese Optionen an einem Ort bietet. Andernfalls hat es einen unzusammenhängenden Überblick über die Ausgaben und den Cashflow und läuft Gefahr, uninformierte Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer, veralteter Informationen zu treffen.

Welchen Platz haben Purchase Orders im Beschaffungs- und Zahlungsprozess?

Sobald Sie den Bedarf an einem Produkt ermittelt haben und Ihre Kaufanfrage ein Genehmigungsverfahren durchlaufen hat, erstellen Sie in der Regel eine Bestellung und senden diese an den Lieferanten. Wenn Sie eine intelligente Procure-to-pay-Software verwenden, sollte diese die Bestellung automatisch mit den Details Ihrer Anforderung füllen (und einen Großteil des Genehmigungsprozesses automatisieren), was den Prozess rationalisiert und Ihnen Zeit spart.

Sobald der Lieferant die Bestellung erhalten und bestätigt hat, wird diese rechtskräftig. Nachdem Sie die Waren erhalten haben, schickt der Lieferant eine Rechnung. Vor der Zahlung - ob in voller Höhe oder wie vereinbart - prüft die Kreditorenbuchhaltung, ob die Rechnung sowohl mit den erhaltenen Waren als auch mit der Bestellung übereinstimmt (auch hier kann eine intelligente Procure-to-Pay-Software einen Großteil des Prüfprozesses automatisieren, einschließlich der Kennzeichnung von Problemen).

Wie Beschaffungsanfragen den Beschaffungsprozess optimieren

Ohne eine Purchase Order tappen Sie und Ihr Finanzteam im Dunkeln, wenn es um neue Abonnements oder Produkte geht, die Ihre Kollegen, die nicht im Finanzbereich tätig sind, unternehmensweit beschafft haben. Dieser Mangel an Transparenz bedeutet, dass Sie keine Kostentransparenz und keine Standardisierung in Ihrem Beschaffungsprozess haben. Stattdessen können die Mitarbeiter, nachdem sie die Genehmigung des Teamleiters oder des Vorgesetzten eingeholt haben, nach Herzenslust ausgeben, ohne sich Gedanken über den Cashflow oder die Budgetprognose zu machen.

Rechnungen, die außerhalb eines Procure-to-Pay-Systems eingereicht werden, können die Finanzabteilung zur Zahlung erreichen, ohne dass diese vorher über die bevorstehende Anschaffung informiert wurde. Auch hier kann dieser Mangel an Transparenz eine Lücke in der Gesamttransparenz Ihrer Ausgaben hinterlassen.

Purchase Orders bringen Ordnung in den Beschaffungsprozess und ermöglichen es Ihnen, die Kosten zu kontrollieren, zu planen und Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Mit der Automatisierung der Beschaffung bis zur Bezahlung können Sie die Beschaffung neuer Produkte und Dienstleistungen rationalisieren und standardisieren . Jeder folgt den gleichen Schritten für die Bestellanforderung, die Genehmigung, die Ausstellung von Bestellungen, den Wareneingang und die Bezahlung der Rechnungen. Sie erhalten Klarheit über den Ersteller der Bestellung und ihren Zweck und vereinfachen den Abgleich der Bestellnummer mit der Rechnung für eine schnelle, verzögerungsfreie Zahlung.

Was sollte Ihre Purchase Order enthalten?

Ihre Beschaffungsanfrage sollte klar und einfach zu verstehen sein. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle folgenden Angaben machen, damit beide Parteien wissen, was sie erwarten.

• Informationen zum Lieferanten: Name des Unternehmens, Name des Ansprechpartners und Adresse des Lieferanten.
• Ihre Angaben: Ihr Firmenname, Ihre Adresse und Ihre spezifischen Kontaktdaten.
• Voraussichtliches Lieferdatum: Ein grober Zeitrahmen oder ein konkretes Datum, wann Sie die Lieferung erwarten.
• Bestelldatum: Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde.
• Bestellnummer: Geben Sie eine eindeutige Kennung für jede Bestellung an, um die Nachverfolgung Ihrer Bestellung zu erleichtern.
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Beschreiben Sie detailliert die Produkte, die Sie bestellen. Fügen Sie Details wie Mengen, Zahlungsbedingungen, vereinbarte Preise und alle anderen Informationen, die Sie für wichtig halten, hinzu.
• Lieferadresse: Wenn sie von Ihrer Firmenadresse abweicht, geben Sie bitte unbedingt Ihre Lieferadresse an.
• Bedingungen und Konditionen: Diese können in Ihrer Bestellung enthalten sein oder als separates Dokument beigefügt werden. Geben Sie Einzelheiten zu Rücksendungen, Garantien, Bußgeldern oder Strafen an, wenn ein Teil der Lieferung verspätet ist oder fehlt.

