9. Apr. 2024
10 minutes

Checkliste für neue CFOs: So meistern Sie Ihre ersten 90 Tage

CFO-Checkliste: Wie Sie Ihre ersten 90 Tage meistern
Zusammenfassung

Als CFO wissen Sie, dass Sie in Ihrer neuen Rolle nur dann erfolgreich sein können, wenn Sie gründlich planen und ausführen und dabei auf Wachstum setzen. Nutzen Sie unsere detaillierte Checkliste, um die Prozesse, Systeme und Lösungen zu entdecken, die Ihnen helfen werden, in den ersten 90 Tagen Ihrer Tätigkeit als CFO zu überzeugen.

Inhaltsverzeichnis

    Sie haben die Rolle des CFO übernommen; Sie freuen sich auf die ersten Schritte, aber Sie wissen, dass es eine Menge Arbeit geben wird. Der Druck ist groß, und es steht viel auf dem Spiel. Sie wissen, dass die Liste der Aufgaben, die Sie als neu eingestellter CFO zu erfüllen haben, umfangreich ist (ebenso wie die Liste der Gesetze und Vorschriften, die CFOs beachten müssen).

    Hinzu kommt, dass sich die Rolle des CFO verändert und immer komplexer, strategischer und kooperativer wird. Die folgenden Statistiken veranschaulichen den Druck, dem sich CFOs im Jahr 2024 täglich stellen müssen:

    Dreiundneunzig Prozent der CFOs geben an, dass sich die ihnen übertragenen Aufgaben viel bedeutender anfühlen als in der Vergangenheit. Während 67 % der CFOs aufgrund der Anzahl der zu treffenden Entscheidungen und der Fülle der Auswahlmöglichkeiten in eine Analyse-Lähmung verfallen.

    Als internationales Fintech haben wir bei Payhawk unzähligen CFOs geholfen, ihre Spendings zu kontrollieren, Ausgaben zu verwalten und intelligente Cashflow-Entscheidungen zu treffen. Und jetzt haben wir unsere besten CFO-Insights für diese CFO-Übergangscheckliste zusammengetragen. Entdecken Sie die Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, um in den ersten 90 Tagen Ihrer Tätigkeit erfolgreich zu sein, und finden Sie bewährte Methoden, um Ihr Unternehmen auf langfristigen Erfolg vorzubereiten.

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    Phase 1 - Die Rolle eines CFOs verstehen

    Bevor Veränderungen angestoßen werden, solltesich ein Bild von den Prozessen, Systemen, Zielen und Ressourcen des Unternehmens und deren Effektivität gemacht werden. Konzentrieren wir uns auf einige Bereiche mit denen sich der CFO vertraut machen sollte.

    1. Definieren Sie die wichtigsten Prioritäten für die ersten 90 Tage

    Der erste Punkt auf der Checkliste des neuen Finanzchefs ist ein tiefer Einblick in das Unternehmen, um festzustellen, was zuerst in Angriff genommen werden muss. Notieren Sie sich die Projekte und Initiativen, die das Unternehmen vorantreiben, sowie alle dringenden Probleme.
    Im Folgenden finden Sie einige analytische Überlegungen zu den einzelnen Perspektiven auf eine Organisation:

    Strategische Ziele und Zielsetzungen

    Die Ziele und Vorgaben des Unternehmens sind eine Richtschnur für die Entwicklung erfolgreicher Finanzstrategien und -prozesse. Fragen Sie:

    • Was sind die strategischen Ziele und Vorgaben des Unternehmens?
    • Welche Projekte und Initiativen werden wir durchführen, um diese Ziele zu erreichen?
    • Wie verfolgen wir die Fortschritte bei der Verwirklichung dieser Ziele und Vorgaben?

    Geschäftsbetrieb

    Ein weiterer Punkt auf der Checkliste für den neuen CFO ist die Bewertung der Unternehmensstruktur. Erfahren Sie, wie das Unternehmen Geld verdient, seinen Kunden einen Mehrwert bietet und seine Ressourcen verwaltet. Diese Informationen sind hilfreich für die Finanzplanung, die Ressourcenzuweisung und das Leistungsmanagement.
    Prüfen:

    • In welches Geschäftsmodell investiert das Unternehmen am meisten, und wie wird damit Geld verdient?
    • Welches ist unser Hauptprodukt oder unsere Hauptdienstleistung, und wie bieten wir sie unseren Kunden an?
    • Welche Produkte/Dienstleistungen laufen nicht gut für das Unternehmen (Cash Drainer)?
    • Welche technischen und finanziellen Systeme unterstützen den Betrieb, und welche Integrationen sind vorhanden, um Ihr Ausgabenmanagementsystem zu unterstützen?

    Marktpositionierung

    Wie wir bei Unternehmen wie Dove, Coca-Cola, Walmart und Amazon sehen, ist es nicht nur das Produkt, das den Umsatz ankurbelt. Es geht auch darum, wie sich die Marke von der Konkurrenz abhebt. Ein Verständnis der Branchentrends, der Konkurrenten und der Marktdynamik hilft, Wettbewerbsbedrohungen und Wachstumschancen zu erkennen.
    Einige Fragen, die man sich stellen sollte, sind:

    • Wer sind unsere Hauptkonkurrenten, und was unterscheidet unser Unternehmen von ihnen?
    • Welche wichtigen Trends prägen die Branche, in der wir tätig sind?
    • Was sind die Marktstärken, -schwächen, -chancen und -bedrohungen des Unternehmens?

