De kracht van uitgavenbeheer: Hoe tien topbedrijven hun uitgavencultuur veranderden

Het opbouwen van een sterke, transparante en gezonde uitgavencultuur zal een revolutie teweegbrengen binnen de financiële afdeling van je bedrijf. Het gaat niet alleen om het bijhouden van uitgaven; het gaat om het verankeren van een financieel beleid en financiële besluitvorming in je dagelijkse activiteiten en het integreren ervan in je bredere bedrijfscultuur zodat elk euro je strategische doelen ondersteunt.

Forbes Magazine beschrijft uitgavencultuur als “een segment van de bredere organisatiecultuur van een bedrijf dat bestaat uit gedeelde overtuigingen, waarden en praktijken die het hoe, waarom en wanneer van het uitgeven van geld binnen dat bedrijf informeren.”

Deze blog onderzoekt hoe tien bedrijven uit verschillende sectoren in de EU, het VK en de VS technologie hebben omarmd om hun financiële processen te stroomlijnen, de verantwoording te verbeteren en groei te stimuleren in een poging om een robuuste, transparante en gezonde uitgavencultuur te creëren.

Uitgavencultuur beheersen: Tools en strategieën voor financiële controle en groei

Laten we aannemen dat je de waarde van een uitgavencultuur inziet. Ja, je wilt financieel beleid en besluitvorming verankeren in je dagelijkse werkzaamheden en deze integreren in je bredere bedrijfscultuur. Hoe kun je helpen om dit te realiseren?

Het gebruik van geavanceerde tools voor uitgavenbeheer is een belangrijk onderdeel van het tot leven brengen van de uitgavencultuur in bedrijven. Ze helpen bedrijven als het jouwe om uitgaven nauwkeurig te categoriseren, wat betekent dat je gedetailleerde financiële tracering en effectief budgetbeheer krijgt. Het gaat erom dat de juiste mensen de juiste informatie binnen handbereik hebben.

Je medewerkers in staat stellen om hun eigen uitgaven te beheren en ervoor zorgen dat ze verantwoording afleggen, is nog een grote winst. Mensen de tools geven om hun uitgaven bij te houden en te rapporteren bevordert transparantie en verantwoording. Bovendien vermindert het automatiseren van deze processen tijdrovend handmatig werk en verbetert het de besluitvorming met real-time financieel inzicht.

Aangepaste goedkeuringsprocessen en realtime inzicht in de uitgaven zijn ook belangrijk. Ze houden iedereen in toom en zorgen ervoor dat uitgaven binnen de beleidslimieten blijven. Deze aanpak helpt je om de uitgaven volledig onder controle te houden, zelfs als je bedrijf groeit, zodat je je kunt richten op wat echt belangrijk is.

Kortom, het opbouwen van een sterke uitgavencultuur is niet alleen een goede gewoonte; het is essentieel voor het stimuleren van groei en het behouden van een gezonde financiële situatie. Met de juiste hulpmiddelen en een gezamenlijke aanpak kan je bedrijf meer financiële controle krijgen, de efficiëntie verhogen en ervoor zorgen dat alles wat je uitgeeft, bijdraagt aan het bereiken van je doelen.

Bij Payhawk hebben we bedrijven over de hele wereld geholpen om van hun uitgavencultuur een realiteit te maken. Hier zijn de inzichten van tien bedrijven:

1. Samenwerking en efficiëntie bevorderen bij GDS

Howard Thompson, Global Financial Controller bij digitale evenementenorganisatie GDS Group, benadrukt de transformerende invloed van Payhawk op hun financiële processen.

Het mooie van Payhawk is de samenwerking die nu plaatsvindt tussen de financiële afdeling en de rest van het bedrijf. Payhawk heeft finance echt geholpen om een faciliterende rol te krijgen.

Maar wat is nu precies de impact van deze verschuiving van een controlerende naar een faciliterende rol? Het stelt het financiële team in staat om nauwer samen te werken met andere afdelingen en helpt een cultuur van financiële verantwoordelijkheid en gedeelde doelen te bevorderen, waardoor een cultuur van verantwoordingsplicht ontstaat.

Hannah Dobson, VP Sales bij GDS, voegt hieraan toe:

Payhawk heeft mij tijd bespaard, maar nog belangrijker, het heeft mijn team tijd bespaard. Het is een droom, want nu kan ik mijn team hun eigen uitgaven laten doen en ik kan ze snel en efficiënt op afstand goedkeuren. Het is een geweldige gebruikerservaring en het betekent dat ze zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.