Drei bewährte Verfahren für die Erstellung und Verwaltung von Purchase Orders

Ihr Bestellsystem sollte sowohl für Ihre Lieferanten (damit diese pünktlich und korrekt bezahlt werden) als auch für Ihre internen Teams präzise und effizient sein - z. B. damit die Finanzabteilung die Ausgaben des Unternehmens mühelos überwachen und verwalten kann und damit die Mitarbeiter in der Lage sind, Bestellungen selbstbewusst auszuführen.

1. Erstellen Sie klare Beschaffungsrichtlinien

Mit einer intelligenten, automatisierten Lösung können Sie Ausgabenrichtlinien direkt in den Prozess einbauen, sodass niemand mehr die Richtlinien vor der Einreichung überprüfen muss.

Bei Payhawk zum Beispiel können Sie mit unserer Procure-to-Pay-Automatisierung anpassbare Genehmigungsworkflows und Abweichungsschwellen für Mengen und Beträge festlegen. Das System löst zusätzliche Genehmigungs-Workflows aus, wenn die Werte diese Grenzen über- oder unterschreiten.

Wenn Ihr Marketingteam also Waren bestellt hat und der Drei-Wege-Abgleich eine geringfügige Diskrepanz ergibt, können Sie die Bestellung durchgehen lassen, sofern sie unter dem von Ihnen festgelegten Grenzwert liegt. Wenn die Differenz jedoch viel größer ist, weist Sie unser System darauf hin, damit Sie schnell handeln können.

2. Speichern Sie Ihre Lieferantendaten an einem Ort

Mit einer zentralisierten Ausgabenmanagementlösung und nahtlosen ERP-Integrationen können Sie alle Ihre Lieferantendaten auf dem neuesten Stand halten. Das bedeutet, dass Sie an einer Stelle Ihre Kontaktdaten aktualisieren können, um sicherzustellen, dass die Informationen in der gesamten Lieferkette stets auf dem neuesten Stand sind.

Bei Payhawk können Sie mit unserer Funktion Lieferanten alle Ihre Lieferantendaten in einer App verwalten. Wir importieren automatisch alle Ihre Lieferantendaten aus Ihrem ERP (oder Sie können sie manuell mit einer xlsx-Vorlage hochladen, wenn Sie möchten). Das bedeutet, dass Sie die Lieferantendaten in einem System, z. B. Ihrem ERP, bearbeiten können und diese automatisch mit Ihrem anderen System, Payhawk, synchronisiert werden.

3. Automatisieren Sie den Beschaffungsprozess

Die Automatisierung Ihres Bestellvorgangs minimiert Fehler und beschleunigt die Beschaffung. Verwenden Sie Procure-to-Pay-Software, um jeden Teil des Prozesses zu integrieren, von der Bestellanforderung über die Genehmigung und Erstellung der Bestellung bis hin zum Drei-Wege-Abgleich. Mit einer Lösung wie Payhawk können Sie dann sogar Ihre Lieferanten nahtlos im Inland oder mit grenzüberschreitenden Überweisungen über dieselbe Plattform bezahlen.

Missverständnisse über Purchase Orders

Es gibt einige weit verbreitete Missverständnisse über Purchase Orders. Wir räumen mit drei davon auf.

“Purchase Orders verlangsamen alles”

Das stimmt nicht. Wie bereits erwähnt, können Bestellaufträge dank der Automatisierung jetzt schnell und effizient abgewickelt werden. Sicherlich kann der Prozess etwas länger dauern, als wenn Sie beispielsweise einen großen Batzen Bargeld aushändigen, aber wenn die korrekten Genehmigungen und einen digitalen "Papier"-Pfad für Unternehmenseinkäufe bedeutet, ist es das wert.

