Checklist voor nieuwe CFO's: Hoe je de eerste 90 dagen doorkomt

Je hebt de rol van CFO op je genomen; je bent enthousiast om aan de slag te gaan, maar je weet dat het veel werk zal zijn. De druk is groot en de inzet is hoog. Zoals je weet, zijn jouw verantwoordelijkheden als nieuw benoemde CFO oneindig (net als de lijst met wetten en regels waaraan CFO's zich moeten houden).

Bovendien verandert de rol van de CFO en wordt deze steeds complexer, strategischer en samenwerkingsgerichter. Hier zijn enkele statistieken die de werkelijke druk illustreren waarmee CFO's in 2024 dagelijks te maken hebben:

Drieënnegentig procent van de CFO's zegt dat hun toegewezen taken veel belangrijker aanvoelen dan in het verleden. En 67% van de CFO's raakt verlamd door het aantal beslissingen dat ze moeten nemen en de overvloed aan keuzes.

Als internationale fintech hebben we bij Payhawk talloze CFO's geholpen hun uitgaven te beheersen, hun uitgaven te beheren en slimme cashflowbeslissingen te nemen. En nu hebben we onze beste CFO inzichten verzameld voor deze CFO transitie checklist. Ontdek de stappen die je moet zetten om te floreren in jouw eerste 90 dagen als CFO en ontdek beproefde manieren om jouw bedrijf klaar te stomen voor succes op de lange termijn.

Fase één - De rol van een CFO begrijpen

Voordat je iets verandert, is het van cruciaal belang om inzicht te krijgen in de processen, systemen, doelen en middelen van het bedrijf en hun effectiviteit. Laten we ons richten op enkele manieren om kennis te maken.

1. Bepaal de kritieke prioriteiten voor de eerste 90 dagen

Het eerste punt op de checklist voor de nieuwe CFO is een grondige duik in het bedrijf om vast te stellen wat het eerst moet worden aangepakt. Noteer de projecten en initiatieven die het bedrijf vooruit helpen en eventuele dringende problemen.

Hier volgen enkele analytische overwegingen per categorie:

Strategische doelstellingen en doelen

De doelstellingen en doelen van het bedrijf zijn een leidraad voor het ontwikkelen van financiële strategieën en processen die slagen. Vraag:

• Wat zijn de strategische doelen en doelstellingen van het bedrijf?
• Welke projecten en initiatieven gaan we implementeren om deze doelen te bereiken?
• Hoe volgen we de voortgang naar deze doelen en doelstellingen?

Bedrijfsactiviteiten

Een ander punt op de checklist voor nieuwe CFO's is het evalueren van de opzet van het bedrijf. Leer hoe het bedrijf geld verdient, waarde toevoegt aan klanten en zijn middelen beheert. Deze informatie is nuttig voor financiële planning, toewijzing van middelen en prestatiebeheer.

Controleren:

• In welk bedrijfsmodel is het bedrijf het meest geïnvesteerd en hoe verdient het geld?
• Wat is ons belangrijkste product of dienst en hoe leveren we dat aan onze klanten?
• Welke producten/diensten werken niet goed voor het bedrijf (cashdrainers)?
• Welke technische en [financiële systemen(https://payhawk.com/nl/blog/verouderde-financiele-systemen-wanneer-overstappen-waar-op-letten) ondersteunen de activiteiten en welke integraties zijn er om jouw uitgavenbeheersysteem te ondersteunen?

Marktpositionering

Zoals we zien bij bedrijven als Dove, Coca-Cola, Walmart en Amazon, is het niet alleen het product dat de verkoop stimuleert. Het gaat er ook om hoe het merk zich onderscheidt van de concurrentie. Inzicht in industrie trends, concurrenten en marktdynamiek helpt bij het identificeren van bedreigingen voor de concurrentie en groeikansen.

Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

• Wie zijn onze belangrijkste concurrenten en waarin verschilt ons bedrijf van hen?
• Welke belangrijke trends bepalen de branche waarin wij opereren?
• Wat zijn de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen van het bedrijf?

