Изкуствен интелект и трансформация на данните във финансите: По-интелигентни решения за финансови директори

В неотдавнашен уебинар, организиран от Kleene.ai в партньорство с Payhawk, група от лидери в областта на финансите и данните, включваща Константин Дженгозов (финансов директор, Payhawk), Тана Матус (финансов директор, Secret Food Tours), Абигейл Мей (финансов директор, Biscuiteers) и Мат Сойер (основател, Sawinsight), споделиха своите виждания за това как финансовите екипи могат да ръководят успешни инициативи за трансформация на управлението на данните.

Трансформация на управлението на данни: мненията на водещи финансови лидери

В дискусията бяха разгледани практически стъпки - от избора на правилните проекти до съгласуването на финансовите цели с бизнес стратегията - за осъществяване на икономии на разходи, автоматизиране на работните процеси и подобряване на видимостта. Ето какво научихме.

Предизвикателството на трансформацията на данни: Управление на очакванията

Не можете да трансформирате бизнеса си, без да трансформирате данните си. Но трансформацията никога не е бързо решение или еднократна покупка на софтуер. Едно от най-големите препятствия вероятно ще включва справянето с множество потоци от данни на трети страни и фрагментирани технологии.

Може би си представяте идеалната система, която решава всеки един проблем с данните във вашия бизнес, но реалността е много по-объркана. Гостите в уебинара се съгласиха: "Ключът е да се започне постепенно. Разберете данните, с които работите, преди да се опитате да преработите всичко.„

Вместо да се стремите към трансформация за една нощ, участниците в дискусията предложиха да я разделите на управляеми части. Приемете, че това е дълга игра - вероятно едногодишен проект, а не двумесечен спринт. Ако знаете това предварително, можете да зададете правилните очаквания и да избегнете разочарованието.

Изграждане на бизнес обосновка

Обосноваването на инвестицията в преобразуване на данни може да бъде сериозно препятствие.

Бизнес лидерите искат да знаят: Каква е възвръщаемостта на инвестицията? Кога ще видим ползите?

За разлика от закупуването на машина с ясно изразено повишаване на ефективността, при проектите за данни често липсва незабавна, осезаема възвръщаемост. За да получите подкрепа, трябва да изградите убедителна бизнес обосновка, като започнете от следното:

• Очертайте добавената стойност
• Направете оценка на разходите и очаквания период на възвръщане на инвестицията
• Покажете как ще се опростят операциите в различните екипи

Без да създаде подобна бизнес обосновка, убеждаването на ръководството да отпусне ресурси ще бъде трудна битка.

Абигейл Мей, финансов директор в Biscuiteers, казва:

Ако работя по изготвянето на бизнес обосновка за проекта - нещо, което често изисквам от другите в компанията - ще очертая очакваните преимущества, разходите и особено периода на възвръщаемост на инвестицията. Когато сроковете и стойността на проекта не са ясни, е трудно да се оправдае голям първоначален разход.

Преодоляване на културната съпротива в компанията

Едно от най-големите предизвикателства при ръководенето на каквато и да е инициатива за трансформация на данни е културното въздействие.

Екипите се чувстват удобно със съществуващите процеси и технологии, дори когато те са неефективни. Когато въвеждате нещо за първи път, има вероятност да се появи разминаване между уменията на служителите ви и новите технологии.

Хората се противопоставят на промяната, когато не я разбират. Трансформацията на управлението на данните не е просто технологичен проект, а промяна в начина на мислене.

Константин Дженгозов, финансов директор на Payhawk, казва: „Това е много важно:

Често има културна съпротива срещу промяната, тъй като хората се чувстват удобно с това, с което са свикнали и има разминаване между уменията и новата технология. Хората се страхуват от неизвестното, а преодоляването на разделението между отделите изисква промяна в мисленето. Трябва да им помогнем да осъзнаят, че сегашните процеси не са мащабируеми и че трансформацията на начина, по който използваме данните и работим като цяло, е жизненоважна.

За преодоляване на културната съпротива участниците в панела предложиха:

1. Да образовате екипите за това защо е необходима промяна
2. Да осигурете обучение за новите системи
3. Включете служителите още в началото на процеса, за да намалите съпротивата

Време за трансформация: Кога да направите стъпката

Как да разберете кога компанията ви се нуждае от цялостна промяна в управлението на данните? Ето кои са знаците за проблеми:

• Бавно време за реакция: Ако отговорите на ключови финансови или оперативни въпроси изискват часове (или дни) ръчен анализ, имате проблем.
• Непоследователност на данните: Ако различните отдели отчитат различни данни за един и същ показател, е време да го стандартизирате.
• Ограничения на данните в реално време: Ако данните ви са заключени в статични отчети и не се актуализират динамично, изоставате.

Тана Матус, финансов директор на Secret Food Tours, казва:

Причината е в две направления. Първо, отговарянето на въпроси от членове на управителния съвет, директори или инвеститори може да отнеме много време. Ако информацията не е лесно достъпна, тогава върху мен се оказва натиск да я намеря. Второ, ние следим внимателно маржовете на ниво град, като анализираме разходите за храна и екскурзоводи. Така че, ако маржовете спаднат, трябва да действаме бързо, тъй като няколко седмици спад могат да доведат до значителни загуби.

