Réussir sa clôture annuelle : nos six conseils pour terminer l'année le plus rapidement et le plus efficacement possible

La fin de l'année approche et, pour les équipes Finance, cette période est synonyme de clôture de l'exercice. En vous préparant correctement, vous pouvez vous assurer que le processus de clôture des comptes et l'audit qui l'accompagne se déroulent aussi rapidement et efficacement que possible.

La clôture des comptes est essentielle pour deux raisons. Tout d'abord, en tant qu'entreprise, vous souhaitez évidemment savoir où vous en êtes sur le plan financier. Grâce à une clôture comptable minutieuse, vous savez que les chiffres sont corrects, après quoi ils peuvent être présentés à la direction.

Deuxièmement, la clôture de l'exercice est le moment de préparer les livres pour la visite de l'auditeur. Pour de nombreux financiers, il s'agit d'une étape incontournable, mais la signature des comptes annuels est essentielle car elle vous permet de garantir l'exactitude des chiffres aux parties prenantes externes, telles que les investisseurs, les partenaires commerciaux et les autres parties intéressées.

Les 6 conseils à suivre pour réussir sa clôture comptable annuelle

Aujourd’hui, de nombreux logiciels existent pour vous aider à tenir des registres tout au long de l'année de manière à rendre la clôture de l'exercice rapide et efficace. C’est le cas de notre logiciel de gestion des dépenses Payhawk.

1. Préparer et planifier la clôture comptable annuelle

Le secret de la réussite ? La préparation. La meilleure façon de commencer à se préparer est de dresser une liste exhaustive de tout ce qui doit être fait pendant la clôture de l'exercice et en préparation de l'audit. Il s'agit notamment de procéder au rapprochement des principaux comptes du grand livre (nous y reviendrons dans le prochain point), de vérifier et, le cas échéant, de mettre à jour les descriptions de processus, de préparer les états financiers et de passer en revue toutes les réserves et provisions.

Une fois que vous disposez d'une liste complète des tâches à effectuer, il s'agit de bien les répartir entre les membres de l'équipe financière. Vous pouvez ensuite établir un calendrier clair avec des délais préétablis, en tenant évidemment compte des dépendances dans le processus. En discutant ensuite avec l'équipe de cette liste de tâches et de ce planning, vous vous assurez que chacun sait exactement ce qu'il doit faire et quand il doit le faire.

2. Effectuer des rapprochements comptables minutieux

Une partie importante de la clôture de l'exercice et de l'audit qui l'accompagne consiste à effectuer des rapprochements minutieux de tous les principaux comptes du grand livre dans les registres de votre entreprise. Il s'agit principalement des comptes bancaires, des comptes créditeurs, des comptes débiteurs, mais aussi des comptes de bilan sur lesquels des provisions ou des réserves peuvent être enregistrées.

Une partie importante de la clôture et de l'audit de fin d'année consiste à vérifier si le solde des différents comptes du grand livre correspond 1 à 1 à la sous-administration correspondante. Vous devez être en mesure de le démontrer à l'auditeur en présentant les documents sous-jacents de chaque transaction individuelle. Il peut s'agir d'une facture, d'un reçu, d'une fiche de paie ou d'une déclaration fiscale.

Il est essentiel que toutes les transactions soient correctement enregistrées et qu'elles correspondent à la documentation correspondante. Le logiciel de gestion des dépenses Payhawk peut vous y aider en conservant une piste d'audit claire de chaque transaction. La consultation de cette piste d'audit vous permettra de savoir exactement où se trouvait une transaction à quel moment du processus, y compris les documents qui y sont associés. En outre, une dépense personnelle d'un employé ne pourra pas être traitée et comptabilisée tant que le reçu ou la facture n'aura pas été chargé dans la plateforme. Il s'agit d'un moyen efficace de s'assurer que la justification correcte est disponible pour chaque transaction.

Bien entendu, il ne suffit pas de pouvoir présenter le reçu ou la facture. Vous devez également être en mesure de montrer qui était responsable de la finalisation de la transaction. Par conséquent, vous pouvez définir, dans la plateforme Payhawk, qui doit donner son approbation pour chaque employé ou processus avant qu'une transaction puisse être finalisée. Quelle que soit la complexité de l'organisation, le workflow d'approbation dans Payhawk peut être entièrement personnalisé pour répondre à vos besoins, en veillant à ce que la responsabilité incombe toujours à la bonne personne.

En outre, la puissante technologie OCR vous aide en garantissant que toutes les transactions correspondent avec les documents associés. La technologie OCR lit les factures et les reçus entrants pour en extraire toutes les données pertinentes, après quoi l'entrée est effectuée dans le bon compte du grand livre. Ensuite, il suffit de vérifier la transaction et d'effectuer les ajustements nécessaires, ce qui rend le processus plus rapide et plus efficace.

Voici ce que MDM Props, client Payhawk depuis 2022, pense des défis posés par les rapprochements bancaires avant de passer à Payhawk pour la gestion des dépenses :

"Nous avons un grand nombre de transactions et avant de passer à Payhawk, nous avions l'habitude d'effectuer nos rapprochements de paiements manuellement. Cela prenait des mois pour tout traiter car nous devions saisir le montant net, la TVA et le projet concerné", explique Uchenna, responsable financier de MDM Props. "Maintenant, avec Payhawk, c'est beaucoup plus facile parce que l'OCR capture toutes les données pertinentes des reçus et que nous pouvons tout coder correctement dès le départ en utilisant les champs personnalisés."

