So bringen Sie Ihre Projektkosten unter Kontrolle: Ihr Leitfaden für mehr finanzielle Steuerung

Eine echte Ausgabenkontrolle gibt jeder Person, die Projektkosten verwaltet, volle Kontrolle. Während eines Projekts müssen zahlreiche Ausgaben erfasst, erstattet und abgeglichen werden. Bei mehreren Mitarbeitenden sowie Herausforderungen wie Zielabweichungen, Budgetüberschreitungen und der manuellen Nachverfolgung der Projektkosten kann dies schnell zu einem großen Problem werden.

Wir erklären Ihnen, was Projektkostenmanagement umfasst und wie Sie Ausgaben endlich gezielt erfassen, verfolgen und auswerten können.

Was versteht man unter Projektkostenmanagement?

Projektkostenmanagement bedeutet vor allem eines: Sicherzustellen, dass Ihre Projekte im Budget bleiben und jeder Euro nachvollziehbar ist. Sie planen, überwachen und steuern die Ausgaben für jedes Projekt, um unangenehme Überraschungen, Verschwendung und unnötige Kosten zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine transparente Kostenübersicht, den Return on Investment (ROI) überzeugend darzulegen und Kunden präzise abzurechnen – ganz ohne Spekulationen oder langwierige Abstimmungen.

Der Nutzen geht weit über die reine Kosteneinsparung hinaus. Sie treffen fundiertere Entscheidungen, steigern die Produktivität und sorgen für zufriedene Beteiligte. 73 % der Organisationen mit klar definierten Projektbudgets erreichen regelmäßig ihre Projektziele.

Fünf Herausforderungen im Projektkostenmanagement

Egal, ob Sie selbst, Ihr Finanzleiter oder Projektbuchhalter die Ausgaben verwalten – das Projektkostenmanagement bringt einige Herausforderungen mit sich. Hier sind fünf häufige Probleme und wie Sie sie gezielt lösen können:

1. Budgetüberschreitungen

Überschreitungen des geplanten Budgets sind im Projektmanagement keine Seltenheit. Ursachen sind häufig Zielabweichungen, schlechte Ressourcenplanung, unzureichende Nachverfolgung der Ausgaben und manuelle Budgetzuweisungen.

Die Lösung:
Definieren Sie den Projektumfang vollständig, bevor das Projekt startet. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Betriebsleiter zusammen, um frühzeitig alle Beteiligten einzubinden und unerwartete Kosten zu vermeiden. Nutzen Sie Software für automatisches Ausgabenmanagement, vergeben Sie Budgets digital und verwalten Sie alles ohne manuelle Berechnungen oder Abgleiche.

2. Komplexe Kostenzuordnung

Die Zuordnung von Ausgaben zum richtigen Projekt ist besonders bei mehreren parallelen Vorhaben herausfordernd. Selbst ein großes Projekt kann viele kleinere Ausgaben enthalten, die korrekt kategorisiert werden müssen. Ohne ein passendes System wird das schnell unübersichtlich.

Die Lösung:
Setzen Sie auf Software, die Ausgaben digital verwaltet und automatisch Daten aus Belegen und Rechnungen extrahiert. Achten Sie darauf, dass Sie Ausgaben über individuelle Kategorien leicht nachverfolgen können. So vermeiden Sie manuelle Belegerfassung und Dateneingaben.

Beim Kunst- und Fertigungsunternehmen MDM Props Ltd nutzen sie individuelle Felder zur einfachen Kodierung und Kontrolle ihrer Ausgaben. Finanzleiter Uchenna berichtet:

Mit Payhawk können wir unsere Ausgaben pro Projekt mit individuellen Feldern kategorisieren, was die Übersicht enorm erleichtert. Jeder Karteninhaber codiert seine Ausgaben selbst, um die Kostenstellen klar zu sehen. So sind alle Informationen zentral gebündelt, und wir erhalten eine umfassende Übersicht über das Projektbudget – ideal für Verbesserungen. Zudem gewinnen wir Zeit für eine proaktive Projektanalyse, da wir nicht mehr Belege nachverfolgen müssen!

3. Fehlende Echtzeitübersicht

Wer Ausgaben manuell den Projekten zuordnet, riskiert Fehler wie doppelte Lieferanten oder falsche Kategorisierungen. Das beeinträchtigt die Datenqualität und wirkt sich negativ auf die Finanzberichterstattung aus.

Die Lösung:
Nutzen Sie ein System mit Firmenkarten, schneller Ausgabenabstimmung und Echtzeit-Budgetüberwachung. Es sollte flexible Budgetanpassungen ermöglichen und aktuelle sowie bevorstehende Ausgaben klar darstellen.

4. Verzögerte Ausgabenfreigaben

Warten auf Genehmigungen verzögert Projekte, weil Mitarbeitende benötigte Mittel nicht schnell erhalten. Zudem leidet die Nachverfolgung, Erstattung wird schwierig und die Budgetplanung ungenau.