Financiële prestaties

Een andere belangrijke taak op de checklist van de nieuwe CFO is het analyseren van de cijfers van het bedrijf. Deze inzichten zullen de financiële gezondheid en de kapitaalstructuur van het bedrijf onthullen. We zullen later dieper in de cijfers duiken, maar hier is een momentopname van wat je moet overwegen:

• Hoe waren de financiële prestaties van het bedrijf in de afgelopen vijf jaar en wat waren de belangrijkste factoren?
• Wat zijn de financiële sterke en zwakke punten van het bedrijf?
• Plannen of realiseren we overnames, uitbreidingen of afstotingen die van invloed kunnen zijn op de financiën van het bedrijf?

Klanten

Het is gemakkelijk om aan te nemen wie je klanten zijn. Dit scenario komt zo vaak voor dat 82% van de marketeers hun doelgroep niet kent.. Het ontdekken van de ware identiteit van uw klantenbestand zal de klantenwerving, de winst en nog veel meer verbeteren.

Dus vraag:

• Wie zijn onze huidige klanten en verschillen zij van onze doelklanten?
• Wat zijn de wensen, behoeften en voorkeuren van onze klanten?
• Hoe werven en behouden we klanten en zijn de benaderingen effectief?

Bedrijfsstructuur en cultuur

Zoals je weet, spelen veel dingen een rol in hoe een organisatie werkt, van remote werken tot bottom-upstructuren. Deze eigenschappen hebben invloed op alles. Weet waar je aan begint door te vragen:

• Hoe is het bedrijf gestructureerd en hoe worden beslissingen genomen en gecommuniceerd?
• Hoe ziet de cultuur eruit en hoe beïnvloedt deze de betrokkenheid en prestaties van medewerkers?
• Wat zijn enkele ingebakken culturele normen en waarden?

Technologie

Technologie wordt steeds belangrijker voor bedrijven om succesvol te zijn. Het probleem is dat meer dan 70% van de financiële digitale transformatieprojecten traag verloopt. En slechts 30% van dergelijke projecten slaagt..

Als CFO leid je de digitaliseringsaanval op de financiële afdeling. Als u de technologie van uw bedrijf bestudeert, weet je welke projecten je moet lanceren, bijstellen en schrappen. Vraag het:

• Wat zijn de meningen van interne belanghebbenden over de technische opzet van het bedrijf?
• Welke rol speelt technologie in operaties en strategische projecten?
• Zijn er lopende technologieprojecten die cruciaal zijn voor het succes van het bedrijf?

Talentmanagement

Wist je dat slechts 41% van de werknemers optimaal presteert? Dat is veel productiviteitsverlies, wat bedrijven
$8.8 biljoen each year dollar per jaar kost. Het werven en behouden van financieel toptalent maakt dus deel uit van jouw CFO-verantwoordelijkheden lijst. Een analyse van de capaciteiten van jouw personeel zal hiaten in vaardigheden en middelen aan het licht brengen. Het zal ook een leidraad zijn bij het ontwikkelen van talent, het structureren van teams en het plannen van opvolging.

Denk na:

• Hoe goed is onze talentmanagementstrategie afgestemd op de doelstellingen, doelen en algemene strategie van het bedrijf?
• Zitten er gaten in onze talentenpool? Zo ja, waar en waarom?
• Hoe effectief zijn onze processen in het aantrekken en behouden van toptalent?
• Wat kunnen we automatiseren op het gebied van financiële processen om het financiële team vrij te maken van administratie - en hen in staat te stellen zich te concentreren op belangrijke initiatieven?

Risicobeheer en naleving

Veranderingen in wet- en regelgeving zijn cruciaal voor CFO's en nog complexer sinds de komst van AI, blockchain en robotische procesautomatisering (RPA). Twee grote taken op je nieuwe CFO-checklist zijn dus het beheren van risico's en compliance. Zorgwekkend genoeg zegt 72% van de CFO's dat hun praktijken en processen voor compliance en risicobeheer het snel veranderende landschap niet hebben bijgehouden. Evalueer daarom de risico- en nalevingscontroles en -processen om kwetsbaarheden bloot te leggen door je af te vragen:

• Wat zijn de kritieke regelgevings- en complianceverplichtingen waaraan het bedrijf moet voldoen?
• Welke processen en systemen zorgen voor naleving van de regels en tijdige updates?
• Welke oplossingen en initiatieven voor (cyber)beveiliging en gegevensbescherming zijn er om incidenten te voorkomen?
• Hoe ziet ons eigen beveiligings- en uitgavenbeleid eruit en hoe kunnen we dit succesvol uitrollen op een manier die naleving waarborgt?

