Snel en efficiënt: 5 tips voor een soepele accountantscontrole

In een eerdere blog zijn we ingegaan op hoe je de administratie zelf kan voorbereiden op het afsluiten van het boekjaar en daarmee tegelijkertijd de accountantscontrole. Vandaag willen we graag verder ingaan op hoe je de ‘zachtere’ kant van dit proces kan aanvliegen om zo soepel en efficiënt mogelijk door de audit te komen. En hoe efficiënter je door de accountantscontrole komt, hoe minder kosten het met zich meebrengt.

Waar veel finance teams opkijken tegen de aankomende accountantscontrole, is dit wat ons betreft niet nodig. Door de kracht van software, zoals de uitgavenbeheersoftware van Payhawk, voor je laten werken, kan je je zo voorbereiden op de audit zodat je er efficiënt en soepel doorheen komt. In deze blog gaan we daarom verder op hoe jij je zo goed mogelijk voorbereidt op de audit, mede door de kracht van software voor je te laten werken, zodat je zonder hoofdpijn en onnodig veel tijd te besteden een getekende jaarrekening van de accountant terugkrijgt.

1. Neem initiatief en communiceer helder

Als een organisatie een bepaalde omvang bereikt is het verplicht om de boeken te laten controleren door een accountant. Daar kunnen we helaas niet omheen. Echter, dit betekent natuurlijk niet dat je geen keuze hebt hoe je hier mee om gaat. Wacht je af tot de accountant bij jou komt, waardoor je kans hebt dat er frustraties ontstaan? Of zoek je proactief het gesprek op met de accountant, ga je samen kijken hoe je zaken kunt aanvliegen die eventueel veel tijd en energie gaan kosten en maak je samen afspraken hoe je dit in gezamenlijkheid kunt oppakken?

Uiteraard staat je vrij hoe je dit aanpakt, maar wat ons betreft heeft kiezen voor optie 2 de potentie om te zorgen voor een stuk prettigere samenwerking. Uiteindelijk heb je als financial hetzelfde doel als de accountant: zo snel mogelijk die handtekening onder de jaarrekening krijgen.

Een van de belangrijkste factoren die jouw organisatie tot een succes kan maken is goede communicatie, dat is natuurlijk geen verrassing. Maar ook in relatie tot de accountantscontrole is dit enorm belangrijk. Door tijdens de audit volledige en heldere antwoorden te geven op de vragen die je krijgt, hebben zij voldoende input om mee aan de slag te gaan. Dit heeft de potentie het aantal vervolgvragen te minimaliseren, waarmee je uiteindelijk minder tijd kwijt bent met de accountantscontrole.

De uitgavenbeheersoftware van Payhawk kan je op een krachtige manier helpen met het beantwoorden van vragen die je krijgt van de accountant. Omdat jij binnen de uitgavenbeheeroplossing de mogelijkheid hebt om de manier waarop jij data sorteert en exporteert volledig naar wens kunt aanpassen, kun jij de accountant precies geven waar ze naar op zoek zijn. Omdat je direct de data kunt overleggen die ze nodig hebben om hun werk te doen, kun je sneller en efficiënter door de accountantscontrole heen komen, wat tegelijkertijd de kosten drukt.

2. De bevindingen en verbetersuggesties van vorig jaar nalopen

Voordat je überhaupt begint aan de komende accountantscontrole is het goed om nog eens terug te kijken naar hoe het proces vorig jaar is verlopen. Tijdens de vorige accountantscontrole zijn ongetwijfeld bevindingen en verbetersuggesties gekomen die door de accountant middels een eindrapport met je gedeeld zijn. Door deze bevindingen en verbetersuggesties nog eens na te lopen heb je al een paar punten waar de accountant dit jaar in ieder geval weer naar gaat vragen, je weet immers dat daar op gelet wordt. Helemaal als je tijdens de aankomende accountantscontrole samenwerkt met dezelfde accountant als vorig jaar kun je hier vergif op innemen.

