Съвети за финансови директори: Девет начина да увеличите ефективността на финансовия си екип

Сигурно толкова често чувате фразата „дигитална трансформация“, че отдавна сте се отегчили от нея. Но истината е, че тя наистина променя играта из основи — чрез дигитална трансформация можете да спестите време и пари, що се касае до всички разходи на компанията.

Според изследването, озаглавено В съзнанието на финансовия директор: Растеж без компромиси, 64% от бизнес лидерите заявяват, че финансовите директори са ценни стратегически партньори и играят важна роля в управителните съвети на компаниите. Въпреки това все още съществуват значителни предизвикателства, като почти 60% от участвалите в изследването заявяват, че е изключително трудно да се осигури пълен централизиран контрол и видимост на разходите по проекти и отдели в големите компании с множество дружества.

Как можете да се справите с тези и други предизвикателства в бизнеса? Ето деветте основни съвета на Константин Дженгозов, финансов директор на Payhawk.

1. Автоматизирайте събирането и осчетоводяването на касови бележки и фактури

Ръчното равняване на разходите е една от задачите, които отнемат най-много време на финансовите екипи. Сега можете да автоматизирате всичко, използвайки софтуер за управление на разходите, който се интегрира с вашата ERP система.

Например, нашето мобилно приложение за управление на разходи, снабдено с машинно обучение и технологии с изкуствен интелект, може автоматично да извлича важна информация от касови бележки или фактури. Вашите служители с карти от Payhawk просто трябва да направят снимка на документа, след което данните се извличат чрез технология за разпознаване на символи и това е всичко - така завършва процеса по подаване на разходите.

Такива функции ускоряват процеса по подаване на разходи и така помагат на нашите клиенти от България и света. Например германският автомобилен гигант ATU успява да спести над 2 млн. евро от възстановяване на ДДС. Матиас Гьотц, старши проектен мениджър в ATU, споделя:

Вече не се налага да търсим касови бележки. Мениджърите просто трябва да направят снимка на касовата си бележка и да я качат в автоматизираната финансова система. През първата година тази промяна позволи на ATU да възстанови от данъчната служба 2 млн. евро, които иначе биха били загубени.

2. Контролирайте разходите по-успешно с автоматизирани процеси на одобрение

Пълният контрол върху картите може да изглежда като мечта за финансовите екипи на компаниите, но с нашето решение можете да усетите ползите от високо персонализираните настройки за карти, като в същото време предоставите на служители с карти свободата да харчат в рамките на определен лимит и наблюдавате всичко това в реално време. Чрез специални функции за контрол, вградени в картите можете също да зададете лимити за отделни служители и да позволите или разрешите редица възможности:

• Онлайн плащания
• Тегления от банкомати
• Дневен лимит
• Лимит за една транзакция
• Държава и регион
• Ден и час (напр. само в работно време)
• Даден търговец

Можете дори да използвате функцията за автоматично блокиране на карти, ако служителите не качват своите касови бележки или фактури навреме.

Нашият Workflow Designer или функция за създаване на процеси за одобрение на разходите, ви позволява да персонализирате автоматизираните процеси на одобрение, за да отговарят на специфичната структура на вашия бизнес, като да ги настроите спрямо разходи, фактури и поръчки.

3. Интегрирайте управлението на разходите с вашата HR система

Когато служител напусне компанията, надеждната интеграция с вашата система за управление на човешките ресурси е от решаващо значение за предотвратяване на неоторизирани разходи. Веднага след като ваш служител напусне, HR системата ще подаде сигнал до Payhawk и платформата ни автоматично ще блокира картите му и ще прекъсне достъпа му, като така ще защити фирмените средства от потенциални рискове.

С интеграцията е също толкова лесно да се добавят нови служители, като им се осигури защитен достъп до средствата на компанията още от първия ден. По този начин избягваме ненужното време за изчакване и ускоряваме темпа на работа.

