Gestión de gastos: Cómo 10 empresas han creado su filosofía de gastos y pagos

Construir una filosofía de gastos y pagos sólida y transparente revolucionará las finanzas de tu empresa. No se trata solo de hacer el seguimiento de los gastos; se trata de integrar políticas financieras y buenas prácticas con la ayuda de la tecnología financiera más avanzada para asegurar que cada euro que se invierta esté alineado con los objetivos empresariales.

Forbes describe la filosofía de gastos y pagos como "una parte de la cultura empresarial compuesta por creencias, valores y prácticas compartidas que cuentan cómo, por qué y cuándo invierte una empresa sus fondos”.

En este artículo te contamos cómo diez empresas de diversos sectores en Europa, el Reino Unido y Estados Unidos han adoptado la tecnología financiera para optimizar sus procesos, mejorar la responsabilidad y fomentar el crecimiento, todo con el objetivo de crear una filosofía de gastos y pagos tan sólida como transparente.

Crea una filosofía de gastos y pagos: Herramientas y estrategias para el control financiero

Si ya estás convencido del valor de una filosofía de gastos y pagos, seguramente querrás crear tus propias políticas financieras y vincularlas a tu cultura empresarial. Pero, ¿cómo lograrlo?

Utilizar herramientas avanzadas de gestión de gastos es fundamental para implementar la filosofía de gastos y pagos de tu empresa. Estas herramientas permiten categorizar los gastos de manera precisa, proporcionando un seguimiento financiero detallado y una gestión efectiva del presupuesto. Debes asegurarte de que las personas correctas tengan la información correcta al alcance de la mano en todo momento.

Empoderar a tus empleados para que gestionen sus propios gastos y garantizar la responsabilidad es otro punto clave. Darles herramientas para rastrear y reportar sus gastos fomenta la transparencia. Además, automatizar estos procesos reduce el trabajo manual y mejora la toma de decisiones con visibilidad financiera en tiempo real.

Los procesos de aprobación personalizados y los informes de gastos en tiempo real también son importantes. Aseguran que el gasto se mantenga dentro de los límites establecidos. Este enfoque te ayuda a mantener el control total del gasto a medida que tu negocio crece. Además, te permite concentrarte en lo que realmente importa.

En resumen, construir una sólida filosofía de gastos y pagos no solo es una buena práctica; es esencial para impulsar el crecimiento y aumentar la salud financiera. Con las herramientas adecuadas y un enfoque colaborativo, tu empresa puede lograr un mayor control financiero, mejorar la eficiencia y garantizar que cada gasto contribuya a alcanzar tus objetivos.

En Payhawk, hemos ayudado a empresas de todo el mundo a hacer realidad su filosofía de gastos y pagos. Aquí te presentamos los aprendizajes de diez de ellas:

1. Potenciando la colaboración y la eficiencia en GDS Group

Howard Thompson, Controller Financiero Global en GDS Group, destaca cómo Payhawk a transformado sus procesos financieros:

Lo mejor de Payhawk es la colaboración que ahora existe entre finanzas y el resto de la empresa. Payhawk ha ayudado a que el área de finanzas pase de un rol de vigilancia a uno de habilitación. Este cambio permite al equipo financiero trabajar más estrechamente con otros departamentos y ayuda a fomentar una cultura de responsabilidad financiera y objetivos compartidos, construyendo así una cultura de gasto saludable.

Hannah Dobson, VP de Ventas en GDS, agrega:

Payhawk me ha ahorrado tiempo, pero lo más importante es que ha ahorrado tiempo a mi equipo. Ahora puedo hacer que mi equipo gestione sus propios gastos, y puedo aprobarlos rápidamente desde cualquier lugar. Y ellos pueden concentrarse en actividades de mayor valor.

Al simplificar el proceso de gestión de gastos, hemos ayudado al equipo de GDS a devolverles un tiempo muy preciado para que el equipo financiero se concentre en iniciativas estratégicas. También les hemos ayudado a mejorar la productividad general.

2. Controles personalizados en State of Play Hospitality

En State of Play Hospitality, pioneros en crear experiencias mejoradas con tecnología, Andrew Jacobi, VP de Finanzas en EE. UU., ilustra la importancia de un seguimiento financiero detallado:

Dependemos de la configuración personalizable de Payhawk para diferenciar los gastos de los diferentes establecimientos y analizar el rendimiento. Hemos creado campos personalizados para que los titulares de las tarjetas puedan categorizar sus gastos. Es extremadamente útil para tener informes precisos y ordenados.

Al integrar la gestión de gastos con informes en tiempo real y campos personalizables, el equipo de State of Play ha mejorado su capacidad para monitorear y controlar los gastos, asegurando que cumplan sus objetivos financieros.

