Werk je als multinational met complexe uitdagingen in je inkoopprocessen? In dit artikel bespreken we de zes grootste obstakels en delen we praktische tips om ze te overwinnen.
Zichtbaarheid van uitgaven is cruciaal voor het succes van je bedrijf. Zeker als je bij een multinationaal bedrijf werkt waar je uitgaven op veel verschillende plaatsen moet bijhouden. Zonder inzicht in alle bedrijfsuitgaven kun je niet plannen voor de toekomst. Van leveranciersrelaties tot kostenoptimalisatie en -reductie, hoe efficiënt en effectief je inkoopproces is kan een enorme impact hebben op elk facet van je bedrijf.
Procure-to-pay is het hele proces van inkoopaanvraag tot orderverwerking en factuurbetaling. Als het effectief wordt beheerd, kan het de efficiëntie in je hele organisatie helpen verhogen (terwijl je ook alle financiële activiteiten nauwlettend in de gaten houdt), waardoor je effectiever kunt plannen en budgetteren.
Vernieuw je uitgavenbeheer met naadloze procure-to-pay mogelijkheden
Als multinational heb je efficiënte bedrijfsprocessen nodig om concurrerend te blijven, gemakkelijk te blijven schalen en de financiële gezondheid van je organisatie te behouden. Je inkoopproces beïnvloedt niet alleen de financiële aspecten van het bedrijf, maar ook de relaties met belanghebbenden en leveranciers
Een soepel en naadloos inkoopproces helpt het risico op frauduleuze inkooporderaanvragen te verkleinen, garandeert de nauwkeurigheid van gegevens en vergemakkelijkt de bedrijfsgroei.
Leidinggevende aan de financiële afdeling bij een multinational? Dan sta je op dit moment waarschijnlijk voor een aantal grote uitdagingen
Inzicht is de sleutel tot het nemen van cruciale zakelijke beslissingen Zonder inzicht in alle bedrijfsaankopen wordt het plannen, budgetteren en voorspellen van groei moeilijk. Als multinational moet je alle uitgaven van meerdere entiteiten in de gaten houden. Helaas belemmeren ongelijksoortige systemen en geen centraal overzicht van uitgaven de zichtbaarheid.
Laten we zeggen dat je meerdere Nederlandse en Amerikaanse entiteiten hebt, maar dat elke entiteit verschillende tools gebruikt om financiële processen te beheren; het volgen en analyseren hiervan wordt dan al snel een nachtmerrie voor het financiële team. Hoe meer systemen en informatie zich opstapelen, hoe moeilijker het wordt om de uitgaven correct te beheren.
Zichtbaarheid is met name cruciaal in het inkoopproces - van openstaande aanvragen tot betalingen in het verleden en in de toekomst. Als je deze zichtbaarheid krijgt, kom je in een krachtige positie om efficiënter te worden, kosten te besparen en schaalvergroting te realiseren.
De oplossing: Bij Payhawk vertienvoudigen we dit inzicht in één tool. De sleutel zit in de gegevens; het begint met ervoor te zorgen dat je stamgegevens correct zijn gesynchroniseerd in je tool voor uitgavenbeheer.
De volgende stap is realtime inzicht in je uitgaven, zodat je nauwkeurige en weloverwogen beslissingen kunt nemen op basis van één enkele informatiebron. Volg de beschikbare fondsen in al je entiteiten, ontvang meldingen over te weinig fondsen zodat je boekhoudteam altijd op tijd betalingen aan leveranciers kan doen, bekijk alle aanstaande en vastgelegde uitgaven in realtime en zorg ervoor dat elk uitgavenverzoek en elke factuur de juiste goedkeuringsworkflows volgen, en nog veel meer.
Adrià Vázquez, Financieel Directeur bij Vicio, zegt
Met de tool die we voorheen gebruikten, voelden we ons blind over bepaalde informatie. Ik wist niet waar ik aanpassingen moest maken en kon dingen niet snel genoeg vinden. Nu, met Payhawk, kunnen we zichtbaarheid en controle houden over de uitgaven, zelfs als het aantal bonnetjes en facturen toeneemt. De traceerbaarheid van Payhawk stelt ons in staat om ons geld te investeren waar het de grootste winst oplevert.
Werken met ongelijksoortige systemen betekent dat je je financiële gegevens (of bedrijfsuitgaven) niet kunt beheren vanuit een gecentraliseerd systeem. Als je toezicht houdt op de financiën van bedrijven met meerdere entiteiten, betekenen aparte systemen dat je problemen krijgt met duplicaten, onnauwkeurigheden en inefficiënties tijdens het hele inkoopproces. Deze loskoppeling kan leiden tot allerlei problemen, zoals slechte relaties met leveranciers, dubbele of vertraagde gegevens en een gebrek aan standaardisatie, wat uiteindelijk leidt tot verlies van controle.
De oplossing: In plaats daarvan kan een oplossing voor uitgavenbeheer zoals de onze, inclusief procure-to-pay software, je helpen bij het bijhouden van alle inkooporderaanvragen, aangemaakte inkooporders en factuurbeheer met 3-way matching, leveranciersinformatie, factuurbetalingen en meer. Door onze oplossing naadloos te integreren met je ERP- en boekhoudsystemen krijg je ook één enkel platform voor toegang tot al je gegevens, wat het leven veel minder ingewikkeld maakt.
Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, zegt
Omdat we al onze uitgaven hebben gecodeerd tot projectcodes in de Payhawk oplossing, kunnen we nu aan het eind van elk project rapporteren over onze marges per evenement enzovoort. Payhawk heeft geweldig werk geleverd door het aangepaste veld en de projectcode van NetSuite in Payhawk te krijgen.