    Finanzielle Leistung

    Eine weitere wichtige Aufgabe auf der Checkliste des neuen CFO ist die Analyse der Unternehmenszahlen. Diese Einblicke geben Aufschluss über die finanzielle Gesundheit und die Kapitalstruktur des Unternehmens. Wir werden später tiefer in die Zahlen eintauchen, aber hier ist eine Momentaufnahme der Dinge, die zu berücksichtigen sind:

    • Wie hat sich die finanzielle Leistung des Unternehmens in den letzten fünf Jahren entwickelt, und was waren die wichtigsten Faktoren?
    • Was sind die finanziellen Stärken und Schwächen des Unternehmens?
    • Planen wir Übernahmen, Erweiterungen oder Veräußerungen, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken könnten, oder führen wir sie durch?

    Kunden

    Man sollte vermeiden Annahmen zu treffen, wer die eigenen Kunden sind. Tatsächlich ist es so, dass 82 % der Marketer ihre Zielgruppe nicht kennen. Wenn Sie die wahre Identität Ihres Kundenstamms herausfinden, können Sie die Kundenakquise, den Gewinn und vieles mehr verbessern.
    Also, fragen Sie:

    • Wer sind unsere derzeitigen Kunden, und unterscheiden sie sich von unseren Zielkunden?
    • Was sind die Wünsche, Bedürfnisse und Vorlieben unserer Kunden?
    • Wie akquirieren und binden wir Kunden, und sind die Ansätze effektiv?

    Unternehmensstruktur und -kultur

    Wie Sie wissen, hängt die Arbeitsweise einer Organisation von vielen Faktoren ab, von Fernarbeit bis hin zu Bottom-up-Strukturen. Diese Merkmale wirken sich auf alles aus. Sie sollten wissen, worauf Sie sich einlassen, indem Sie fragen:

    • Wie ist das Unternehmen strukturiert und wie werden Entscheidungen getroffen und kommuniziert?
    • Wie sieht die Kultur aus, und wie wirkt sie sich auf Mitarbeiterengagement und Leistung aus?
    • Was sind einige tief verwurzelte kulturelle Normen und Werte?

    Technologie

    Technologie wird für den Erfolg von Unternehmen immer wichtiger. Die Herausforderungist, dass über 70 % der Projekte zur digitalen Transformation im Finanzbereich nur langsam vorankommen. Außerdem sind nur 30 % solcher Projekte erfolgreich.
    Als CFO werden Sie die Digitalisierung in der Finanzabteilung vorantreiben. Wenn Sie sich mit der Technologie Ihres Unternehmens befassen, werden Sie herausfinden, welche Projekte Sie starten, optimieren oder streichen sollten. Fragen Sie:

    • Welche Meinung haben die internen Stakeholder über die technische Ausstattung des Unternehmens?
    • Welche Rolle spielt die Technologie im Betrieb und bei strategischen Projekten?
    • Sind laufende Technologieprojekte entscheidend für den Erfolg des Unternehmens?

    Talentmanagement

    Wussten Sie, dass nur 41 % der Mitarbeiter ihre volle Leistung bringen? Das ist eine Menge an verlorener Produktivität, die die Unternehmen jedes Jahr weltweit 8,8 Billionen Dollar kostet. Die Einstellung und Bindung von Spitzenkräften im Finanzbereich gehört daher zu Ihren CFO-Aufgaben. Die Analyse der Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter wird Lücken bei den Fähigkeiten und Ressourcen aufdecken. Sie dient auch als Leitfaden für die Talententwicklung, die Teamstrukturierung und die Nachfolgeplanung.
    Bedenken Sie:

    • Wie gut stimmt unsere Talentmanagement-Strategie mit den Zielen, Vorgaben und der Gesamtstrategie des Unternehmens überein?
    • Haben wir Lücken in unserem Talentpool? Wenn ja, wo und warum?
    • Wie effektiv sind unsere Prozesse bei der Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften?
    • Was können wir an Finanzprozessen automatisieren, um das Finanzteam von Verwaltungsaufgaben zu befreien - und ihm die Möglichkeit zu geben, sich auf wichtige Initiativen zu konzentrieren?

    Risikomanagement und Compliance

    Rechtliche und regulatorische Änderungen sind für CFOs von entscheidender Bedeutung und werden seit dem Aufkommen von KI, Blockchain und Robotic Process Automation (RPA) noch komplexer. Zwei große Aufgaben auf Ihrer neuen CFO-Checkliste sind daher das Risikomanagement und die Compliance. Besorgniserregend ist, dass 72 % der CFOs angeben, dass ihre Praktiken und Prozesse im Bereich Compliance und Risikomanagement nicht mit der sich schnell verändernden Landschaft Schritt gehalten haben. Bewerten Sie daher die Risiko- und Compliance-Kontrollen und -Prozesse, um Schwachstellen aufzudecken, indem Sie fragen:

    • Welches sind die kritischen rechtlichen und Compliance-Verpflichtungen, die das Unternehmen erfüllen muss?
    • Welche Prozesse und Systeme gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften und rechtzeitige Aktualisierungen?
    • Welche Lösungen und Initiativen für (Cyber-)Sicherheit und Datenschutz gibt es, um Vorfälle zu verhindern?
    • Wie sehen unsere eigenen Sicherheits- und Ausgabenrichtlinien aus, und wie können wir diese erfolgreich einführen, so dass die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist?
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    2. Analysieren Sie die finanzielle Gesundheit des Unternehmens

    Jetzt, da Sie über ein gewisses Grundwissen über das Unternehmen verfügen, können Sie die Motorhaube der Unternehmensfinanzen abnehmen und sich mit der Mechanikdes Geldes befassen.

    Überprüfen Sie die Jahresabschlüsse.

    Die Prüfung der Ist-Zahlen, der Bilanz, der Kapitalflussrechnung und der Gewinn- und Verlustrechnung gibt Aufschluss über die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Achten Sie auf Trends und Anomalien, die Sie weiter untersuchen sollten.

