4 conseils pour aider les contrôleurs financiers à mettre en place des pistes d’audit efficaces et conformes

En mettant en place des pistes d'audit conformes aux lois et aux réglementations en vigueur, les contrôleurs financiers peuvent ainsi obtenir plus rapidement des rapports d'audit approuvés, ce qui leur permettra de dresser plus rapidement un portrait de la situation financière de l’entreprise et de se tourner vers l'avenir.

Plusieurs questions se posent alors : comment mettre en place une piste d'audit fiable ? Quels sont les éléments à prendre en compte ? Et surtout, existe-t-il un logiciel capable de simplifier cette tâche ? C’est ce que nous allons aborder dans ce nouvel article.

Quatre étapes à suivre pour mettre en place une piste d'audit de manière efficace

Payhawk a identifié quatre étapes à suivre pour créer une piste d'audit précise afin de simplifier le travail des contrôleurs financiers, mais également pour rester toujours conforme aux exigences en vigueur, ce qui leur permettra de consacrer davantage de temps à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Étape 1 – Faciliter le traitement des notes de frais et des factures pour les employés

La première étape de la mise en place d'une piste d'audit fiable consiste à utiliser une solution de gestion des notes de frais simple et intuitive, qui permet aux employés de soumettre leurs dépenses professionnelles (frais de déplacements professionnels, souscriptions à des abonnements, etc.) efficacement, grâce à une application mobile et à la technologie OCR notamment.

Pour ce faire, il suffit de suivre ces quatre étapes simples :

1. L’employé prend une photo d'un reçu ou d'une facture lorsqu'il a effectué une dépense.
2. L’employé télécharge ou scanne la facture directement via l'application Payhawk.
3. Une fois la facture approuvée par son responsable, la technologie OCR scanne toutes les données nécessaires du reçu ou de la facture et affecte automatiquement la dépense au bon centre de coûts.
4. L’équipe Finance vérifie ensuite si le processus s'est déroulé correctement et, le cas échéant, peut valider l’action.

Cette fonctionnalité permet aux employés qui soumettent régulièrement des notes de frais de consacrer moins de temps à ces tâches manuelles chronophages et donc d’augmenter leur productivité. Avec Payhawk, vous pouvez également bénéficier d’une intégration native avec votre ERP ou votre système comptable, de façon à simplifier vos rapprochements et vos clôtures mensuelles.

Ce processus garantit d’obtenir une piste d'audit fiable et claire grâce à un système qui traite les notes de frais et les factures d'achat de la même manière, tout en proposant une solution simple à utiliser pour toutes vos équipes.

Étape 2 - Dématérialiser l'ensemble de la piste d'audit pour éliminer les erreurs et réduire les coûts

Aujourd’hui, grâce à la technologie, il existe de nombreux moyens de réduire le nombre de tâches manuelles des équipes afin de leur permettre de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Par exemple, en mettant en place un processus de piste d’audit dématérialisé, vous bénéficiez d’un accès immédiat aux données dont vous avez besoin pour retrouver l'origine de certains paiements. De cette façon, les employés ont pleinement conscience que l’équipe Finance dispose d’une visibilité totale sur les dépenses engagées, ce qui contribue à réduire les risques de fraude. En outre, le comptable peut facilement voir de quoi se compose un poste des états financiers. Tous les éléments peuvent être retracés directement, dans un seul système, jusqu'à leur source.

Ainsi, en dématérialisant votre piste d'audit, vous pourrez non seulement effectuer un suivi de l'ensemble de la transaction en temps réel, mais aussi réduire les frais généraux, tout en accélérant et en simplifiant le processus comptable annuel.

Étape 3 – Mettre en place un processus de piste d'audit unifié et transverse

Dans de nombreuses entreprises, les processus financiers ne sont pas encore rationalisés, ni hiérarchisés, ce qui peut créer des incohérences et engendrer de multiples problèmes.

Dans le secteur de l’administration par exemple, il peut arriver que chaque employé ait sa propre manière de traiter les notes de frais et les factures, ce qui a pour effet de créer de la confusion dans les processus comptables, de réduire la qualité des rapports générés et donc de ralentir le processus d’audit.

Chez Payhawk, nous avons mis en place des processus dans notre solution de gestion des notes de frais pour y remédier. Si vous pouvez bien évidemment créer des workflows d’approbation personnalisés et les modifier à votre guise, il est surtout essentiel de mettre en place un processus uniforme capable de rationaliser les rapports d’audit de tous les membres de l'équipe.