Казано накратко - ако данните ви не ви дават достатъчно бързи отговори, за да вземате решения, значи е време за трансформация.

Приоритизиране и изпълнение на инициативи за данни

Как да определите приоритетите си, след като решите да предприемете трансформация на данните?

"Обмислям колко данни се генерират в реално време в сравнение с тези, които се нуждаят от манипулация или анализ чак в края на месеца. В нашия отдел за спедиция например автоматизацията на данните оказа голямо влияние, като подобри ефективността с достъп до данни, показващи дейността на пратките в реално време. Следващата стъпка е филтрирането на тези данни в реално време към други екипи „, споделя Абигейл.

Абигейл продължава: "Нещо, с което се сблъскваме често, е първо да създадем план за месец напред за това какво ще произвеждаме, а след това да получим наистина голяма корпоративна поръчка, която пуска всичко това на пазара. Голямата поръчка е страхотна, но ние разполагаме с ограничен капацитет и възможности за един месец, така че е важно да можем бързо да реагираме на голяма корпоративна поръчка и да изместим всичко останало. „

Това може да не се отнася за всеки бизнес, но в Biscuiteers е важно да можем да използваме данните динамично, за да реагираме също толкова бързо на промените!

1. Идентифициране на критичните за бизнеса области: Започнете с проблемните точки, които ви струват най-много време или пари
2. Автоматизирайте повтарящите се задачи: Ако финансовите екипи ръчно осчетоводяват приходите или ръчно копират и пренасят данни в електронни таблици, поправете първо това
3. Осигурете целостта на данните: Чистите и надеждни данни са в основата на всяка трансформация
4. Създаване на информационни табла в реално време: Дайте на ръководството възможност да взема решения, базирани на данни, в движение

Силата на автоматизацията

Всички участници в дискусията се съгласиха: Ако все още разчитате на ръчни процеси, оставяте пари на масата.
Автоматизацията премахва човешките грешки, ускорява анализа и освобождава екипа ви, за да се съсредоточи върху стратегическата работа. Вместо да се занимават с електронни таблици, те могат да се съсредоточат върху прогнозирането, оптимизирането на разходите и стимулирането на растежа.

Константин споделя:

Новите технологии вече дават видимост и контрол в реално време, като интелигентната автоматизация спестява време от много от финансовите задачи с ниска стойност. В Payhawk сме изградили цялата си платформа на този принцип. Можем да се интегрираме с вашата ERP система, да оптимизираме процеса на одобрения и да създадем стабилна рамка за контрол - независимо дали използвате поръчки за покупка, управление на плащания по фактури, сложни процеси за одобрение на разходите или други.

Крайната цел: По-интелигентно и по-бързо вземане на решения

В основата на трансформацията на данни стои една проста цел: да дадете възможност на бизнеса си да взема по-умни и по-бързи решения.

Ако настоящите ви системи ви забавят, задържат или правят живота ви по-труден, отколкото трябва, е време за промяна. Компаниите, които ще процъфтяват в бъдеще, ще бъдат тези, които поемат контрола върху своите данни днес.

И така, откъде да започнете? Участниците в дискусията бяха единодушни. Разделете ги. Определете приоритети. Автоматизирайте. Обучете екипа си. И се подгответе да вземате по-добри и по-бързи решения с увереност.

Следващите стъпки по пътя към трансформацията на управление на данните

Да знаете върху какво да се съсредоточите е полезно, но е още по-добре да имате списък със задължителни задачи. Затова, ето ви петте основни начина за трансформиране на управлението на данни във вашия бизнес:

1. Поправяне на мързеливите навици за данни с отчетност

Трансформацията на управлението на данните не е само въпрос на инструменти и технологии, а и на поведение. Ако екипът ви се отнася към данните като към генератор на магически отговори, а не като към източник на стратегическа информация, имате нужда от пренастройване.

Ето един съвет - разкрийте последствията от лошите навици за работа с данни.

Когато някой многократно прави една и съща грешка - натиска грешен бутон, обработва неправилно възстановяване на средства - измерете я. Определете ключови показатели за ефективност и ги докладвайте на екипа.

Една компания установи, че показването на хората на последващия ефект от техните действия (напр. превръщането на едно неправилно възстановяване в три часа счетоводна работа) е достатъчно, за да доведе до промяна.

Тана Матус обяснява:

Мързеливите потребители на данни може да очакват незабавни отговори и да пренебрегват процесите, но повтарящите се грешки могат да доведат до проблеми (въпреки предупрежденията)... Създадохме ключови показатели за ефективност (KPI) около проследяването на грешките, показвайки на потребителите как техните действия влияят върху качеството на данните. След като видяха въздействието, те станаха по-внимателни, подобриха процесите и намалиха грешките.