Die Lösung:
Setzen Sie ein Ausgabenmanagement ein, das individuelle Freigabeprozesse unterstützt und mit physischen sowie virtuellen Firmenkarten funktioniert. So geben Mitarbeitende direkt Firmenmittel aus und Rückerstattungen entfallen.

Das Marketing- und Kreativunternehmen PinPoint Mediaberichtet:

Wir haben klare Richtlinien für Firmenausgaben, und mit Payhawk stellen wir sicher, dass alle intern die Regeln einhalten. Der Workflow Designer von Payhawk ist intuitiv und erlaubt uns, die Freigabeprozesse je nach Projektabteilung flexibel anzupassen.

5. Unzureichendes Reporting

Stakeholder möchten während des Projekts über den Budgetstatus informiert sein. Die Erstellung präziser Berichte ist jedoch oft zeitaufwendig und fehleranfällig, was die Effizienz beeinträchtigt.

Die Lösung:
Setzen Sie auf automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Ausgaben sowie auf Echtzeit-Reporting und Analysefunktionen. Das macht die Budgetkontrolle deutlich einfacher.

Die Vorteile effektiver finanzieller Kontrolle im Projektmanagement

Klare und verlässliche finanzielle Kontrolle ist kein Luxus, sondern entscheidend für den Projekterfolg. Hier fünf Vorteile für Sie:

• Verbesserung der Gewinnmarge: Echtzeit-Tracking und Kostenkontrolle erhöhen Ihren ROI und sorgen für gesündere Gewinne.
• Transparenz für Stakeholder: Mit aktuellen Zahlen berichten Sie sicher über Fortschritte, ohne Nachfragen oder Unsicherheiten.
• Gezielte Ausgabensteuerung: Klare Regeln in Karten- und Ausgabenmanagement helfen allen, im Budget zu bleiben – ohne böse Überraschungen.
• Schnellere und bessere Entscheidungen: Mit verlässlichen Daten können Sie Budgets optimal planen, flexibel reagieren und Projekte skalieren.
• Früherkennung von Problemen: Behalten Sie Kostenrisiken von Anfang an im Blick und können frühzeitig gegensteuern.

So erreichen Sie finanzielle Kontrolle im Projekt

Projektkosten zu managen wirkt oft überwältigend, besonders bei mehreren Budgets, Zeitplänen und Beteiligten. Mit den richtigen Tools und Prozessen gelingt finanzielle Kontrolle jedoch mühelos – und wird zum Vorteil.

Hier die acht wichtigsten Schritte, um Ihre Projektfinanzen von Anfang bis Ende effektiv zu planen, zu überwachen und zu optimieren.

Finanzplanung von Anfang an priorisieren

Für vollständige finanzielle Kontrolle muss die Planung von Anfang an Priorität haben. Dazu gehört ein detailliertes Budget pro Projekt. Ohne klare Budgetierung drohen Überschreitungen, unübersichtliche Kosten und schwindendes Vertrauen der Beteiligten.

Interessiert an ausgeglichenen Projektbudgets? Sehen Sie sich das kurze Video (nur auf Englisch) unten an oder erfahren Sie mehr über unsere Budget-Tracking-Funktionen.

Überwachen und steuern Sie alle Projektkosten

Nutzen Sie ein System mit Echtzeit-Übersicht, das Ihnen hilft, Projektkosten besser zu kontrollieren und proaktiv fundierte Entscheidungen zu treffen.

Da sich Ergebnisse im Verlauf eines Projekts ändern können, sorgt die Echtzeit-Transparenz aller Ausgaben und eine sofortige Abstimmung für die nötige Flexibilität und Agilität bei der Reaktion auf Veränderungen.

Risiken proaktiv managen

Risiken umfassen unautorisierte oder nicht regelkonforme Ausgaben, betrügerische Spesenabrechnungen und Budgetüberschreitungen. Mit einfachen Maßnahmen wie Einmalkarten oder hochgradig anpassbaren Karteneinstellungen (etwa Ausgabenlimits, automatische Sperrungen oder spezifische Händlerbeschränkungen) behalten Sie diese Risiken im Griff.

So schützen Sie die Unternehmensmittel und ermöglichen Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig Ausgaben innerhalb eines klar definierten Rahmens.

Datenanalysen für bessere Entscheidungen nutzen

Detaillierte Daten unterstützen Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Welche Daten sind dabei relevant? Bei Payhawk bieten unsere unbegrenzten Budgetdimensionen eine präzise Übersicht darüber, wie Ihr Budget verläuft, wo und wer am meisten ausgibt. Mit Ausgabenfiltern und benutzerdefinierten Kategorien können Sie die Projektkosten noch genauer analysieren.

