Témoignages : ces 10 entreprises qui ont opté pour une gestion plus autonome de leurs dépenses

Vous aspirez à révolutionner les finances de votre entreprise ? En optant pour une gestion des dépenses qui confère davantage d’autonomie à vos salariés, ce rêve pourrait bien devenir réalité. Il ne s'agit pas seulement d’effectuer un simple suivi de vos dépenses, mais plutôt d'intégrer vos politiques financières et votre processus de prise de décisions à vos opérations quotidiennes et de les appliquer à votre culture d’entreprise.

Afin d’illustrer comment la gestion autonome des dépenses permet de rationaliser les processus financiers, améliorer la responsabilité et favoriser une croissance durable, nous avons recueilli les témoignages de dix de nos clients, qui ont adopté Payhawk dans le but de gérer leurs finances de manière efficace et transparente.

Maîtriser la gestion autonome des dépenses : les outils et les stratégies à privilégier pour contrôler efficacement ses dépenses et stimuler sa croissance

Aujourd’hui, recourir à des outils avancés de gestion des dépenses constitue une étape essentielle pour les entreprises désireuses de favoriser l’autonomie de leurs salariés et donc de gagner en efficacité. Grâce à ces outils, les entreprises peuvent désormais répartir précisément leurs dépenses dans des catégories spécifiques, ce qui leur permet de bénéficier d'un suivi des dépenses détaillé et d'une gestion budgétaire efficace. En d’autres termes, il s'agit de s'assurer que les bonnes personnes ont toujours les bonnes informations à portée de main.

En outre, donner à vos salariés les moyens de gérer leurs propres dépenses par eux-mêmes constitue une autre avancée notable dans la mise en place d’une gestion des dépenses autonome. En les dotant des outils nécessaires pour effectuer un suivi de leurs dépenses et préparer un reporting financier, vous insufflez une culture basée sur la transparence et la responsabilité. De plus, l'automatisation de ces processus leur permet de gagner un temps précieux en réduisant considérablement les interventions manuelles, mais également d’améliorer la prise de décisions.

Pour cela, il est également primordial de disposer de workflows d’approbation personnalisés ainsi que d’une visibilité sur les dépenses en temps réel. Ces workflows permettent de définir des contrôles de dépenses pour l’ensemble des équipes et de s'assurer que les frais engagés restent dans les limites de la politique de dépenses en vigueur au sein de l’entreprise. Cette approche permet de garder constamment le contrôle sur les dépenses – même lorsque l’entreprise se développe – et aide les salariés à se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En résumé, le fait d’opter pour une gestion plus autonome des dépenses est non seulement une bonne pratique à mettre en place, mais également une étape essentielle pour stimuler la croissance des entreprises et assurer leur stabilité financière. En s’appuyant sur les bons outils et en adoptant une approche collaborative, les entreprises peuvent ainsi améliorer leur contrôle des dépenses, gagner en efficacité et s'assurer que toutes les dépenses effectuées sont cohérentes avec leurs objectifs stratégiques.

Grâce à Payhawk, de nombreuses entreprises du monde entier sont parvenues à gagner en transparence et en efficacité en optant pour une gestion autonome de leurs dépenses. Nous avons recueilli les témoignages de dix d'entre elles :

1. GDS Group : favoriser la collaboration et gagner en efficacité

Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group, souligne l'impact transformateur de Payhawk sur les processus financiers de l’entreprise :

Ce qui est formidable avec Payhawk, c'est le degré de collaboration qui existe désormais entre l’équipe Finance et le reste de l'entreprise. Payhawk a vraiment aidé l’équipe Finance à jouer un rôle de facilitateur. »
En octroyant davantage d’autonomie à l’équipe Finance, celle-ci est désormais en mesure de travailler en plus étroite collaboration avec les autres services de l’entreprise. De fait, elle contribue à favoriser une culture de responsabilité financière et de partage d’objectifs communs, mais également à responsabiliser chaque salarié.

Hannah Dobson, VP Commercial chez GDS Group, ajoute :

Payhawk m'a fait gagner du temps, mais surtout, a fait gagner du temps à mon équipe. C'est super car je peux désormais demander à mon équipe d’effectuer leurs propres dépenses et je peux les approuver à distance rapidement. L’application offre une excellente expérience aux utilisateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. »
En simplifiant leur processus de gestion des dépenses, Payhawk a permis à GDS Group de gagner un temps précieux pour permettre à l'équipe Finance de se concentrer sur des initiatives stratégiques, améliorant ainsi la productivité globale de l’entreprise.

