Die geschäftlichen Auswirkungen einer starken Ausgabenkultur

Viele Finanzverantwortliche sehen bei der Einführung einer gesunden Ausgabenkultur zahlreiche Hürden. Doch muss das wirklich so kompliziert sein? In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was eine Ausgabenkultur ist und welchen Einfluss sie auf Ihr Unternehmen haben kann.

Was ist eine Ausgabenkultur?

Laut Forbes ist eine Ausgabenkultur ein Bestandteil der Unternehmenskultur – bestehend aus gemeinsamen Überzeugungen, Werten und Verhaltensweisen, die bestimmen, wie, warum und wann Geld ausgegeben wird.

Im Unternehmenskontext beschreibt die Ausgabenkultur also den Umgang mit finanziellen Ressourcen – wie diese verwaltet und eingesetzt werden. Dieser Umgang kann stark variieren und hängt unter anderem von der Unternehmenskultur oder der jeweiligen Branche ab. Werden Ausgaben nicht sorgfältig gesteuert, kann das erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Deshalb ist es entscheidend, möglichst früh eine klare und gesunde Ausgabenkultur zu etablieren.

Die Definition einer Ausgabenkultur umfasst mehrere Aspekte:

• Budgetierung: wie Unternehmen Budgets aufstellen und planen.
• Kostenkontrolle: in welchem Maß Ausgaben überwacht und reduziert werden.
• Investitionen: die Bereitschaft, in neue Projekte zu investieren.
• Ausgabenrichtlinien: Regeln für Ausgaben wie etwa für Reisen oder Marketing.
• Transparenz: Offenheit und Rechenschaft bei finanziellen Entscheidungen.

Doch eine starke Ausgabenkultur besteht nicht nur aus Regeln und Prozessen – sie zeigt sich vor allem darin, wie Unternehmen mit Autonomie und Verantwortung umgehen. Und genau hier liegt die Herausforderung: Viele Finanzteams zögern, Mitarbeitenden mehr Freiheit bei Ausgaben zu gewähren. Warum? Die Angst, die Kontrolle zu verlieren, überwiegt.

Warum Finanzteams zögern, Autonomie zu gewähren

Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung zu geben, klingt nach einem logischen Schritt – für viele Unternehmen fühlt es sich jedoch wie ein Sprung ins Ungewisse an. Unsere Umfrage unter 1.000 Finanzverantwortlichen in Europa zeigt: Die größte Sorge ist Betrug (51 %), gefolgt von mangelnder Transparenz bei Ausgaben (47 %) und fehlendem Vertrauen (44 %). Zudem befürchten 39 % der Befragten, die Kontrolle über Ausgaben zu verlieren, und 35 % sehen das Risiko von Fehlern. Kurz gesagt: Der fehlende Überblick über Ausgaben bremst Unternehmen aus. Ironischerweise ist es jedoch gerade eine starke Ausgabenkultur, die zu mehr Kontrolle, weniger Risiken und effizienteren Prozessen führt.

Die Chancen einer starken Ausgabenkultur

Die Vorteile einer gefestigten Ausgabenkultur sind vielfältig. 49 % der Finanzverantwortlichen geben an, dass sich die finanzielle Kontrolle deutlich einfacher gestalten lässt. 47 % berichten von Effizienzgewinnen, und 45 % konnten durch eine klare Ausgabenstruktur Kosten einsparen.

So spart Payhawk-Kunde Kamera Express, ein führender Händler für Foto- und Videoausrüstung, inzwischen die Hälfte der Zeit beim Ausgabenmanagement – allein durch die Einführung einer einzigen Lösung. Ahmed Mustafa, Financial Controller bei Kamera Express, beschreibt die Situation vor Payhawk:

Für Spesenabrechnungen mussten Mitarbeitende ein Formular herunterladen, ausfüllen, von ihrer Führungskraft unterschreiben lassen und anschließend per E-Mail an die Finanzabteilung senden. Dieser Prozess dauerte mitunter mehrere Tage.

Heute, mit Payhawk, berichtet Ahmed:

Mit Payhawk konnte mein Kollege die Zeit, die er für die Bearbeitung von Spesen aufwendet, halbieren.

Auch das Mobilitätsunternehmen TIER-Dott konnte durch den Umstieg von drei Tools auf Payhawk einen Effizienzsprung erzielen. Ilia Shabrov, Head of Finance Systems, erklärt:

Wir haben zuvor drei Tools verwendet, die eigentlich nicht dafür geeignet waren. Die Verwaltung war sehr aufwendig, da vieles manuell erledigt werden musste – und keine dieser Lösungen bot die Funktionen, die wir wirklich brauchten.

Nach der Einführung von Payhawk hat sich ihr Finanzprozess grundlegend verändert. Heute profitiert das Unternehmen von einem Maß an Kontrolle, das mit den früheren Tools nicht möglich war. Ilia ergänzt:

Im Vergleich zu früher haben wir jetzt einen klar strukturierten Freigabeprozess. Die Integration mit NetSuite ermöglicht es uns, Ausgaben nahtlos zu verwalten und direkt mit Budgets zu verknüpfen.

Moderne Plattformen für das Ausgabenmanagement helfen Unternehmen also nicht nur dabei, Finanzprozesse zu vereinfachen, sondern auch eine Kultur zu etablieren, in der Ausgaben transparenter, effizienter und strategischer gehandhabt werden. Und genau diese Einfachheit ist es, die Finanzteams und Mitarbeitende im Alltag brauchen.

Vladan, Gründer von Nobel Recruitment, erlebt das selbst:

Ich habe Payhawk mit Apple Pay verbunden – das macht Zahlungen noch einfacher. Danach scanne ich meinen Beleg direkt ein, sodass mein Portemonnaie frei bleibt von herumfliegenden Quittungen. Die direkte Digitalisierung macht den gesamten Ablauf deutlich unkomplizierter.

Kleine Verbesserung mit großer Wirkung

Die Untersuchung von Payhawk zeigt: Obwohl viele CFOs und Finanzverantwortliche mit dem Konzept einer Ausgabenkultur vertraut sind, setzt nur ein kleiner Teil konkrete Maßnahmen um. Der Grund? Oft liegt es an der vermeintlichen Komplexität des Themas. Doch wie in diesem Beitrag deutlich wird, muss die Definition und Verwaltung einer gesunden Ausgabenkultur keineswegs kompliziert sein.

Eine klar definierte Ausgabenkultur bringt messbare Vorteile: bessere finanzielle Kontrolle, höhere Effizienz und spürbare Kosteneinsparungen. Schon kleine Verbesserungen im Ausgabenmanagement können einen großen Einfluss auf die finanzielle Stabilität und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens haben.

Es ist an der Zeit, dass Finanzverantwortliche die Herausforderung annehmen und die Chancen einer starken Ausgabenkultur nutzen. Mit den richtigen Tools und dem passenden Ansatz lässt sich eine Kultur schaffen, die nicht nur die Finanzleistung verbessert, sondern auch das Wachstum und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens stärkt. Wir zeigen Ihnen gerne, wie das geht. Buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Experten.