Door het onkostenbeheerproces te vereenvoudigen, hebben we het GDS-team geholpen waardevolle tijd vrij te maken voor het financiële team om zich te richten op strategische initiatieven, waardoor de algehele productiviteit is verbeterd.

2. Aanpasbare controles bij State of Play Hospitality

Bij State of Play Hospitality, een pionier op het gebied van technologische vrijetijdsconcepten met toegevoegde waarde, illustreert Andrew Jacobi, VP Finance in de VS, het belang van gedetailleerde financiële tracking:

We vertrouwen echt op de aanpasbare klasse-instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties om prestaties te analyseren. Wij maken de aangepaste velden die onze kaarthouders gebruiken om hun uitgaven te categoriseren. Dus of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is extreem nuttig als het gaat om de manier waarop we uitgaven toewijzen.

Deze aanpak heeft het team twee cruciale dingen gegeven die ze voorheen misten: 1) Transparante, actuele uitgavengegevens en 2) Verantwoordelijkheid en zichtbaarheid van medewerkers. Nu kan het team zien of ze nauwkeurig hebben geprognosticeerd en waar ze wijzigingen moeten aanbrengen, wat bijdraagt aan een cultuur van transparantie en wendbaarheid.

Andrew vervolgt:

Aan het einde van de periode kijken we naar twee dingen. Ten eerste, hebben we onze uitgaven goed kunnen voorspellen? Hiervoor geven we Payhawk direct door aan onze locatiemanagers, zodat ze kunnen rapporteren waar ze geld aan uitgeven. Deze aanpak betekent dat ze de uitgaven kunnen vergelijken met hun budget en ervoor kunnen zorgen dat ze het budget in elke grootboekcategorie halen. Vervolgens kijken we aan het einde van de periode naar de variatie ten opzichte van het budget - of een uitgavencategorie boven of onder het budget uitkwam. Payhawk stelt ons in staat om snel te zien of er op bepaalde plekken in onze W&V sprake is van overbesteding.

Door uitgavenbeheer te integreren met realtime rapportage en aanpasbare velden, heeft het State of Play team zijn vermogen om uitgaven te bewaken en te beheersen verbeterd , zodat het zijn financiële doelen kan halen.

Bekijk hieronder hun hele verhaal (video in het Engels):

3. Stroomlijnen van financiële processen bij AthenaStudies

De uitdagingen voor uitgavenbeheer bij AthenaStudies begonnen allemaal bij een fundamenteel gebrek aan inzicht. Dit gebrek werd veroorzaakt door verschillende factoren. Jan-Willem Gmelig Meyling, CFO & CTO bij AthenaStudies geeft aan:

De grootste uitdaging was dat het transactievolume zodanig hoog was en de toegang tot kaartafschriften zodanig belemmerd door gebrekkige ondersteuning vanuit de bank, dat we totaal geen idee hadden waar de kosten naar toe gingen. Pas bij de jaarafsluiting gingen we voor het jaarrekeningdossier alle kaartafschriften downloaden en zelfs dan maakten we alleen nog verzamelboekingen. Daardoor ontbrak real-time inzicht in marketing & IT uitgaven. Nu hebben we dat inzicht wel, per maand, en per leverancier.

Door dit gebrek aan inzicht, kon AthenaStudies niet optimaal opschalen en was er weinig controle over uitgaven. Door de komst van Payhawk, behoudt Jan-Willem nu alle controle en is er een aanzienlijk verbeterd budgetbeheer.

De hoofdpijn die ik als CFO eerder ervoer, is hiermee verdwenen. De afdelingen kunnen hun budgetten naar eigen inzicht besteden tot het bedrag is uitgeput. Daarna moeten ze wachten tot de volgende maand. Dit heeft ervoor gezorgd dat we veel beter grip hebben op de bedrijfskosten en efficiënter kunnen budgetteren.

4. Automatiseren, integreren en tijd besparen bij Heroes

Voor Giancarlo Bruni, CFO van het snelgroeiende e-commercebedrijf Heroes, moet de uitgavencultuur aansluiten bij de algehele bedrijfscultuur, die bestaat uit wendbaarheid en “door obstakels heen duwen om dingen over de eindstreep te krijgen”. Giancarlo en zijn team verwachten dat de gekozen financiële technologie hen hierbij naar een hoger niveau zal helpen, vooral als het gaat om efficiëntie en slanke processen.