Как да приложите това:

1. Проследяване на грешките в данните по потребители: Идентифицирайте повтарящите се грешки и измерете тяхното въздействие
2. Докладвайте с реални примери: Направете проблемните точки видими за екипа
3. Насърчавайте отчетността: След като хората видят ефектите от техните действия, те ще станат по-отговорни

2. Избор на подходящи проекти за данни

Не всички инициативи, свързани с данни, ще доведат до успех. Ключът е да съгласувате проектите за данни с бизнес целите и да определите къде можете да използвате данните си за активно стимулиране на стратегическите резултати.

• Започнете с крайната цел. Попитайте: какъв проблем се опитваме да решим? Дали това е оперативната ефективност? По-добро прогнозиране? Контрол на разходите?
• Открийте слепите зони. Разберете какво не се измерва? Къде липсват данни?
• Оценка на възвръщаемостта на инвестициите. Ако дадена инициатива за данни няма да подобри значително вземането на решения, тя не е правилният приоритет.

Ако финансовият ви екип е постоянно в реактивен режим, първият ви приоритет трябва да са проекти, които автоматизират повтарящата се работа и подобряват видимостта.

3. Автоматизиране на работните процеси за по-добър контрол на разходите

Финансовите ръководители трябва да спрат да преследват касови бележки и фактури и да се съсредоточат върху стратегическата работа. Автоматизацията не е просто удобство - тя е ключът към по-добър контрол над разходите.

Абигейл описва:

Имплементирахме Payhawk преди около година и сме наистина доволни от решението. Видяхме огромна полза от него; то прави множество неща, за които си мислех, че ще ни трябват три софтуера. Това, че може да разчитаме на решението означава, че нашият финансов екип може да използва времето си по-ефективно.

Чрез интегриране на възможностите за видимост и контрол в реално време в една платформа можете да оптимизирате финансовите работни процеси чрез автоматизиране на одобренията, вграждане на фирмените политики за разходите и намаляване на ръчното равняване на разходи и плащания.

Как да започнете да автоматизирате финансовите си процеси:

1. Направете одит на процесите си: Кое отнема най-много ръчни усилия?
2. Прегледайте софтуера, който имате: Използвате ли няколко инструмента там, където един би могъл да свърши работа?
3. Поискайте повече от доставчиците ви: Ако настоящите ви софтуерни инструменти не отговарят на нуждите ви, поискайте по-добри функции.

4. Как да се възползвате максимално от вашите финансови технологии

Смяната на софтуера може да изглежда обезкуражаваща, но ако изберете правилните инструменти, те ще работят усилено за вас.

Ако вашият финансов софтуер не решава всичките ви проблеми, струва си да преразгледате наличните. Консолидираната система трябва: 1) да намали ръчното въвеждане на данни, 2) да опрости работните процеси и 3) да даде възможност за по-интелигентно вземане на решения (предоставяйки ви всички данни на едно място).

Уверете се, че сте направили следното:

1. Редовно преоценявайте инструментите си
2. Използвайте услугите на акаунт мениджърите и техния опит
3. Инвестирайте в приемането (уверете се, че то е придружено от подходящо обучение и постоянна ангажираност)

5. Полагане на основите на изкуствения интелект във финансите

Изкуственият интелект променя играта, но той ще ви бъде от полза, само ако е правилно структуриран.

Както обяснява Тана:

AI ще бъде толкова добър, колкото е добро това, с което го захранвате. Ако не можете да осигурите точни, използваеми и подходящи данни за процесите, които извършвате, тогава имплементираното на AI решение няма да помогне на вашия бизнес.

Преди да имплементирате AI във финансите е нужно да направите няколко неща:

• Стандартизирайте и почистете данните си: Осигурете последователност във всички системи и се уверете, че хората могат лесно да следват правилните фирмени политики
• Да поправите нарушените процеси: AI не може да компенсира лошите работни процеси
• Поставете ясни цели: Какво искате да подобри изкуственият интелект? Прогнозиране? Откриване на измами? Категоризация на разходите?
• Направете карта на работните си процеси: Определете къде AI във финансите може да добави най-голяма стойност
• Тествайте AI на малки стъпки: Започнете с автоматизация, а след това увеличете мащаба

От бек-офиса до заседателната зала: Новата роля на финансите

Основният извод от уебинара? Трансформацията на данните не е само финансов проект, а промяна в целия бизнес.

Компаниите, които инвестират в структурирани, стратегически инициативи за управление на данни, ще бъдат тези, които ще вземат по-бързи и по-интелигентни решения - от разрушаването на стените между отделите до автоматизирането на работните процеси.

Но трансформацията не се случва за една нощ. Започнете с малки стъпки, поставете реалистични очаквания и приоритизирайте областите, в които автоматизацията и видимостта ще имат най-голямо въздействие.

С Payhawk можете да централизирате данните за разходите, да автоматизирате одобренията и да оптимизирате отчитането - всичко това в една платформа. Ако сте готови да поемете контрола върху финансовите си процеси, свържете се с нас и вижте как можем да помогнем на вашия бизнес да трансформира данните за разходите в интелигентни решения.