4. Автоматизирайте процеса на плащания на фактури

Намаляването на ръчната работа е най-бързият начин да подобрите ефективността на финансовия ви екип. Чрез автоматизиране на задълженията към доставчици намалявате грешките при ръчно въвеждане на данни, оптимизирате работните процеси, подобрявате времето за обработка (плащате фактури с едно кликване) и отношенията с доставчиците – всичко това се извършва при по-добра прозрачност и контрол на разходите.

Между другото, ние поддържаме системите SEPA, BISERA, Faster Payment System, ACH и международни плащания.

5. Оптимизирайте процеса по снабдяване от поръчката до плащането

Ако не използвате технологии за стандартизиране на процеса на снабдяване, няма да имате видимост върху веригата на стойността. Предпочитаните доставчици могат да бъдат пропуснати, а процесът ще се затрудни, особено ако управлявате повече от една компания.

С Payhawk можете да управлявате целия процес – от заявката за поръчка до финалното плащане – от една платформа, което улеснява прогнозите за разходите и осигурява видимост върху всички минали и предстоящи разходи на организацията.

С нашата технология за трипосочно засичане на заявка за поръчка, фактура и документ за получаване, можете да сте сигурни, че няма несъответствия в цените или количествата на получените артикули. Така ще бъдете уверени, че грешките са избегнати преди да направите плащане.

6. Увеличете контрола и видимостта на разходите за абонаменти

Чрез мониторинг на неизползвани абонаменти можете да предотвратявате измами или просто да спирате ненужни разходи. Ако например имате активен абонамент за LinkedIn, но забележите, че плащате за повече от един, управлението на абонаменти на Payhawk ще ви помогне да прекратите този абонамент и така ще намалите разходите си.

Можете също така да насрочвате предстоящите си плащания едновременно или на групи, като избирате плащане в деня на падежа или друга дата, за да автоматизирате плащането и същевременно да намалите възможностите за грешка.

7. Интегрирайте бюджети с управлението на разходи

Ръчното управление на финансовото планиране и анализ (FP&A) може да бъде уморително, но чрез интегриране на бюджетите си с управлението на разходите ще спестите безброй часове в експортване и ръчна работа, а по този начин ще съдействате за по-голямата ефективност на екипа си.

Достъпът до всички бизнес разходи, във всички дружества на вашата компания, в реално време ви помага да планирате и бюджетирате в дългосрочен план. Това ви позволява да вземате бизнес решения уверено и да държите заинтересованите страни информирани по всяко време с персонализирани експорти на данни.

8. Осигурете глобален контрол върху всички ваши компании

Ако сте свикнали да влизате в много системи, за да имате достъп до финансови данни на различни компании, имаме по-добро решение за вас. Добавете всичките си компании на едно място за проследяване и анализ на глобалните разходи.

С нашето Групово табло, вашият финансов екип може да анализира всички разходи на групата на едно място. Можете да проверявате кой харчи най-много от даден екип и фирма, без да превключвате между раздели с банкови разходи и възстановявания към фактури и абонаменти.

Таблото позволява също да сравнявате съществуващите средства с предстоящи разходи, като по този начин помага да управлявате по-добре паричния поток на групово ниво. Когато средствата намаляват, ще получавате известия за ниски баланси за различните валути и компании във вашата група.

9. Автоматизирайте вашите ESG отчети

Вашата организация трябва да бъде прозрачна за въздействието си върху околната среда, но определянето на индиректния екологичен отпечатък може да бъде предизвикателство. С Payhawk Green имате възможност автоматично да проследявате въглеродните емисии спрямо всички разходи по карти, а така отчитате емисиите от обхват 3 по-лесно.

Ние си партнираме с Lune, за да осигурим точни изчисления на въглеродните емисии и да гарантираме, че отговаряте на всички регулации в ЕС и Обединеното кралство, включително директивата на ЕС относно отчитането на предприятията във връзка с устойчивостта (CSDR).

Но да се върнем към доклада Растеж без компромиси и да обърнем внимание на факта, че 82% от финансовите директори казват, че управлението на разходите е от изключителна важност за тяхната работа и намаляването на загубите.

Уверете се, че не сте част от тези 18%, които не осъзнават предимствата на управлението на разходите, и заявете безплатно демо с експерт от Payhawk още днес.