2. Analyseer de financiële gezondheid van de organisatie

Nu je wat basiskennis over het bedrijf hebt, kun je de kap van de financiën van het bedrijf afhalen en je verdiepen in het mechanisme van het geld.

Jaarrekeningen bekijken

Als je de cijfers, de balans, kasstroom overzicht, en de winst-en-verliesrekening bekijkt, krijg je inzicht in de financiële prestaties van het bedrijf. Let op trends en afwijkingen om verder te onderzoeken.

Kijk naar de winstgevendheid van het bedrijf

Voor sommige bedrijven kan winstgevendheid een lage prioriteit hebben. Weten of het bedrijf in het rood of in het groen staat, is echter nuttig voor de budgettering. Analyseer daarom de winst per segment, product en geografie.

Inzoomen op liquiditeit en solvabiliteit

Ontdek de financiële levensvatbaarheid en beschikbare liquide middelen van het bedrijf door de huidige, snelle en schuld/aandelenratio's te analyseren. Kijk ook naar kasstroommetrieken zoals:

• Kasomrekeningscyclus
• kortlopende vorderingen en schulden
• Bedrijfskasstroom
• Dagen van uitstaande verkopen
• Winstmarge

Werkkapitaalniveaus en oplossingen controleren

Kasstroombeheer is de levensader van elk bedrijf, maar de stroom kan opdrogen. In 2023 zei 89% van de CFO's meer liquide kapitaal. nodig te hebben. Ook denkt 86% van de CFO's dat financiering een rol speelt bij het verkrijgen van gunstig kapitaal voor nieuwe initiatieven. Vijfentachtig procent gebruikte financiering om hun bedrijf te beschermen tegen macro-economische gebeurtenissen.

Het controleren van het werkkapitaal zal dus deel uitmaken van de checklist van je nieuwe CFO. Kijk naar:

• Kasstroomprognoses
• Crediteurenbeheer, debiteuren en omloopsnelheid van voorraden
• Toegang van het bedrijf tot betaalbare financiering

Beoordeel de kapitaalstructuur van het bedrijf

Een duidelijk beeld van de financiële structuur van het bedrijf zal de economische stabiliteit en het vermogen om groeikansen te bieden onthullen. Let op gebieden waar je de kapitaalstructuur kunt optimaliseren om risico's te verminderen, aandeelhouderswaarde te vergroten en de winst te verhogen terwijl je in het volgende graaft:

• Verhouding schulden
• Vermogensverhouding
• Verhouding vreemd vermogen/eigen vermogen
• Gewogen gemiddelde kapitaalkostenvoet
• Schuld Dekkingsratio
• Rentedekkingsratio
• Schuldniveaus
• Kapitaalkosten
• Kapitalisatiemix (rekening houdend met de omstandigheden van het bedrijf en markttrends)

Vergelijk vervolgens de kapitaalstructuur van jouw bedrijf met die van de concurrenten. Deze evaluatie zal de marktpositie van jouw concurrenten onthullen om kansen en kwetsbaarheden te identificeren.

Marktvooruitzichtratio's analyseren

Een andere taak op je CFO transitiechecklist is het beoordelen van de bedrijfsefficiëntie, het gebruik van activa, de winstgevendheid en het creëren van aandeelhouderswaarde. Van hieruit kun je manieren vinden om ze te verbeteren. Enkele ratio's waarop je je kunt concentreren zijn:

• Rendement op eigen vermogen
• Rendement op activa
• Winst per aandeel

Budgetten en prognoses bekijken

Bekijk vervolgens die almachtige budgetten en prognoses. Je zult ontdekken hoe goed het bedrijf de uitgaven heeft afgestemd op het bereiken van de doelen. Je zult ook schaalmogelijkheden en uitdagingen identificeren.

Let op:

• Geplande versus werkelijke uitgaven
• Bij vorige controles aan het licht gekomen problemen
• Voorbereiding audittraject
• juistheid van eerdere voorspellingen

3. Relaties opbouwen met belangrijke belanghebbenden

Zoals het gezegde luidt: "Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken". Zet je zachte vaardigheden dus aan het werk bij de volgende taak op de checklist voor nieuwe CFO's: relaties opbouwen.

Stel jezelf voor als leider door jezelf en je expertise voor te stellen. Leer ook meer over het bedrijf.

