Functionaliteit-update: bon- vs. factuurherkenning

Als je software voor uitgavenbeheer het verschil tussen een factuur en een bon niet kan onderscheiden, kan dit leiden tot onnauwkeurige belastingrapportage, fouten in je financiële overzichten en meer handmatig werk voor je financiële team.

Facturen en bonnen volgen verschillende processen. Facturen volgen meestal het crediteurenproces en bonnen niet. Facturen kunnen voor bedrijven aanzienlijke bedragen vertegenwoordigen, terwijl bonnen meestal geen grote bedragen vertegenwoordigen.

Waarom zou je factuur en bonnen apart behandelen?

Bonnen en facturen hebben verschillende doelen. Als je ze dus op dezelfde manier behandelt via je ERP- en uitgavenbeheersoftware, wordt dat verwarrend en ontstaan er problemen met de boekhouding en bedrijfsvoering.

De twee hebben een verschillend doel en je geeft ze op verschillende momenten uit (respectievelijk voor of na betaling). Bovendien zijn facturen meestal btw-plichtig[2] en bonnen meestal niet.

Het antwoord? Met slimme software voor uitgavenbeheer met intelligente ERP-integraties die je facturen en bonnetjes categoriseren, bespaar je tijd en zorg je voor nauwkeurige uitgavengegevens.

Een sterke ERP-integratie is essentieel voor het beheren van onkostensoorten

Een uitgavenbeheersysteem gebruiken dat robuuste integraties met ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central en NetSuite is belangrijk.

Je ERP- en uitgavenbeheer-integraties moeten zijn afgestemd op je specifieke bedrijfsprocessen voor het verwerken van verschillende soorten onkosten. Zonder naadloze integratie verhoog je de werkdruk onnodig. Zoals Nick Millard, VP Finance bij GDS Group uitlegt.

"Sinds we Payhawk hebben geïmplementeerd, zijn de voordelen enorm," legt Nick uit. "Voordat Payhawk er was, was het de fulltime baan van één persoon om bonnetjes na te trekken, creditcardafschriften te coderen met de P&L en de kosten en creditcards te beheren."

Bij Payhawk betekenen onze ERP-integraties met Microsoft Dynamics Business Central en NetSuite dat je uitgaven kunnen worden geëxporteerd als journaalposten, waardoor er een duidelijk onderscheid ontstaat tussen facturen en uitgaven voor alle zakelijke klanten.

Payhawk bon- vs. factuurherkenning

Onze OCR-technologie (optische tekenherkenning) kan nu de inhoud van je document in meer dan 60 talen ontcijferen om te bepalen of je een factuur of een bon uploadt en het veld automatisch voor je in te vullen.

Wat betekent dit? Om te beginnen kun je je maandafsluiting enorm versnellen door het elimineren van handmatig werk en het ondersteunen van reconciliaties in realtime.

Niet alleen dat, maar recente updates van onze AI-camera maken het verzamelen van ontvangstgegevens nog eenvoudiger. Scan gewoon de bon of de factuur en de technologie extraheert de gegevens nog efficiënter. Dat betekent dat slechte verlichting, inkt van lage kwaliteit of gekreukt papier je niet langer in de weg staan bij het verzamelen van belangrijke informatie.

Toekomstbestendige boekhouding bij Heroes met NetSuite integratie van Payhawk

Een betere controle over de bedrijfsuitgaven was essentieel voor het e-commercebedrijf Heroes en was de drijvende kracht achter het gebruik van een uitgavenbeheerplatform:

"Met Payhawk hebben we een alles-in-één oplossing die alle gebieden dekt, ondersteund door een supersterk productteam. Daardoor kunnen we ons richten op wat echt belangrijk is voor ons als snelgroeiende startup in plaats van tijd te verspillen aan administratieve zaken," legt CFO Giancarlo Bruni uit.

"We hebben Payhawk onder andere gekozen vanwege de integratie met de boekhouding en ERP. Toen we Payhawk voor het eerst gingen gebruiken, hadden Xero nog, en dat ging naadloos. Dus vertrouwden we op Payhawk om ons te helpen hetzelfde te bereiken met de NetSuite integratie. We wilden alles in het ERP laten vloeien en wisten dat Payhawk op deze manier een echte schaalpartner zou zijn."

Lees het verhaal van de Heroes-klant.

Samengevat

Als de software voor uitgavenbeheer die je momenteel gebruikt niet automatisch onderscheid kan maken tussen facturen en bonnetjes, of je vertrouwt op handmatige processen, dan kan de Payhawk-functie voor het herkennen van bonnen versus facturen je helpen om je boekhoudpraktijken te verbeteren.

Zelfs kleine veranderingen in processen zoals deze kunnen je in staat stellen om je bedrijfsvoering te stroomlijnen, kostbare tijd terug te winnen en de nauwkeurigheid van de boekhouding te verbeteren. Klaar om de functie in actie te zien? Boek dan vandaag nog een demo.