Fünf Tipps zur Verbesserung Ihres Monatsabschlusses

Es ist Monatsende und Ihre Buchhaltung und das Finanzteam sind damit beschäftigt, alle Daten zu erfassen, die sie für den Monatsabschluss, den Abgleich der Kontostände und die Erstellung der monatlichen Finanzberichte benötigen. Eigentlich sollte diese Aufgabe den Führungsteams die notwendigen Hintergrundinformationen liefern, um strategische Entscheidungen zu treffen, aber oft kommen sie zu spät.

Hier sind unsere fünf Tipps für eine effizienteren Monatsabschluss.

Erstellen Sie eine Checkliste für den Monatsabschluss

Eine übersichtliche Checkliste mit allen Aufgaben und Verantwortlichen ist ein perfekter Anfang für Ihren Monatsabschluss. Eine klare Vorstellung von den jeweiligen To Dos gibt dem Team das Gefühl, involviert zu sein. Diese Checkliste kann im Laufe des Jahres aktualisiert und verbessert werden. Außerdem ist sie auch für Ihren Jahresabschluss im Dezember sehr nützlich.

In unserem neuesten E-Book „CFO tips and tricks: How to manage month-end close like a pro“ haben wir sechs CFOs befragt und Daten gesammelt, um eine Checkliste für Finanz- und Buchhaltungsteams zu erstellen, mit der sie ihren Monatsabschluss effektiv durchführen können

Versuchen Sie, Ihren Monat vor dem fünften Arbeitstag abzuschließen

Viele Finanzteams beklagen sich darüber, dass sie ständig mit dem Monatsabschluss beschäftigt sind. Dieser kontinuierliche Prozess führt dazu, dass wichtige strategische Aufgaben, wie z. B. die Budgetprognose oder die Unternehmensplanung, nie genügend Aufmerksamkeit bekommen.

Studien zeigen, dass ein effizienterer Prozess die Finanzabteilung dabei unterstützt, die Führungsteams schneller mit Informationen zu versorgen, damit sie flexibler auf Marktveränderungen reagieren können. Es wird auch erwähnt, dass eine höhere Automatisierung der wichtigste Faktor für einen schnelleren Abschluss ist.

Automatisierung ist der Schlüssel

Die Automatisierung ermöglicht schnellere Prozesse und reduziert menschliche Fehler. Diese beiden Faktoren sind für den Monatsabschluss essentiell. Ohne Automatisierung verzögern sich oft simple Aufgaben, vor allem wenn ein wichtiges Teammitglied im Urlaub oder krank ist.

Kontoabstimmungen und die Zuordnung von Rechnungen zu Transaktionen gehören zu den mühsamsten Aufgaben, die Buchhaltungsteams im Rahmen des Monatsabschlusses zu erledigen haben. Dank Software zur Ausgabenverwaltung, wie Payhawk, können diese Aufgaben allerdings vollständig automatisiert (und über Integrationen an die Buchhaltungssoftware übermittelt) werden.

Bei den Firmenkarten von Payhawk fordert die mobile App den Karteninhaber auf, die Belege hinzuzufügen, sobald eine Transaktion durchgeführt wurde. Das ist mit ein paar Klicks getan. Die App sendet auch wöchentliche und monatliche Erinnerungen an die Karteninhaber. So muss die Buchhaltung niemandem mehr hinterherlaufen, um an die Belege zu kommen.

Ihr Konto bei Payhawk verfügt über eine eigene IBAN, damit Sie die Erstattungen und Rechnungen Ihrer Mitarbeiter dank SEPA Instant und Faster Payments mit nur wenigen Klicks sofort bezahlen können. Das Einzige, was Ihre Buchhaltung am Ende machen muss, ist den monatliche Kostenbericht herunterladen. Der Bericht enthält alle wichtigen Informationen, einschließlich Rechnungen.

Normalerweise denken Unternehmen, wenn sie von Automatisierung hören, an große Investitionen in ihre IT-Systeme. Dank der Entwicklung der SaaS-Branche ist das heute allerdings nicht mehr der Fall. Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind jetzt für jedes Unternehmen jeder Größe zu einem günstigen Preis möglich. Und dank offener APIs sind die Integrationen zwischen all diesen Systemen reibungslos und sicher. So können Ihre Teams Zeit und Ressourcen sparen.

Vergessen Sie Excel und kommen Sie auf die Cloud

Durch den wachsenden Trend der Fernarbeit nutzen immer mehr Unternehmen die Cloud zur Speicherung ihrer Unternehmensdaten. Informationen über die Geschäfte in Echtzeit sind für schnelle Entscheidungen äußerst wichtig. Strategische Entscheidungen können nicht bis zum Monatsende warten.

Eine Studie von Deloitte erklärt, dass Sie für mehr Echtzeitdaten im Unternehmen damit beginnen sollten, Prozesse zu isolieren, die in der Regel nur einmal im Monat stattfinden. Stattdessen sollten diese auf einmal pro Woche oder einmal pro Tag verschoben werden. Sobald diese Prozesse erkannt wurden, sollten die Unternehmen prüfen, welche Technologie sie unterstützen kann.

Die Speicherung von Unternehmensdaten in der Cloud ermöglicht es den Teams, auch aus der Ferne darauf zuzugreifen. Vor allem für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist das von entscheidender Bedeutung. Mit Payhawk können Sie alle Kosteninformationen Ihrer Standorte in einer einzigen Plattform zusammenfassen und sicher in der Cloud speichern.

Und da immer mehr Behörden Cloud-Systeme einführen, um Betrug zu vermeiden und Steuerzahlungen wie auch Buchhaltung zu vereinfachen, gibt es keine Ausrede mehr, die Cloud nicht zu nutzen.

Wiederholen, verbessern, wiederholen

Letztendlich ist es wichtig, den Prozess des Monatsabschlusses jeden Monat erneut zu überprüfen, um ihn verbessern zu können. Ein beschleunigter Prozess kann zwar zu Fehlern führen, aber wenn er Hand in Hand mit regelmäßigen Überprüfungen kommt, haben Sie die Möglichkeit, sich jedes Mal zu verbessern.

Drei einfache Schritte zur Verbesserung des Monatsabschlusses:

1. Teilen Sie dem Team mit, warum die Optimierung dieses Prozesses für das Unternehmen so wichtig ist. Erklären Sie, wie wichtig der Monatsabschluss für die Transparenz und die schnelle Bereitstellung von Finanzdaten für Investoren und andere Interessengruppen ist
2. Bitten Sie ein Teammitglied um Hilfe bei der Verbesserung des Prozesses. Geben Sie die Verantwortung für die Checkliste des Monatsabschlusses ab
3. Ermutigen Sie Ihre Buchhaltung täglich Buchführung zu führen. Oder reduzieren Sie Ihren Kontenplan; Experten halten weniger als 100 GL für ideal
4. Und zu guter Letzt bitten Sie Ihr IT-Team, nach weiteren Software-Integrationen zu suchen und die Anzahl der Importe zu reduzieren

Sie suchen nach weiteren Möglichkeiten, den Prozess zu verbessern? Dann laden Sie unser neues E-Book „CFO tips and tricks: How to manage month-end close like a pro“ noch heute herunter. Sie sind bereit, Ihre Firmenausgaben zu automatisieren? Dann buchen Sie eine Demo mit uns und finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Unternehmensfinanzen mit ausgeklügelter Technologie und erstklassigem Kundensupport zu verwalten.