Werken zonder uitgavenbeheer en ERP is als rijden in een 30 jaar oude auto - geen comfort en geen snelheid. Sommige bedrijven hebben een backoffice met 25 mensen die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt of nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeelskosten.

Zichtbaarheid is ook belangrijk. En Giancarlo benadrukt de realtime financiële zichtbaarheid die we bieden dankzij onze naadloze integraties met NetSuite.

Als CFO wil ik in realtime weten hoeveel geld en winst we hebben en aan welke hefbomen ik moet trekken. We moeten ook weten hoeveel voorraad we hebben, wanneer die binnenkomt, hoeveel er onderweg is en of we meer nodig hebben. Ik kan dit allemaal zien via mijn ERP, plus ik kan de uitgaven in realtime zien dankzij de directe integratie met mijn onkostenbeheersoftware.

Door het automatiseren en integreren van financiële processen heeft Heroes de efficiëntie en besluitvorming verbeterd, waardoor ze hun voorsprong in een concurrerende markt kunnen behouden.

5. Verbeterde controle en zichtbaarheid bij Rentals United

Ondertussen beschrijft CFO Javier Gorena bij Rentals United hoe we hun financieel beheer hebben getransformeerd en hebben bijgedragen aan een sterkere uitgavencultuur met goedkeuringsniveaus en aanpasbare processen:

Ja, er zijn andere tools die uitgaven kunnen beheren, maar niemand doet het zoals Payhawk. Bij andere oplossingen voor uitgavenbeheer had ik vaak het gevoel dat ik niet goed zicht had op de uitgaven. Met Payhawk heb ik echter alle controle en inzicht die ik nodig heb om de juiste beslissingen te nemen.

Voorheen vertrouwde Rentals United op handmatige processen die traag waren en geen inzicht boden - maar ze wisten dat er een betere manier was:

Vóór Payhawk? De procedures waren handmatig en er was weinig zicht op de uitgaven of het budget. Nu is het een ander verhaal. We houden van Payhawk omdat het zich aanpast aan onze regels en behoeften. We kunnen afdelingen of teams aanmaken en een gepersonaliseerd goedkeuringsproces voor uitgaven implementeren met verschillende goedkeuringsniveaus, afhankelijk van het bedrag dat we willen uitgeven. Dit maakt het voor ons veel gemakkelijker om ons aan budgetten te houden en onze bedrijfsstrategie uit te voeren.

Door onze oplossing te implementeren heeft Rentals United haar uitgavenbeheer gestroomlijnd, de naleving van haar uitgavenbeleid gewaarborgd en een cultuur versterkt die is gebaseerd op een balans tussen flexibiliteit en controle.

6. Snelle groei bij VICIO ondersteunen

Net als Heroes laat financieel directeur bij VICIO Adrià Vázquez het belang zien van schaalbare processen voor snelle groei. Maar hoe speelt een robuuste uitgavencultuur een rol bij deze groei?

Als je snel wilt groeien, moeten al je processen echt schaalbaar zijn. Met Payhawk kunnen we zichtbaarheid en controle houden over onze uitgaven, zelfs als het aantal bonnetjes en facturen toeneemt. Ik kan me nu niet meer voorstellen dat het financiële team op een andere manier werkt; dankzij de technologie kunnen we dingen sneller en foutloos afhandelen.

Adria benadrukt ook hoe belangrijk het is om controle en zichtbaarheid te houden over uitgaven en technologie te gebruiken om een uitgavencultuur op te bouwen waarin vrijheid en controle perfect in balans zijn.

“Ik heb er vertrouwen in dat we controle hebben over onze uitgaven dankzij de uitgavencontroles en het realtime zicht op de uitgaven van Payhawk. Alles wat buiten het beleid valt, kan een risico vormen voor het bedrijf. Maar door een sterk gevoel van controle te behouden, kunnen we de winstgevendheid van onze acties evalueren en ons voortdurend verbeteren.”

Het gaat niet om het controleren van ons team, want we hebben een zeer capabele groep professionals; het gaat om het controleren van de cijfers om te anticiperen, prioriteiten te stellen en ons te richten op wat echt belangrijk is.

Door het koesteren van een sterke uitgavencultuur, gevormd door het idee van 'vrijheid binnen een kader', zorgt VICIO ervoor dat de financiële praktijken de snelle groei ondersteunen en tegelijkertijd de integriteit en winstgevendheid van de activiteiten behouden.