3. Optimización de procesos financieros en Wellpointe Inc

En Wellpointe Inc., el cofundador, presidente y CEO George Kutnerian enfatiza en cómo hemos ayudado a eliminar actividades sin valor añadido en sus procesos contables y empoderado a los empleados para rastrear y registrar sus gastos de manera correcta.

Payhawk nos ayuda a liberar al departamento de contabilidad de lo que considero una actividad 'sin valor añadido'. Un buen ejemplo sería cómo hemos enseñado a los empleados que realizan gastos a codificar sus propias transacciones con Payhawk. Y cuando digo codificar, no me refiero a que simplemente pongan una nota; para nosotros, nuestro plan de cuentas vive en Payhawk. Y así, cualquier persona que gaste dentro de Payhawk está facultada para utilizar el plan de cuentas y codificar la transacción correctamente.

4. Automatización y ahorro de tiempo en Heroes

Para Giancarlo Bruni, CFO de la empresa de comercio electrónico Heroes, la filosofía de gastos debe alinearse con la cultura general de la empresa, como ellos dicen, "superar obstáculos para alcanzar la meta". Giancarlo y su equipo esperan que la tecnología financiera les impulse al siguiente nivel, especialmente cuando se trata de eficiencia.

Trabajar sin gestión de gastos ni un ERP es como conducir un coche de 30 años: sin comodidad ni velocidad. Algunas empresas tienen una oficina administrativa con 25 personas introduciendo números, pero no es eficiente ni necesario. Preferimos trabajar con Payhawk para automatizar y ahorrar.

La visibilidad también es clave. Y Giancarlo destaca la visibilidad financiera en tiempo real que ofrecemos gracias a nuestra integración nativa con NetSuite.

Como CFO, quiero saber cuántos fondos y beneficios tenemos en tiempo real y qué palancas debo activar. También necesitamos conocer nuestro inventario, incluyendo cuándo llega, cuánto está en tránsito y si necesitamos más. Puedo ver todo esto a través de mi ERP, además de ver los gastos en tiempo real gracias a la integración nativa con mi software de gestión de gastos Payhawk.

Al automatizar los procesos financieros, Heroes ha mejorado la eficiencia y la toma de decisiones, asegurando que puedan mantenerse a la vanguardia en un mercado muy competitivo.

5. Mejora del control y visibilidad en Rentals United

En Rentals United, el CFO Javier Gorena nos cuenta cómo hemos transformado su gestión financiera, contribuyendo a una filosofía de gastos y pagos más sólida. Él valora los datos por encima de todo, estos le ayudan a tomar las decisiones más ventajosas para la empresa.

Otras herramientas tienen reportes de gasto, pero no son como los de Payhawk. A parte de ser mucho más completos, son más visuales. En comparación con las otras herramientas, con Payhawk no me siento a ciegas. Al contrario, siento que tengo el control y la visibilidad que necesito para desempeñar mis funciones y tomar las decisiones pertinentes en todo momento.

Además, con Payhawk, Javier pudo poner los controles necesarios para limitar las cantidades que los empleados pueden gastar según su puesto, algo esencial para una empresa que está expandiendo rápidamente su alcance en Europa.

6. Apoyando a VICIO en su expansión

Adrià Vázquez, Director Financiero de VICIO, resalta la importancia de contar con procesos escalables para un crecimiento rápido. Pero, ¿cómo influye una cultura de gasto sólida en este crecimiento?

Cuando se pretende escalar rápidamente, todos los procesos deben ser escalables. Con Payhawk, podemos mantener la visibilidad y el control sobre los gastos, incluso cuando el número de recibos y facturas se multiplica. Ahora, no puedo imaginar al equipo financiero trabajando de otra manera; gracias a la tecnología, podemos hacer las cosas más rápido y sin errores."

Adrià también subraya la importancia de mantener el control y la visibilidad sobre los gastos y de usar la tecnología para construir una cultura de gasto que equilibre perfectamente la libertad y el control.

Tenemos control absoluto sobre nuestros gastos gracias a los controles avanzados de Payhawk. Debemos tener presente que cualquier gasto que se salga de la política podría representar un riesgo para la empresa. Además, una vez que hemos gastado ese dinero, no se puede recuperar.

7. Cómo Mercell mejora la visibilidad y el control del gasto

En Mercell, la implementación de Payhawk ha transformado significativamente sus procesos financieros, incorporando una fuerte filosofía de gasto centrada en la responsabilidad. Louis, Jefe de Marketing en Mercell Nederland, destaca:

Payhawk te muestra el presupuesto que puedes gastar cada mes y cuánto has gastado hasta ahora, para que sepas cuánto queda disponible. Eso no ocurría antes, cuando todos usábamos la misma tarjeta de empresa.