En simplifiant leur processus de gestion des dépenses, Payhawk a permis à GDS Group de gagner un temps précieux pour permettre à l'équipe Finance de se concentrer sur des initiatives stratégiques, améliorant ainsi la productivité globale de l’entreprise.

2. State of Play Hospitality : définir des contrôles de dépenses personnalisés

Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play Hospitality, explique à quel point il est fondamental de bénéficier d’un suivi des dépenses détaillé :

Nous nous appuyons sur les paramètres personnalisables de Payhawk pour distinguer nos différents sites et analyser les performances. Nous créons des champs personnalisés que nos titulaires de cartes utilisent pour catégoriser leurs dépenses. Ainsi, qu'il s'agisse de catégoriser les dépenses entre les sites ou de les classer dans la bonne catégorie du grand livre, cela nous est extrêmement utile pour mieux répartir les dépenses.

Cette approche a apporté à l'équipe Finance deux éléments essentiels qui lui manquaient auparavant, à savoir :

• des données transparentes et actualisées sur les dépenses effectuées
• une meilleure visibilité sur les dépenses engagées par les salariés, ainsi qu’une culture de la responsabilité.

Désormais, l'équipe peut vérifier si ses prévisions de dépenses sont exactes et quelles données ont besoin d’être modifiées, ce qui permet de gagner en transparence et en agilité.

À la fin de la période, nous examinons deux choses. Premièrement, avons-nous été en mesure de prévoir correctement nos dépenses ? Pour cela, nous mettons Payhawk directement entre les mains de nos responsables de sites afin qu'ils puissent rendre compte de leurs dépenses. Cette approche signifie qu'ils peuvent suivre les dépenses par rapport à leur budget et s'assurer qu'ils le respectent dans chaque catégorie du grand livre. Ensuite, à la fin de la période, nous examinons l'écart par rapport au budget – pour voir si une catégorie de dépenses a dépassé ou n'a pas atteint le budget. Payhawk nous permet de repérer très rapidement les dépassements de budget sur des points spécifiques, par exemple si nous constatons que nous dépensons trop ou plus que prévu et à optimiser notre P&L très rapidement.

Depuis que l’équipe de State of Play a adopté notre solution tout-en-un de gestion des dépenses, elle bénéficie de nombreux avantages, tels qu’un reporting financier en temps réel, des champs personnalisables, ou encore une amélioration de sa capacité à surveiller et à contrôler ses dépenses professionnelles, ce qui lui permet d'atteindre ses objectifs financiers.

3. Wellpointe Inc. : rationaliser les processus financiers

Chez Wellpointe Inc, le CEO et co-fondateur George Kutnerian souligne la façon dont Payhawk a contribué à éliminer les activités sans valeur ajoutée dans leurs processus comptables et à permettre aux salariés d’effectuer correctement le suivi de leurs dépenses professionnelles :

Payhawk nous aide à libérer le service comptable de ce que je considère comme une activité ‘‘sans valeur ajoutée’’. Nous avons par exemple donné la possibilité à nos salariés qui effectuent des dépenses de catégoriser leurs propres transactions avec Payhawk. Et quand je dis ‘‘catégoriser’’, je ne veux pas dire qu'ils se contentent de laisser une note à côté ; notre plan comptable se trouve dans Payhawk. Ainsi, chaque salarié est en mesure de l’exploiter et de catégoriser la transaction de manière appropriée.

Cette autonomie octroyée aux salariés permet ainsi de s’assurer que les transactions sont correctement catégorisées dès que l’achat a été effectué, ce qui permet aux équipes de gagner en transparence et en responsabilité.

4. Heroes : automatiser les processus et la synchronisation avec l’ERP pour gagner du temps

Pour Giancarlo Bruni, directeur financier de l'entreprise d’e-commerce Heroes, qui connaît une croissance rapide, cette autonomie dans la gestion des dépenses doit faire partie intégrante de la culture d'entreprise. Giancarlo et son équipe ont gagné du temps et sont devenus plus efficaces grâce à Payhawk :

Aujourd’hui, travailler sans solution de gestion des dépenses professionnelles et sans ERP, c'est un peu comme conduire une voiture vieille de 30 ans : tout avance très lentement et on se retrouve souvent dans une position inconfortable. Certaines entreprises disposent d’un back-office avec 25 personnes qui passent leur temps à saisir des chiffres, mais ce n'est ni efficace, ni nécessaire. Nous préférons travailler aux côtés de Payhawk pour automatiser nos processus, effectuer des intégrations et réaliser des économies sur les effectifs.

