Apr 7, 2022
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Digitalisez la gestion des dépenses de vos employés avec une application de remboursement

Magdalena Hristova - Responsable du marketing client chez PayhawkMagdalena Hristova
Membre de l'équipe Payhawk payant le petit déjeuner avec une carte d'entreprise avant une réunion
Résumé

Nous connaissons tous trop bien les problèmes se posant lors de voyages d'affaires : les employés payent les frais avec leurs cartes bancaires personnelles, puis soumettent les reçus au département financier afin de pouvoir être remboursés. L'équipe financière, déjà débordée, doit passer des heures à saisir et vérifier manuellement les données pour effectuer les remboursements des employés.

Table des matières

    Les cartes personnelles, les reçus papier et la saisie manuelle des données ne sont que quelques-uns des moyens choisis par les entreprises pour rembourser à leurs employés l'argent qu'ils ont dépensé pour les coûts propres à l’entreprise. Et le résultat ? Une équipe financière ou comptable stressée, des employés frustrés qui ne savent pas quand ils seront remboursés et une entreprise exaspérée qui souhaite que les processus soient plus simples et plus rapides.

    Les problèmes du remboursement des frais

    Il est indéniable que la gestion des dépenses des employés et les processus associés sont nécessaires à la gestion des dépenses d'une entreprise. Mais en même temps, les remboursements dûs aux employés peuvent être un défi pour toutes les parties concernées. Dans la grande majorité des entreprises il s’agit d’un processus désordonné qui repose sur l’entrée manuelle de nombreuses données et chiffres tout en espérant qu’aucune erreur humaine ne soit commise. En vérité, c’est une peine perdue !

    Un travail démotivant

    Les entreprises veulent que leurs employés se sentent valorisés et motivés au travail. Mais la réalisation de tâches administratives répétitives et banales à faible valeur ajoutée peut donner lieu à un personnel qui se sent sous-estimé et en manque de challenge. Ce n'est pas parce qu'un membre de l'équipe financière a un rôle essentiellement basé sur les données qu'il doit être plus ennuyeux que son trajet domicile-travail.

    Si tout cela vous semble familier, vous avez peut-être l'impression que les remboursements des employés noient votre entreprise et qu'il est temps d’effectuer un changement.

    Des longues attentes

    L'attente des remboursements peut être un moment stressant pour les employés. C'est particulièrement vrai s'ils ont soumis leurs dépenses il y a trois semaines et que des paiements personnels importants menacent leurs finances. Et comme il n'y a pas de visibilité en temps réel, ils n'ont aucune idée de la date à laquelle ils recevront leurs fonds et le fait de courir après les équipes financières ou l’équipe des ressources humaines ne peut qu'accroître les tensions au sein de l’entreprise.
    Tout le monde ne dispose pas d'une carte d'entreprise individuelle
    Les entreprises ne distribuent pas toujours des cartes d'entreprise à tout le monde, parfois seulement aux cadres supérieurs, par crainte que les employés ne dépensent trop. Le personnel subalterne peut se trouver dans une situation financière plus précaire que les autres membres de l'équipe, mais doit néanmoins payer avec sa carte personnelle pour les dépenses professionnelles.

    C'est clair. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un moyen de faciliter les remboursements.

    En 2024, automatisez la gestion de vos notes de frais

    Pourquoi un logiciel de gestion traitant les remboursements est-il la solution ?

    C'est rapide et efficace pour les employeurs

    La dernière chose que vous voulez, c'est une pile de remboursements manuels à effectuer à la fin d'une journée chargée. Un logiciel de gestion des remboursements réduit les heures de travail à quelques secondes seulement. Et avec Payhawk, vous pouvez gérer les remboursements de frais pour les employés qui ont une carte d'entreprise et ceux qui n'en ont pas. Il vous suffit d'un clic pour rembourser vos employés directement sur leur compte bancaire par virement.

    Allégez la pression sur votre équipe financière

    Comme nous l'avons vu, les équipes financières ont beaucoup à faire. En utilisant un logiciel de gestion des remboursements automatisé en temps réel comme Payhawk, votre équipe financière peut utiliser la fonction de remboursement en un clic pour rembourser les employés directement sur leurs comptes bancaires.

    Payhawk vous permet non seulement de gérer les remboursements de vos employés, mais permet également aux équipes financières de suivre en temps réel toutes les dépenses de l'entreprise, de manière totalement intégrée avec votre système ERP et/ou votre logiciel de comptabilité. Avec tout ce temps gagné, votre équipe financière n'aura plus jamais à se soucier de la clôture du mois.

    Plus d'attente pour les employés avec des paiements en temps réel

    Les employés peuvent recevoir leur argent une fois que l'équipe comptable a examiné la dépense effectuée avec une carte personnelle. En quelques clics, l'équipe comptable ou financière peut effectuer un virement sur le compte personnel de l'employé. Cela signifie que les employés n'auront plus à attendre des semaines avant de recevoir un paiement et à s'inquiéter de leur situation financière. En investissant dans un système qui offre des paiements en temps réel et une visibilité des dépenses, vos employés investissent leur confiance les uns dans les autres et dans l'approche de l'entreprise.

    Encore mieux ? Confiez à tout le monde des cartes d'entreprise
    En donnant à chacun, y compris aux jeunes employés, des cartes Visa physiques et virtuelles, vous pouvez contrôler les dépenses de votre entreprise, que ce soit en déplacement ou en ligne.

    Les cartes d'entreprise permettent également de mettre un terme aux interminables traces écrites. Nous vous garantissons que personne ne manquera de conserver les reçus. Avec l'application Payhawk, pour ajouter des factures et des reçus, il suffit de prendre une photo et de télécharger l'article. Notre OCR intelligent se charge automatiquement de la saisie des données. L'expérience utilisateur est bien meilleure et les employés sont heureux de savoir que leurs dépenses sont prises en charge en quelques minutes.

    Comment le logiciel de gestion des remboursements Payhawk peut vous être utile ?

    Avec Payhawk, vous pouvez gérer les remboursements de frais en temps réel. Vous devez effectuer plusieurs remboursements ? Aucun problème. Vous voulez rembourser des détenteurs de cartes autres que ceux de l'entreprise ? C'est comme si c'était fait.

    La clé de notre solution est que nous traitons votre compte professionnel comme votre compte bancaire personnel. Votre compte Payhawk a un IBAN dédié à partir duquel vous pouvez envoyer des fonds instantanément à votre équipe et également payer les factures de l'entreprise en utilisant SEPA Instant et Faster Payments. Une fois que votre employé a payé avec sa carte personnelle et qu'il a téléchargé les détails de son compte personnel sur l'application mobile, l'équipe comptable examine la dépense et la rembourse immédiatement. C'est aussi simple que cela.

    Laissez la gestion manuelle des dépenses derrière vous. Si vous êtes prêt à entendre parler de la gestion facile des dépenses dans votre entreprise, réservez une démo dès aujourd'hui.

    Magdalena Hristova - Responsable du marketing client chez Payhawk
    Magdalena Hristova
    Customer Marketing Manager
    LinkedIn

    Maggie a commencé chez Payhawk lorsque l'équipe de marketing ne comptait que 3 personnes. Touche-à-tout, elle a navigué dans les réseaux sociaux, dirigé diverses campagnes vidéo et lancé notre fonction Customer Marketing. Sur son temps libre, elle pratique le snowboard.

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