Deze fase kan het volgende inhouden:

• Het vragen om feedback van belanghebbenden over de financiële doelen, strategieën, processen en oplossingen van het bedrijf
• Het stimuleren van transparante discussies en communicatie
• Onderzoek doen naar de prestaties van vorige CFO's en hoe je daarop kunt voortbouwen
• Leren kennen van de wensen, behoeften en verwachtingen van elke groep belanghebbenden

Top tip: Als dit niet jouw eerste keer is, denk dan na over jouw vorige CFO-rollen om te ontdekken welke strategische stappen je kunt nemen en welke foutenje kunt vermijden.

---

---

Luister naar Hristo Borisov, CEO bij Payhawk, in de video hieronder. Hij geeft tips over hoe CFO's van scaleups goed kasstroombeheer kunnen laten zien en nog veel meer.

Fase twee - Voorbereiding op de overgang

Fase één was veel getallen kraken. Laten we het eens over een andere boeg gooien door een andere taak op de checklist van de nieuwe CFO aan te pakken: het evalueren van administratieve processen in de financiële functie.

1. Voer een uitgebreid onderzoek uit naar bestaande processen en systemen

Er zijn veel rollen die je moet beoordelen. Maar kijk om te beginnen eens naar het volgende:

Financiële planning en analyse (FP&A)

Administratie houdt veel financiële teams tegen. Vierenentwintig procent vindt de strijd tegen handmatig werk en tijdrovende processen een grote uitdaging. Als onderdeel van jouw nieuwe lijst met CFO-verantwoordelijkheden moet je de efficiëntie en consistentie van FP&A controleren. Je kunt bijvoorbeeld:

• Beleid en procedures beoordelen op nauwkeurigheid, efficiëntie en volledigheid. Let op eventuele productiviteits- en nauwkeurigheidsstimulansen, plus knelpunten en administratieve lasten
• Beoordeel de frequentie van het optimaliseren van prognoses (36% van de FP&A teams van CFO's passen hun prognoses minstens één keer per week aan)
• Bekijkt hoe goed prognoses, analyses en budgetten aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen en deze ondersteunen
• Test jouw finance techstack, inclusief software voor uitgavenbeheer, FP&A, ERP-providers en meer. Kijk naar functionaliteit, betrouwbaarheid en integratiemogelijkheden
• Beoordeel de relevantie en bruikbaarheid van (key performance indicators) KPI's en metrieken

Uitgavenbeheer, boekhouding en beheer van kasstromen

Toezicht houden op uitgaven, boekhouding en kasbeheer zijn cruciale taken op jouw nieuwe CFO-checklist. Maar met de handmatige aanpak van uitgavenbeheer zit jouw team tot aan de knieën in de administratie en verspilt het tijd en geld.

De gemiddelde werknemer besteedt bijvoorbeeld 1,5 keer per maand 20 minuten aan het maken van een onkostennota, wat elke keer 58 euro kost. Daarnaast kosten correcties nog eens 18 minuten per rapport en gemiddeld 48 euro. Controleer de financiële praktijken van je bedrijf om er zeker van te zijn dat ze in orde zijn.

Om dit te voorkomen, kun je:

• Bekijk onkosten beleid en uitgaven limieten tools om te verzamelen hoe het bedrijf onkosten toerekent, autoriseert, registreert en aansluit
• Test de grondslagen voor financiële verslaggeving op duidelijkheid, volledigheid en consistentie
• Controleer afhankelijkheid van papieren processen en oplossingen in vergelijking met digitale. Bijvoorbeeld, hoe vaak teams gebruik maken van Excel-gebaseerde uitgaven tracking en papieren ontvangstbewijzen versus geautomatiseerde reconciliatie software.
• Gelijk aan het bovenstaande, controleer ook de effectiviteit van jouw huidige opstelling, want zelfs als je digitaal werkt, kan het zijn dat je in een positie bent beland waarin je meerdere losgekoppelde tools gebruikt in plaats van één die u volledige en gecentraliseerde controle over bedrijfsuitgaven kan geven
• Bekijk historische uitgavengegevens om uitgaventrends en uitschieters te ontdekken. Let op overbesteding, niet-naleving en inefficiënties.
• Analyseer uitgavenpatronen en betalingsvoorwaarden van leveranciers om mogelijkheden voor kostenbesparing en kasstroomoptimalisatie te bepalen
• De efficiëntie en effectiviteit onderzoeken van de praktijken en oplossingen van het bedrijf op het gebied van liquiditeitsbeheer, kasbeheer en treasury