    Untersuchen Sie die Rentabilität des Unternehmens

    Für einige Unternehmen mag die Rentabilität eine geringe Priorität haben. Für die Budgetierung ist es jedoch hilfreich zu wissen, ob das Unternehmen rote oder grüne Zahlen schreibt. Analysieren Sie also die Gewinne nach Segment, Produkt und Region.

    Liquidität und Solvenz näher betrachten

    Ermitteln Sie die finanzielle Lebensfähigkeit und die verfügbaren Barmittel des Unternehmens, indem Sie das Verhältnis von Umlaufvermögen, Liquidität und Verschuldung zum Eigenkapital analysieren. Betrachten Sie auch Cashflow-Kennzahlen wie:

    • Cash Conversion Cycle
    • Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
    • Betrieblicher Cashflow
    • Ausstehende Verkaufstage
    • Bruttomarge

    Überprüfen Sie die Höhe des Betriebskapitals und Lösungen

    Cashflow-Management ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens, aber der Strom kann versiegen. Im Jahr 2023 gaben 89 % der CFOs an, dass sie mehr liquides Kapital benötigen. Außerdem glauben 86 % der CFOs, dass die Finanzierung eine Rolle bei der Sicherung von günstigem Kapital für neue Initiativen spielt. 85% nutzen Finanzierungen, um ihr Unternehmen vor makroökonomischen Ereignissen zu schützen.

    Die Überprüfung des Betriebskapitals wird also Teil Ihrer neuen CFO-Checkliste sein. Schauen Sie sich an:

    • Cashflow-Projektionen
    • Kreditoren-, Debitoren- und Lagerumschlagskennzahlen (Accounts Payable)
    • Der Zugang des Unternehmens zu erschwinglichen Finanzmitteln

    Bewertung der Kapitalstruktur des Unternehmens

    Ein klares Bild der Finanzstruktur des Unternehmens gibt Aufschluss über seine wirtschaftliche Stabilität und seine Fähigkeit, Wachstumschancen wahrzunehmen. Achten Sie auf Bereiche, in denen Sie die Kapitalstruktur optimieren können, um das Risiko zu verringern, den Shareholder Value zu steigern und die Gewinne zu erhöhen, indem Sie die folgenden Punkte untersuchen:

    • Verschuldungsgrad
    • Eigenkapitalquote
    • Verschuldungsgrad
    • Gewichteter durchschnittlicher Kapitalkostensatz
    • Schuldendienstdeckungsgrad
    • Zinsdeckungsgrad
    • Schuldenstand
    • Kapitalkosten
    • Kapitalisierungsmix (unter Berücksichtigung der Gegebenheiten des Unternehmens und der Marktentwicklung)

    Vergleichen Sie als nächstes die Kapitalstruktur Ihres Unternehmens mit der seiner Konkurrenten. Diese Bewertung gibt Aufschluss über die Marktstellung Ihrer Konkurrenten und zeigt Chancen und Schwachstellen auf.

    Analyse der Marktchancen-Kennzahlen

    Eine weitere Aufgabe auf Ihrer Checkliste für den Übergang zum CFO besteht darin, die Betriebseffizienz des Unternehmens, die Auslastung der Anlagen, die Rentabilität und die Wertschöpfung für die Aktionäre zu bewerten. Von hier aus können Sie Wege zur Verbesserung dieser Kennzahlen ermitteln. Einige Kennzahlen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, sind:

    • Eigenkapitalrendite
    • Vermögensrendite
    • Gewinn je Aktie

    Überprüfen Sie Budgets und Prognosen

    Als Nächstes sollten Sie die allmächtigen Budgets und Prognosen überprüfen. Sie werden feststellen, wie gut das Unternehmen die Ausgaben auf die Erreichung seiner Ziele abgestimmt hat. Sie werden auch Möglichkeiten der Skalierung und Herausforderungen erkennen.

    Achten Sie auf:

    • Geplante gegenüber tatsächlichen Ausgaben
    • Bei früheren Prüfungen aufgedeckte Probleme
    • Prüfungsvorbereitungen
    • Korrektheit früherer Prognosen

    3. Aufbau von Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen

    "Es gibt keine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen", heißt es in einem Sprichwort. Setzen Sie also Ihre Soft Skills ein, wenn Sie die nächste Aufgabe auf der Checkliste für den neuen CFO in Angriff nehmen: den Aufbau von Beziehungen.

    Stellen Sie sich als Führungspersönlichkeit vor, indem Sie sich und Ihr Fachwissen vorstellen. Lernen Sie auch mehr über das Unternehmen.

    Diese Phase könnte Folgendes beinhalten:

    • Einholen von Rückmeldungen der Beteiligten zu den finanziellen Zielen, Strategien, Verfahren und Lösungen des Unternehmens
    • Förderung transparenter Diskussionen und Kommunikation
    • Erkundigen Sie sich nach den Leistungen früherer CFOs und wie Sie darauf aufbauen können
    • Lernen Sie die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Interessengruppen kennen

    Top-Tipp: Wenn dies nicht Ihr erstes Rodeo ist, denken Sie über Ihre früheren Aufgaben als CFO nach, um strategische Schritte zu erkennen und Fehler zu vermeiden.

    Phase 2 - Vorbereitung auf den Übergang

    In Phase 1 ging es um eine Menge Zahlen. Nehmen wir eine andere Aufgabe auf der Checkliste für den neuen CFO in Angriff: die Bewertung der Verwaltungsprozesse in der Finanzfunktion.

