La checklist pour gagner du temps sur la gestion des dépenses

Introduction

Une plateforme de gestion des dépenses ne doit pas seulement être un énième outil ajouté à votre stack : le choix de cette solution doit vous permettre d’obtenir un ROI, d’accélérer vos processus financiers, de gagner du temps… Bref, d’accélérer vos processus financiers pour participer à la croissance de l’entreprise.

Nous avons créé cette checklist pour vous aider à y voir plus clair dans les opérations qui ralentissent votre équipe. Traitement manuel des factures, rapprochement des transactions, gestion des notes de frais de vos collaborateurs… Mises bout-à-bout, toutes ces tâches chronophages ralentissent votre équipe. Et plus que vous ne le croyez.

Grâce à cette checklist, nous avons aidé nos clients à repenser leurs flux financiers, et les résultats parlent d'eux-mêmes. Qu'il s'agisse de réduire de moitié le temps passé sur la clôture mensuelle ou d'éliminer des journées entières d'administration, les gains ne sont pas seulement opérationnels, ils sont aussi stratégiques.

Prenez 5 minutes pour évaluer vos processus : nous allons vous convaincre des bénéfices de l’automatisation (et même de l’IA !) pour libérer le quotidien de votre équipe Finance.

Pourquoi les DAF doivent investir dans la tech

Aujourd’hui, 41 % des DAF envisagent d'adopter une solution de gestion des dépenses afin d'unifier leurs processus sur une seule plateforme et d'alléger les tâches liées au suivi budgétaire et aux notes de frais. Et l’impact attendu est clair : cet investissement pourrait contribuer à une augmentation de 14 % du chiffre d'affaires, à une croissance de 16 % du TCAC et à une augmentation de 20 % du flux de trésorerie d'exploitation.

Conçue pour aider les DAF et leurs équipes Finance, la plateforme Payhawk couvre tous les aspects du contrôle des dépenses afin de maximiser le ROI : factures fournisseurs, cartes d'entreprise, budgets, gestion multi-entités, notes de frais, bons de commandes et P2P, intégrations ERP, etc.

À votre tour de faire le test et de découvrir combien de temps vous pourriez gagner grâce à Payhawk !

Moins d’admin, plus d’action

5 de nos clients nous ont partagé les économies qu’ils ont réalisées depuis qu’ils ont adopté la solution Payhawk. De la réduction du temps passé sur la clôture mensuelle à l’amélioration de la qualité de données, voici quelques exemples qui devraient vous éclairer.

1. Ultra Premium Direct est la première marque online du petfood en France.

Depuis que l’équipe Ultra Premium Direct utilise Payhawk, elle a :

• gagné 2 jours par mois grâce à l’intégration native avec NetSuite
• développé la partie analytique
• absorbé la hausse des volumes de dépenses

2. Powens, la seule plateforme combinant Open Finance et Embedded Banking.

Depuis que l’équipe Powens utilise Payhawk, elle a :

• Changé de solution en un mois
• Accéléré sa clôture grâce à l’intégration native à NetSuite
• Gagné en flexibilité grâce aux cartes virtuelles

Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens :

Ce gain de temps est énorme : une journée à deux personnes parfois, voire plus. Quand tout est fluide et natif, on arrive à clôturer à J+1 ou J+2. Et on peut se concentrer sur autre chose. Si on a une facture urgente à valider, on peut le faire immédiatement. Tout est intégré automatiquement. Ce processus fluide et continu nous fait vraiment gagner du temps.

3. Astrid & Miyu est une marque de bijoux renommée en Europe et au Royaume-Uni.

Depuis que l’équipe Astrid & Miyu utilise Payhawk, elle a :

• Réduit le temps de traitement des dépenses de 66%
• Gagné 40+ heures par semaine
• Clôturé le GL des factures fournisseurs 2x plus vite

Lucy Payne, Responsable du contrôle financier et du reporting :

Depuis la mise en place de Payhawk, la gestion des dépenses n’est plus perçue comme une charge. Cela a un effet positif sur le moral de l’équipe Finance – ainsi que du reste de l’entreprise – et la clôture mensuelle n’est plus un facteur de stress.

4. Discordia est la plus grande entreprise de transport de Bulgarie, comptant 1 500 camions, plus de 2 000 chauffeurs et un service proposé à travers 70 pays.

Depuis que l’équipe Discordia utilise Payhawk, elle a :

• Dématérialisé et traité plus de 25 000 notes de frais par mois sans erreur
• Multiplié sa productivité par 4 grâce à l’automatisation
• Eliminé 100% de la saisie manuelle vers l’ERP grâce à notre intégration
• Réduit les frais de change grâce aux cartes d’entreprise

5. Parkos est une marketplace pour la réservation de parkings d’aéroports à l’international.

Depuis que l’équipe Parkos utilise Payhawk, elle a :

• Accéléré sa clôture mensuelle
• Amélioré son suivi budgétaire et gagné en visibilité grâce aux workflows personnalisables
• Automatisé la comptabilité grâce à l’intégration native à Exact Online

Steven Packer, Head of Finance chez Parkos :

Aujourd’hui, Payhawk et Parkos grandissent et évoluent ensemble ; plus nous réalisons des économies de temps et d’argent, plus Payhawk propose de nouvelles fonctionnalités utiles et innovantes. Ces économies nous ont d’ailleurs permis d’accélérer considérablement notre clôture mensuelle, en passant de 30 jours à 14 jours.

Quel score avez-vous obtenu à la checklist ?

Si vous avez répondu « oui » à au moins trois des questions ci-dessus, nous sommes au regret de vous annoncer que vous passez trop de temps à effectuer des tâches manuelles. Pire, vous passez à côté des nombreux avantages de l'IA et de l'automatisation.

Mais il n’est pas trop tard ! Wellpointe Inc., fournisseur de services résidentiels comptant plusieurs filiales, témoigne de ces avantages :

Payhawk nous a aidés à passer d'une comptabilité chronophage à une fonction FP&A plus stratégique. Ce changement nous a permis de nous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse des écarts dans les dépenses et la prise de décisions éclairées pour optimiser nos opérations. Avec Payhawk, j'ai donné à l'équipe un outil pour nous aider à construire une gestion autonome des dépenses.

Des entreprises comme Ultra Premium Direct, Powens et Astrid & Miyu gagnent plusieurs jours par mois sur la gestion de leurs dépenses, réduisent le temps de traitement de 66 % et réalisent leur clôture mensuelle les comptes deux fois plus vite.

Imaginez tout ce que pourrait faire votre équipe avec ce temps gagné ! Alors n’attendez plus, découvrez la plateforme Payhawk grâce à notre visite interactive et voyez par vous-même les options qui s’offrent à vous pour transformer la fonction financière de votre entreprise.