La funcionalidad favorita de Louis es la capacidad de asignar políticas de gasto a los empleados, empoderándolos para gestionar sus presupuestos de forma independiente:

Me gusta porque ayuda a los empleados a desempeñar sus funciones sin tener que pedir permiso para gastar dinero que ya se ha presupuestado.

8. ATU optimiza la presentación de gastos y ahorra millones

El gigante automotriz alemán ATU enfrentaba grandes desafíos con la gestión de recibos en sus más de 500 sucursales antes de usar Payhawk. El equipo de ATU sabía que era vital actualizar sus procesos y crear una filosofía de gastos y pagos tan sólida como eficaz.

Mathias Goetz, Gerente de Proyectos Senior, explica:

Ya no tenemos que perseguir a los empleados para conseguir los recibos. Desde que usamos Payhawk, los gerentes simplemente deben tomar una foto de su recibo y se digitaliza automáticamente a través de OCR. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de Hacienda que de otro modo se habrían perdido.

9. Discordia mejora las condiciones laborales de sus empleados

En Discordia, una de las mayores empresas de transporte y logística en Europa, el equipo directivo mejoró las condiciones laborales de sus conductores gracias a Payhawk. Con una cultura empresarial que prioriza la seguridad y el apoyo a los empleados, también era esencial encontrar un equilibrio entre el control del gasto y la eficiencia. Petyo Kozarov, un conductor de Discordia, comparte cómo ahora tiene acceso a los fondos necesarios para gastos como parkings, peajes y multas, eliminando la necesidad de usar fondos personales.

Para mí, Payhawk es un gran beneficio porque ahora siempre tengo dinero designado por la empresa cuando estoy en la carretera. No uso fondos personales para pagar parkings, peajes o multas. Y no tengo que hacer reportes adicionales, con la aplicación móvil de Payhawk, saco fotos de los recibos y llegan directamente a la oficina.

El CFO, Tsvetomir Uzunov, comenta que Payhawk les permite enviar dinero a los conductores en emergencias, como enfermedades, asegurando que tengan recursos disponibles para necesidades inmediatas como alojamiento y atención médica.

Tsvetomir comenta:

Ahora, si alguien se enferma en la carretera, podemos enviarle dinero y alojarlo en un hotel de inmediato. Y con el dinero, puede ir al médico. Imagina estar en algún lugar del mundo y experimentar un incidente así, pero sin recursos.

10. Kolsquare aprovecha la IA para tener una gestión financiera estratégica

En la plataforma de marketing de influencers Kolsquare, el papel del CFO está evolucionando a medida que la inteligencia artificial (IA) y la automatización se integran en las tareas financieras.

Alexis Klahr, CFO de Kolsquare, señala que la IA permite a los equipos financieros poner el foco en actividades de mayor valor al liberarlos de tareas rutinarias.

El rol del CFO está cambiando considerablemente, particularmente con la llegada de la inteligencia artificial (IA) y la creciente automatización de las tareas financieras. Integrar la IA de Payhawk en los procesos financieros permite a los equipos financieros liberarse de tareas manuales y centrarse más en actividades con mayor valor añadido.

Este cambio, apoyado por la tecnología, mejora la eficiencia operativa y permite a los CFOs desempeñar un rol más estratégico dentro de la empresa. Al incorporar la IA en sus procesos financieros, Kolsquare asegura que sus operaciones financieras sean no solo eficientes, sino también que estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

Conclusión: Payhawk te ayuda a crear e implementar tu filosofía de gastos y pagos

Las experiencias de las diez empresas mencionadas ilustra el impacto de crear una filosofía de gasto eficaz e implementarla con la tecnología de Payhawk.

¿Cómo pueden los CFOs implementar una filosofía de gastos y pagos de forma eficaz?

Fácil: con la tecnología financiera adecuada.

Payhawk, entre muchas otras cosas, te brinda:

• Políticas de gasto y controles avanzados implementados en cada tarjeta de empresa.
• Flujos de aprobación personalizables de múltiples niveles.
• Automatización de tareas contables gracias al OCR o las integraciones nativas con ERPs y softwares de contabilidad.

Al aprovechar las avanzadas herramientas de gestión de gastos de Payhawk, las diez empresas han mejorado el control financiero, aumentado la eficiencia y fomentado la transparencia.

¿Tu empresa tiene una filosofía de gastos y pagos, pero no sabes cómo implementarla de forma ágil y rápida? Te invitamos a que hables con nuestros expertos para hacer un tour personalizado por la herramienta. También puedes leer esta Guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en los primeros 30 días.