Het jaar afsluiten en de audit doorstaan: zes tips om het jaar zo snel en efficiënt mogelijk af te ronden

Daarmee kan het afgelopen jaar met een goed gevoel worden afgesloten en kan je vol goede moed aan het volgende jaar beginnen.

Om twee redenen is het afsluiten van de boeken van essentieel belang. Allereerst wil je natuurlijk als organisatie weten waar je financieel aan toe bent. Met een gedegen jaarafsluiting weet je dat de cijfers kloppen, waarna ze gepresenteerd kunnen worden aan het management. Deze kunnen vervolgens op basis van deze input afwegingen gaan maken voor volgend jaar.

Ten tweede is de jaarafsluiting het moment om de boeken voor te bereiden op het bezoek van de accountant. Voor veel financials een ‘moetje’, maar toch is een handtekening onder de jaarrekening van essentieel belang omdat je hiermee de juistheid van de cijfers kunt garanderen richting externe stakeholders, zoals investeerders, zakenpartners en andere belanghebbenden.

Waar veel finance teams opkijken tegen de jaarafsluiting, hoeft dat wat ons betreft niet zo te zijn. Tegenwoordig is er allerlei software, zoals de software voor uitgavenbeheer van Payhawk, die je kan helpen om gedurende het jaar de administratie zó te voeren dat de jaarafsluiting snel en efficiënt verloopt. Om je op weg te helpen met het voorbereiden op jaarafsluiting en daarmee de accountantscontrole, geven we je in deze blog zes krachtige tips. Daarnaast gaan we ook in op hoe uitgavenbeheersoftware je kan helpen met het dusdanig voeren van de administratie, dat een toekomstige jaarafsluiting en de daaropvolgende accountantscontrole je geen hoofdpijn gaat opleveren. Laten we beginnen!

1. Voorbereiden en plannen van de afsluiting van dit jaar

Een goede voorbereiding is het halve werk, ook als het om het afsluiten van het boekjaar gaat. Hoe je het beste kunt beginnen met de voorbereidingen is met het maken van een uitgebreide lijst van alle zaken die moeten gebeuren tijdens de jaarafsluiting en in de voorbereiding op de accountantscontrole. Denk hierbij aan taken als het uitvoeren van reconciliaties van belangrijke grootboekrekeningen (hier komen we in de volgende tip op terug), het checken en waar nodig updaten van procesbeschrijvingen, het opstellen van de financiële overzichten en het nalopen van alle reserveringen en voorzieningen.

Wanneer je een volledige lijst van taken hebt die uitgevoerd moeten worden, is het zaak om deze taken te verdelen onder het finance team. Daarna kun je een duidelijke tijdlijn met strakke deadlines maken, waarin je uiteraard rekening houdt met de afhankelijkheden in het proces. Door vervolgens deze takenlijst inclusief planning te bespreken met het team zorg je ervoor dat iedereen precies weet wat hij of zij moet doen en wanneer het afgerond moet zijn.

Je zal zien dat er tijdens zo’n bespreking altijd nog randzaken komen bovendrijven die ook moeten gebeuren, maar waar bij het opstellen van de takenlijst niet bij stil is gestaan. Door de planning vervolgens gezamenlijk te reviseren creëer je een planning waar het hele team achter staat, waarmee je als team de jaarafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk kunt doorlopen.

2. Voer grondige reconciliaties uit

Een belangrijk onderdeel van de jaarafsluiting en daarbij behorende audit is het uitvoeren van grondige reconciliaties voor alle belangrijke grootboekrekeningen binnen de administratie van jouw organisatie. Denk hierbij voornamelijk aan de bankrekeningen, crediteuren, debiteuren, maar ook balansrekeningen waar eventueel voorzieningen of reserveringen op geparkeerd zijn. Naast dat je de posten op deze rekeningen voor jezelf helder wil hebben, zijn dit ook rekeningen waar geheid naar gevraagd gaat worden door de accountant.

Een belangrijk onderdeel van de jaarafsluiting en accountantscontrole is de check of het saldo op de diverse grootboekrekeningen 1-op-1 aansluit met de bijbehorende subadministratie. Dit moet je kunnen aantonen aan de accountant door het overleggen van de onderliggende documenten van iedere afzonderlijke transactie. Dit kan met een factuur, bon, loonlijst of belastingaangifte.

Wat hiervoor van groot belang is, is dat alle transacties correct zijn vastgelegd en ook daadwerkelijk overeenkomen met de bijbehorende documentatie. De software voor uitgavenbeheer van Payhawk kan je hierbij helpen door van iedere transactie een heldere audit trail bij te houden. Met het bekijken van deze audittrail weet je precies waar een transactie zich op welk moment in het proces bevond, met daaronder ook de documenten die bij deze transactie horen. Ook zal een out-of-pocket uitgave van een medewerker pas verwerkt en verrekenend kunnen worden als de bon of factuur wordt ingeladen in de uitgavenbeheersoftware van Payhawk. Dit is een krachtige manier om ervoor te zorgen dat van iedere transactie de juiste onderbouwing beschikbaar is.