Risicobeheer en naleving

Risico's komen uit alle hoeken, van cybercriminelen met plakkerige vingers tot onopgeloste juridische problemen. Dergelijke problemen zijn gemeengoed geworden, met verwoestende financiële verliezen tot gevolg. Luister goed:

• CFO's zien geopolitieke kwesties als het grootste risico voor hun bedrijf in 2024
• Zesendertig procent van de wereldwijde financiële leiders noteerde verliezen van $1 miljoen en meer door datalekken in de afgelopen drie jaar
• Eenenenenenveertig procent van de financiële leiders is van mening dat het niet behalen van duurzaamheidsdoelen een matig of ernstig risico vormt
• Vorig procent van de CFO's zegt vereisten voor openbaarmaking van cyberrisico's het meest aantrekkelijk te vinden
• Veertig procent van de bedrijven voert geen jaarlijkse compliance risicobeoordeling uit

Controleer dus of jouw risico- en complianceprocessen vruchtbaar zijn:

• Bekijk de effectiviteit van de risicosignalering, risicobeperking en nalevingsstrategieën
• Bekijk bestaande risicomanagement en governance structuren en literatuur op nauwkeurigheid
• Controle op naleving van boekhoudkundige normen en wettelijke vereisten
• Analyseer de risicocultuur van het bedrijf en let daarbij op gedrag, houding en bewustzijn onder medewerkers
• Beoordeel de technologie, cyberveiligheid en databeveiligingsprotocollen van het bedrijf

2. Identificeer onmiddellijke uitdagingen en prioriteiten

De volgende taak op je CFO-transitielijst is het opstellen van een lijst met essentiële taken die de komende drie tot zes maanden moeten worden aangepakt. Verzamel de problemen die je tijdens de evaluaties hebt gezien om de lijst samen te stellen.

Rangschik de taken in volgorde van impact als ze niet worden aangepakt. Als je meer duidelijkheid nodig hebt:

• Verricht interviews met belanghebbenden om vast te stellen welke kwesties volgens hen onmiddellijke aandacht nodig hebben. Betrek medewerkers van alle senioriteitsniveaus erbij.
• Laat de cijfers voor je beslissen. Stel bijvoorbeeld dat de verkoop van een voormalig topproduct is gedaald, maar dat de kosten zijn gestegen. Het geven van prioriteit aan een herlancering kan helpen om de doelstellingen te halen.
• Verricht een externe marktanalyse. Bijvoorbeeld een in opdracht gemaakt rapport over concurrentie en prijsdruk om de invloed op het marktaandeel en de winst van het bedrijf te onthullen.

3. Evalueer de huidige praktijken voor financiële rapportage en analyse

Er kan al snel chaos ontstaan als teams vastzitten aan het kraken van cijfers in Excel en het doorsturen van gevoelige informatie via onversleutelde communicatiekanalen. Je wilt dus op de hoogte zijn van risicovolle en tijdrovende praktijken en ze een halt toeroepen. Voor dat doel:

• Auditbevindingen beoordelen
• Administratie controleren op nauwkeurigheid en efficiëntie
• Onkostendeclaraties en analyses steekproefsgewijs controleren op nauwkeurigheid, volledigheid en naleving
• Controleren of automatisering wordt toegepast en wat de impact daarvan is
• Let op of de praktijken voldoen aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) of internationale standaarden voor financiële verslaglegging (IFRS

Fase drie - Een strategisch plan opstellen

Je hebt de basis gelegd; nu is het tijd voor de show. De volgende stap op je nieuwe CFO-checklist is het verbeteren van de financiële functie. Dit is hoe:

1. Ontwikkel een routekaart voor de financiële functie

Beoordeel de huidige status van de financiële functie

Schrijf een kort rapport over elke financiële functie met behulp van de gegevens uit de evaluaties van fase één en twee. Benoem de hiaten in systemen, processen, rapportage, statistieken, technologie en vaardigheden. Noteer ook wat werkt en waarop je wilt voortbouwen.

