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Dott a choisi Payhawk pour rassembler toutes ses dépenses sur une seule plateforme

Dott compte parmi les leaders de la micromobilité en Europe et se consacre à la promotion de transports urbains durables via sa flotte de trottinettes et de vélos électriques. Afin de faire face à une gestion des dépenses de plus en plus complexe en raison de sa croissance rapide, Dott a décidé de faire appel à Payhawk, afin de mettre en place une solution qui lui permette de simplifier et d’optimiser ses processus financiers.

Siège social
Berlin
Industrie
Mobilité
Nb de salariés
+700
Déploiement de Payhawk
Août 2022
Fonctionnalités préférées
  • Intégration NetSuite
  • Contrôle de cartes
  • Workflows
Ilia Shabrov

"Au cours du processus de notre benchmark, la plateforme Payhawk s’est distinguée en raison de son aspect fonctionnel. La feuille de route Produit qui laissait entrevoir un potentiel de croissance et les retours positifs de la part d’autres clients n’ont fait que renforcer notre décision."

Ilia Shabrov, Responsable des systèmes financiers chez TIER-Dott

Les enjeux de Dott

Avant l’adoption de Payhawk, le processus de gestion financière de Dott était à la fois complexe et inefficace. L’entreprise se reposait sur trois outils distincts afin de gérer les avances de frais, les cartes d’entreprise et le suivi de la TVA. Cette configuration fragmentée a débouché sur un manque de standardisation, menant à des tâches chronophages, comme l’extraction et la transformation des données issues de différents systèmes, ainsi qu’à des problèmes plus essentiels, comme l’incapacité à gérer efficacement les remboursements de TVA.

Ilia Shabrov, Responsable des systèmes financiers chez Dott, explique :

"Les trois outils sur lesquels nous nous reposions n’étaient pas adaptés à nos besoins. Leur administration nécessitait des interventions manuelles et aucun d’eux ne disposait des fonctionnalités dont nous avions réellement besoin."

L’absence de workflows d’approbation et de capacités d’intégration n’offraient à l’équipe Finance qu’une marge de manœuvre très limitée afin d’optimiser les processus. Cela les a incités à se mettre en quête d’une solution complète capable d’apporter une réponse à l’ensemble de leurs besoins sur une seule et même plateforme.

L’inefficacité des outils existants et le potentiel de récupération de la TVA sont les deux principales raisons qui ont poussé Dott à choisir Payhawk. La solution s’est distinguée par ses fonctionnalités de qualité supérieure, sa feuille de route produit prometteuse et les recommandations des clients.

Ilia Shabrov ajoute :

"Au cours de notre benchmark, la solution Payhawk s’est distinguée grâce à ses fonctionnalités. La feuille de route semblait posséder un potentiel de croissance et les recommandations d’autres clients n’ont fait que renforcer notre décision."

En effet, chez Payhawk, nous nous engageons à améliorer continuellement sa plateforme. Au cours des quelques années qui ont suivi son adoption, Ilia Shabrov a noté des mises à niveau et de nouvelles fonctionnalités pertinentes, ce qui n’a fait que confirmer la décision de l’entreprise.

AUTONOMIE & CONTRÔLE

Responsabilisez davantage vos salariés sur la gestion de leurs dépenses

Les bénéfices de Payhawk pour Dott

Une gestion autonome des dépenses

Après le déploiement de Payhawk, Dott a radicalement transformé ses processus financiers. L’équipe a enfin pu mettre en place des workflows d’approbation, et intégrer nativement son ERP, Oracle NetSuite. Cela leur a également permis d’optimiser le reporting et de mettre en œuvre un processus de remboursement de la TVA plus efficace.

Pour Ilia Shabrov :

Dott bénéficie désormais d’un processus d’approbation bien structuré. L’intégration avec NetSuite nous permet de nous assurer que nos dépenses sont gérées de manière fluides et connectées à nos budgets.

Grâce à ce niveau de contrôle avancé, l’entreprise a été en mesure d'autonomiser ses salariés sur la gestion de leurs dépenses, ce qui aurait été impossible avec les outils antérieurs.

Des fonctionnalités essentielles pour optimiser les processus financiers

Dott a considérablement optimisé ses opérations en s’appuyant sur plusieurs des fonctionnalités fondamentales de Payhawk. Grâce aux contrôles avancés des cartes d’entreprise, qui permettent notamment de bloquer certaines cartes en cas de reçus manquants, l’entreprise est en mesure de garantir la conformité des transactions et de responsabiliser les détenteurs. Le suivi automatisé des reçus et les rappels ont remplacé les tâches manuelles, ce qui a contribué à réduire la charge de travail administratif.

En outre, les workflows de remboursement d’avances de frais ont gagné en efficacité et couvrent la majorité des entités réparties dans le monde entier. Ces fonctionnalités permettent de simplifier les processus, de minimiser les interventions manuelles et de renforcer l’efficacité opérationnelle. Selon Ilia Shabrov : "grâce aux fonctionnalités actuelles, nous avons simplifié nos processus et minimisé le recours aux interventions manuelles."

Une collaboration étroite avec l’équipe Payhawk

Ilia Shabrov souligne l’importance de la communication transparente prônée par Payhawk, en particulier par ses dirigeants :

Lors de mes échanges avec Hristo Borisov [PDG et fondateur de Payhawk], celui-ci s’est montré honnête concernant la feuille de route et le développement des fonctionnalités. Ce degré de transparence a renforcé notre confiance dans la plateforme et dans l’équipe Payhawk.

Une telle transparence, combinée avec la réactivité de l’équipe et des mises à jour proactives, a contribué à forger une expérience utilisateur positive et à renforcer la confiance dans un partenariat de long terme avec Payhawk.

Conclusion

Ilia Shabrov conseille aux entreprises de se concentrer sur l’importance de sélectionner un outil qui répond à leurs besoins à long terme :

L’essentiel est de sélectionner une solution capable d’évoluer avec votre entreprise. Depuis que nous avons adopté la solution, Payhawk n’a cessé de se développer et cela s’est révélé un atout inestimable.

En intégrant Payhawk à sa pile technologique, Dott est passé d’un ensemble d’outils fragmenté à une plateforme unifiée, ce qui lui a permis de mettre en place une gestion des dépenses optimisée, transparente et efficace.

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