PathoQuest accroît son efficacité opérationnelle grâce à Payhawk
Pour se débarrasser du traitement manuel des factures et harmoniser les processus sur ses entités française et américaine, PathoQuest a fait le choix d’une solution unifiée, qui s’intègre nativement avec son ERP (NetSuite).
Siège social
Industrie
Nb de salariés
Déploiement de Payhawk
Fonctionnalités préférées
- Intégration NetSuite
- Gestion multi-entités
- Workflows d'approbation
PathoQuest propose des solutions de contrôle qualité des biomédicaments par séquençage de nouvelle génération (NGS). PathoQuest est moteur d’innovation en matière de contrôle qualité pour délivrer de nouvelles biothérapies rapidement aux patients. PathoQuest dispose d'une équipe de 50 experts en génomique répartis sur deux sites en France (Paris) et aux Etats-Unis (Wayne, PA). L’entreprise avait donc besoin d’une solution de gestion des dépenses qui lui permette d’automatiser et d’unifier les processus sur ces deux entités.
Nous avons rencontré Tristan Poisson, Analyste comptable et financier chez PathoQuest pour en discuter.
"Lorsque j’ai rejoint PathoQuest, l'ERP n'était pas utilisé au maximum de ses fonctionnalités, mon objectif était de gagner du temps sur les tâches chronophages pour que l’on puisse consacrer à d'autres tâches plus intéressantes. Aujourd'hui, le deal est complètement rempli. L’intégration permet d’éviter les allers-retours entre différents intégrateurs, le paramétrage initial est crucial. Puis la saisie automatique nous fait gagner un temps précieux, les différentes étapes de soumission, validation, contrôle et import dans NetSuite, tout est automatisé en respectant les codes analytiques."
Les enjeux de PathoQuest
Lorsque Tristan Poisson a rejoint PathoQuest, aucune solution de gestion des dépenses n’était en place. La validation des paiements était faite manuellement, ce qui était inefficace et chronophage.
“Quand je suis arrivé, tout était fait à la main, il fallait imprimer les factures, solliciter le DAF et la DRH. L’idée était d’automatiser tout ça, donc de choisir une solution de gestion des dépenses.”
PathoQuest s’est d’abord tourné vers une solution concurrente mais qui ne disposait pas d’intégration native à son ERP, Oracle NetSuite. Le gain de temps recherché n’était donc pas au rendez-vous.
L’entreprise a donc choisi Payhawk pour deux raisons majeurs : une intégration native à NetSuite (connectée en quelques clics) et la disponibilité de la solution aux États-Unis.
Les bénéfices de Payhawk pour PathoQuest
Dématérialisation et automatisation des processus
PathoQuest a fait la transition vers Payhawk début 2022, l’automatisation des processus en place a été rapide et efficace, sans difficulté particulière en termes de timing.
Les cartes d’entreprise, majoritairement utilisées par l’équipe commerciale, ont permis d'autonomiser les collaborateurs : les équipes disposent de leur propre carte physique, soumettent leurs justificatifs et ont recours aux cartes virtuelles en cas de demandes ponctuelles. Chacun peut générer ses demandes de cartes virtuelles et gérer son budget tout en centralisant les factures et les notes de frais. Les workflows d’approbation sont modulables selon les besoins, ce qui permet à l’équipe Finance d’être agile et réactive.
Grâce aux cartes Payhawk et à la technologie OCR qui permet de faciliter la saisie des reçus, c’est toute la gestion des dépenses qui est automatisée, sans avoir à s’embarrasser de reçus et de factures papier. Une dématérialisation qui fait gagner un temps considérable aux collaborateurs, comme à l’équipe Finance.
Une intégration NetSuite simple et efficace
Le déploiement de Payhawk a largement été facilité par l’intégration native de la solution avec NetSuite par API. En effet, Payhawk est Membre officiel du réseau de partenaires SuiteCloud Developer Network (SDN) de NetSuite, bénéficie du statut “Built for NetSuite”, et l’application est disponible dans la marketplace SuiteApp.
Tristan Poisson raconte :
“Lorsque j’ai rejoint PathoQuest, l'ERP n'était pas utilisé au maximum de ses fonctionnalités, mon objectif était de gagner du temps sur les tâches chronophages pour que l’on puisse consacrer à d'autres tâches plus intéressantes. Aujourd'hui, le deal est complètement rempli. L’intégration permet d’éviter les allers-retours entre différents intégrateurs, le paramétrage initial est crucial. Puis la saisie automatique nous fait gagner un temps précieux, les différentes étapes de soumission, validation, contrôle et import dans NetSuite, tout est automatisé en respectant les codes analytiques.”
L’intégration NetSuite a également permis d’harmoniser les processus financiers entre la filiale français et la filiale américaine de PathoQuest :
“Tout est automatisé, Payhawk fonctionne aux États-Unis pour notre filiale là-bas, ce qui nous a permis de dupliquer les processus financiers entre les filiales, de les harmoniser et d’avoir une seule facture pour les deux entités”, explique Tristan Poisson.
Un gain de temps considérable
Tristan Poisson et son équipe apprécient particulièrement l’efficacité de la solution, qui leur permet de regagner du temps précieux en automatisant le suivi des dépenses et le tracking pour récupérer les justificatifs.
PathoQuest était à la recherche d’une solution qui propose un algorithme apprenant, pour catégoriser automatiquement les dépenses et ne pas perdre de temps à re-saisir :
Saisir une facture me prend 10 secondes. La pré-saisie et la saisie se font directement dans Payhawk, avec nos axes analytiques pré-formatés. Le logiciel de scanning récupère les données importantes, il est capable de comprendre le compte comptable, les axes analytiques, quel département, etc. Derrière, nous avons un schéma de validation qui est construit dans l’outil, tout est paramétrable à l’envi (montant, département…). De cette façon, la saisie des factures est automatisée à 90%, le schéma de validation se déclenche, la validation par la partie prenant concernée et après l’étape de validation avant déversement dans l’ERP (à charge du comptable ou de l’admin).
Aujourd’hui, la majorité des flux financiers de PathoQuest transitent dans Payhawk, notamment tous les frais généraux.
L’accompagnement pour une conduite du changement réussie
Chez PathoQuest, c’est Tristan Poisson qui s’est occupé de l’implémentation de Payhawk. L’outil étant très ergonomique, cela ne lui a pris qu’un mois.
Il raconte : “La plateforme est intuitive et ne requiert pas de formation particulière. Tout le monde était assez demandeur et tout le monde utilise l'outil aujourd'hui. Donc l’adoption s’est faite très rapidement.”
Il explique également que l'intégration NetSuite a été très facile à mettre en place et qu’il a été accompagné par une équipe “réactive, efficace et sympathique”.
Aujourd’hui, il est accompagné par un Account Manager de manière régulière, toujours disponible et qui le tient informé des nouvelles fonctionnalités de la plateforme. Tristan Poisson note également que le “support est très réactif en cas de pépin”.
Plus de témoignages clients
Gérez vos dépenses à l'international
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
Libérez le potentiel de vos équipes Finance !
Payhawk Limited 2024, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payrnet Limited in the UK and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.