Audit Trails: Vier Schritte zum Erfolg

Mit ordnungsgemäßen Verfahren zur Einhaltung des Audit Trails erhalten Sie schneller einen genehmigten Prüfbericht, sodass Sie den Abschlussprozess schneller abschließen und sich wieder auf die Zukunft statt auf die Vergangenheit konzentrieren können.

Doch wie richtet man einen ordnungsgemäßen, zeitnahen und vollständigen Prüfpfad ein? Auf welche Dinge müssen Sie unbedingt achten? Und gibt es Software, die Ihnen dabei helfen kann?

Einrichtung eines Audit Trails - Vier Schritte zum Erfolg

Die Einrichtung eines guten Prüfpfads hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen, und dieser schrittweise Leitfaden soll Ihnen dabei helfen.

Im Folgenden finden Sie die 4 Schritte zur Erstellung eines genauen, zeitnahen und vollständigen Prüfpfads und erfahren, warum dies Ihr Leben als Finanzkontrolleur sehr viel einfacher machen wird. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Payhawk Ihnen helfen kann, die Anforderungen an den Prüfpfad zu erfüllen und damit einen guten Prüfpfad einzurichten - alles, um Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich zu machen und Ihnen Zeit für die wichtigen Dinge zu geben.

Schritt 1 - Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach und benutzerfreundlich wie möglich, Forderungen und Rechnungen einzureichen.

Schritt 1 bei der Einrichtung eines Prüfpfads ist die Verwendung benutzerfreundlicher Spesenverwaltungssysteme, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Geschäftsausgaben effizient einzureichen. Für Spesenabrechnungen wie Geschäftsessen, Reisekosten oder Abonnements kann dies durch den Einsatz einer benutzerfreundlichen App in Kombination mit OCR-Technologie erfolgen.

So geht's in 4 einfachen Schritten:

1. Ein Mitarbeiter fotografiert einen Beleg oder eine Rechnung, wenn er eine Ausgabe getätigt hat.
2. Ein Mitarbeiter lädt die Rechnung direkt über die Payhawk-App hoch oder scannt sie ein.
3. Nach der Genehmigung durch den Budgetverantwortlichen scannt die OCR-Technologie alle erforderlichen Daten der Quittung oder Rechnung und ordnet die Ausgabe automatisch der richtigen Kostenstelle zu.
4. Es ist dann Sache des Finanzteams zu prüfen, ob dies korrekt erfolgt ist, woraufhin die Buchung abgeschlossen werden kann.

Diese Funktion hilft Mitarbeitern, die regelmäßig Spesen beantragen, enorm und spart Zeit für manuelle Aufgaben.

Diese Funktion hilft nicht nur Ihren Kollegen, sondern erspart Ihnen auch die stundenlange Suche nach Belegen und Rechnungen und gewährleistet eine nahtlose Integration zwischen Ihrem Spesenverwaltungssystem und den von Ihnen verwendeten ERP/Buchhaltungsanwendungen.

Sie möchten nicht nur, dass die Bearbeitung und Auszahlung von Spesenabrechnungen so einfach wie möglich ist, sondern auch, dass Ihre Eingangsrechnungen zeitnah und korrekt erfasst werden.

Mit der gleichen OCR-Technologie kann eine Eingangsrechnung aus einem Postfach, in dem Ihr Unternehmen Eingangsrechnungen erhält, abgerufen werden. In ähnlicher Weise würde das System alle relevanten Daten aus dem Rechnungseingang lesen und sie automatisch der richtigen Kostenstelle zuordnen.

Dieses Verfahren gewährleistet einen klaren und eindeutigen Prüfpfad, da das System sowohl Erklärungen als auch Eingangsrechnungen auf die gleiche Weise verarbeitet. Wenn Sie dafür sorgen, dass das System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen benutzerfreundlich ist, können Sie die Einhaltung des Verfahrens leichter sicherstellen und haben alle für die Vervollständigung des Prüfpfads erforderlichen Daten zur Verfügung.

