Finanzprozesse bei Oad effizient automatisieren – mit Payhawk, AccountOne und Visma Net
Oad ist ein niederländischer Reiseveranstalter, der zahlreiche Gruppen- und Busreisen innerhalb und außerhalb Europas anbietet. Das Unternehmen gestaltet komplette Reiseerlebnisse – von der Anreise bis zur Unterkunft – für Einzelreisende und Gruppen. AccountOne ist der Implementierungspartner, der Oad bei Visma Net und der Finanzautomatisierung unterstützt. Gemeinsam mit Payhawk haben sie Ausgabenverwaltung, Buchungen und Berichterstattung jetzt zu einem nahtlosen, integrierten Workflow zusammengeführt.
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Branche
Mitarbeitende
Payhawk-Kunde seit:
Die Erfahrung von Oad auf einen Blick
- Echtzeit-Einblick in alle Ausgaben pro Reise
- Schnellere und verlässlichere Monatsabschlüsse
- Keine nicht dokumentierten Ausgaben mehr
- Weniger manuelle Arbeit für Verwaltung und Controller
- Mehr Reisen mit Reiseleitern, ganz ohne zusätzliche Mitarbeiter
Das Leben vor Payhawk
Oad nutzte ING-Kreditkarten für rund fünfzig Reiseleiter. Belege kamen oft verspätet oder unvollständig – nicht selten landeten sie buchstäblich in einem Schuhkarton. Monatsberichte mussten auf Schätzungen basieren, da die Kartenabrechnungen erst am Monatsende vorlagen. Remco Holle, Finanzdirektor bei Oad, erklärt: „Wir hatten einen erheblichen Anteil an nicht dokumentierten Ausgaben.“
Hinzu kommt die komplexe Buchhaltung bei Oad: Umsätze werden erst am Reisedatum realisiert, nicht am Rechnungsdatum. Dafür braucht es ein ERP- und Ausgabenmanagement-System, das diese Realität wirklich abbildet.
Warum Payhawk
AccountOne kannte Oad bereits gut und wusste, dass der Reiseveranstalter nach einer modernen Kartelösung suchte. Auf einem Controller-Event kam AccountOne mit Payhawk in Kontakt – der Zeitpunkt war perfekt. Albert Wolterink, Miteigentümer von AccountOne, berichtet:
„Ich habe Payhawk Remco vorgestellt, und so nahm der Prozess seinen Lauf.“
Die wichtigsten Gründe für die Entscheidung:
- Flexibilität durch virtuelle und physische Karten
- Echtzeit-Einblick in alle Ausgaben
- Nahtlose Integration mit Visma Net über XL-Connect
Die Gewissheit, dass Payhawk sich technisch an Oads spezielle Buchungsmethode anpasst, gab das Vertrauen, den Weg konsequent zu gehen.
„In puncto Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Berichterstattung ist Payhawk eine enorme Verbesserung.“
Geschäftskarten mit Echtzeit-Einblick
Oad nutzt Payhawk für alle reiserelevanten Ausgaben. Reiseleiter bezahlen Hotels, Restaurants und Ausflüge mit ihrer Payhawk-Karte. Belege werden sofort in der App hochgeladen und dem passenden Reisecode zugeordnet. Remco sagt:
„Wir sehen jetzt minutengenau, was ausgegeben wurde. So sind wir immer nah dran.“
Die Buchhaltung prüft die Ausgaben täglich. Statt langer Genehmigungsketten gibt es direkte Aktionen und einen Echtzeit-Überblick – ganz im Sinne von Oads Kultur des Vertrauens.
Das goldene Dreieck
Die Zusammenarbeit zwischen Oad, AccountOne und Payhawk war für alle Seiten besonders erfolgreich. AccountOne entwickelte eine maßgeschneiderte Integration, die alle Payhawk-Transaktionen inklusive Belege automatisch in Visma Net einliest. Remco berichtet:
„Wir haben auf unserer Seite kaum etwas von der Implementierung gemerkt. AccountOne wusste genau, was nötig war, und hat alles reibungslos umgesetzt. Es ist wirklich eine goldene Zusammenarbeit.“
Inzwischen arbeiten AccountOne und Payhawk auch auf breiterer Ebene zusammen. Albert ergänzt: „Das Partner-Modell funktioniert hervorragend – die Zusammenarbeit klappt von beiden Seiten perfekt.“
Die Integration mit Visma Net
Im Mittelpunkt der Integration steht ein „Booking-String“ mit Reisecode, Reservierungsnummer und Abreisedatum. Sobald ein Mitarbeiter eine Ausgabe einer Reise zuordnet, wandelt XL-Connect diese automatisch in die korrekte Buchung in Visma Net um – inklusive Beleg und Mehrwertsteuer.
Die Vorteile
- Buchung nach Abreisedatum statt Rechnungsdatum
- Direkte Zuordnung der Ausgaben zum passenden Reisedossier
- Mehrere Berichte pro Reise, Zeitraum oder Abreisedatum möglich
- Keine manuelle Nachbearbeitung mehr
„Ohne diese Integration würde die Buchhaltung nicht so reibungslos funktionieren“, erklärt Remco.
Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
Die Kombination aus Payhawk und AccountOne hat drei Abteilungen bei Oad deutlich entlastet:
- Reiseleiter müssen keine Belege mehr sammeln oder mit sich führen
- Buchhaltung hat Echtzeit-Einblick und weniger Arbeitsaufwand
- Controller können sofort auf aktuelle Zahlen reagieren
Remco berichtet:
„In puncto Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Berichte ist Payhawk eine enorme Verbesserung.“
Albert ergänzt:
„Die Arbeit ist spürbar einfacher geworden – für Reiseleiter, Buchhaltung und Controller gleichermaßen.“
Technologie, Partnerschaft und Vertrauen
Oad kombiniert Payhawk-Karten und Echtzeit-Ausgabenverwaltung mit einer von AccountOne entwickelten Schnittstelle zu Visma Net. Jede Ausgabe wird automatisch dem richtigen Reisedossier und Abreisedatum zugeordnet – inklusive Beleg. Dadurch werden Monatsabschlüsse schneller, die Zahlen verlässlicher und die Anzahl der Reisen mit Reiseleitern steigt, ganz ohne zusätzliches Personal.
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