Uit onderzoek van Payhawk blijkt dat 85% van de CFO’s en finance professionals het concept van een uitgavencultuur kent. 61% hiervan begrijpt ook de daadwerkelijke voordelen. Maar tot onze grote verbazing neemt slechts 31% daarvan actie om een goede uitgavencultuur te definiëren en te managen.
Veel van de finance professionals zien beren op de weg tijdens de implementatie van een goede uitgavencultuur. Maar moet dit werkelijk zo complex te zijn? In deze blog leggen we je uit wat uitgavencultuur is en wat de impact ervan is.
Volgens Forbes, is een uitgavencultuur: Een onderdeel van de organisatiecultuur van een bedrijf, bestaande uit gedeelde overtuigingen, waarden en praktijken die bepalen hoe, waarom en wanneer geld wordt uitgegeven.
In het bedrijfsleven verwijst een uitgavencultuur dus naar de manier waarop de financiële middelen worden beheerd en besteed. Dit kan sterk variëren en is afhankelijk van verschillende factoren zoals bedrijfscultuur of de sector waarin een bedrijf actief is. Wanneer uitgaven niet goed beheerd worden kan dit grote gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om in een zo vroeg mogelijk stadium een goede uitgavencultuur te definiëren.
Het definiëren van een uitgavencultuur bevat verschillende aspecten:
Maar een sterke uitgavencultuur gaat niet alleen over regels en processen—het draait ook om de manier waarop bedrijven omgaan met autonomie en verantwoordelijkheid. Maar juist daar wringt de schoen. Veel financiële teams aarzelen om medewerkers meer vrijheid te geven in hun uitgaven. Waarom? De angst om de controle te verliezen overheerst.
Meer autonomie geven aan medewerkers klinkt als een logische stap, maar voor veel bedrijven voelt het als een sprong in het diepe. Uit ons onderzoek onder 1.000 finance leaders in Europa blijkt dat de grootste angst fraude is (51%), gevolgd door een gebrek aan inzicht in uitgaven (47%) en een gebrek aan vertrouwen (44%). Daarnaast vrezen financiële teams dat ze de controle over uitgaven verliezen (39%) en dat er fouten worden gemaakt (35%). Met andere woorden: het gebrek aan grip op uitgaven houdt bedrijven tegen. Maar ironisch genoeg is juist een sterke uitgavencultuur de sleutel tot meer controle, minder risico’s en efficiënter werken.
De kansen die een sterke uitgavencultuur biedt zijn legio. 49% van de finance professionals merken op dat ‘financial control’ een stuk makkelijker te beheren is. Daarnaast geeft 47% aan een efficiencyslag te kunnen maken en 45% kosten bespaart met een goede uitgavencultuur.
Zo is Payhawk-klant Kamera Express, een toonaangevende retailer in foto- en videoapparatuur, nu de helft minder tijd kwijt aan uitgavenbeheer en dat alleen door het implementeren van één enkele oplossing. Ahmed Mustafa, Financial Controller bij Kamera Express vertelt hoe de situatie eruit zag vóór Payhawk: ‘Voor declaraties moesten medewerkers een formulier downloaden, invullen, laten ondertekenen door hun manager en vervolgens mailen naar de financiële administratie. Dit proces duurde soms dagen.’
Nu, met Payhawk vertelt Ahmed:
Met Payhawk heeft mijn collega de tijd die hij aan het verwerken van declaraties besteedde, kunnen halveren.
Ook het mobilitieitsbedrijf TIER-Dott wist een efficiëntieslag te maken van drie tools naar alleen Payhawk, zo zegt Ilia Shabrov, Head of Finance Systems: ‘We gebruikten drie tools die eigenlijk niet geschikt waren. Het beheren ervan vergde veel handmatig werk, en geen van deze tools bood de functionaliteit die we echt nodig hadden.’
Na de implementatie van Payhawk, vertelt Ilia dat hun financiële processen een transformatie doormaakte. Ze ervaren nu een niveau van controle dat met hun eerdere tools niet mogelijk was. Ilia:
In vergelijking met vroeger hebben we nu een goed gestructureerd goedkeuringsproces. De integratie met NetSuite zorgt ervoor dat onze uitgaven naadloos worden beheerd en gekoppeld zijn aan budgetten.
Vooraanstaande uitgavenbeheer platformen helpen bedrijven dus niet alleen met het vereenvoudigen van financiële processen, maar ook met het creëren van een cultuur waarin uitgaven transparanter, efficiënter en strategischer worden beheerd. En dat gemak is precies wat finance teams en medewerkers nodig hebben in hun dagelijkse werkzaamheden.
Vladan, Founder van Nobel Recruitment, ervaart dit zelf:
Ik heb Payhawk gekoppeld aan mijn Apple Pay, wat betalingen nog gemakkelijker maakt. Daarna scan ik mijn bonnetjes gelijk, waardoor mijn portemonnee vrij blijft van rondslingerende bonnetjes. Het gemak van directe digitalisering maakt het hele proces aanzienlijk eenvoudiger.
Het onderzoek van Payhawk toont aan dat hoewel veel CFO's en finance professionals bekend zijn met het concept van een uitgavencultuur, slechts een klein percentage daadwerkelijk stappen onderneemt om deze te implementeren. Dit komt vaak door de vermeende complexiteit van het proces. Echter, zoals we in deze blog hebben laten zien, hoeft het definiëren en managen van een goede uitgavencultuur niet ingewikkeld te zijn.
Een goed gedefinieerde uitgavencultuur kan aanzienlijke voordelen opleveren, zoals verbeterde financiële controle, verhoogde efficiëntie en kostenbesparingen. Door kleine verbeteringen door te voeren in de manier waarop uitgaven worden beheerd, kunnen bedrijven een grote impact maken op hun algehele financiële gezondheid en efficiëntie.
Het is tijd voor finance professionals om de uitdagingen te adresseren en de voordelen van een sterke uitgavencultuur te omarmen. Met de juiste tools en aanpak is het mogelijk om een cultuur te creëren die niet alleen de financiële prestaties verbetert, maar ook bijdraagt aan de groei en duurzaamheid van het bedrijf. Wij vertellen je graag alles over het creëren van een gezonde uitgavencultuur. Boek gauw een demo met één van onze experts.
In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
