Actualización: reconocimiento automático de facturas y recibos

Si tu software de gestión de gastos no es capaz de diferenciar entre una factura y un recibo, es posible que se produzcan imprecisiones en las declaraciones fiscales y errores en los estados financieros. Además, tu equipo financiero tendrá que dedicar mucho más tiempo y esfuerzo a las tareas manuales.

Los procesos de las facturas y los recibos son diferentes. Por lo general, las facturas deben seguir el proceso de cuentas por pagar y los recibos no. Las facturas, además, pueden suponer un importe sustancial de dinero para las empresas, mientras que los recibos habitualmente se refieren a cantidades de dinero pequeñas.

Por qué tratar las facturas y los recibos por separado

Las facturas y los recibos tienen diferentes finalidades. Por tanto, tratarlos del mismo modo en tu ERP y en tu software de gestión de gastos dará lugar a confusiones y provocará problemas en la contabilidad y la gestión de tu empresa.

El objetivo de los dos es diferente y se emiten en momentos distintos (antes o después del pago, respectivamente). Además, a las facturas normalmente se les aplica el IVA, mientras que a los recibos no.

¿La mejor solución? Usar un software de gestión de gastos inteligente con integraciones con ERP avanzadas que clasifique tus facturas y recibos. De este modo, ahorras tiempo y garantizas la precisión de los datos sobre gastos.

Una integración con ERP clave para gestionar diferentes tipos de gastos

Es muy importante utilizar un programa de gestión de gastos que sea verdaderamente compatible con integraciones con sistemas ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central y NetSuite.

Las integraciones con tu ERP y software de gestión de gastos deben responder a las necesidades de los procesos específicos de tu negocio para gestionar adecuadamente los diferentes tipos de gastos. Sin una integración fluida, estarás añadiendo una carga de trabajo innecesaria. Tal como explicó Nick Millard, VP de Finanzas del Grupo GDS:

Desde que pusimos en marcha Payhawk, los beneficios han sido espectaculares», explicó Nick. «Antes, una persona tenía que dedicar todo su tiempo a perseguir recibos, incluir los estados de las tarjetas de crédito en la cuenta de pérdidas y ganancias, y gestionar los costes y las tarjetas de crédito.

Con Payhawk, gracias a nuestras integraciones de ERP con Microsoft Dynamics Business Central y NetSuite, los gastos pueden exportarse en forma de asientos en el libro contable, creando una clara diferenciación entre las facturas y los gastos para todos los clientes de empresa.

Reconocimiento de facturas y recibos de Payhawk

Ahora , nuestra tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) puede descifrar el contenido de tus documentos en más de 60 idiomas con el fin de determinar si estás subiendo una factura o un recibo y rellenar automáticamente el campo.

Esto significa que puedes acelerar significativamente tu cierre a fin de mes eliminando el trabajo manual y facilitando las conciliaciones en tiempo real.

Y no solo eso. Las actualizaciones recientes de nuestra cámara con IA han simplificado y agilizado aún más la recopilación de los datos de recibos. Solo tienes que escanear el recibo o la factura y la tecnología extrae los datos de forma eficaz. Por tanto, la falta de iluminación, la menor calidad de la tinta o los papeles arrugados ya no serán un obstáculo a la hora de extraer información importante.

Heroes optimiza su contabilidad con la integración con NetSuite de Payhawk

Para la compañía de comercio electrónico Heroes era esencial mejorar el control de los gastos de empresa y este fue el motivo por el que comenzaron a utilizar una plataforma de gestión de gastos:

«Con Payhawk tenemos una solución global que abarca todas las áreas y contamos con el soporte de un equipo experto y comprometido. Como resultado de esto, podemos centrarnos en lo que realmente nos importa como startup en rápido crecimiento, en lugar de perder el tiempo en tediosas tareas administrativas», explicó el CFO Giancarlo Bruni.

«Entre las razones por las que elegimos Payhawk están las integraciones con ERP y sistemas de contabilidad. Cuando comenzamos a utilizar Payhawk por primera vez, aún estábamos usando Xero y todo fluyó sin problemas. Por tanto, confiamos en Payhawk para que nos ayudara a conseguir esto mismo con la integración con NetSuite. Queríamos que todos los datos fluyeran al ERP y sabíamos que Payhawk sería un socio adecuado para ello».

Descubre la historia completa de Heroes.

En síntesis

Si el software de gestión de gastos que utilizas actualmente no puede distinguir automáticamente entre las facturas y los recibos o tienes que recurrir a procesos manuales, nuestra funcionalidad de reconocimiento de facturas y recibos puede ayudarte a mejorar tus procesos contables.

Incluso cambios tan pequeños como este, pueden conseguir que optimices las operaciones de tu negocio, recuperes tiempo muy valioso y mejores la precisión de tus datos contables. ¿Te has quedado con ganas de ver en acción esta funcionalidad? Reserva una demo hoy mismo.