Outre le fait que vous pouvez désormais retrouver facilement l'origine d'une dépense, vos données sont également toujours structurées de la même manière, ce qui facilite grandement vos analyses dans Excel ou PowerBI. Votre clôture comptable devient alors un jeu d’enfant ; plus besoin de passer des heures à examiner toutes sortes d’entrées, à adapter les fichiers Excel à la structure des données et à classer manuellement les dépenses dans les bons centres de coûts. Vous pouvez désormais consacrer davantage de temps à l’analyse de vos données financières pour prévoir les futures tendances et anticiper les défis potentiels.

Carolina Einarsson, DAF d’Essentia Analytics, explique dans quelle mesure Payhawk a aidé son entreprise :

Le temps gagné avec Payhawk a vraiment changé la donne. Nous avons même été en mesure d'affecter partiellement certains de nos collègues à des équipes ayant un impact sur la rentabilité de l’entreprise - par exemple, l’un des membres de l’équipe Finance consacre désormais 50 % de son temps à soutenir l'équipe des ventes.

Étape 4 - Créer sa piste d'audit dans un seul système

Enfin, pour obtenir une piste d'audit fiable, il est recommandé de n’utiliser qu’un seul système. Car en effet, il arrive souvent que certaines entreprises utilisent plusieurs systèmes pour ces opérations, ce qui les empêche d’obtenir une piste d'audit fiable et complète. Par exemple, une entreprise peut enregistrer une facture dans un système conçu pour numériser les factures avant de les archiver sous forme dématérialisée. En revanche, pour retrouver la dépense associée, elle devra effectuer plusieurs allers-retours entre le système et son logiciel comptable ou son ERP, ce qui lui fait perdre considérablement en efficacité.

Heureusement il existe une solution bien plus simple : il suffit de scanner, de comptabiliser et de régler les factures et les dépenses engagées au sein d’un système unique. Ainsi, en vous appuyant sur un outil avancé de gestion des dépenses, vous pouvez obtenir une visibilité complète sur toutes les dépenses de votre entreprise, ce qui facilite l'analyse, l'identification et la réponse aux tendances émergentes.

Giancarlo Bruni, DAF chez Heroes, explique pourquoi il s’est tourné vers Payhawk pour automatiser et intégrer ses processus financiers :

À l’heure actuelle, il existe énormément de solutions financières. La plupart se concentrent sur un seul domaine, par exemple la gestion des dépenses, des paiements ou des factures, et sont totalement déconnectées les unes des autres. Grâce à Payhawk, nous disposons d’une solution tout-en-un qui couvre tous les domaines, avec l’appui d’une équipe Produit extrêmement compétente. En conséquence, nous pouvons nous concentrer sur ce qui compte vraiment pour nous en tant que start-up en hypercroissance, au lieu de perdre du temps sur des tâches administratives.

En regroupant toutes vos données financières au sein d’un seul système, vous serez également capable de les transférer facilement vers votre ERP. Vous pourrez alors relier vos données financières aux données des autres services de votre entreprise, ce qui vous permettra d'effectuer des analyses plus approfondies par la suite.

C'est précisément pour cette raison qu'une intégration entre votre outil de gestion des dépenses et votre système comptable ou votre ERP est essentielle. Ainsi, la piste d'audit que vous créez vous permet de scanner, d’approuver et d’enregistrer les factures et les demandes de remboursement directement dans votre système comptable ou dans votre ERP en toute simplicité. De cette façon, vous conservez une trace de toutes vos dépenses au sein d’un seul système et vous disposez d’une visibilité totale.

Automatiser les processus de piste d'audit pour se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée

En résumé, il est extrêmement important de disposer d'une piste d'audit précise, opportune et complète de toutes les transactions effectuées au sein de votre entreprise. Cela vous permettra de gagner en transparence et de responsabiliser davantage vos employés en leur fixant un budget limité à respecter. Vous pourrez réduire les tentatives de fraude sur les dépenses et accélérer le processus comptable afin de vous concentrer sur l'année à venir.

Pour pouvoir mettre en place une piste d'audit fiable et complète, les employés de votre entreprise doivent pouvoir soumettre des demandes et traiter les factures aussi facilement que possible. Il est également essentiel de dématérialiser tous les processus afin de les rationaliser et de s’appuyer sur un système unique ; cela vous permettra de suivre les transactions effectuées en temps réel et de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée lors de la clôture mensuelle.

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