    1. Führen Sie eine umfassende Überprüfung der bestehenden Prozesse und Systeme durch.

    Es gibt viele Rollen, die Sie bewerten müssen. Aber für den Anfang sollten Sie sich die folgenden ansehen:

    Finanzplanung und -analyse (FP&A)

    Die Verwaltung hält viele Finanzteams auf. 24%sehen den Kampf gegen manuelle Arbeit und zeitintensive Prozesse als zentrale Herausforderung. Als Teil Ihrer neuen CFO-Aufgabenliste müssen Sie die Effizienz und Konsistenz von FP&A überprüfen. Zum Beispiel könnten Sie:

    • Überprüfen Sie Richtlinien und Verfahren auf Genauigkeit, Effizienz und Vollständigkeit. Beachten Sie alle Produktivitäts- und Genauigkeitstreiber sowie Engpässe und Verwaltungslasten.
    • Bewerten Sie die Häufigkeit der Prognoseoptimierungen (36% der CFOs' FP&A Teams passen ihre Prognosen mindestens einmal pro Woche an)
    • Betrachten Sie, wie gut Prognosen, Analysen und Budgets mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und diese unterstützen
    • Testen Sie Ihren Financial Techstack, einschließlich Ausgabenmanagement-Software, FP&A, ERP-Anbieter und mehr. Achten Sie auf Funktionalität, Zuverlässigkeit und Integrationsmöglichkeiten.
    • Bewertung der Relevanz und Nützlichkeit von (Key Performance Indicators) KPIs und Metriken

    Ausgabenmanagement, Buchführung und Cashflow-Management

    Die Überwachung von Ausgaben, Buchhaltung und Cash-Management sind wichtige Aufgaben auf der Checkliste Ihres neuen CFOs. Doch mit einem manuellen Ansatz für die Ausgabenverwaltung steckt Ihr Team knietief in der Verwaltung fest und verschwendet Zeit und Geld.

    Ein durchschnittlicher Angestellter verbringt beispielsweise 1,5 Mal im Monat 20 Minuten mit der Erstellung einer Spesenabrechnung, was jedes Mal 58 Dollar kostet. Darüber hinaus nehmen Korrekturen weitere 18 Minuten pro Bericht in Anspruch und kosten im Durchschnitt 52 Dollar. Überprüfen Sie die Finanzpraktiken Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind.

    Um dies zu verneinen, können Sie:

    • Überprüfen der Ausgabenrichtlinien und der Instrumente zur Ausgabenkontrolle, um herauszufinden, wie das Unternehmen Ausgaben abgrenzt, genehmigt, erfasst und abstimmt
    • Prüfen Sie die Ausgaben- und Rechnungslegungsgrundsätze auf Klarheit, Vollständigkeit und Konsistenz
    • Prüfen Sie die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen und Lösungen im Vergleich zu digitalen Lösungen. Z.B. wie oft Teams Excel-basierte Ausgabennachverfolgung und Papierbelege im Vergleich zu automatisierter Abstimmungssoftware verwenden.
    • Überprüfen Sie auch die Effektivität Ihrer derzeitigen Einrichtung, denn selbst wenn Sie digital arbeiten, kann es sein, dass Sie mehrere unzusammenhängende Tools verwenden, anstatt eines, das Ihnen eine vollständige und zentrale Kontrolle über die Geschäftsausgaben ermöglicht.
    • Sehen Sie sich historische Ausgabendaten an, um Ausgabentrends und Ausreißer zu erkennen. Achten Sie auf überhöhte Ausgaben, Nichteinhaltung von Vorschriften und Ineffizienzen.
    • Analyse von Ausgabenmustern und Zahlungsbedingungen von Lieferanten, um Möglichkeiten zur Kostensenkung und Cashflow-Optimierung aufzuzeigen
    • Überprüfen Sie die Effizienz und Effektivität des Liquiditätsmanagements, des Cash-Managements und der Treasury-Praktiken und -Lösungen des Unternehmens

    Risikomanagement und Compliance

    Risiken kommen aus allen Richtungen, von klebrigen Cyber-Kriminellen bis hin zu ungelösten rechtlichen Problemen. Solche Probleme sind inzwischen an der Tagesordnung und haben verheerende finanzielle Verluste zur Folge. Mehr dazu finden Sie hier:

    Prüfen Sie also, ob Ihre Risiko- und Compliance-Prozesse fruchtbar sind:

    • Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Strategien zur Risikoerkennung, -minderung und -einhaltung
    • Überprüfen Sie die bestehenden Risikomanagement- und Governance-Strukturen und die Literatur auf ihre Richtigkeit
    • Überprüfen Sie die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und gesetzlichen Vorschriften
    • Analyse der Risikokultur des Unternehmens, wobei Verhaltensweisen, Einstellungen und das Bewusstsein der Mitarbeiter erfasst werden
    • Bewerten Sie die Technologie-, Cybersicherheits- und Datensicherheitsprotokolle des Unternehmens.

    2. Identifizieren Sie unmittelbare Herausforderungen und Prioritäten

    Die nächste Aufgabe auf Ihrer Liste für den Übergang zum CFO besteht darin, eine Liste der wichtigsten Aufgaben zu erstellen, die in den nächsten drei bis sechs Monaten zu bewältigen sind. Sammeln Sie die Probleme, die Sie bei den Bewertungen festgestellt haben, um die Liste zusammenzustellen.

    Ordnen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Auswirkungen, wenn sie nicht angegangen werden. Wenn Sie mehr Klarheit brauchen:

    • Befragung der Beteiligten, um die Probleme zu ermitteln, die ihrer Meinung nach sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Beziehen Sie Mitarbeiter aller Hierarchieebenen ein.
    • Lassen Sie die Zahlen für sich entscheiden. Nehmen wir zum Beispiel an, dass die Verkäufe eines ehemals umsatzstärksten Produkts zurückgegangen sind, aber die Kosten gestiegen sind. Die Priorisierung eines Relaunches könnte Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
    • Durchführen einer externen Marktanalyse. Z.B. ein in Auftrag gegebener Bericht über Wettbewerb und Preisdruck, um die Auswirkungen auf den Marktanteil und die Gewinne des Unternehmens zu ermitteln.