Uiteraard is enkel de bon of factuur kunnen overleggen niet voldoende. Ook moet je kunnen laten zien wie verantwoordelijk was voor het finaliseren van de transactie. Daarom kan in de uitgavenbeheersoftware van Payhawk per medewerker of proces worden ingesteld wie goedkeuring moet geven voordat een transactie gefinaliseerd kan worden. Hoe complex de organisatie ook is, de goedkeuringsflow binnen de uitgavenbeheersoftware van Payhawk kan volledig naar behoefte aangepast worden, zodat de verantwoordelijkheid altijd bij de juiste persoon ligt.

Daarnaast helpt de krachtige OCR-technologie je, waar de uitgavenbeheersoftware van Payhawk gebruik van maakt, door ervoor te zorgen dat alle transacties 1-op-1 overeenkomen met de onderliggende documenten. De OCR-technologie leest de binnenkomende facturen en bonnen uit op alle relevante data, waarna de boeking op de juiste grootboekrekening gemaakt wordt. Daarna is het enkel nog een kwestie van het checken van de transactie en bijsturen waar nodig, waarmee het systeem ook alsmaar sneller en efficiënter wordt. Wat betreft het reconciliëren van rekeningen sta je er dus niet alleen voor!

Hier lees je wat Payhawk-klant MDM Props dacht over de uitdagingen van nauwkeurige bankreconciliaties voordat ze overschakelden naar Payhawk als hun oplossing voor uitgavenbeheer:

We hebben grote aantallen transacties en voordat we op Payhawk overstapten, voerden we onze betalingsreconciliatie handmatig uit. Het duurde maanden om alles te verwerken omdat we het nettobedrag, de btw en het betreffende project moesten invoeren", zegt financieel manager Uchenna van MDM Props. "Nu met Payhawk is het veel gemakkelijker doordat de OCR alle relevante gegevens van bonnetjes vastlegt en we alles direct vanaf het begin correct kunnen coderen met behulp van de aangepaste velden.

3. Check de procesbeschrijvingen

Tijdens de audit zal de accountant de processen binnen het bedrijf proberen vast te stellen, om na te gaan of hier eventueel ergens gaten in zitten. Als deze processen niet gedocumenteerd zijn zal dit gaan op basis van interviews met het finance-team en anderen binnen de organisatie, wat enorm veel tijd in beslag gaat nemen. (Plus dat je ook geen controle hebt over wat er precies tijdens zo’n interview gezegd gaat worden door anderen binnen je organisatie.) Daarom is het verstandig om van de belangrijkste processen binnen de organisatie een up-to-date procesbeschrijving te hebben, zodat je deze kan laten zien aan de accountant en zij deze kunnen nalopen.

Een belangrijk woord hier is ‘up-to-date’, want als je procesbeschrijvingen van 5 jaar geleden gaat delen van een proces dat in de tussentijd alweer tien keer veranderd is, kan je zomaar meer verwarring dan duidelijkheid scheppen. Accountants zijn daarnaast op zoek naar hoe de interne controle van het proces gedaan wordt en welke belangen welke afdelingen hebben. Daarom is het belangrijk om deze interne controles en (tegengestelde) belangen ook helder te documenteren in de procesbeschrijving.

In de uitgavenbeheersoftware van Payhawk zijn verschillende processen gestandaardiseerd. Uiteraard is alles naar wens aan te passen, maar op het geraamte van deze standaardprocessen kun je bouwen. Hiermee weet je ook dat de procesbeschrijvingen die je van de processen hebt die binnen de uitgavenbeheersoftware lopen up-to-date zijn. Denk hierbij aan de goedkeuringsflows, de procurement-to-pay-cyclus, etc

4. Controleer grondig de belastingverplichtingen

Los van het reconciliëren van alle losse grootboekrekeningen willen we het controleren van de opgenomen reservering of voorziening voor de belastingverplichting in het bijzonder belichten. Allereerst is het correct boeken van de belastingverplichting van essentieel belang voor een juiste weergave van de financiële prestaties van het bedrijf. Daarnaast is het naleven van de belastingwetgeving cruciaal om eventuele juridische geschillen met de Belastingdienst en boetes te voorkomen.