3. Analyser les processus financiers

Au cours de l'audit, l'auditeur tentera d'établir les processus au sein de l'entreprise, afin de déterminer s'ils présentent des lacunes. Si ces processus ne sont pas documentés, il s'appuiera sur des entretiens avec l'équipe financière et d'autres personnes au sein de l'organisation. Il est donc judicieux de disposer de descriptions actualisées des processus les plus importants de l'organisation, afin de les montrer à l'auditeur et qu'il puisse les examiner.

En effet, si vous commencez à partager des descriptions de processus datant d'il y a cinq ans pour un processus qui a déjà été modifié dix fois entre-temps, vous risquez de créer plus de confusion que de clarté. Les comptables s'intéressent également à la manière dont le contrôle interne du processus est effectué et aux intérêts des différents départements. Il est donc important de documenter clairement ces contrôles internes et ces intérêts (opposés) dans la description du processus.

Plusieurs processus sont standardisés dans le logiciel de gestion des dépenses Payhawk. Bien entendu, tout peut être adapté comme vous le souhaitez, mais vous pouvez vous baser sur le squelette de ces processus standard. Vous savez ainsi que les descriptions des processus en cours dans le logiciel de gestion des dépenses sont à jour. Pensez aux workflows d'approbation, au cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement, etc.

4. Vérifier minutieusement les dettes fiscales

Outre le rapprochement de tous les comptes du grand livre général, il faut insister sur la vérification de la réserve ou de la provision enregistrée pour la dette fiscale en particulier. Tout d'abord, l'enregistrement correct de la dette fiscale est essentiel pour une représentation précise de la performance financière de l'entreprise. En outre, la conformité fiscale est cruciale pour éviter d'éventuels litiges avec les autorités fiscales et des pénalités.

Un audit approfondi des obligations fiscales, outre qu'il permet d'éviter d'éventuelles pénalités, offre également la possibilité d'optimiser la situation fiscale de l'entreprise. Il s'agit notamment d'identifier les avantages fiscaux, les déductions ou les possibilités de planification fiscale afin de réduire la charge fiscale globale. En outre, un contrôle approfondi des obligations fiscales contribue également à la transparence de l'entreprise vis-à-vis des parties prenantes internes et externes, telles que les investisseurs, la direction, les analystes, les créanciers et l'auditeur. Cela peut renforcer la confiance dans l'information financière.

Il est donc essentiel de justifier de manière approfondie la provision ou la réserve comptabilisée pour la dette fiscale totale, car l'auditeur posera sans doute des questions à ce sujet lors du contrôle des états financiers.

5. Préparation des états financiers

Après vous être assuré que les soldes des comptes du grand livre sont corrects, que toutes les réserves et provisions sont claires et que toutes les transactions sont complètes du point de vue de la documentation sous-jacente, il est temps de préparer les états financiers. Par états financiers, nous entendons le compte de résultat, le bilan et le tableau des flux de trésorerie. Outre la possibilité de les présenter au comptable, ils constituent également un outil important pour la direction de l'entreprise, qui peut ainsi mieux gérer l'organisation. En donnant un aperçu des performances financières d'une entreprise, la direction sait où se situe l'entreprise sur le plan financier et, le cas échéant, quels changements ou améliorations sont nécessaires pour améliorer les performances de l'année suivante.

Êtes-vous curieux de savoir comment d'autres directeurs financiers envisagent la clôture de l'exercice financier ? Et comment ils envisagent l'année à venir ? Dans cet eBook, vous découvrirez comment d'autres directeurs financiers envisagent la clôture de l'exercice financier, afin que vous puissiez bénéficier des idées d'autres professionnels de la finance.

6. Documentation et archivage

Dans les cinq conseils précédents, nous avons parlé des documents qui sont importants pour la fin de l'année et donc pour la préparation de l'audit. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de toutes les transactions qui ont eu lieu au sein de votre organisation. Il est au moins aussi important, surtout en vue d'une éventuelle présentation au commissaire aux comptes, de se poser les questions suivantes :

• Quelles considérations ont été prises en compte lors de la clôture de l'exercice financier ?
• Pourquoi un certain poste figure-t-il dans tel compte du grand livre et pas dans tel autre ?
• Et comment avez-vous veillé, en tant qu'organisation, à ce que les comptes soient tenus conformément aux lois et réglementations applicables ?

En répondant à ce type de questions, vous vous assurez une transition en douceur vers l'exercice suivant. Essayez de tout classer de manière structurée et facilement accessible, afin de pouvoir répondre aux questions de l'auditeur et de lever les ambiguïtés des (nouveaux) collègues de manière rapide et efficace.

Payhawk vous accompagne pour une clôture comptable annuelle plus sereine

En commençant par établir un calendrier précis, vous clarifiez ce qui doit être fait et à quel moment. Ensuite, en vous assurant que toutes les transactions sont entièrement justifiées, que tous les comptes du grand livre général sont compris et que chaque considération est clairement justifiée, vous vous assurez de pouvoir passer sans encombre à la nouvelle année et de pouvoir répondre rapidement et de manière satisfaisante à toutes les questions du comptable.

Vous vous demandez comment le logiciel de gestion des dépenses Payhawk peut faciliter et accélérer la clôture de l'exercice financier ? Alors réservez ici une démonstration, nous nous ferons un plaisir de vous guider !