    3. Bewerten Sie die derzeitigen Verfahren für die Finanzberichterstattung und -analyse

    Wenn Teams Zahlen in Excel rechnen und sensible Informationen über unverschlüsselte Kommunikationskanäle weiterleiten müssen, könnte bald Chaos herrschen. Sie sollten also über riskante und zeitraubende Praktiken Bescheid wissen und sie abstellen. Zu diesem Zweck:

    • Überprüfung der Prüfungsergebnisse
    • Prüfung von Aufzeichnungen auf Genauigkeit und Effizienz
    • Stichprobenartige Überprüfung von Spesenabrechnungen und Analysen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der Vorschriften
    • Überprüfung der Einführung von Automatisierung und deren Auswirkungen
    • Beachten Sie, ob die Praktiken den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) oder International Financial Reporting Standards (IFRS) entsprechen.

    Bessere Kontrolle Ihrer geschäftlichen Ausgaben

    Phase 3 - Erstellung eines strategischen Plans

    Sie haben das Fundament gelegt, jetzt ist es an der Zeit, sich zu zeigen. Der nächste Punkt auf Ihrer neuen CFO-Checkliste ist die Aufwertung der Finanzfunktion. Und so geht's:

    1. Entwicklung eines Fahrplans für die Finanzfunktion

    Bewertung des aktuellen Zustands der Finanzfunktion

    Schreiben Sie einen kurzen Bericht über jede Finanzfunktion anhand der Daten aus der ersten und zweiten Bewertungsphase. Zeigen Sie Lücken in den Systemen, Prozessen, der Berichterstattung, den Messgrößen, der Technologie und den Fähigkeiten auf. Notieren Sie auch, was bereits funktioniert und worauf Sie aufbauen möchten.

    Strategische Ziele und Prioritäten klären

    Um Prioritäten und Ambitionen in Einklang zu bringen, sollten Sie die Liste der Aufgaben mit hoher Priorität mit den Unternehmenszielen abgleichen. Ermitteln Sie, was Sie brauchen, um diese Ziele zu erreichen, einschließlich KPIs. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Unternehmen möchte die Produktivität innerhalb von 6 Monaten um 30 % steigern. Sie haben festgestellt, dass manuelle Tools und Prozesse das Buchhaltungsteam wöchentlich 17 Stunden kosten. Sie könnten ein KPI festlegen, um den Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung in sechs Monaten um sechs Stunden zu verringern, indem Sie die Automatisierung und die Umschulung der Mitarbeiter nutzen.

    Optimieren Sie Ihre Abteilungsstruktur, um die Zufriedenheit und das Wachstum Ihrer Mitarbeiter zu fördern

    Wussten Sie, dass 66 % der Arbeitnehmer Schwierigkeiten haben, mit den sich ständig ändernden Qualifikationsanforderungen Schritt zu halten? Diese Probleme führen zu einem hohen Maß an Unzufriedenheit und Abwanderung der Mitarbeiter. Die Unterstützung der Mitarbeiter steht also auf Ihrer Liste für den Übergang zum neuen CFO.

    Erstellen Sie einen Überblick über die Fähigkeiten Ihrer Finanzabteilung. Entwerfen Sie dann eine Teamstruktur, die die Nutzung der Fähigkeiten maximiert und für eine optimale Personalstärke sorgt, um Burnout zu vermeiden. Bieten Sie außerdem relevante und personalisierte Schulungen an, um die Mitarbeiter weiterzubringen. Es wird sich lohnen. Unternehmen mit einer hoch engagierten Belegschaft sind 23 % rentabler und 18 % produktiver.

    Systeme und Prozesse aktualisieren

    Um die Ergebnisse der Finanzfunktion zu verbessern, müssen Sie Systeme und Prozesse rationalisieren und digitalisieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Finanzteam kämpft mit Papierbelegen, digitalen Rechnungen, klobiger Software und E-Mail-Ketten, um Bestellungen abzustimmen, was zu kostspieligen Fehlern führt. Um den Verwaltungsaufwand zu verringern, könnten Sie eine Ausgabenmanagement-Software einführen, die den Abgleich in Echtzeit unterstützt und multifunktionale Vorteile wie Unternehmenskarten, Ausgabenmanagement, Abonnementverwaltung, Kartenkontrollen und Genehmigungsabläufe bietet. Kreditorenbuchhaltung, PO und mehr.

    Und vergessen Sie nicht, Quick Wins zu priorisieren. Wenn Sie zum Beispiel zuvor als CFO gearbeitet haben und eine Strategie, ein Prozess oder eine Technologie zu bedeutenden Gewinnen geführt hat, sollten Sie überlegen, wie Sie diese in Ihrem neuen Unternehmen nachahmen können.

    Nutzen Sie die Automatisierung

    Die Automatisierung ist eine der neuesten Technologien, die die Finanzwelt erobern, und das aus gutem Grund. Sie ermöglicht es den Teams, wertvolle Ressourcen zurückzugewinnen und produktiver zu werden.

    Aus diesem Grund ist die Implementierung der Automatisierung eine wichtige Aufgabe auf Ihrer neuen CFO-Checkliste. Beginnen Sie mit Transaktionsaktivitäten wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Ausgabenmanagement, Lieferantenmanagement und Finanzberichterstattung. Aber hören Sie hier nicht auf.

