Feature Update: Beleg und Rechnungskategorisierung

Wenn Ihre Ausgabenmanagementsoftware nicht zwischen einer Rechnung und einem Beleg unterscheiden kann, kann dies zu ungenauen Steuererklärungen, Fehlern in Ihren Finanzberichten und mehr manuellen Aufgaben für Ihr Finanzteam führen.

Rechnungen und Belege folgen unterschiedlichen Prozessen. Rechnungen folgen in der Regel dem Prozess der Kreditorenbuchhaltung, Belege hingegen nicht. Rechnungen können für Unternehmen beträchtliche Geldbeträge ausmachen, während Belege in der Regel keine hohen Beträge ausmachen.

Warum Rechnung und Belege getrennt behandelt werden

Belege und Rechnungen dienen unterschiedlichen Zwecken. Sollten Sie diese in Ihrem ERP-System und Ihrer Reisekostenabrechnungssoftware gleich behandeln, führt dies zu Verwirrung und zu Problemen in der Buchhaltung und im Geschäftsbetrieb.

Beide dienen unterschiedlichen Zwecken und werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgestellt (vor oder nach der Zahlung). Außerdem sind Rechnungen in der Regel mehrwertsteuerpflichtig[2], Belege hingegen nicht.

Die Lösung? Der Einsatz einer intelligenten Reisekostenmanagement-Software mit intelligenter ERP-Integration, die Ihre Rechnungen und Belege kategorisiert, Zeit spart und genaue Reisekostendaten gewährleistet.

Eine starke ERP-Integration ist der Schlüssel für die Verwaltung von Kostenarten

Die Verwendung eines Spesenmanagementsystems, das robuste Integrationen mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central und NetSuite unterstützt, ist wichtig.

Ihre ERP- und Spesenmanagementintegrationen müssen auf Ihre spezifischen Geschäftsprozesse für die Handhabung verschiedener Ausgabenarten abgestimmt sein. Ohne eine nahtlose Integration erhöhen Sie unnötigerweise Ihren Arbeitsaufwand. So erklärt Nick Millard, VP of Finance der GDS Group:

"Seit wir Payhawk implementiert haben, sind die Vorteile enorm", erklärt Nick. "Vor Payhawk war es eine Vollzeitbeschäftigung für eine Person, Quittungen zu prüfen, Kreditkartenabrechnungen mit der P&L abzugleichen und die Kosten und Kreditkarten zu verwalten."

Bei Payhawk bedeuten unsere ERP-Integrationen mit Microsoft Dynamics Business Central und NetSuite, dass Ihre Ausgaben als Journaleinträge exportiert werden können, wodurch eine klare Unterscheidung zwischen Rechnungen und Ausgaben für alle Unternehmenskunden geschaffen wird.

Payhawk Beleg- vs. Rechnungsscanner

Unsere OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) kann jetzt den Inhalt Ihres Dokuments in mehr als 60 Sprachen entziffern, um festzustellen, ob Sie eine Rechnung oder eine Quittung hochladen, und füllt das Feld automatisch für Sie aus.

Was bedeutet das? Zunächst einmal können Sie Ihren Monatsabschluss massiv beschleunigen, da manuelle Arbeiten entfallen und Echtzeitabstimmungen unterstützt werden.

Und nicht nur das: Die jüngsten Updates unserer KI-Kamera machen die Erfassung von Quittungsdaten noch einfacher. Scannen Sie einfach die Quittung oder Rechnung, und die Technologie extrahiert die Daten noch effizienter. Das bedeutet, dass schummriges Licht, minderwertige Tinte oder zerknittertes Papier Sie nicht mehr daran hindern, wichtige Informationen zu entnehmen.

Zukunftssichere Buchhaltung bei Heroes mit der NetSuite-Integration von Payhawk

Eine bessere Kontrolle der Unternehmensausgaben war für das E-Commerce-Unternehmen Heroes von entscheidender Bedeutung und war die treibende Kraft für den Einsatz einer Ausgabenmanagement-Plattform:

"Mit Payhawk haben wir eine All-in-one-Lösung, die alle Bereiche abdeckt und von einem sehr starken Produktteam unterstützt wird. So können wir uns auf das konzentrieren, was für uns als schnell wachsendes Start-up wirklich wichtig ist, anstatt Zeit mit Verwaltungsaufgaben zu verschwenden", erklärt CFO Giancarlo Bruni.

"Ein Grund, warum wir uns für Payhawk entschieden haben, waren die Buchhaltungs- und ERP-Integrationen. Als wir anfingen, Payhawk zu nutzen, arbeiteten wir noch mit Xero, und es war nahtlos. Also vertrauten wir Payhawk, um dasselbe mit der NetSuite-Integration zu erreichen. Wir wollten, dass alles in das ERP einfließt und wussten, dass Payhawk auf diese Weise ein echter Skalierungspartner sein würde."

Zusammenfassend

Wenn die von Ihnen verwendete Ausgabenmanagementsoftware nicht automatisch zwischen Rechnungen und Quittungen unterscheiden kann oder Sie sich auf manuelle Prozesse verlassen, dann könnte die Payhawk-Funktion zur Erkennung von Belegen und Rechnungen Ihnen helfen, Ihre Buchhaltungspraktiken zu verbessern.

Selbst kleine Änderungen an Prozessen wie diesen können Ihnen helfen, Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, wertvolle Zeit zurückzugewinnen und die Genauigkeit Ihrer Buchhaltung zu verbessern. Möchten Sie die Funktion in Aktion sehen? Buchen Sie noch heute eine Demo.