Door vervolgens een overzichtelijk dossier samen te stellen van de acties die jullie als organisatie hebben ondernomen om aan deze punten te werken, kun je aantonen dat je daadwerkelijk naar hun punten hebt geluisterd. En niet alleen komt dit de samenwerking ten goede, ook weet de accountant met hun ruime ervaring vaak waar nog winst te behalen valt. Daarom is het goed om te luisteren naar de verbetersuggesties die tijdens de accountantscontrole worden aangedragen.

De processen binnen de uitgavenbeheersoftware van Payhawk zijn volledig naar wens aan te passen, waarmee je de mogelijkheid hebt gehoor te geven aan de verbetersuggesties van de accountant. Wellicht dat er op het gebied van reconcilliëren of goedkeuringsflows nog wat kleine gaten in het proces zitten, die op die manier snel gedicht kunnen worden om quick wins te behalen.

3. Gebruik software die je helpt bij de voorbereiding op de audit

In een eerdere blog zijn we ingegaan op hoe je een administratie zo goed mogelijk voorbereid op de accountantscontrole. Hierin vertelden over het reconciliëren van de belangrijkste grootboekrekeningen, waarvan je zeker weet dat ze tijdens de accountantscontrole gecheckt gaan worden, zoals de debiteuren-, crediteuren- en GOFO-rekening (goederenontvangst/factuurontvangst). In deze blog gingen we ook verder in op het checken van de balans en winst- en verliesrekening.

Natuurlijk zijn dit checks die je waarschijnlijk tijdens een mogelijke reguliere maandafsluiting al doet, maar voordat de accountant zijn werk komt doen is het goed om nog eens grondig te checken, zodat je niet voor nare verrassingen komt te staan. Omdat je in de uitgavenbeheersoftware van Payhawk 100% real-time inzicht hebt in de uitgaven die gedaan worden, heb je de mogelijkheid op ieder gewenst moment te checken of de administratie compleet is en of de grootboekrekeningen en respectievelijke subadministraties op elkaar aansluiten. En naast het op ieder gewenst moment kunnen nalopen van de administratie, zorgt dit ervoor dat je kostenrapporten op ieder moment up-to-date zijn, waarmee je de munitie hebt om overzichten te creëren en keuzes te maken wanneer het noodzakelijk is. Op ieder moment kunnen schakelen, niet alleen tijdens de accountantscontrole, maar ook in de rest van het jaar.

Ben je benieuwd hoe andere CFO’s kijken naar het afsluiten van het boekjaar? En hoe zij vooruitkijken naar het komende jaar? In dit ebook ontdek je hoe andere CFO’s kijken naar het afsluiten van het boekjaar, zodat jij van de inzichten van andere finance professionals kunt leren.

4. Houd een permanent dossier bij

Accountantskantoren zijn berucht om hun vele teamwisselingen. Ook al werk je dit jaar samen met hetzelfde kantoor, grote kans dat het overgrote deel van het team waar jij dit jaar mee werkt bestaat uit andere mensen dan waar je vorig jaar mee gewerkt hebt. Daardoor krijg je jaar op jaar vaak dezelfde vragen. Een veelgehoorde frustratie van financials.

Gelukkig kun je op een handige manier deze frustratie het hoofd bieden. Door een permanent dossier bij te houden waarin je vragen, antwoorden en gevraagde documenten die tijdens de accountantscontrole behandeld worden noteert, voorkom je dat je tijdens de aankomende controle nog eens moet gaan uitpluizen wat je tijdens een vorige controle al naar tevredenheid hebt uitgelegd. Denk hierbij voornamelijk aan tussenrekeningen waar je vaak vragen over krijgt, afwijkende processen die voor jouw organisatie net even anders werken dan normaal, of voorzieningen en reserveringen die je geparkeerd hebt. Met het helder vastleggen van vragen en antwoorden die je over deze onderwerpen krijgt kun je dit tijdens een aankomende audit overleggen aan de accountant, waarmee je jezelf enorm veel tijd en hoofdpijn kunt besparen.