    Technologie kann 42 % der Finanzaufgaben vollständig automatisieren und weitere 19 % teilweise automatisieren. Sie können auch Lösungen zur Aufgabenautomatisierung wie RPA verwenden, um etwa ein Drittel der Möglichkeiten im Finanzwesen zu nutzen.

    Schaffen Sie robuste interne Kontrollen

    Der Schutz der Mittel und des Rufs des Unternehmens ist für den langfristigen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Aktualisieren Sie Ihre internen Kontrollen, einschließlich der Verfahren und Richtlinien für Compliance, Audit und Risikomanagement, indem Sie:

    • Anpassung der internen Kontrollen an die besten Praktiken der Branche
    • Trennung der Aufgaben
    • Verbesserung der Aufsichts-, Genehmigungs- und Whistleblowing-Prozesse
    • Nutzung aktueller Probleme und früherer Vorfälle und Probleme im Unternehmen oder auf dem Markt, um Änderungen zu veranlassen

    Denken Sie daran, Ihren neuen Ansatz den internen Interessengruppen mitzuteilen. Bieten Sie kontinuierliche Schulungen an, um die Akzeptanz und Effektivität zu erhöhen. Überwachen Sie schließlich die Fortschritte, passen Sie die Strategien an und nehmen Sie die Mitarbeiter gegebenenfalls in die Pflicht.

    2. Finanzielle Ziele mit der allgemeinen Unternehmensstrategie abstimmen

    Bei Änderungen kann es leicht passieren, dass die Finanz- und die Organisationsstrategie nicht aufeinander abgestimmt werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise plant, die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen, und Sie die Budgets für Einstellungen und Schulungen nicht anpassen, wird die Umsetzung komplexer. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die Strategie des Unternehmens abteilungsübergreifend verstehen. Arbeiten Sie dann mit der Geschäftsleitung zusammen, um die strategischen Ziele mit den finanziellen Zielen zu verbinden, legen Sie KPIs fest und unterlegen Sie die Ziele mit einem ausreichenden Budget.

    3. Einsatz moderner Finanztechnologien für mehr Effizienz und Genauigkeit

    Moderne Technologie ist ein zuverlässiger Helfer der Finanzfunktion und kann erfolgsentscheiden für die entsprechenden Team sein. Doch in der unwegsamen Finanzlandschaft sind nur die besten Werkzeuge wirklich geeignet Arbeit zu erleichtern. Eine weitere Aufgabe auf der Liste Ihrer CFO-Aufgaben besteht also darin, umfassende Hightech-Lösungen zu finden.

    KI-gestützte Tools sind ein gutes Beispiel dafür. Achtundachtzig Prozent der CFOs nutzen sie bereits oder versuchen es. Darüber hinaus werden 70 Prozent im kommenden Jahr KI in ihre Finanzprozesse integrieren. Zum Beispiel nutzt Explose unsere KI-Kamera, OCR-Technologie, Ausgabenmanagement-Software und virtuelle Firmenkarten, um die Buchhaltung zu erleichtern.

    Bei Payhawk zum Beispiel können Sie mit unserer Lösung Quittungen und Rechnungen in Sekundenschnelle erfassen (und Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, die Ausgaben mit Kategorien und benutzerdefinierten Feldern zu kategorisieren) und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, ihre Projektausgaben selbst zu erfassen. Das Team kann nun doppelte Rechnungen schnell erkennen und mehrere Felder automatisch ausfüllen, was Zeit und Energie spart. Unser Kunde Explose berichtet, dass er dadurch zwei Stunden Verwaltungsaufwand an seinem Arbeitstag einsparen konnte.

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    Phase 4 - Überwindung von Herausforderungen und Hindernissen

    Sie haben das Unternehmen untersucht, die Konkurrenz unter die Lupe genommen, finanzielle Ziele festgelegt und Ihre Strategie auf den Weg gebracht - gute Arbeit. Eine der anderen Aufgaben auf Ihrer neuen CFO-Checkliste? Das Löschen von Bränden. Lassen Sie uns einige Tipps zum Löschen von Bränden (und noch besser zur Brandverhütung) durchgehen.

    1. Mögliche Hindernisse in der Übergangszeit angehen

    "Vorbeugen ist besser als heilen", sagt ein altes Sprichwort. Setzen Sie sich daher vor dem Start von Änderungen mit jedem Team in Ihrer Abteilung zusammen. Machen Sie ein Brainstorming über Probleme, die auftreten könnten, und entwickeln Sie dann Möglichkeiten, diese zu entschärfen. Zum Beispiel, wenn das Steuerteam befürchtet, dass eine unzureichende Ausgabenverwaltung x ERP-Integrationen zu Problemen mit der Datengenauigkeit bei der Mehrwertsteuer führen könnten. Sie könnten:

    • Datenmapping und Standardisierung nutzen, um einen strukturierten Ansatz für die Dateneingabe zu schaffen
    • Testen Sie die Datengenauigkeit regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Integrationen gut funktionieren
    • Erkundigen Sie sich bei Ihren derzeitigen Anbietern, wie die Integration tagtäglich funktioniert und wie sie eingerichtet wurde. Bei Payhawk zum Beispiel werden unsere Integrationen auf der Grundlage spezifischer Geschäftsanforderungen und in Übereinstimmung mit dem Abgrenzungskonzept aufgebaut. Unsere direkte Integration mit ERPs wie NetSuite ermöglicht Ihnen die Verbindung von Buchhaltungskategorien, benutzerdefinierten Feldern und Werten, Mehrwertsteuersätzen und Kreditoren, wodurch der Datenfluss nahtlos und transparent wird

    2. Strategien zur wirksamen Bewältigung des Wandels umsetzen

    Die Überwachung des Wandels ist unerlässlich, um Störungen zu verringern und die Erreichung von Zielen zu erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun:

    • Teilen Sie den Beteiligten die Gründe für die Änderungen und die erwarteten Vorteile mit und holen Sie ihre Zustimmung ein
    • Bieten Sie den Beteiligten regelmäßige und transparente Updates und beantworten Sie Fragen schnell
    • Setzen Sie realistische Zeitpläne und Erwartungen für die Veränderungen
    • Angemessene Schulung, Ressourcen und Unterstützung für das Personal bereitstellen
    • Widerstand gegen Veränderungen erkennen und Bedenken frühzeitig ansprechen

    3. Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Risikominderung bei Finanzgeschäften

    Ihre Strategien für die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement werden darüber entscheiden, ob Ihre Finanzziele aufgehen oder scheitern. Zeigen Sie sich also von Ihrer besten Seite.

