Die CFO-Checkliste: Entdecken Sie, wie KI und Automatisierung Ihnen wertvolle Zeit sparen können

Die ultimative Automatisierungs-Checkliste für Finanzteams

Bei der Wahl einer Ausgabenverwaltungsplattform geht es um mehr als nur das Abhaken von Funktionen. Entscheidend sind echte Ergebnisse – schnellere Abläufe, weniger Fehler und mehr Zeit für die Aufgaben, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

Diese kurze Bewertung zeigt Ihnen, wo Ihr Team noch manuell arbeitet – und wo Payhawk Ihnen wertvolle Zeit zurückgeben kann. Ob Rechnungsbearbeitung, Transaktionsabgleich oder teamübergreifende Ausgabenverwaltung: Kleine Ineffizienzen summieren sich schnell.

Kundinnen und Kunden in über 32 Ländern haben diese Checkliste genutzt, um ihre Finanzprozesse neu zu denken – mit messbarem Erfolg. Vom halbierten Monatsabschluss bis zum Wegfall ganzer Verwaltungstage: Die Vorteile sind nicht nur operativ, sondern auch strategisch.

Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, prüfen Sie Ihren Status quo – und entdecken Sie, wie KI und Automatisierung die Arbeit und den Fokus Ihres Teams nachhaltig verändern können.

Warum CFOs in technologiegetriebenes Wachstum investieren

CFOs setzen auf die richtige Technologie, um Wachstum gezielt zu fördern. Denn mal ehrlich: KI und Automatisierung sind längst kein „Nice-to-have“ mehr – sie sind der neue Copilot im Finanzteam. 41 % möchten Ausgabenmanagementlösungen hinzufügen, um ihre Ausgaben auf einer Plattform zu bündeln und Budgetierung sowie Ausgaben zu entlasten. Und die erwarteten Effekte? Die Investition soll den Umsatz um 14 % steigern, das CAGR-Wachstum um 16 % erhöhen und den operativen Cashflow um 20 % verbessern.

Payhawk wurde speziell für vielbeschäftigte CFOs und Finanzteams entwickelt und deckt alle zentralen Bereiche der Ausgabenkontrolle ab: Kreditorenbuchhaltung, Firmenkarten, Budgets, Multi-Entity-Management, Ausgabensteuerung, Bestellung und Beschaffung, ERP-Integrationen und mehr.

Viele Anforderungen sind erfüllt – aber wie steht es um Ihre? Machen Sie den Test am Ende dieses Leitfadens und finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie mit Payhawk einsparen können.

Weniger Verwaltung, mehr Dynamik

Sechs Kunden berichten über ihre größten Einsparungen seit dem Wechsel zu Payhawk – von schnelleren Monatsabschlüssen bis hin zu weniger Fehlern. Entdecken Sie ihre Erfolgsgeschichten aus erster Hand.

1. Astrid & Miyu ist eine Omnichannel-Schmuckmarke mit Online-Shop und Filialen in ganz Großbritannien und Europa.

Seit dem Wechsel zu Payhawk konnten sie:

• die Bearbeitungszeit um 66 % verkürzen
• Über 40 Stunden pro Woche einsparen
• Kreditorenbuchhaltung 2 Tage schneller abschließen

2. Die Chaos Group ist ein international tätiger, Oscar-prämierter Anbieter hochentwickelter Rendering-Lösungen für Künstler und Designer.

Seit der Umstellung auf Payhawk:

• Sparen sie fünf Arbeitstage pro Monat durch intelligente KI und Automatisierung
• Ersetzen sie die mehrtägige Ausstellung von Bankkarten durch sofortige Einrichtung virtueller Karten
• Erzielen sie eine 100% effizientere Belegabgabe – ganz ohne endloses Hin und Her

Ivan Slavchev, Systemadministrator bei Chaos Group:

Die größten Vorteile sind für mich die Zeitersparnis und die Vereinfachung der Abläufe. Ich muss viele Softwarelizenzen und Abonnements beschaffen und verwalten – mit Payhawk spare ich dadurch rund fünf Arbeitstage im Monat.

3. Parkos ist ein schnell wachsender Marktplatz für Flughafenparkplätze und hilft Millionen von Menschen weltweit bei der Buchung von Stellplätzen.