Giancarlo Bruni souligne également la visibilité sur les dépenses en temps réel offerte par Payhawk grâce à une intégration native avec l’ERP Oracle NetSuite.

En tant que directeur financier, je veux savoir combien d'argent et de bénéfices nous avons obtenus en temps réel et quels sont les leviers que je dois actionner. Nous devons également connaître l’état de notre stock, y compris la date d'arrivée des produits, la quantité de produits en transit et s’il est nécessaire de passer de nouvelles commandes. Je peux avoir accès à toutes ces données via mon ERP et je dispose également d’une visibilité sur les dépenses en temps réel grâce à une intégration native avec mon logiciel de gestion des dépenses.

Ainsi, en automatisant et en intégrant les processus financiers de manière native, Heroes a considérablement gagné en efficacité et a amélioré la prise de décision, ce qui lui permet de garder une longueur d'avance sur un marché hautement concurrentiel.

5. Rentals United : améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses

Javier Gorena, DAF chez Rentals United, décrit comment Payhawk a transformé leur gestion des dépenses professionnelles, contribuant ainsi à favoriser l’autonomie des salariés en leur permettant de choisir différents niveaux d'approbation et des workflows personnalisables :

Avant Payhawk ? Les processus étaient effectués manuellement et il y avait peu de visibilité en matière de dépenses ou de budget. Maintenant, c'est une autre histoire. Nous apprécions Payhawk car il s'adapte à notre réglementation et à nos besoins. Nous pouvons créer des départements ou des équipes et mettre en place un workflow d'approbation des dépenses personnalisé avec différents niveaux d'approbation en fonction du montant que nous souhaitons dépenser. Cela nous permet de respecter plus facilement nos budgets et de mettre en œuvre notre stratégie commerciale.
Oui, d'autres outils peuvent aider à gérer les dépenses. Mais aucun ne le fait comme Payhawk. En plus d’être plus complet, il est aussi plus visuel. Contrairement aux solutions concurrentes que j’ai pu utiliser auparavant, Payhawk me donne tout le contrôle et toute la visibilité dont j'ai besoin pour prendre les meilleures décisions.

En adoptant la solution Payhawk, l’équipe Finance de Rentals United a pu rationaliser la gestion de ses dépenses professionnelles et favoriser le respect de ses politiques de dépenses en alliant flexibilité et contrôle.

6. VICIO : accompagner une entreprise en hypercroissance

Tout comme Giancarlo Bruni chez Heroes, Adrià Vázquez, DAF chez VICIO, met en lumière l'importance de disposer de processus évolutifs pour favoriser une croissance rapide – et cette rapidité passe par l’autonomie des salariés en matière de gestion des dépenses.

Lorsque vous souhaitez évoluer rapidement, tous vos processus doivent être vraiment évolutifs. Grâce à Payhawk, nous assurons la visibilité et le contrôle des dépenses, même si le nombre de reçus et de factures augmente. Aujourd’hui, je ne peux plus imaginer l'équipe Finance travailler d'une autre façon ; grâce à la technologie, nous pouvons désormais accomplir des tâches plus rapidement et sans erreurs.

En outre, Adrià Vázquez souligne l'importance d’opter pour une solution de gestion des dépenses qui permet d’octroyer davantage de liberté aux salariés tout en leur fournissant un cadre bien défini, afin de bénéficier d’un meilleur contrôle et d’une meilleure visibilité sur leurs dépenses.

Je suis convaincu que nous gérons mieux nos dépenses grâce aux contrôles personnalisables disponibles dans Payhawk et à la visibilité des dépenses en temps réel. Tout ce qui sort du cadre de la politique peut représenter un risque pour l'entreprise. En gardant le contrôle, nous pouvons évaluer la rentabilité de nos actions et nous améliorer continuellement. Il ne s'agit pas de contrôler notre équipe, car nos collaborateurs sont très compétents ; il s'agit de contrôler les chiffres afin d’anticiper, d’établir des priorités et de se concentrer sur des enjeux plus importants.