    • Bauen Sie auf bestehenden bewährten Verfahren auf.
    • Umfassende Risiko- und Konformitätsbewertungen durchführen und die Ergebnisse umsetzbar machen. Wiederholen Sie diese Bewertungen häufig.
    • Klare Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben festlegen
    • Holen Sie regelmäßig externe Expertenmeinungen ein, um bei neuen Themen auf dem Laufenden zu bleiben
    • Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren bei neuen Entwicklungen. Wenn sich z.B. der Schweregrad eines Risikos ändert.

    Phase 5 - Erfolg messen und Wirkung erzielen

    Um sicherzustellen, dass Ihre Strategie und die Umsetzung gut funktionieren, gehört der Aufbau eines Systems zum Performance-Trackingebenfalls auf die Checkliste für Ihren neuen CFO. Im Einzelnen:

    1. Legen Sie die wichtigsten Performance-Indikatoren für die finanzielle Leistung fest.

    Um Erfolg zu haben, muss Ihr Team wissen, wie dieser aussieht und wie er erreicht werden kann. Hier kommen die KPIs ins Spiel. Zum Beispiel könnten Sie:

    • KPIs auf die finanziellen Ziele des Unternehmens abstimmen
    • Verbinden Sie KPIs mit strategischen Faktoren. Z.B. Verknüpfung des KPI Umsatzwachstum mit Marktexpansion, Produktinnovation oder Kundenakquisition.
    • Einführung von Technologien, Systemen und Prozessen zur Verfolgung von Kennzahlen und Messung der finanziellen Leistung
    • Balancieren Sie finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen, um einen ganzheitlichen Blick auf die Leistung zu erhalten
    • Teilen Sie die KPIs nach Abteilungen, Produktlinien oder Funktionen auf, um einen detaillierteren Einblick in die Leistung zu erhalten.

    2. Fortschritte verfolgen und Strategien entsprechend anpassen

    Eine weitere wichtige Aufgabe auf Ihrer neuen CFO-Checkliste ist es, dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten auf Kurs bleiben. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun.

    • Regelmäßige Überprüfung der finanziellen Leistung des Unternehmens anhand von KPIs und Branchen-Benchmarks
    • Beobachten Sie Trends, um zu verstehen, was die Leistung der einzelnen Teams antreibt oder behindert
    • Mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten, um die Strategie zu optimieren und die gesetzten Ziele zu erreichen
    • Einrichten eines Überwachungs- und Berichterstattungsverfahrens, um Probleme schnell zu erkennen und anzugehen.

    3. Hinterlassen Sie in Vorstandssitzungen und bei externen Stakeholdern einen positiven Eindruck

    Der Aufbau enger Beziehungen zu externen Stakeholdern wird Ihnen die Umsetzung Ihrer Liste für den Übergang zum neuen CFO erleichtern. Ihr Einfühlungsvermögen und Ihre Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen werden hier von Nutzen sein.

    • Sein Sie transparent in Bezug auf die finanzielle Leistung und die strategischen Initiativen des Unternehmens.
    • Fördern Sie den Dialog und das Feedback
    • Mit den Beteiligten häufig in Kontakt treten
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    Wie kann Payhawk Ihnen beim Übergang in Ihre CFO-Rolle helfen?

    Bei so vielen Lösungen auf dem Markt fragen Sie sich vielleicht, was Payhawk ideal für Ihren Weg zum CFO macht. Lassen Sie es uns herausfinden.

    Physische Belege und Rechnungen scannen

    Verabschieden Sie sich von der Verarbeitung von Papierbelegen und fehlerhaften Einreichungen. Unsere KI-Kamera, OCR-Technologie, benutzerdefinierte Buchhaltungsfelder und Kategorien ermöglichen es Mitarbeitern, digitale und korrekte Ausgaben mühelos einzureichen.

    Ausgabenbudgetierung, -verfolgung und -kategorisierung

    Legen Sie Budgets fest und kontrollieren Sie sie problemlos mit unseren Firmenkarten. Sie erhalten weltweit akzeptierte Karten mit anpassbaren Ausgabenkontrollen (z. B. Kartensperren und Geldautomatensperren), Limits (z. B. für tägliche Ausgaben) und Genehmigungsworkflows (für Mittelanforderungen usw.). Sie können auch die Vorteile eines automatischen Abgleichs und einer Kategorisierung auf der Grundlage vordefinierter Kriterien wie Ausgabenart oder Projekt nutzen.

    Genehmigungs-Workflows

    Kein zeitaufwändiges Hin und Her mehr, um Ausgaben zu genehmigen. Beschleunigen Sie Genehmigungen mit unseren benutzerdefinierten Genehmigungs-Workflows für verschiedene Ausgabentypen, gestrafften Genehmigungsketten für Spesenabrechnungen und sogar Funktionen zum Einsetzen von Genehmigern basierend auf dem OOO-Status von Kollegen.