Schritt 2 - Digitalisieren Sie Ihren gesamten Audit Trail

Im modernen Finanzwesen gibt es einfach keine Entschuldigung dafür, dass jemand mehr manuelle Aufgaben als nötig erledigen muss. Wenn Sie diesen Prozess digital einrichten, verfügen Sie sofort über die Daten, die Sie benötigen, um nachzuvollziehen, woher bestimmte Kosten kommen. Dies hilft auch das Risiko des Ausgabenbetrugs zu verringern, da die Mitarbeiter wissen, dass alles digital verfolgt werden kann.

Außerdem kann der Buchhalter leicht erkennen, woraus sich ein Posten im Jahresabschluss zusammensetzt. Schließlich lässt sich alles in einem System direkt bis zur Quelle des Postens zurückverfolgen.

Durch die Digitalisierung des Prüfpfads erhalten Sie also nicht nur die Möglichkeit, die gesamte Transaktion in Echtzeit zu verfolgen, sondern werden auch die Gemeinkosten senken und den jährlichen Buchführungsprozess beschleunigen und vereinfachen.

##Schritt 3 - Implementieren Sie ein einheitliches, abteilungsübergreifendes Prüfverfahren

Ein häufig anzutreffender Fehler bei Start-ups und Scale-ups ist, dass viele Prozesse noch nicht gestrafft sind und keine Prioritäten gesetzt werden.

Wenn zwei Personen in der Verwaltung arbeiten, bearbeitet Person 1 die Kostenabrechnungen und Rechnungen oft auf die Art und Weise X und Person 2 auf die Art und Weise Y. Dies führt zu einer großen Diskrepanz in den Buchhaltungsprozessen und mindert die Qualität der Berichterstattung.

Es sollte ein Leichtes sein, zu verstehen, woher die Kosten Ihres Unternehmens kommen, aber wenn Ihre Prozesse nicht optimiert sind, werden Sie auf dem Weg dorthin auf eine Menge Probleme stoßen und den Prüfungsprozess verlangsamen.

Um dem entgegenzuwirken, haben wir in unserer Ausgabenmanagementsoftware Standardprozesse eingerichtet. Natürlich können Sie eigene Workflows erstellen und diese nach Belieben verändern. Es geht jedoch darum, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, der die Arbeitsberichte aller Teammitglieder auf dieselbe Weise optimiert.

Auf diese Weise können Sie nicht nur den Ursprung einer Ausgabe leicht zurückverfolgen, sondern Ihre Daten sind auch immer auf die gleiche Weise strukturiert. Das wiederum verinfacht Ihre Analysen in Excel oder PowerBI. Während des Monatsabschlusses müssen Sie also nicht mehr endlose Stunden damit verbringen, alle möglichen Einträge durchzugehen, Excel-Dateien an die Struktur der Daten anzupassen und Kosten der richtigen Kostenstelle zuzuordnen. Stattdessen können Sie sich gleich an die Arbeit machen und die Ereignisse des vergangenen Monats vorwegnehmen.

Carolina Einarsson, Finanzdirektorin von Essentia Analytics, wollte uns mitteilen, wie Payhawk ihrem Unternehmen geholfen hat:

"Die Zeitersparnis mit Payhawk war wirklich ein Wendepunkt; wir konnten sogar Kollegen teilweise Teams zuweisen, die sich auf die Rentabilität auswirken - eine unserer Finanzmitarbeiterinnen verbringt nun 50 % ihrer Zeit damit, das Vertriebsteam zu unterstützen."

Befindet sich Ihr Unternehmen auch in der Gründungs- oder Aufbauphase und fängt gerade an, sich mit den Unternehmensausgaben zu beschäftigen? Dann laden Sie das E-Book "Grow your business with Payhawk: How five scaleup customers took control of spend to drive growth" (auf Englisch) herunter, um einen detaillierten Leitfaden zu erhalten. Für dieses E-Book haben wir 5 Scale-ups dazu befragt, wie sie die Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben übernommen haben, damit Sie aus ihren Fehlern und Erkenntnissen lernen und Ihr Unternehmen auf Wachstum ausrichten können.

Schritt 4 - Erstellen Sie Ihren gesamten Prüfpfad in einem zentralen System.