En nog een bijkomend voordeel van het bijhouden van een permanent dossier: het kan het inwerkproces van nieuwe collega’s aanzienlijk versnellen. Zaken die binnen jullie organisatie net even anders gaan dan bij andere bedrijven kun je door het permanente dossier te laten lezen snel uitleggen, waarmee een nieuwe collega sneller verder kan met hetgeen hij of zij voor gekomen is. Daarom is een permanent dossier bijhouden om meerdere redenen een krachtig middel om efficiënter te werk te gaan.

Wees beschikbaar voor vragen

Door de eerdere tips uit deze blog over het voorbereiden op de accountantscontrole ter harte te nemen, ben je hopelijk zo goed als mogelijk voorbereid. Echter, hoe goed je je ook voorbereidt, vragen van de accountant gaan er ongetwijfeld komen. En zoals je waarschijnlijk uit ervaring weet, gaat dit meer tijd in beslag nemen dan je aanvankelijk denkt.

Als je denkt een vraag naar behoren beantwoord te hebben, komen er weer nieuwe vragen, of er moeten toch ineens aanvullende onderbouwende stukken aangeleverd worden. En dat moet natuurlijk vaak ‘even’ tussendoor, terwijl het normale werk gewoon door gaat. Daarom is onze tip om in de periode dat de accountant voor jullie organisatie aan het werk is dagelijks een uurtje in je agenda te blokken om beschikbaar te zijn voor uitzoekwerk en om vragen te beantwoorden.

Eerder in deze blog vertelden we over de mogelijkheid om binnen de uitgavenbeheersoftware van Payhawk data volledig naar wens te kunnen sorteren en exporteren. Hoewel we met deze mogelijkheid de vragen van de accountant niet zomaar kunnen laten verdwijnen, kunnen we er in ieder geval wel voor zorgen dat jij in staat bent zo snel als mogelijk het antwoord te geven op de vragen die gaan komen, omdat je zo efficiënt mogelijk onderbouwende overzichten kunt creëren.

De accountant is er om je te helpen

In dit artikel zijn we door een aantal tips gelopen om de samenwerking met de accountant zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hiermee kun je jouw organisatie voorbereiden om zo efficiënt mogelijk door de aankomende accountantscontrole te komen, waarmee je zowel tijd als geld kunt besparen. Voor veel financials is de accountantscontrole iets vervelends wat nou eenmaal bij het werk hoort, maar hiermee hopen we je te helpen er toch een positieve ervaring van te maken.

Door zelf het initiatief te nemen en heldere afspraken te maken hou je het heft in eigen hand, de manier om mogelijke frustraties het hoofd te bieden en samen met de accountant te kijken hoe je het proces aanvliegt. Door vervolgens terug te kijken naar vorig jaar en op te schrijven hoe je met de verbetersuggesties van vorig jaar bent omgegaan, laat je zien dat je proactief handelt en heb je de kans winst te behalen op het gebied van efficiëntie en veiligheid. Met het bijhouden van een permanent dossier kun je er daarnaast voor zorgen dat je vragen niet jaar in jaar uit opnieuw hoeft te beantwoorden. En door vervolgens ook tijd vrij te maken voor het beantwoorden van vragen die geheid gaan komen, bewaak je je eigen tijd en hoeft het beantwoorden van de vragen niet ‘even tussendoor’, iets wat helaas nog vaak de praktijk is.

De kracht van software voor je laten werken

Onthoud, de accountant is er om je te helpen. Zoals we eerder ook al zeiden hebben jij en de accountant hetzelfde doel: zo snel mogelijk een handtekening onder de jaarrekening krijgen. In dit artikel vertelden we je daarnaast ook hoe je de kracht van software voor je kan laten werken om de audit nog efficiënter door te komen. Met het 100% real-time inzicht in de uitgaven binnen jouw organisatie en het volledig naar wens kunnen aanpassen van het sorteren en exporteren van financiële data, heeft de uitgavenbeheersoftware van Payhawk de potentie jou tijdens de aankomende accountantscontrole enorm veel tijd en hoofdpijn te besparen. Benieuwd hoe de software van Payhawk dit doet en waar het je nog meer bij kan helpen? Dan nodigen we je van harte uit om een gratis demo in te plannen, waarin we je hierin graag meenemen!