Een grondige controle van de belastingverplichtingen biedt naast het voorkomen van eventuele boetes ook de mogelijkheid om de belastingpositie van het bedrijf te optimaliseren. Denk hierbij aan het identificeren van eventuele belastingvoordelen, aftrekposten of mogelijkheden voor fiscale planning om de totale belastingdruk te verminderen. Het grondig controleren van belastingverplichtingen draagt daarnaast ook bij aan de transparantie van het bedrijf richting zowel interne als externe stakeholders, zoals investeerders, het management, analisten, crediteuren, en de accountant. Dit heeft de potentie om het vertrouwen in de financiële rapportage te vergroten.

Verder is het van cruciaal belang om van de opgenomen voorziening of reservering voor de totale belastingverplichting een gedegen onderbouwing te hebben. De accountant zal hier ongetwijfeld naar vragen tijdens het controleren van de jaarrekening, en een vraag over deze post niet naar tevredenheid kunnen beantwoorden kan veel hoofdpijn opleveren.

5. Voorbereiding van de financiële overzichten

Nadat je zeker weet dat de saldi op de grootboekrekeningen kloppen, je alle reserveringen en voorzieningen helder hebt, en al je transacties compleet zijn wat betreft de onderliggende documentatie, is het tijd om de financiële overzichten op te maken. Met financiële overzichten bedoelen we de winst- en verliesrekening, de balans, en de kasstroomoverzichten. Naast dat je dit aan de accountant kan overleggen, is dit ook een belangrijk middel voor het senior management om de organisatie mee te besturen. Door inzicht te geven in de financiële prestaties van een bedrijf weet het management waar het bedrijf financieel staat en wat er eventueel moet veranderen of verbeteren om de prestaties volgend jaar te verbeteren.

6. Documentatie en archivering

In de vorige vijf tips hebben we het gehad over welke documenten belangrijk zijn tijdens het afsluiten van het jaar en daarmee de voorbereiding op de accountantscontrole. Hiermee heb je een compleet overzicht van alle transacties die binnen jouw organisatie gedaan zijn en de documenten die daaraan ten grondslag liggen. Wat daarnaast minstens zo belangrijk is, helemaal ter mogelijke overlegging richting de accountant, is het documenteren van de ‘zachtere’ kant van het proces.

Welke overwegingen zijn gemaakt tijdens het afsluiten van het boekjaar? Waarom staat een bepaalde post op deze grootboekrekening en niet op een andere? En hoe heb je als organisatie geborgd dat de administratie volgens de geldende wet- en regelgeving gevoerd wordt? Door dit soort vragen te beantwoorden, houd je overzichtelijk bij waarom wat precies gedaan wordt. En naast dat dit het afleggen van verantwoording richting de accountant een stuk makkelijker maakt, zorgt dit er ook voor dat de overgang naar het volgende boekjaar soepeler wordt. Probeer alles op een gestructureerde en gemakkelijk toegankelijke manier te archiveren, om eventuele vragen van de accountant te kunnen beantwoorden en toekomstige onduidelijkheden van (nieuwe) collega’s snel en efficiënt te kunnen ophelderen.

Twee redenen waarom je het jaar zorgvuldig wilt afsluiten

In dit artikel hebben we je een zestal tips gegeven waarmee jij je kan voorbereiden op een snelle en efficiënte jaarafsluiting. Zoals we eerder ook al noemden is een gedegen jaarafsluiting van cruciaal belang om twee redenen.

Allereerst weet je na het afsluiten van de boeken precies hoe het afgelopen jaar financieel verlopen is en aan welke knoppen gedraaid kan worden om de prestaties volgend jaar te verbeteren.

Daarnaast is dit dé manier om je voor te bereiden op het bezoek van de accountant. Een handtekening onder de jaarrekening van de accountant is enorm belangrijk omdat je hiermee de volledigheid en juistheid van de cijfers kunt garanderen.

Door te beginnen met het opstellen van een duidelijke tijdlijn schep je helderheid over wat wanneer moet gebeuren. Door er vervolgens voor te zorgen dat alle transacties volledig onderbouwd zijn, alle grootboekrekeningen zijn uitgepluisd en van iedere overweging een duidelijke onderbouwing is, zorg je dat je soepel het nieuwe jaar in kan en ook dat je alle vragen van de accountant snel en naar tevredenheid kunt beantwoorden.

Zo kan Payhawk jou helpen met het soepel afsluiten van het jaar

Ook hebben we in dit artikel verteld over hoe de uitgavenbeheersoftware van Payhawk je gedurende het jaar kan helpen met het voeren van een complete administratie, waarmee je de jaarafsluiting een fluitje van een cent maakt. Ben je benieuwd hoe de uitgavenbeheersoftware van Payhawk het sluiten van het boekjaar makkelijker kan maken en versnellen? Boek dan hier een demo, waarin we je graag hierin meenemen!