Der letzte Punkt auf dieser Checkliste ist, dass Sie Ihren gesamten Prüfpfad in einem zentralen System abbilden wollen. Auch wenn Sie den Finanzprozess vollständig digitalisiert, zu einem klaren Prozess gemacht und die Bearbeitung für Ihre Mitarbeiter so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet haben, stellen wir immer noch häufig fest, dass Sie für den vollständigen Prüfpfad mehrere Systeme durchlaufen müssen.

So können Sie beispielsweise die Buchung der Rechnung in einem System finden, das für das Scannen von Rechnungen und die Führung eines digitalen Archivs ausgelegt ist. Aber um die Zahlung abzurufen, müssen Sie auf Ihr Buchhaltungspaket oder ERP-System zurückgreifen.

Es muss doch einen einfacheren Weg geben, oder? Durch das Scannen, Buchen und Bezahlen von Rechnungen und Ausgaben unter einer Haube gehört das lästige Nebeneinanderstellen verschiedener Systeme der Vergangenheit an. Mit einem Spesenmanagement-Tool, das all das kann, behalten Sie auf einen Blick den kompletten Überblick über alle Unternehmensausgaben und können so aufkommende Trends schneller analysieren und reagieren.

Giancarlo Bruni, CFO von Heroes, sagt Folgendes darüber, warum er Payhawk zur Automatisierung und Integration von Prozessen nutzt:

"Die Fintech-Lösungslandschaft ist riesig. Die meisten konzentrieren sich auf einen Bereich, zum Beispiel Ausgabenmanagement, Zahlungen oder Rechnungsmanagement, und sind völlig unverbunden. Mit Payhawk haben wir eine All-in-One-Lösung, die alle Bereiche abdeckt, unterstützt von einem super starken Produktteam. So können wir uns auf das konzentrieren, was für uns als schnell wachsendes Start-up wirklich wichtig ist, anstatt Zeit mit administrativen Dingen zu verschwenden."

Dass dies alles in einem System erledigt werden kann, ist schon toll, aber dann wollen Sie natürlich Ihre Finanzdaten zurück in ein ERP-Paket übertragen. Auf diese Weise können Sie Ihre Finanzdaten mit den Daten anderer Abteilungen Ihres Unternehmens verknüpfen, um weitere Analysen durchzuführen.

Und genau aus diesem Grund ist eine optimierte Kommunikation zwischen Ihrem Ausgabenmanagement-Tool und Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP-Paket unerlässlich. Mit einer solchen Verbindung wird der Prüfpfad, den Sie durch das Scannen, Genehmigen und Buchen von Rechnungen und Forderungen aufbauen, 1 zu 1 an Ihr Buchhaltungssystem oder ERP-Paket übertragen.

So behalten Sie den Überblick über alle Ausgaben in einem System, und alle Daten werden in Echtzeit an das Buchhaltungssystem oder über eine ERP-Integration übertragen.

Automatisieren Sie die Prozesse Ihres Prüfpfades

Kurz gesagt: Ein genauer, zeitnaher und vollständiger Prüfpfad für alle in Ihrem Unternehmen getätigten Transaktionen ist von enormer Bedeutung. Damit sorgen Sie für Transparenz und können Ihre Mitarbeiter leicht für ein bestimmtes Budget zur Rechenschaft ziehen. Sie verringern den Ausgabenbetrug und beschleunigen den Buchhaltungsprozess.

Um einen lückenlosen Prüfpfad einzurichten, sollte es für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens so einfach wie möglich sein, Anträge einzureichen und Rechnungen zu bearbeiten. Es ist auch sehr wichtig, alle Prozesse digital, auf einheitliche Weise und in einem System einzurichten, damit Sie Transaktionen in Echtzeit verfolgen und sich beim Monatsabschluss auf das Wesentliche konzentrieren können.

So unterstützt Sie Payhawk bei Verwaltung von Prüfpfaden

Mit dem Spesenmanagement-Tool von Payhawk können wir Sie bei jedem der oben genannten Schritte unterstützen. Erkennen Sie den Wert eines guten Prüfpfads, mit dem Sie Transaktionen in Echtzeit verfolgen können? Und sind Sie nach der Lektüre dieses Blogs neugierig, wie Payhawk Ihnen als Finanzkontrolleur das Leben erleichtern kann? Buchen Sie eine Demo, wo wir gerne Ihre Fragen beantworten.