7. Hoe Mercell de zichtbaarheid en controle van uitgaven verbetert

Bij de toonaangevende procurement marktplaats Mercell heeft de introductie van tools voor uitgavenbeheer hun financiële processen aanzienlijk veranderd en een sterke uitgavencultuur gericht op verantwoording in hun activiteiten verankerd. Louis, hoofd Buyer Marketing bij Mercell Nederland, benadrukt de voordelen:

Payhawk laat je zien hoeveel budget je elke maand kunt uitgeven en hoeveel je tot nu toe hebt uitgegeven, zodat je weet hoeveel er nog beschikbaar is. Dat was voorheen niet het geval toen we allemaal dezelfde zakelijke betaalkaart gebruikten.

Louis' favoriete functie is de mogelijkheid om een uitgavenbeleid aan medewerkers toe te wijzen, zodat ze hun budgetten zelfstandig kunnen beheren:

Ik vind het leuk omdat het medewerkers in staat stelt om hun functie uit te voeren zonder dat ze toestemming hoeven te vragen om geld uit te geven dat ze al hebben begroot.

Deze mogelijkheid is een hoeksteen van de robuuste uitgavencultuur van Mercell, omdat het goedkeuringsproces wordt gestroomlijnd en de uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid.

Door het financiële beleid te integreren in de dagelijkse werkzaamheden heeft Mercell een omgeving gecreëerd waarin medewerkers verantwoordelijk en proactief zijn in het beheren van hun budgetten. En hoewel de mate van controle en real-time zichtbaarheid essentieel is voor het handhaven van een transparante en effectieve uitgavencultuur, is het ook essentieel om ervoor te zorgen dat elke uitgave de strategische doelen van het bedrijf ondersteunt.

8. ATU stroomlijnt onkostendeclaraties en bespaart miljoenen

De Duitse autogigant ATU had grote problemen met het beheer van bonnetjes en externe aankopen in meer dan 500 vestigingen vóór Payhawk. Het team van ATU wist dat het van vitaal belang was om deze handmatige taken bij te werken, en hun bijgewerkte, op efficiëntie gerichte uitgavencultuur mondde uit in een compleet digitaal transformatieproces binnen het bedrijf.

Mathias Goetz, Senior Project Manager, legt uit:

We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds het gebruik van Payhawk hoeven managers alleen nog maar een foto van hun bonnetje te maken - waardoor het gedigitaliseerd wordt (via OCR) - en het in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU €2 miljoen van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan.

Het gestroomlijnde proces voor het afhandelen van externe aankopen heeft ook papierwerk en overheadkosten verminderd.

Vóór Payhawk grepen onze filiaalmanagers bij het kopen van onderdelen van andere bedrijven in de sector historisch gezien altijd naar contant geld, wat een enorme hoeveelheid papierwerk opleverde. Met Payhawk hebben we een oplossing waarmee we processen kunnen stroomlijnen en overheadkosten kunnen besparen.

Dankzij de verschuiving naar een digitale, gestroomlijnde aanpak heeft ATU nu haar uitgavencultuur versterkt, waardoor financiële tracking en compliance beter zijn. Door deze nieuwe beleidsregels en tools in te bedden in de dagelijkse werkzaamheden, heeft ATU een cultuur van transparantie en efficiëntie versterkt en laten ze zien hoe digitale transformatie kan leiden tot grote verbeteringen in financieel en operationeel beheer.

9. Discordia zorgt voor financiële zekerheid en ondersteuning voor chauffeurs

Bij Discordia, een groot transport- en logistiek bedrijf in Bulgarije, heeft het managementteam de financiële ondersteuning voor zijn chauffeurs aanzienlijk verbeterd met behulp van onze oplossing. Met een bredere bedrijfscultuur waarin veiligheid en ondersteuning van werknemers prioriteit heeft, was het voor hen essentieel om ook een balans te vinden tussen uitgavenbeheersing en efficiëntie.

Petyo Kozarov, een chauffeur van Discordia, vertelt hoe hij nu bedrijfsgeld heeft voor uitgaven als parkeren, tol en boetes, waardoor hij geen eigen geld meer hoeft voor te schieten.

Voor mij is Payhawk een grote overwinning omdat ik nu altijd bedrijfsgeld heb als ik onderweg ben. Ik gebruik geen persoonlijk geld om parkeergeld, tolgeld of boetes te betalen. En ik hoef geen extra rapportages te doen - met de mobiele app van Payhawk maak ik foto's van bonnetjes en die gaan direct naar kantoor.

