Gestion autonome des dépenses : un ROI sous-estimé

De nombreux professionnels de la finance sont encore frileux et hésitent à choisir une solution de gestion des dépenses, souvent par crainte de donner trop d’autonomie aux salariés sur les finances de l’entreprise. Pourtant, autonomie ne veut pas dire perte de contrôle, bien au contraire ! Dans ce blog, nous revenons sur ce qu'est la gestion autonome des dépenses et sur son impact, notamment commercial.

Qu'est-ce que la gestion autonome des dépenses ?

Selon le magazine Forbes, la gestion autonome des dépenses, appelée Spend Culture en anglais, se définit comme “une partie de la culture organisationnelle d'une entreprise, composée de croyances, de valeurs et de pratiques partagées qui déterminent comment, pourquoi et quand l'argent est dépensé”.

La gestion autonome des dépenses fait donc référence à la manière dont les ressources financières de l’entreprise sont gérées et dépensées.

Selon la culture d'entreprise ou le secteur dans lequel une entreprise opère, elle peut se matérialiser différemment selon ces aspects :

• Budgétisation : la manière dont les entreprises établissent leurs plans budgétaires.
• Contrôle des coûts : le degré de contrôle et de réduction des coûts.
• Investissements : la volonté d'investir dans de nouveaux projets.
• Politique de dépenses : les règles relatives aux dépenses telles que les déplacements professionnels par exemple.
• Transparence : l'ouverture et la responsabilité des décisions financières.

Mais une gestion autonome des dépenses forte ne se résume pas à des règles et des processus, elle concerne également la manière dont les entreprises gèrent l'autonomie et la responsabilité des collaborateurs.

Pourquoi les équipes Finance restent réticentes à l'idée de donner de l'autonomie

Notre enquête menée auprès de 1 000 responsables financiers en Europe démontre que la plus grande crainte est la fraude (51 %), suivie d'un manque de visibilité sur les dépenses (47 %) et d'un manque de confiance (44 %). De plus, les équipes Finance craignent de perdre le contrôle des dépenses (39 %) et de commettre des erreurs (35 %). En d'autres termes, le manque de contrôle des dépenses freine les entreprises.
Et pourtant… Adopter une gestion plus autonome des dépenses est la clé pour plus de contrôle, plus de productivité et moins de risques.

Les avantages d'une gestion plus autonome des dépenses

Les opportunités offertes par une gestion autonome des dépenses sont nombreuses. 49 % des professionnels de la finance notent que le « contrôle financier » est beaucoup plus facile à gérer. 47 % indiquent qu'ils peuvent gagner en efficacité et 45 % réduire les coûts grâce à une meilleure gestion des dépenses.

Prenons l’exemple de Flowdesk : la société est en hypercroissance et compte donc de plus en plus de salariés, répartis sur plusieurs entités. Les déplacements professionnels auraient pu très vite devenir un casse-tête.

Mais grâce à l’intégration TravelPerk proposée par Payhawk, tout est simple et pratique.

Grâce à cette intégration, les collaborateurs de Flowdesk peuvent accéder à un catalogue complet pour gérer vos réservations de vols, de trains, d'hôtels, etc. La politique de déplacements professionnels est intégrée à TravelPerk, pour une plus grande flexibilité sur les remboursements.

Côté comptabilité, le rapprochement des factures s'effectue toutes les heures entre Payhawk, peu importe le mode de paiement utilisé. Pour le règlement des frais engagés via TravelPerk, Payhawk propose le paiement par carte ou le paiement des factures par virement mensuel ou hebdomadaire.

Pour Kolsquare, c’est l’usage des cartes d’entreprise qui a fait la différence. Auparavant, chaque collaborateur Kolsquare devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”

Les plateformes de gestion des dépenses comme Payhawk aident donc non seulement les entreprises à simplifier leurs processus financiers, mais aussi à créer une culture dans laquelle les dépenses sont gérées de manière plus transparente, efficace et stratégique. Et c'est précisément ce confort dont les équipes Finance et les salariés ont besoin, de façon à se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Une solution simple pour maximiser son ROI

Meilleur contrôle financier, efficacité accrue, réduction des coûts… Les bénéfices d’une gestion plus autonome des dépenses sont nombreux. En apportant de petites améliorations à la manière dont les dépenses sont gérées, les entreprises peuvent avoir un impact majeur sur leur santé financière et leur efficacité globales.

Avec les bons outils et la bonne approche, il est possible de créer une culture qui non seulement améliore la performance financière, mais contribue également à la croissance et à la pérennité de l'entreprise.

Alors si, vous aussi, vous souhaitez reprendre le contrôle des dépenses de votre entreprise, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.