Verduidelijk strategische doelen en prioriteiten

Om prioriteiten en ambities op elkaar af te stemmen, moet u de lijst met taken met hoge prioriteit afstemmen op de doelstellingen van het bedrijf. Identificeer wat je nodig hebt om ze te bereiken, inclusief KPI's. Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf de productiviteit in 6 maanden met 30% wil verhogen. Je hebt gemerkt dat handmatige tools en processen het boekhoudteam wekelijks 17 uur kosten. Je zou een KPI kunnen stellen om de boekhoudadministratie in zes maanden met zes uur te verminderen door middel van automatisering en herscholing van het personeel.

Optimaliseer jouw afdelingsstructuur om het geluk en de groei van jouw werknemers te stimuleren

Wist je dat 66% van de werknemers moeite heeft om bij te blijven met de aldoor veranderende vaardigheidseisen?? Dergelijke problemen leiden tot een hoge mate van disengagement en personeelsverloop. Het ondersteunen van personeel staat dus op jouw nieuwe CFO overgangslijst.

Breng de vaardigheden van jouw financiële afdeling in kaart. Breng vervolgens een teamstructuur in kaart die maximaal gebruikmaakt van de vaardigheden en zorg voor een optimaal personeelsbestand om burn-out te voorkomen. Zorg ook voor relevante en persoonlijke training om het personeel vooruit te helpen. Het zal de moeite waard zijn. Bedrijven met zeer betrokken werknemers zijn 23% winstgevender en 18% productiever.

Upgrade systemen en processen

Je moet systemen en processen stroomlijnen en digitaliseren om de resultaten van de financiële functie te verbeteren. Stel je bijvoorbeeld voor dat je financiële team worstelt met papieren ontvangstbewijzen, digitale facturen, onhandige software en e-mailketens om inkooporders te reconciliëren, wat kostbare fouten veroorzaakt. Om de administratieve rompslomp te verminderen, zou je software voor uitgavenbeheer kunnen lanceren die reconciliatie in realtime ondersteunt en multifunctionele voordelen biedt zoals bedrijfskaarten, uitgavenbeheer, abonnementenbeheer, kaartcontroles en goedkeuringsstromen. Crediteuren, PO's en meer.

En vergeet niet om prioriteit te geven aan quick wins. Als je bijvoorbeeld eerder als CFO hebt gewerkt en een strategie, proces of technologie voor aanzienlijke winst heeft gezorgd, kijk dan hoe je dit in jouw nieuwe bedrijf kunt kopiëren.

Maak gebruik van automatisering

Automatisering is een van de nieuwste technologieën die de financiële wereld overneemt, en daar is een goede reden voor. Het stelt teams in staat om kostbare middelen terug te winnen en productiever te worden.

Dit wetende, is het implementeren van automatisering een essentiële taak op je nieuwe CFO checklist. Begin met transactionele activiteiten zoals crediteuren, debiteuren, onkostenbeheer, leveranciersbeheer en financiële rapportage. Maar stop hier niet.

Technologie kan 42% van de financiële taken volledig automatiseren en nog eens 19% gedeeltelijk. Je kunt ook oplossingen voor taakautomatisering zoals RPA gebruiken om ongeveer een derde van de kansen in de financiële sector te benutten.

Zorg voor ijzersterke interne controles

Het beschermen van de fondsen en de reputatie van het bedrijf is van vitaal belang voor succes op de lange termijn. Werk jouw interne controles bij, inclusief procedures en beleid voor naleving, controle en risicobeheer, door:

• Interne controles af te stemmen op best practices in de sector
• Het scheiden van taken
• Verbeteren van toezicht-, goedkeurings- en klokkenluidersprocessen
• Het gebruiken van huidige problemen en incidenten en problemen in het verleden binnen het bedrijf of de markt om veranderingen te begeleiden

Vergeet niet jouw nieuwe aanpak aan interne belanghebbenden te communiceren. Zorg voor voortdurende training om de acceptatie en effectiviteit te vergroten. Controleer tot slot de voortgang, pas strategieën aan en houd medewerkers waar nodig verantwoordelijk.

2. Stem financiële doelen af op de algemene organisatiestrategie

Bij het doorvoeren van veranderingen is het gemakkelijk om de financiële en organisatorische strategie niet op elkaar af te stemmen. Als je bedrijf bijvoorbeeld van plan is om het personeelsbestand uit te breiden en je past de aanwervings- en trainingsbudgetten niet aan, dan wordt de uitvoering complexer. Zorg er dus voor dat je de strategie van het bedrijf voor alle afdelingen begrijpt. Werk vervolgens samen met het senior management om de strategische doelstellingen en financiële doelen met elkaar te verbinden, stel KPI's vast en onderbouw de doelen met voldoende budget.