En instaurant une gestion des dépenses à la fois libre et bien encadrée auprès de ses salariés, VICIO s'assure que ses pratiques financières accompagnent sa croissance rapide tout en maintenant l'intégrité et la rentabilité de ses opérations.

7. Mercell : améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses professionnelles

Chez Mercell, l'introduction d'outils de gestion des dépenses a considérablement transformé les processus financiers, notamment en offrant plus d’autonomie aux salariés dans le cadre de leurs opérations quotidiennes et en les responsabilisant davantage. Louis Gossieau, directeur du marketing opérationnel, met en lumière les avantages obtenus :

Payhawk nous informe sur le budget mensuel disponible et sur les dépenses effectuées. Ainsi, nous savons tout de suite le budget qu’il nous reste. Ce n'était pas le cas auparavant, lorsque nous utilisions tous la même carte d'entreprise.

La fonctionnalité préférée de Louis Gossieau reste la possibilité d'attribuer des politiques de dépenses à chaque salarié, ce qui leur permet de gérer leur budget de façon autonome :

J'apprécie cette fonctionnalité car elle permet à toute l’équipe d’accomplir son travail sans demander la permission pour effectuer une dépense déjà prévue dans le budget.
En optant pour une solution de gestion des dépenses davantage axée sur l’autonomie et la responsabilité des salariés, l’équipe de Mercell peut ainsi rationaliser les workflows d'approbation et garantir que les dépenses effectuées s'alignent parfaitement sur les politiques financières de l'entreprise.

En intégrant ses politiques de dépenses à ses opérations quotidiennes, Mercell a créé un environnement où les salariés font toujours preuve de responsabilité et de proactivité dans la gestion de leur budget.

8. ATU : rationaliser le processus de reporting financier

Avant de faire appel à Payhawk, le géant allemand de l'automobile ATU, qui dispose de 550 agences réparties en Allemagne et en Autriche, rencontrait des difficultés répétées en matière de gestion des reçus et des achats externes, des tâches manuelles et chronophages qu’il était important de mettre à jour. Afin de gagner en efficacité, l’entreprise s’est donc lancée dans un processus de transformation numérique complet, impliquant notamment la dématérialisation de la gestion de ses dépenses, devenue plus moderne et plus autonome.

Mathias Goetz, Senior Project Manager, explique ce que la solution a apporté à l’entreprise :

Désormais, nous n'avons plus à courir après les reçus. Depuis qu'ils utilisent Payhawk, les managers doivent simplement prendre une photo de leur reçu – qui est directement numérisé grâce à la technologie OCR - et le saisir dans le système automatisé. Dès la première année, ce changement a permis à ATU de récupérer 2 millions d'euros auprès du bureau des impôts, une somme considérable qui aurait pu être perdue.

Par ailleurs, Mathias Goetz indique que la rationalisation du processus de traitement des achats externes a également permis à ATU de réduire le traitement des documents au format papier et de réaliser des économies :

Avant Payhawk, lorsqu'ils achetaient des pièces à d'autres entreprises du secteur, nos directeurs de centres avaient l’habitude de toujours demander de l'argent liquide, ce qui générait une quantité ingérable de documents à traiter. Grâce à Payhawk, nous disposons désormais d'une solution qui nous permet de rationaliser les processus et de réaliser des économies.

Aujourd'hui, en adoptant une approche dématérialisée et automatisée, ATU a favorisé une gestion plus autonome de ses dépenses, bénéficiant ainsi d’un meilleur suivi des dépenses et assurant le respect de la conformité. En intégrant ces nouvelles politiques et ces nouveaux outils à ses opérations quotidiennes, ATU a donc gagné en efficacité et en transparence, démontrant ainsi comment la transformation numérique peut considérablement améliorer les processus de gestion financière et opérationnelle.

9. Discordia : garantir la sécurité et le soutien financier des conducteurs routiers

Chez Discordia, la plus grande entreprise de transport et de logistique de Bulgarie, Payhawk a considérablement aidé l'équipe Finance à améliorer le soutien financier accordé à ses conducteurs routiers. En s’appuyant sur une culture d'entreprise où la sécurité et le soutien financier des salariés sont perçus comme des priorités absolues, il était donc primordial que l’entreprise trouve le juste milieu entre efficacité et contrôle des dépenses.