Die einfache Filterfunktion macht die Steuerung der Projektkosten sowohl reaktiv als auch proaktiv möglich. So können Sie jederzeit genau entscheiden, wo das Budget umverteilt werden sollte.

Tipp: Mit unseren Multi-Entity-Management-Funktionen behalten Sie auch dann den Überblick über Kosten, wenn das Projektteam aus Mitarbeitenden verschiedener Gesellschaften besteht. So bleiben alle Ausgaben vereint sichtbar.

Manuelles Tracking überflüssig machen

Projektfinanzen manuell zu verfolgen, ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann zu Budgetüberschreitungen, verpassten Meilensteinen und unnötigen Kosten führen.

Mit einem passenden Ausgabenmanagement-System automatisieren Sie den gesamten Prozess. So erhalten Sie genaue Daten, Echtzeit-Einblicke und eine Sorge weniger.

Ein Beispiel:

Sie erstellen eine Bestellung, die bestätigt wird, doch bei Lieferung stimmen die Details nicht mit den Rechnungsbelegen überein. Solche Abweichungen fallen dem menschlichen Auge leicht durch, Technik erkennt sie zuverlässig.

Bei Payhawk prüft unser Drei-Wege-Abgleich automatisch auf Unstimmigkeiten zwischen Rechnung, Bestellung und Lieferschein, damit Sie nur korrekte Beträge bezahlen.

Ein weiteres Beispiel für automatische Erfassung? Unsere OCR-Technologie. OCR (Optical Character Recognition) erleichtert Mitarbeitenden die schnelle und fehlerfreie Spesenabrechnung.

So funktioniert es: Mitarbeitende kaufen benötigte Projektmaterialien, fotografieren den Beleg, und die OCR-Technologie liest alle wichtigen Daten wie Datum, Ausgabenkategorie und Steuersätze aus.

Das reduziert betrügerische Spesen und sorgt für einen reibungslosen, fehlerfreien Prozess.

Nadia Vanuytrecht, HR & Operations Manager bei Explose Agency, sagt dazu:

Die OCR übernimmt einen Teil meiner Arbeit, erkennt doppelte Rechnungen und füllt Felder automatisch aus – das ist wie das Vier-Augen-Prinzip in der Praxis und spart viel Zeit!

Genehmigungsverzögerungen mit individuellen Workflows vermeiden

Verzögerungen bei der Genehmigung bremsen Projekte – das muss nicht sein. Intelligente, individuelle Workflows leiten Ausgabenanfragen automatisch weiter, je nach Ausgabentyp, Team oder Projekt.

Sie können kleinere Ausgaben, zum Beispiel unter 500 €, automatisch genehmigen lassen, ohne dass eine Unterschrift nötig ist. Höhere Beträge, etwa zwischen 500 und 1000 €, werden direkt an Ihren Finanzmanager weitergeleitet, der umgehend benachrichtigt wird und schnell genehmigen, ablehnen oder Rückfragen stellen kann. So bleiben die Ausgaben im Fluss, während Sie die Kontrolle behalten.

Unabhängig von der Komplexität Ihres Projekts können Sie Workflows mit passenden Auslösern, Ausgabenlimits und Genehmigenden erstellen. So folgt jede Ausgabe Ihrer Richtlinie, ohne den Prozess zu verlangsamen.

Integrieren Sie Ihre Technik für volle finanzielle Transparenz im Projekt

Nichts ist mühsamer als das manuelle Abgleichen von Daten zwischen Ausgabenmanagement und Buchhaltung. Payhawk unterstützt zahlreiche führende Integrationen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren, der durch verschiedene Systeme entsteht.

Beim Projektmanagement ist es wichtig, dass alle Ausgaben in Echtzeit mit der Buchhaltung abgeglichen werden, offene und bezahlte Posten erfasst sind und alle Buchungscodes nahtlos synchronisiert werden.

Teamkarten zuweisen, um Projektkosten zu trennen

Projektkosten neben den laufenden Ausgaben zu verwalten, kann schnell unübersichtlich werden. Daher brauchen Sie eine einfache Lösung, um Ausgaben sauber zu trennen und zu kontrollieren. Mit unseren Teamkarten können Sie geteilte Budgets einzelnen Mitarbeitenden zuweisen – entweder durch Verknüpfung ihrer bestehenden Firmenkarte oder durch Ausgabe einer neuen Karte für das Projekt. So behalten Sie die Projektkosten klar im Blick.

Volle finanzielle Kontrolle mag komplex wirken, doch mit den richtigen Werkzeugen ist sie gut erreichbar. Wenn Sie Ausgabelimits anpassen und Ihr Budget in Echtzeit transparent sehen können, treffen Sie kluge und fundierte Entscheidungen leichter.

Möchten Sie Ihre Projektkosten wie nie zuvor steuern? Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, wie detailliert Sie Ihre Projektdaten und Budgets analysieren können.