    Automatisierte Buchhaltung und Monatsabschluss

    Mit unserer Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Sie Rechnungszahlungen beschleunigen und Procure-to-Pay-Funktionen nutzen. Sie können auch eine Mailbox für den Rechnungsabgleich und Lösungen für die Verwaltung mehrerer Einheiten für eine standardisierte Buchführung und einen schnellen Monatsabschluss nutzen.

    Nahtlose Buchhaltungs- und ERP-Integrationen

    Bei Payhawk sind Integrationen nach den Bedürfnissen des CFOs entwickelt. Dieser Ansatz bedeutet, dass Integrationen nach dem Konzept der Periodenabgrenzung aufgebaut sind (etwas, das die Lösung von den meisten der Wettbewerber unterscheidet) und Folgendes abdeckt:

    • Ausgaben werden exportiert, sobald sie als geprüft markiert sind.
    • Wir exportieren alle Zahlungen in Echtzeit, sobald sie beglichen sind.
    • Wir verwenden keine Journaleinträge; stattdessen verwenden wir native Objekte
    • Sie können Fehler schnell mit einer intelligenten Rückruffunktion für Ausgaben korrigieren
    • Der Monatsabschluss ist schneller und effizienter (siehe unseren Kunden Essentia Analytics, der seine Abschlusszeit halbiert hat!)
    • Die Abstimmung ist schneller und nahtloser als je zuvor

    Rückerstattungen für Mitarbeiter

    Mit unseren Erstattungsfunktionen können Sie Mitarbeiter schnell und mit minimalem Aufwand entschädigen. Sie können Ihren Mitarbeitern innerhalb weniger Stunden direkt von der Plattform aus Bargeld in ihrer Landeswährung überweisen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows für zusätzliche Kontrolle und Effizienz einrichten.

    Automatisierter Abgleich

    Möchten Sie schleppende Abstimmungen und Verwaltungsfehler beenden? Nutzen Sie unsere Unternehmenskarten und die damit verbundene Spesenverwaltungssoftware sowie die nahtlose ERP-Integration, um eine vollständige automatische Abstimmung zu erhalten.

    Nehmen Sie zum Beispiel unseren Kunden, MDM Props. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Unternehmenskarten, Ausgaben und Buchhaltung mit separaten Tools. Nach der Umstellung auf Payhawk für Karten, Spesenmanagement und eine nahtlose Integration mit Sage stellte man jedoch fest, dass man über 32 Stunden pro Woche für Kartenabstimmungen einsparen konnte.

    Lösungen zur Betrugserkennung

    Unsere Tools zur Betrugserkennung und -prävention schützen Ihr Unternehmen, ohne die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu erhöhen. Payhawk ist beispielsweise mit über 50 HRIS-Anbietern verknüpft und reduziert so betrügerische Aktivitäten, automatisiert den Datenabgleich und vereinfacht das Onboarding - zum Beispiel die automatische Schließung von Karten beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.

    Abonnement-Verwaltung

    Verwaltet Ihr Team Abonnements über E-Mail-Belege und Excel? Vereinfachen Sie die Nachverfolgung wiederkehrender Zahlungen und der Nutzung, um Duplikate zu finden, Ausgabenschwankungen zu überprüfen und vieles mehr, um die Ausgaben zu optimieren und Mehrausgaben zu vermeiden.

    Verfolgung der Kohlenstoffemissionen

    Haben Sie Nachhaltigkeitsziele, die Sie messen und erfüllen müssen? Unsere Tools zur Nachverfolgung der Kohlenstoffemissionen, die Datenerfassung und Kohlenstoffbuchhaltung umfassen, machen diese Aufgaben zum Kinderspiel.

    Geld- und zeitsparende Vorteile

    Wir von Payhawk sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen mehr Geld zur Verfügung hat, indem wir Cashback, Mehrwertsteuerrückerstattungen, 0 % Devisenkurse für sieben Währungen und die Sperrung nicht konformer Einkäufe anbieten. Unsere Technologien machen auch die Verwaltung der Finanzen schnell und einfach.

    Nehmen Sie zum Beispiel unseren deutschen Kunden ATU; Mathias Goetz, Senior Project Manager, erklärt:

    Wir müssen nicht mehr den Quittungen hinterherlaufen. Seitdem Payhawk eingesetzt wird, müssen die Manager nur noch ein Foto ihrer Quittung machen - und sie so digitalisieren - und in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Im ersten Jahr führte diese Umstellung dazu, dass ATU 2 Millionen Euro vom Finanzamt zurückerhielt, die sonst verloren gegangen wären.

    Werden Sie der nächste CFO-Rockstar

    Ein CFO zu sein ist eine großer Aufgabe mit vielen Abhängigkeiten. Aber es gibt viele CFO-Rockstars da draußen, und Sie könnten der nächste sein. Gehen Sie Ihre Aufgaben als CFO systematisch an und übernehmen Sie frühzeitig innovative Technologien.

    Informieren Sie sich über die besten Tools und Strategien zur Optimierung Ihrer Finanzabteilung, und scheuen Sie sich nicht, Änderungen vorzunehmen, wenn die Zahlen und die Umstände dies erfordern. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die Zustimmung Ihres Teams bei Ihren Entscheidungen im Vordergrund steht und die Stakeholder einbezogen werden, um starke Beziehungen zu fördern, die Ihre Vision vorantreiben.

    Und schließlich: Machen Sie es nicht allein. Bilden Sie sich weiter, knüpfen Sie Netzwerke und treten Sie Gemeinschaften bei, um Gleichgesinnte zu finden. Sie haben das Zeug dazu. Nehmen Sie jetzt Ihre neue CFO-Checkliste und lassen Sie Ihre Träume wahr werden.

    Möchten Sie mehr über das nahtlose Ausgabenmanagement von Payhawk erfahren? Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Experten.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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