Seit der Umstellung auf Payhawk:

• Schließen sie ihre Monatsabschlüsse doppelt so schnell ab
• Gewinnen sie mehr Kontrolle über Budgets und Transparenz durch individuelle Genehmigungsprozesse
• Automatisieren sie manuelle Buchhaltungsaufgaben dank nahtloser (sofortiger) Integration mit Exact Online

Steven Packer, Head of Finance bei Parkos:

Payhawk und Parkos wachsen gemeinsam. Mit jeder neuen Funktion sparen wir mehr Zeit und Geld! Diese Einsparungen haben uns geholfen, unseren Monatsabschluss von über 30 Tagen auf nur 14 Tage zu verkürzen.

4. Discordia ist das größte Logistikunternehmen Bulgariens – mit 1.500 Lkw, über 2.000 Fahrern und Aktivitäten in mehr als 70 Ländern.

Seit der Umstellung auf Payhawk:

• Verarbeiten sie monatlich über 25.000 Spesen digital und fehlerfrei
• Steigern sie ihre Produktivität durch Automatisierung und Echtzeitverarbeitung um das Vierfache
• Eliminieren sie manuelle Eingaben ins ERP-System vollständig dank nahtloser Integration
• Senken sie Fremdwährungsgebühren mit Firmenkarten und vermeiden unnötige Bankkosten

5. GDS Group ist ein globales B2B-Unternehmen für Events und Marktforschung, das digitale Inhalte für Unternehmen in den USA, Großbritannien und darüber hinaus erstellt.

Seit der Einführung von Payhawk:

• Sparen sie monatlich über 15 Stunden bei der Abstimmung
• Verbessern sie die Genauigkeit und Aktualität ihrer Berichte
• Fördern sie die Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und anderen Teams

Howard Thompson, Global Financial Controller bei GDS:

Mit Payhawk können wir deutlich vorausschauender arbeiten. Die Person, die früher Vollzeit Belege hinterherlaufen musste, hat heute eine völlig neue Rolle.

6. The World Federation of Advertisers ist das einzige globale Netzwerk für Marketer und verbindet die größten Marken und Verbände weltweit.

Seit der Umstellung auf Payhawk:

• Sparen sie Zeit und Geld bei der Kategorisierung von Ausgaben
• Profitieren sie von einem reibungslosen Spesenprozess ohne manuelle Dateneingabe dank nativer Integration mit Exact Online
• Starteten sie deutlich schneller – das Onboarding dauerte nur einen Monat statt vier wie bei anderen Anbietern

Andrew Mowbray, Finance Manager bei der World Federation of Advertisers:

Was Payhawk für uns besonders gemacht hat, war die Geschwindigkeit beim Onboarding. Spendesk sagte uns, es würde drei bis vier Monate dauern – mit Payhawk waren wir sofort startklar.

Unsere Checkliste: Wo können Sie am meisten Zeit sparen?

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihren aktuellen Stand zu bewerten und herauszufinden, wo Payhawk manuelle Arbeit reduzieren kann:

Nächster Schritt: Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse

Wenn Sie drei oder mehr Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, verbringen Sie wahrscheinlich zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben – und verpassen die Vorteile von KI und Automatisierung, die das Arbeiten in Ihrem Finanzteam und im gesamten Unternehmen grundlegend verändern könnten.

Wie unser Kunde, der Betreiber mehrerer Wohnanlagen Wellpointe Inc., es ausdrückt:

Payhawk hat uns dabei geholfen, vom täglichen Rechnungswesen zu einer strategischeren FP&A-Funktion zu wechseln. Dieser Wandel ermöglicht es uns, uns auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren – etwa die Analyse von Abweichungen bei wichtigen Ausgaben und fundierte Entscheidungen zur Optimierung unseres Betriebs. Mit Payhawk habe ich dem Team ein Tool an die Hand gegeben, das uns hilft, eine transparente Ausgabenkultur zu etablieren. — George Kutnerian, CEO und Mitgründer von Wellpointe Inc.

Und damit ist er nicht allein da.

Unternehmen wie Chaos Group, GDS und Astrid & Miyu sparen monatlich bis zu fünf Tage bei der Spesenverwaltung, reduzieren die Bearbeitungszeit um 66 % und schließen ihre Bücher doppelt so schnell ab. Weniger Verwaltungsaufwand – mehr Zeit fürs Wesentliche.

Was könnte Ihr Team erreichen, wenn es durch KI und Automatisierung mehr Zeit gewinnt? Starten Sie eine Payhawk-Produkttour und erleben Sie selbst, wie die Plattform Ihre Finanzprozesse transformieren kann.