Petyo Kozarov, conducteur routier chez Discordia, explique comment il peut désormais utiliser les fonds alloués par l'entreprise pour effectuer des dépenses relatives à son métier (stationnement, péages, amendes), ce qui lui évite d'avoir à utiliser ses fonds personnels.

Pour moi, la solution Payhawk constitue un immense avantage car elle me permet de toujours avoir accès aux fonds de l’entreprise lors de mes trajets. Je n’ai plus besoin d’utiliser mes fonds personnels pour payer le parking, les péages ou les amendes, et cela rend les paiements très faciles. De plus, grâce à l'application mobile de Payhawk, j’ai juste à prendre mes reçus en photo et ils sont envoyés directement au bureau.

Tsvetomir Uzunov, directeur financier chez Discordia, ajoute que Payhawk leur permet d'envoyer de l'argent directement aux conducteurs routiers en cas d'urgence – un souci de santé, par exemple –, en s'assurant qu'ils disposent des fonds nécessaires pour les besoins immédiats tels que l'hébergement et les soins médicaux.

Désormais, si un conducteur tombe malade sur la route, nous pouvons lui envoyer de l'argent et le loger immédiatement dans un hôtel. Avec cet argent, ils peuvent aussi se rendre chez le médecin, ce qui est également utile. Imaginez être dans cette situation à l’autre bout du monde, sans aucune ressource : personne n’a envie de se retrouver dans une situation pareille.

10. Kolsquare : tirer parti de l'IA pour gérer plus stratégiquement ses dépenses

Chez Kolsquare, le rôle du directeur financier évolue à mesure que l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation sont incorporées aux processus financiers. Selon Alexis Klahr, DAF chez Kolsquare, les défis qui attendent la profession sont nombreux :

Le rôle du directeur financier se transforme considérablement, notamment avec l'avènement de l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation croissante des tâches financières. L'intégration de la technologie d'IA de Payhawk dans les processus financiers permet aux équipes Finance de se libérer des tâches routinières et de se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Cette transition accompagnée par la technologie impacte considérablement l'efficacité opérationnelle de l’entreprise et permet aux directeurs financiers de jouer un rôle stratégique plus important. En intégrant l'IA à ses processus financiers, Kolsquare s'assure non seulement que ses opérations sont efficaces, mais également qu’elles sont alignées sur les objectifs stratégiques de l'entreprise au sens large.

Payhawk favorise l’autonomie des salariés dans la gestion de leurs dépenses

Les témoignages de ces dix entreprises démontrent toute l’influence positive que peut avoir une gestion plus autonome des dépenses. En octroyant davantage d’autonomie et de liberté à vos salariés dans la gestion de leurs dépenses professionnelles, vous pourrez atteindre plus facilement vos objectifs stratégiques tout en permettant à l’ensemble de vos effectifs de disposer de la visibilité nécessaire sur les dépenses de l'entreprise.

Pour mettre en place cette gestion plus autonome des dépenses, il existe différentes manières de procéder. La mise en place de la solution Payhawk se traduit par :

• Des politiques de dépenses concrétisées par des contrôles proactifs,
• Des workflows d'approbation personnalisables pour refléter votre structure organisationnelle,
• La responsabilisation des salariés qui effectuent des dépenses grâce à des champs personnalisés et à un processus de catégorisation des dépenses automatisé,
• Une visibilité complète des dépenses, du paiement au rapprochement, grâce à la technologie OCR, à la dématérialisation des notes de frais et à des intégrations ERP natives à Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Odoo et bien d'autres.
• L'automatisation des fonctionnalités de Procure-to-Pay, qui garantit l’approbation des dépenses avant qu’elles ne soient effectuées et favorise ainsi une meilleure autonomie des salariés.

Grâce aux outils avancés de gestion des dépenses de Payhawk, les dix entreprises présentées dans cet article ont pu améliorer leur contrôle des dépenses et donc gagner en efficacité et en transparence.

Par ailleurs, en responsabilisant davantage leurs salariés, en automatisant leurs processus financiers et en intégrant la technologie Payhawk dans leurs opérations quotidiennes, ces entreprises ont contribué à rendre leur croissance plus durable.

Vous aussi, vous souhaitez redonner plus d’autonomie à vos collaborateurs tout en gardant le contrôle de vos finances ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts pour en discuter.