9 conseils pour maximiser l'efficacité de votre équipe Finance

Vous avez probablement l’impression qu’on vous a rebattu les oreilles avec l'expression « transformation numérique ». Toutefois, celle-ci change vraiment la donne en vous permettant de gagner du temps et de l'argent sur l’ensemble des processus financiers de votre entreprise.

Dans le cadre du rapport intitulé « Dans la tête du DAF : rationaliser la Finance pour accélérer la croissance », 64 % des chefs d'entreprise ont déclaré que les DAF sont généralement très appréciés parmi les dirigeants stratégiques et qu'ils ont un rôle majeur à jouer au sein du conseil d'administration. Cependant, des défis importants subsistent. En effet, près de 60 % des DAF déclarent qu'il est extrêmement difficile de bénéficier d’un contrôle et d’une visibilité complets et centralisés sur les dépenses en fonction des projets et des départements au sein d'une entreprise internationale ou multi-entités.

Vous vous demandez comment surmonter les nombreux défis de la fonction finance ? Voici les neuf conseils de Konstantin Dzhengozov, directeur financier de Payhawk.

1. Automatisez la collecte et le rapprochement des reçus et des factures

Le rapprochement manuel des dépenses est l'une des tâches les plus fastidieuses des départements Finance. Toutefois, en vous appuyant sur un logiciel de gestion des dépenses qui s'intègre nativement avec votre ERP, vous pouvez tout automatiser.

Dotée de la technologie d'apprentissage automatique (machine learning) et de l'IA, l’application mobile de gestion des dépenses Payhawk est capable d’extraire automatiquement les informations essentielles des reçus ou des factures. Après une dépense par carte, il suffit de prendre une photo du reçu, de vérifier les données extraites à l’aide de la technologie OCR et d’enregistrer la dépense en toute simplicité.

Ces fonctionnalités accélèrent immédiatement le processus de gestion des dépenses et ont même permis à l’entreprise ATU d'économiser plus de 2 millions d'euros en récupération de TVA. Selon Mathias Goetz, chef de projet senior chez ATU :

Nous n'avons plus à courir après les reçus. Il suffit simplement aux gestionnaires de prendre une photo de leur reçu et de la transférer vers le système de gestion financière automatisé. Dès la première année, ce changement a permis à ATU de récupérer 2 millions d'euros auprès de l'administration fiscale, somme qui aurait autrement été perdue.

2. Exercez un meilleur contrôle sur vos dépenses grâce aux workflows d’approbation automatisés

Exercer un contrôle absolu sur les cartes d’entreprise semble être une mission impossible pour de nombreuses équipes Finance. Néanmoins, grâce à notre solution, les détenteurs de cartes d’entreprise sont libres d’effectuer des dépenses dans un cadre prédéfini grâce à des fonctionnalités de contrôles avancés. En effet, vous pouvez définir des limites et des contrôles pour chaque employé et décider si vous voulez que leur carte :

• leur permette d’effectuer des paiements en ligne
• les autorise à opérer des retraits aux guichets automatiques (DAB)
• dispose d’une limite quotidienne
• soit limitée à une transaction unique
• soit uniquement utilisable dans certains pays ou régions
• fonctionne uniquement certains jours et/ou à certaines heures ( aux horaires de bureau, par exemple)
• soit uniquement utilisable chez certains commerçants

Vous avez même accès à une fonctionnalité de blocage automatique des cartes si vos salariés ne téléchargent pas leurs reçus ou leurs factures à temps.

Notre Designer de workflows vous permet quant à lui de personnaliser vos workflows d'approbation en fonction de la structure spécifique de votre entreprise et de les définir pour les dépenses, les factures et les bons de commande.

3. Intégrez la gestion des dépenses à votre SIRH

Nos intégrations SIRH vous permettent de gérer facilement les arrivées et les sorties de salariés dans votre entreprise. Lors de l’onboarding, vous pouvez intégrer immédiatement et en toute sécurité les nouveaux arrivants et les équiper de cartes d’entreprise rapidement pour éviter tout retard dans leur prise de fonction.

De même pour l’offboarding, l’intégration entre votre SIRH et Payhawk permet de synchroniser la sortie d’un salarié : ses cartes sont alors automatiquement bloquées et son accès à la plateforme révoqué, ce qui permet ainsi d’éviter des erreurs de transaction et le risque de fraude.

