Ползите от прилагането на дигитално управление на разходите

Ако една компания работи без софтуер за управление на разходите, финансовият екип обикновено има задължението да поддържа таблица с всички разходи на компанията. Това е задача, която изисква изключително много време - всеки отделен разход трябва да се проверява ръчно. Възможността да се допусне човешка грешка също може да доведе до проблеми.

Но дори наличието на система за разходи, която обаче не организира всички данни на едно място, пак изисква служителите, които отговарят за средствата на компанията, да събират и въвеждат касови бележки и фактури на ръка. Всички разходни документи се сравняват с месечните извлечения от картите, таблицата и политиката за разходване на средства на компанията. Това често създава проблеми с изгубени разписки, бавно възстановяване на разходите и безкрайна имейл комуникация, водена от финансовия екип, за да открие навреме всички документи преди края на месеца.

За съжаление, традиционните методи за отчитане на разходите оставят и известна възможност за измамни заявки. Това може да е например служител, който получава възстановяване на сумата за отменен самолетен полет от авиокомпанията, но също така подава искане и до фирмата си за още едно възстановяване на разходите.

Изводът: традиционните системи за отчитане на разходите не могат да осигурят бързината, ефективността и прозрачността, които се изискват в днешния дигитален контекст. Бизнесът има нужда от решения от ново поколение с повишена ефективност.

Ползите от въвеждането на автоматизиран софтуер за управление на разходите

1. Следете разходите в компанията

С автоматизирана система за разходи като Payhawk финансовите директори и екипи могат да наблюдават транзакциите и бизнес разходите в реално време, в момента на изпълняването им. Ще имате пълна видимост, като следите какво и кога се харчи и като задавате индивидуални или екипни лимити. Отговорниците по бюджетите получават в реално време искания за средства от служителите и могат да ги одобрят или откажат. Служителите трябва да заявяват причина за искането за средства и ако тя не изглежда основателна, искането може да бъде отказано. Няма нужда от имейли или телефонни разговори с дълги обяснения.

2. Използвайте фирмени карти

Наред с нашия софтуер предлагаме и други плюсове, като например корпоративни карти Visa, които могат да се контролират от едно място. Имате възможност да издавате физически и виртуални фирмени карти за секунди. В други случаи, ако разполагате с голям екип, управлението на индивидуалните карти може да се превърне в голямо затруднение. Затова предлагаме интелигентна автоматизация на сметките, позволяваща управление на множество фирмени карти наведнъж. Можете да задавате правила и да ги прилагате за цели отдели само с един клик. Картите са свързани с Payhawk портфейла ви и могат да бъдат персонализирани според политиката за разходите на компанията, създавайки бърз и ефективен начин за управление на разноските на служителите по време на път.

3. Контролирайте фирмените бюджети

Проследяването на бизнес бюджетите е сериозно предизвикателство, ако не разполагате с обратна връзка за разходите на служителите в реално време, особено когато става дума за възстановяването на разходи. Payhawk дава на служителите, управляващи бюджети, мигновена видимост, като им позволява да сравняват действителните и планираните разходи и да следят оставащите средства. Можете да задавате персонализирани процедури на одобрение и да се разпореждате с искания за средства от мобилното си устройство по всяко време и място - както от бюрото в офиса, така и от кафенето в обедната почивка.

4. Дайте повече свобода на служителите си

Делегирайте на мениджърите си пълен контрол, тъй като те имат достъп до разходите на екипа, бюджетите и абонаментите – всичко това в един инструмент. Служителите с фирмени карти вече могат да се съсредоточат върху работата си и да забравят досадния процес на отчитане на разходите. Вашият счетоводен екип ще намали нуждата от ръчна работа при администрирането на фактури и осчетоводяването на разходи с карти. Освен това, ще престане да преследва служителите за неотчетени касови бележки, тъй като приложението Payhawk изпраща автоматични напомняния. Научете как да давате повече свобода на служителите си, като започнете с техните разходи.

5. Проследявайте и управлявайте абонаменти и регулярни плащания с лекота

Нашата функция за управление на абонаменти позволява на компаниите да проследяват два различни вида абонаментни и редовни плащания. Първият вид включва всички периодични банкови плащания от бизнес сметките ви. Втората функция позволява да проследявате всички абонаменти на служителите, свързани с фирмените им карти. Чрез проследяване на редовните плащания от банковите сметки и картите вашият финансов екип и отговорните за бюджетите могат да наблюдават паричните потоци и да гарантират, че винаги има достатъчно средства за други необходими дейности или за предстоящи разходи.
За служителите е стресиращо, когато даден абонамент не бъде платен от фирмената карта, защото в нея няма достатъчно наличност. Но никога повече няма да изпадате в такива ситуации – Payhawk ще ви предупреждава кога трябва да се извършат предстоящите плащания и на каква стойност ще бъдат те.

6. Интеграции

Няма смисъл да внедрявате нов софтуер, ако той не може да се сработи с този, който вече използвате. Най-добрите интеграции са тези, които не ви пречат да се движите гладко между различните програми и платформи и ви позволяват да получавате данни в реално време. Именно тези данни могат да увеличат производителността и да ви спестят време. С Payhawk ръчното качване на информация остава в миналото. Payhawk лесно синхронизира вашите разходи и разходни документи с ERP системата и счетоводния ви софтуер, като гарантира, че 100% от въведените данни са коректни.

С ползите от Payhawk оптимизираното управление на разходите може да улесни приключването на месеца за вашите служители и за вас. Ако сте готови да чуете как да внедрите оптимизирано управление на разходите във вашата компания, запишете се за демо сега.