Payhawk en AccountOne automatiseren finance bij Oad met Visma Net
Oad is een Nederlandse reisorganisatie met tientallen groeps- en busreizen binnen en buiten Europa. Het bedrijf organiseert complete reiservaringen, van vervoer tot verblijf, voor zowel individuele reizigers als groepen. AccountOne is de implementatiepartner die Oad ondersteunt met Visma Net en financiële automatisering. Samen met Payhawk brachten ze uitgavenbeheer, boekingen en rapportage in één geïntegreerde workflow.
Hoofdkantoor:
Branche
Werknemers:
Payhawk klant sinds:
De ervaring van Oad in een notendop
- Realtime inzicht in alle uitgaven per reis
- Maandafsluiting sneller en betrouwbaarder
- Geen ongedocumenteerde uitgaven meer
- Minder handmatig werk voor administratie en controller
- Meer reizen met reisleiders, zonder extra FTE
Het leven vóór Payhawk
Oad werkte met ING-creditcards voor ongeveer vijftig reisleiders. Bonnetjes kwamen laat of incompleet binnen, vaak letterlijk in een schoenendoos. De maandrapportage werd op schattingen gebaseerd, omdat kaartafschriften pas aan het eind van de maand kwamen. Remco Holle, financieel directeur Oad: “We hadden best een behoorlijk percentage aan ongedocumenteerde uitgaven.”
Daarnaast is Oad’s administratie complex. Omzet wordt pas gerealiseerd bij vertrekdatum, niet op factuurdatum. Dat vraagt om een ERP en uitgavenbeheer oplossing die díe realiteit begrijpen.
Waarom Payhawk
AccountOne kende Oad al goed en wist dat de reisorganisatie op zoek was naar een moderne kaartoplossing. Op een controllers-event kwam AccountOne in contact met Payhawk. De timing bleek perfect. Albert Wolterink, mede-eigenaar van AccountOne deelt:
“Ik heb Payhawk geïntroduceerd bij Remco, en zo is het proces gaan lopen.”
Belangrijkste redenen voor de keuze:
- Flexibiliteit van virtuele en fysieke kaarten
- Realtime inzicht in uitgaven
- Naadloze integratie met Visma Net via XL-Connect
De zekerheid dat Payhawk zich technisch aanpaste aan Oad’s specifieke boekingsmethode gaf het vertrouwen om door te zetten.
“Qua betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van je rapportage is Payhawk een enorme verbetering.”
Zakelijke betaalkaarten met real-time inzicht
Oad gebruikt Payhawk voor alle reisgerelateerde uitgaven. Reisleiders betalen hotels, restaurants en excursies met hun Payhawk-kaart. De bon wordt direct in de app geüpload en gekoppeld aan het juiste reisnummer. Remco:
“We zien nu à la minute wat er uitgegeven is. Je zit heel kort op de bal.”
De administratie controleert dagelijks. Geen goedkeuringsketen met tussenlagen, maar directe actie en realtime overzicht. Dat past bij Oad’s cultuur van vertrouwen.
De gouden driehoek
De samenwerking tussen Oad, AccountOne en Payhawk was erg vruchtbaar voor alle partijen. AccountOne ontwikkelde een maatwerk integratie waarmee alle Payhawk-transacties, inclusief bonnetjes, automatisch worden ingelezen in Visma Net. Remco:
“We hebben aan onze kant weinig van de implementatie ondervonden. AccountOne wist wat nodig was en zorgde dat het werkte, zonder incidenten. Het is echt een gouden samenwerking.”
AccountOne en Payhawk werken intussen ook breder samen. Albert deelt: “Er zit een goed partner-model op; het komt van twee kanten.”
De integratie met Visma Net
Centraal in de integratie staat een ‘booking string’ met reisnummer, reserveringsnummer en vertrekdatum. Zodra een medewerker een uitgave koppelt aan een reis, zet XL-Connect die automatisch om naar de juiste boeking in Visma Net, inclusief bon en btw.
Wat het oplevert
- Boeking op vertrekperiode in plaats van factuurdatum
- Directe koppeling van uitgaven aan het juiste reisdossier
- Meerdere rapportages mogelijk per reis, periode of vertrekdatum
- Geen handmatige naverwerking meer
“Zonder die integratie past het niet zo lekker vlekkeloos in de administratie.” vertelt Remco
De impact op de dagelijkse gang van zaken
De combinatie van Payhawk en AccountOne heeft voor Oad drie afdelingen beter laten werken:
- Reisleiders hoeven niet meer met bonnetjes te slepen
- Administratie heeft realtime inzicht en minder werk
- Controllers kunnen direct sturen op actuele cijfers
Remco deelt:
“Qua betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van je rapportage is Payhawk een enorme verbetering.”
Albert vult aan:
“Het werk is makkelijker geworden voor reisleider, administratie én controller.”
Technologie, partnerschap en vertrouwen
Oad combineert Payhawk-kaarten en realtime uitgavenbeheer met een door AccountOne gebouwde koppeling naar Visma Net. Elke uitgave wordt automatisch op het juiste reisdossier en de juiste vertrekperiode geboekt, inclusief bon. Daardoor zijn maandafsluitingen sneller, cijfers betrouwbaarder en groeit het aantal reizen met reisleiders zonder extra personeel.
Een sterk voorbeeld van hoe technologie, partnerschap en vertrouwen samen een finance-proces kunnen vereenvoudigen. Benieuwd wat mogelijk is voor jouw organisatie? Boek gauw een demo met één van onze experts.