4. Automatisez vos factures fournisseurs

Réduire les tâches manuelles est le moyen le plus rapide de renforcer l'efficacité de votre équipe Finance. En automatisant la gestion des factures fournisseurs, vous réduisez les erreurs de saisie manuelle, rationalisez les flux de travail, améliorez le temps de traitement (grâce au paiement des factures en un seul clic) et les relations avec vos fournisseurs - tout en bénéficiant d'une meilleure visibilité sur vos finances et d'un contrôle des dépenses renforcé. Il s’agit d’un atout indéniable.

Par ailleurs, Payhawk prend en charge les paiements SEPA, BISERA, Faster Payment System, ACH, ainsi que les paiements internationaux.

5. Optimisez l'ensemble du processus Procure-to-Pay

La technologie s’applique aussi au Procure-to-Pay : grâce à Payhawk, vous pouvez gérer l'ensemble du processus, depuis la demande d’achat, au bon de commande, jusqu’au règlement de la facture finale. Ainsi, il est encore plus facile de prévoir les dépenses et d’avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses passées et à venir.

Grâce à notre technologie de rapprochement à trois facteurs, vos bons de commande, vos factures et vos bons de réception sont tous comparés entre eux afin de veiller à ce qu'il n'y ait pas d'écart de prix ou de quantité entre les montants affichés et les articles reçus. Vous pouvez ainsi vous assurer qu’aucune erreur n’a été commise avant de procéder au paiement.

6. Bénéficiez d’une visibilité complète et d’un contrôle renforcé sur les abonnements

En surveillant les abonnements peu ou pas utilisés, vous pouvez prévenir la fraude et réduire les dépenses inutiles. Si vous disposez par exemple d’un abonnement LinkedIn actif, mais que vous remarquez que vous payez pour plus d'un abonnement, avec l'aide de la fonctionnalité de gestion des abonnements de Payhawk, vous pouvez résilier les comptes excédentaires et réduire les coûts.

Vous pouvez également programmer vos paiements à venir, un par un ou par lots, et choisir de payer à la date d'échéance ou à une date différée dans le but d’automatiser votre cycle de paiement et de limiter les erreurs.

7. Intégrez les budgets à votre gestion des dépenses

Gérer manuellement la planification et l'analyse financières (FP&A) peut se révéler fastidieux. C’est pourquoi nous avons intégré un module de suivi budgétaire à notre plateforme.

L’accès à l’ensemble des dépenses, sur de multiples entités, permet d’avoir une vision de la santé financière de votre entreprise en temps réel. Le fait de disposer de données financières précises vous aide à planifier et à budgétiser pour garantir votre réussite sur le long terme. Cela vous permettra de prendre des décisions en toute sérénité à l’échelle de l’entreprise et de tenir les parties prenantes informées à tout moment grâce à des exports de données personnalisées.

8. Contrôlez l’ensemble de vos entités

Il existe des solutions plus simples que celles qui vous obligent à vous connecter à plusieurs systèmes pour accéder aux données financières de vos diverses entités. Avec Payhawk, ajoutez l’ensemble de vos entités sur une seule et même plateforme afin de suivre et d’analyser les dépenses dans leur globalité.

Grâce à notre tableau de bord de groupe, votre équipe Finance est en mesure d’examiner toutes les dépenses de votre groupe et peut aussi comparer les fonds existants aux dépenses à venir, afin de mieux gérer les flux de trésorerie au niveau global. Pour vous aider à prendre des mesures rapides lorsque les fonds viennent à manquer, vous pouvez paramétrer des alertes qui indiquent un solde bas pour toutes les entités et toutes les devises.

9. Automatisez l’élaboration de vos rapports ESG

Votre organisation doit se montrer aussi transparente que possible concernant son impact environnemental. Néanmoins, déterminer la quantité de CO2 produite par chacune des activités de l’entreprise est parfois une entreprise complexe. L'impact indirect sur l'environnement peut notamment être très difficile à déterminer. Toutefois, grâce à Payhawk Green, vous pouvez monitorer automatiquement les émissions de CO2 liées à l’ensemble de vos dépenses par carte, ce qui facilite ainsi le reporting des émissions de scope 3.

Dans le cadre de notre partenariat avec Lune, nous nous efforçons de fournir des calculs précis des émissions de carbone afin d‘aider les entreprises à maintenir leur conformité avec l’ensemble des réglementations ESG au Royaume-Uni et au sein de l'UE, y compris la directive sur la responsabilité sociale des entreprises (CSRD).

Augmentez l’efficacité de votre équipe Finance dès maintenant, réservez une démo avec un expert Payhawk !