Als je een goede relatie opbouwt met je leveranciers, kom je in de beste positie om opnieuw te onderhandelen over contractvoorwaarden en voorkeurtarieven voor het krijgen van betrouwbare producten of diensten. Maar om er zeker van te zijn dat je de basis van de relatie goed opbouwt, moet je ze snel kunnen betalen en de communicatie met leveranciers vergemakkelijken.
De oplossing: Bij Payhawk zorgt ons geautomatiseerde procure-to-pay systeem voor minder inefficiënties en menselijke fouten tijdens het hele inkoopproces. Daarentegen zorg je ervoor dat leveranciers op tijd worden betaald; leveranciersinformatie is altijd accuraat, leveranciersgegevens worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor er minder vertragingen optreden en facturen worden veel sneller verwerkt met OCR-technologie - leveranciersbeheer is nog nooit zo eenvoudig geweest.
Zonder geautomatiseerde technische oplossingen staan je processen open voor fouten, langdradige processen en dubbelzinnig onkostenbeleid. Als je meerdere entiteiten beheert, moet je al toezicht houden op veel verschillende processen en de manier waarop de ene entiteit het inkoopproces beheert kan verschillen van de andere, waardoor het moeilijk is om de procure-to-pay processen bedrijfsbreed te volgen.
De oplossing: Gebruik automatiseringstechnologie om handmatige, repetitieve taken zoals het invoeren van leveranciersgegevens, het invoeren van factuurgegevens en het matchen van facturen te verminderen. Onze automatische 3-way matchfunctie zorgt ervoor dat de hoeveelheid op zowel de inkooporder als het ontvangstbewijs overeenkomt en dat het nettobedrag op de inkooporder overeenkomt met de factuur van de leverancier voordat er betaald wordt (wat veel tijd bespaart).
Het verlagen en optimaliseren van kosten is de sleutel tot duurzame groei, maar internationale bedrijven hebben te maken met interne uitdagingen en complexe operaties. Een goede kostenoptimalisatie vereist een holistische kijk op de financiën van het hele bedrijf.
De oplossing: Het optimaliseren van de kosten in een multinational kan een uitdaging zijn, maar door gebruik te maken van technologie om kostenveroorzakers te begrijpen en te beheren en inefficiënte processen te verbeteren, kun je concurrerend blijven in de branche en je hele aanpak van het beheren van de bedrijfsfinanciën heroverwegen.
Kostenbesparende strategieën kunnen bestaan uit het snel identificeren van dubbele abonnementen Stel bijvoorbeeld dat je een abonnement hebt op een marketingtool. Payhawk zal je een melding geven, zodra je onze oplossing begint te gebruiken, wanneer meerdere entiteiten hetzelfde marketingtoolabonnement hebben (terwijl ze in plaats daarvan allemaal hetzelfde abonnement zouden kunnen gebruiken).
Technologie kan je ook helpen tijd, moeite en geld te besparen tijdens het aankoopproces Verzeker je ervan dat datgene waarvoor je betaalt ook is wat je hebt besteld en ontvangen, voorkom dat je te veel betaalt en voorkom extra kosten voor te late betaling.
Als je facturen handmatig verwerkt, heb je waarschijnlijk te maken met menselijke fouten. Deze fouten kunnen leiden tot vertragingen in de betaling van leveranciers en de levering van goederen en onvermijdelijk leiden tot vertragingen in andere bedrijfsactiviteiten.
Het bovenstaande veroorzaakt een enorme hoofdpijn in een standaard bedrijf, laat staan in een multinationaal bedrijf. Denk aan de verschillende talen, valuta en belastingregels waar je mee te maken hebt - processen die allemaal hoge kosten met zich meebrengen.
De oplossing: Onze software voor uitgavenbeheer neemt al het zware werk uit je financiële processen, inclusief gecentraliseerde goedkeuringsworkflows die zijn ontworpen op multi-entiteitsniveau Om een factuur efficiënt te kunnen verwerken, heb je aanpasbare workflows nodig zodat je facturen van leveranciers op de juiste manier kunt afhandelen.
Met onze geavanceerde workflow designer kun je bijvoorbeeld complexe workflows bouwen voor je facturen en inkooporders, zodat ze allemaal een gestructureerd proces volgen voor goedkeuring en betaling en de kosten altijd in de hand worden gehouden.
Daniel Tang, Finance Manager bij PinPoint Media, zegt
De workflow designer van Payhawk heeft het algehele gebruiksgemak verbeterd door zeer intuïtief te zijn. Het heeft ook de aanpassingsfunctionaliteit verbeterd, omdat we de workflows afhankelijk van de projectafdeling kunnen aanpassen.
Onze OCR-technologie (optische tekenherkenning) betekent dat medewerkers een foto kunnen maken van de factuur in de mobiele app en automatisch gegevens kunnen extraheren (zelfs bij slecht licht), waardoor fouten tot een minimum worden beperkt en de factuurverwerking zo soepel mogelijk verloopt.
Klaar voor de volgende stap naar volledige financiële zichtbaarheid? Vraag een demo aan en wij laten je zien hoe onze oplossing je internationale uitgaven zal transformeren.
Trish Toovey werkt in de markten van het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten om content te creëren bij Payhawk. Ze kan alles aan, van advertentieteksten tot videoscenario's, en steunt op een zeer gevarieerde achtergrond in copywriting en contentcreatie voor de financiële, mode- en reisindustrie.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
English (EN-UK)
English (EN-US)
Français (FR)
English (Rest of Europe)