“Purchase Orders sind für informelle Vereinbarungen unnötig”

Hier könnte man sich fragen: Welche Risiken birgt die Bezahlung von Waren und Dienstleistungen durch informelle Vereinbarungen? Mit Prüfungen, Kapitalflussrechnungen, Mehrwertsteuer für Ihre europäischen Unternehmen und anderen Steuern, um die Sie sich kümmern müssen, ist es keine gute Möglichkeit, alles im Griff zu behalten.

“Purchase Orders sind nur für Großaufträge”

Es liegt an Ihrem Unternehmen zu entscheiden, wie, wann und warum Sie Bestellungen verwenden. Im obigen Abschnitt "Wann sollte eine Bestellung verwendet werden?" beschreiben wir, wie Unternehmen A eine Mischung aus Firmenkarten, Rechnungen und Bestellungen einsetzt, um seinen Bedarf zu decken. Die perfekte Mischung aus verschiedenen Ausgabearten ermöglicht es dem Unternehmen, flexibel zu bleiben und die Kontrolle zu behalten.

Herausforderungen in der Beschaffung und wie man diese überwindet

Bestellungen ermöglichen die formelle Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten und sind daher ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsprozesses Ihres Unternehmens. Obwohl sie notwendig sind, kann ihre Verwaltung und Erstellung mit Herausforderungen verbunden sein, vor allem, wenn Sie herkömmliche Systeme verwenden, z. B.:

Fehler in manuellen Beschaffungsanfragen

Bei der manuellen Erstellung von Bestellungen können schnell Fehler auftreten, von falschen Mengen und Versandangaben bis hin zur Preisgestaltung. Fehler können zu Verzögerungen beim Versand, zu hohen Kosten für Waren und mehr führen.

Lösung: Die beste Möglichkeit, diese manuellen Fehler zu reduzieren, ist die Einführung der Automatisierung in Ihren Beschaffungsprozess. Beschaffungssoftware kann aus den Angaben, die Sie ursprünglich in Ihre Bestellanforderung aufgenommen haben, automatisch eine Bestellung erstellen, wodurch unnötige Verwaltungsaufgaben entfallen und die Genauigkeit der Bestellung gewährleistet wird.

Schwierigkeiten bei der Verfolgung des Bestellungsstatus

Wenn Sie sich auf die manuelle Erstellung und Verteilung von Bestellungen oder auf unterschiedliche Systeme verlassen, ist es schwierig, den Status von Bestellungen zu verfolgen. Das bedeutet, dass Sie Verzögerungen nicht erkennen und keine reaktiven Maßnahmen ergreifen können.

Lösung: Mit der Procure-to-Payment-Automatisierung können Sie den Auftragsstatus während des gesamten Beschaffungszyklus verfolgen.

Verspätete Warenlieferungen

Auch wenn Sie in Ihrer Bestellung Lieferfristen festgelegt haben, kommt es bei manchen Bestellungen aufgrund unvorhergesehener Umstände oder Fehler auf Ihrer Seite oder aufseiten des Lieferanten zwangsläufig zu Verzögerungen.

Lösung: Die einzige Möglichkeit, diese Verzögerungen zu vermeiden, besteht darin, realistische Lieferfristen festzulegen und Ihre Bestellung rechtzeitig aufzugeben. Sie werden mehr über die Festlegung dieser Vorlaufzeiten erfahren, wenn sich Ihre Lieferantenbeziehung festigt, da Sie frühere Probleme usw. untersuchen können, um Verzögerungen zu verringern.

Automatisierung von Bestellprozessen mit Payhawk

Mit Payhawk können Sie Ihren Beschaffungsbedarf mühelos bewältigen. Sie können Kaufanfragen erstellen und versenden, Genehmigungsworkflows anpassen und automatisch Bestellungen generieren. Sie können auch benutzerdefinierte Schwellenwerte für Genehmigungen festlegen, Rechnungen und Belege abgleichen und von der KI-gesteuerten OCR-Technologie zur Datenextraktion profitieren.

Profitieren Sie außerdem von kostenlosen lokalen Rechnungszahlungen und schnellen, kostengünstigen internationalen Überweisungen und verwalten Sie Ihre Lieferanten ganz einfach mit anpassbarer Dateneingabe synchronisiert mit Ihrem ERP-System.

Erfahren Sie hier mehr über die Procure-to-Pay-Automatisierung und sehen Sie sich unsere vom CEO geleitete Demo live oder on-demand an.