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Raphael Bautz
Les factures et les reçus doivent être traités différemment. Grâce à une nouvelle mise à jour de fonctionnalité pour les intégrations NetSuite et Microsoft Dynamics Business Central, le logiciel catégorise automatiquement vos documents en tant que reçu ou facture, lorsqu’ils sont scannés via l’OCR. L'avantage ? Cela rend vos processus de notes de frais bien plus efficaces et réduit le temps passé sur des tâches manuelles chronophages.
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Si votre logiciel de gestion des dépenses ne différencie pas les factures des reçus, cela peut entraîner des déclarations fiscales incorrectes ou des erreurs sur vos registres financiers, qui impliquent à leurs tours de nombreuses tâches manuelles pour votre équipe Finance.
Les reçus et les factures ont des finalités différentes. Par conséquent, les traiter de la même manière via votre ERP et votre solution de gestion des dépenses sera source de confusion et causera des problèmes dans les opérations comptables et commerciales.
Les deux diffèrent en finalité, et sont émis à différents moments (avant ou après paiement, respectivement). Avec un logiciel de gestion des dépenses intégré à votre ERP, gagnez du temps et assurez-vous de l’exactitude des données grâce à une meilleure catégorisation de vos factures et de vos reçus.
Utiliser un système de gestion des dépenses qui prend en charge des intégrations ERP comme Microsoft Dynamics 365 Business Central et NetSuite est important.
Ces dernières doivent répondre aux besoins de vos processus en place pour gérer différents types de dépenses. Sans intégration harmonieuse, vous alourdissez inutilement votre charge de travail. Nick Millard, VP Finance chez GDS Group, a choisi Payhawk pour la gestion des notes de frais :
« Depuis que nous avons adopté Payhawk, les bénéfices sont considérables. Avant, nous avions un collaborateur à plein temps qui s’occupait de la collecte des reçus, de rassembler les relevés de cartes et de gérer toutes les dépenses ».
Chez Payhawk, nos intégrations ERP avec Microsoft Dynamics Business Central et NetSuite permettent d’exporter vos dépenses comme écritures de journal, en créant une différenciation nette entre les factures et les dépenses pour tous les clients Enterprise.
Reprenez le contrôle de vos dépenses d'entreprise
Notre technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) vous permet de déchiffrer le contenu de vos documents dans plus de 60 langues, il identifie si vous téléchargez une facture ou un reçu, et remplit automatiquement le champ pour vous.
De cette façon, vous pouvez accélérer considérablement votre clôture mensuelle en supprimant le travail manuel et en obtenant des rapprochements bancaires en temps réel.
En outre, les récentes mises à jour apportées à notre appareil photo IA rendent la collecte des données encore plus simple. Même si le papier est un peu froissé, ou que vous manquez de luminosité, le scan est capable d’extraire toutes les données de vos reçus et de vos factures.
Avoir un meilleur contrôle des dépenses de l’entreprise était essentiel pour l’entreprise d’e-commerce :
« Avec Payhawk, nous avons une solution unique complète, soutenue par une équipe Produit solide. Grâce à cela, nous pouvons nous concentrer sur ce qui compte vraiment pour nous en tant que start-up en croissance, plutôt que de perdre du temps sur des tâches administratives », explique Giancarlo Bruno, CFO de Heroes.
« L’une des raisons pour lesquelles nous avons choisi Payhawk était les intégrations ERP et comptables. Lorsque nous avons commencé à utiliser pour la première fois Payhawk, nous utilisions encore Xero, et cela s’est fait très facilement. Nous avons donc fait confiance à Payhawk pour nous aider à obtenir la même chose avec l’intégration NetSuite. Nous voulions que tout soit intégré dans l’ERP et nous savions que Payhawk serait un véritable partenaire qui nous accompagnerait at scale. »
Découvrez l’intégralité du témoignage client de Heroes.
Si le logiciel de gestion des dépenses que vous utilisez actuellement ne peut pas différencier automatiquement vos factures de vos reçus, ou que vous êtes encore tributaire de longs processus manuels, nos nouvelles fonctionnalités vous permettraient d’améliorer considérablement vos processus financiers.
Il suffit de peu pour rationaliser vos opérations commerciales, gagner du temps et améliorer votre comptabilité. Envie d’en savoir plus ? Programmez une démo dès aujourd’hui.
Fort d'une vaste expérience dans les domaines de la finance, du marketing et de la stratégie numérique, Raphael allie ses connaissances à un talent certain pour le storytelling afin de favoriser le succès du marketing régional et l'innovation dans le domaine des solutions SaaS.
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