Evaluación para CFOs: Cómo ahorrar tiempo con la IA y la automatización

Estado de automatización: ¿Qué tecnología planean implementar los CFOs?

Los CFO lo tienen claro, para crecer se necesita la tecnología adecuada. A pesar de que a día de hoy, la IA y la automatización ya forman parte del muchos equipos financieros, muchos equipos siguen buscando plataformas que les ayuden a mejorar la eficiencia de procesos.

De hecho, el 41% de los responsables financieros ya está buscando plataformas de gestión de gastos para centralizarlo todo y simplificar al máximo los presupuestos y los gastos. Y se espera que estas inversiones tengan un impacto positivo en el negocio, contribuyendo a un aumento del 14 % en los ingresos, un crecimiento del 16 % en el CAGR y un incremento del 20 % en el flujo de caja operativo.

¿Cómo detectar áreas de automatización?

Este listado de evaluación te ayudará a detectar en qué tareas tu equipo sigue atascado con procesos manuales y cómo Payhawk puede ayudarte a recuperar ese tiempo. Desde el procesamiento de facturas hasta la conciliación de transacciones o la gestión de gastos entre equipos, las pequeñas ineficiencias acaban saliendo caras.

Nuestros clientes en más de 32 países ya han usado esta guía para replantear sus flujos financieros y los resultados hablan por sí solos: cierres contables en la mitad de tiempo y días enteros de papeleo eliminados. Las mejoras no son solo operativas, sino también estratégicas.

Si tienes cinco minutos, puedes comprobar fácilmente en qué punto estás y descubrir cómo la IA y la automatización pueden transformar la forma en que trabaja tu equipo y en los proyectos a los que se dedican. Completa el listado que encontrarás al final de esta guía y descubre cuánto tiempo podrías ahorrar con una solución para gestionar gastos de empresa.

¿Cómo elegir una solución para automatizar la gestión de gastos?

Un factor clave a tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma de gestión de gastos, además de las funcionalidades, es que esta te permita obtener resultados reales: procesos más ágiles, menos errores y más tiempo para lo que de verdad impulsa el negocio. Soluciones como Payhawk, ya han optimizado procesos financieros en empresas, cubriendo todas las áreas críticas para tener el control global de los gastos de empresa: cuentas a pagar, tarjetas de empresa, presupuestos, gestión centralizada para empresas con múltiples entidades, notas de gastos, pedidos y compras, integraciones con ERP, y mucho más.

Casos prácticos de empresas reales: Impacto de la automatización de procesos en equipos financieros

Cinco clientes comparten todo lo que se han ahorrado desde que cambiaron a Payhawk: desde cierres de mes más rápidos hasta menos errores. Descubre sus mayores logros, contados en primera persona.

1. Enrique Tomás

La empresa familiar Enrique Tomás partía de un proceso completamente manual, que no era eficiente para el equipo. Desde que empezaron con la solución de gastos de Payhawk, han conseguido:

• Ahorrar 100 horas al mes de personas que pasan y que validan gastos
• Mejorar la eficiencia de procesos para las más de 60 personas que viajan recurrentemente
• Agilizar la extracción de informes y la rapidez en detectar errores

2. Wallapop

La empresa de consumo consciente Wallapop se enfrentaba a un proceso manual de gestión de gastos, basado en hojas de cálculo y en la recopilación física de tickets, que comenzaba a ralentizar la operativa de su departamento financiero. Desde que empezaron con Payhawk, han conseguido:

• Agilizar el proceso de reporte de gastos, incluso para empleados que viajan de forma puntual
• Reducir tiempo para los reembolsos y de errores y pérdida de justificantes
• Ahorrar horas en la introducción de datos manual al ERP

Cristina Fuentes, Responsable de Tesorería en Wallapop:

Uno de los motivos por los que elegimos Payhawk fue la accesibilidad y facilidad de uso para todo el equipo. Al ser tan intuitiva permite que cualquier empleado, incluso los que solo viajan de forma puntual, puedan gestionar sus gastos de viaje sobre la marcha. El proceso es muy sencillo: pagan, hacen una foto y pueden olvidarse del papeleo

3. Discordia

La empresa de logística Discordia, con una flota de 1.500 camiones y operaciones en más de 70 países, gestionaba manualmente más de 25.000 notas de gasto al mes (muchas de ellas ilegibles y en distintos idiomas), lo que suponía un enorme reto para su departamento financiero y causaba retrasos operativos y costes adicionales para los conductores y la empresa.

Automatizando procesos de gestión de gastos con Payhawk, Discordia ha logrado:

• Procesar más de 25000 notas de gasto al mes de forma digital y sin errores
• Cuadruplicar la productividad gracias a la automatización y al procesamiento en tiempo real
• Eliminar por completo la entrada manual de gastos en el ERP gracias a una integración fluida
• Reducir las comisiones por cambio de divisa usando tarjetas corporativas y evitar así cargos bancarios innecesarios

4. ID Finance

ID Finance es una empresa española especializada en financiación al consumo con presencia en España y México, gestionaba sus gastos de forma completamente manual: los empleados adelantaban dinero, rellenaban hojas de Excel, las imprimían y las entregaban firmadas al departamento financiero. Este proceso no solo generaba una alta carga administrativa, sino también frustración entre los empleados, que acumulaban tickets durante semanas, asumían riesgos financieros innecesarios y tenían dudas constantes sobre el tipo de cambio en gastos en otras divisas.

Desde que implementaron Payhawk, en ID Finance han podido mejorar procesos de gestión de gastos, como:

• Agilizar el reporte de gastos a través de la emisión de tarjetas, con controles avanzados, eliminando la necesidad de que los empleados adelanten dinero y usen hojas de Excel.
• Automatizar la entrada de información al ERP, liberando al equipo financiero de tareas repetitivas para centrarse en el análisis.
• Convertir automáticamente gastos en otras divisas, resolviendo las dudas sobre tipos de cambio y evitando errores manuales.

5. Cafés Candelas

Antes de usar Payhawk, en Cafés Candelas, empresa familiar fundada en 1973 y líder en café para hostelería en España, la gestión de gastos era manual y lenta. Los empleados pedían anticipos desde la nómina y enviaban informes mensuales para justificar los gastos, lo que generaba una carga operativa innecesaria.

Desde que implementaron Payhawk han conseguido:

• Reducir a la mitad el tiempo en la gestión de gastos
• Emisión de tarjetas de empresa instantánea, y no tener que esperar 15 días como con la banca tradicional
• Agilizar procesos de conciliación, gracias a la integración con su ERP

Haz balance: ¿dónde podrías ahorrar más tiempo?

Utiliza esta lista para analizar el estado actual de tu gestión financiera e identificar en qué áreas puedes automatizar con una herramienta de gestión de gastos:

Evaluación de resultados, y próximos pasos

Si has respondido “sí” a tres o más preguntas, estás dedicando demasiado tiempo a tareas manuales y perdiendo la oportunidad de aprovechar la IA y la automatización para darle la vuelta por completo a la forma en que trabaja tu equipo financiero y tu empresa.

Soluciones de gestión de gastos como Payhawk te permitirán automatizar áreas y centralizar la gestión de gastos para mejorar la visibilidad y el control de gastos en la empresa, a través de tarjetas corporativas con controles de gasto, flujos de trabajo para la solicitud de gastos, órdenes de compra, etc.

Empresas como Enrique Tomás, Wallapop o ID Finance ya están ahorrando cinco días al mes en la gestión de gastos con Payhawk. Si tu también quieres saber cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa, el próximo paso es agendar una llamada con un experto o bien descubrir la plataforma por ti mismo, accediendo al Tour de Producto.

Empieza hoy a transformar el área financiera de tu empresa.