De mobiele app vereenvoudigt de onkostendeclaratie doordat chauffeurs foto's van bonnetjes rechtstreeks naar kantoor kunnen uploaden. CFO Tsvetomir Uzunov voegt eraan toe dat Payhawk hen in staat stelt om geld te sturen naar chauffeurs in noodgevallen, zoals ziekte, zodat ze middelen hebben voor onmiddellijke behoeften zoals accommodatie en medische zorg.

Tsvetomir zegt:

Als iemand onderweg ziek wordt, kunnen we hem geld sturen en hem meteen in een hotel onderbrengen. En met het geld kunnen ze naar de dokter, wat ook helpt. Stel je voor dat je ergens op de wereld bent en zo'n incident meemaakt, maar zonder middelen, dat zou zo'n slechte situatie zijn.

10. Parkos heeft 100% controle over hun budgetten

Bij Parkos, een online marktplaats voor het vinden van de beste parkeerplekken bij luchthavens, hebben ze dankzij onze oplossing voor uitgavenbeheer nu 100% controle over hun budgetten. Dit heeft bijgedragen aan een gezondere uitgavencultuur, waarbij afdelingshoofden nu gemachtigd zijn om hun uitgaven te beheren en hun afdeling naar eigen inzicht vorm te geven.

Voorheen hadden ze bijvoorbeeld maar enkele betaalkaarten die onderling werden gedeeld. Dit zorgde voor weinig inzicht en controle en het was bovenal riskant.

Steven Packer, Head of Finance bij Parkos geeft aan:

We hadden gevallen waarin een collega letterlijk naar het huis van een andere collega moest fietsen om de fysieke kaart te krijgen voordat ze op zakenreis gingen, omdat we slechts een paar kaarten beschikbaar hadden.

Door het gebruik van Payhawk blijft Parkos wendbaar en kunnen ze groeien en blijven alleen de geparkeerde auto’s stil staan.

Conclusie: Uitgavencultuur ondersteunen met Payhawk

De ervaringen van de tien uiteenlopende bedrijven hierboven illustreren de diepgaande impact van het creëren van een gezonde uitgavencultuur. Door je uitgavencultuur te integreren met je algemene bedrijfscultuur kun je er beter voor zorgen dat je je strategische doelen haalt en dat niemand in het ongewisse wordt gelaten over de uitgaven van het bedrijf.

Maar een idee hebben over hoe je uitgavencultuur eruit zou moeten zien is iets anders dan het in actie zien, dus hoe kunnen financiële teams hun dromen werkelijkheid laten worden?

Natuurlijk zijn er honderden manieren, waarvan er één gericht zou moeten zijn op het verankeren van financieel beleid in de dagelijkse werkzaamheden:

• Uitgavenbeleid dat tot leven wordt gebracht door aanpasbare kaartcontroles
• Aanpasbare goedkeuringsworkflows waarmee je ervoor kunt zorgen dat de juiste mensen de juiste uitgaven goedkeuren
• Verantwoording door aangepaste velden, uitgavencategorisering en codering: Ervoor zorgen dat de mensen die de uitgaven doen deze op de plaats van aankoop nauwkeurig in de juiste pot kunnen indelen
• Volledige zichtbaarheid van uitgaven van betaling tot reconciliatie via OCR-technologie, uitgavenbeheer en naadloze ERP-integraties met software zoals AFAS, Exact Online en meer
• Automatisering van inkoop tot betaling en functies voor inkooporders die de uitgavencultuur ondersteunen door ervoor te zorgen dat uitgaven worden goedgekeurd voordat ze worden gedaan

Door gebruik te maken van de geavanceerde tools voor uitgavenbeheer van Payhawk hebben de tien bedrijven in dit artikel hun financiële controle verbeterd, hun efficiëntie verhoogd en een cultuur van verantwoording en transparantie bevorderd.

En door werknemers meer mogelijkheden te geven, processen te automatiseren en technologie in hun activiteiten te integreren, hebben ze meer financiële controle bereikt en duurzame groei ondersteund.

Klaar voor een revolutie in je uitgavencultuur? Boek vandaag nog een persoonlijke demo om meer te weten te komen over de bovenstaande functies en werkwijzen, inzichten te krijgen in succesvolle strategieën voor uitgavenbeheersing en onze oplossing in actie te zien.