3. Integreer moderne financiële technologie voor efficiëntie en nauwkeurigheid

Moderne technologie is tegenwoordig het vertrouwde hulpje van de financiële afdeling en helpt medewerkers succesvol te zijn. Maar alleen de beste hulpmiddelen volstaan in dit woelige financieel landschap. Een andere taak op de lijst met verantwoordelijkheden van jouw CFO is dus het vinden van uitgebreide, hightech oplossingen.

Achtentachtig procent van de CFO's agebruikt ze al of probeert ze te gebruiken. Bovendien gaat 70% het komende jaar AI integreren in hun financiële processen. Explose gebruikt bijvoorbeeld onze AI camera, OCR technologie software voor onkostenbeheer en virtuele bedrijfskaarten om de boekhouding te vereenvoudigen.

Bij Payhawk bijvoorbeeld kun je met onze oplossing in een paar seconden bonnetjes en factuurgegevens vastleggen (en je spenders in staat stellen om de uitgaven te categoriseren met categorieën en aangepaste velden) en medewerkers in staat stellen om hun eigen projectuitgaven in te vullen. Het team kan nu snel dubbele facturen herkennen en meerdere velden automatisch invullen, wat tijd en energie bespaart. Onze klant Explose vertelt dat ze hierdoor twee uur administratie van hun werkdag hebben kunnen schrappen.

Fase vier - Uitdagingen en wegversperringen overwinnen

Je hebt het bedrijf bestudeerd, de concurrentie in kaart gebracht, financiële doelen gesteld en je strategie gelanceerd - goed werk. Een van de andere taken op je nieuwe CFO checklist? Brandjes blussen. Laten we eens kijken naar enkele tips om vlammen te doven (en, nog beter, brand te voorkomen).

1. Pak potentiële obstakels in de overgangsperiode aan

"Voorkomen is beter dan genezen", zoals het gezegde luidt. Dit wetende, moet je, voordat je begint met veranderingen, met elk team op je afdeling om de tafel gaan zitten. Brainstorm over problemen die zouden kunnen ontstaan en bedenk vervolgens manieren om ze te beperken. Als het belastingteam zich bijvoorbeeld zorgen maakt dat inadequaat uitgavenbeheer x ERP-integraties kunnen leiden tot problemen met de nauwkeurigheid van gegevens voor de btw. Je zou kunnen:

• Gegevens in kaart brengen en standaardiseren om een gestructureerde aanpak voor het voeden van gegevens te creëren
• Test regelmatig de nauwkeurigheid van de gegevens om er zeker van te zijn dat de integraties goed werken
• Neem contact op met jouw huidige leveranciers om te zien hoe de integratie dagelijks werkt en hoe deze is opgezet. Bij Payhawk, bijvoorbeeld, zijn onze integraties gebouwd op basis van specifieke bedrijfsbehoeften en in overeenstemming met het transactieconcept. Met onze directe integratie met ERP's zoals NetSuite kun je boekhoudcategorieën, aangepaste velden en waarden, btw-tarieven en leveranciers koppelen, waardoor de gegevensstroom naadloos en transparant is.

2. Strategieën implementeren om veranderingen effectief te beheren

Veranderingen begeleiden is essentieel om verstoringen te beperken en het bereiken van doelen eenvoudiger te maken. Hier zijn enkele manieren om dit aan te pakken:

• Deel de redenen voor de veranderingen en de verwachte voordelen met belanghebbenden en zorg dat ze zich erbij aansluiten
• Stel belanghebbenden regelmatig en transparant op de hoogte en beantwoord vragen snel
• Stel realistische tijdlijnen en verwachtingen op voor de veranderingen
• Zorg voor voldoende training, middelen en ondersteuning voor het personeel
• Opsporen van weerstand tegen verandering en zorgen vroegtijdig aanpakken

3. Compliance verzekeren en risico's beperken in financiële operaties

Je strategieën voor compliance en risicobeheer bepalen of je financiële doelen slagen of mislukken. Zet dus je beste beentje voor.

• Bouw voort op bestaande best practices
• Voer uitgebreide risico- en nalevingsbeoordelingen uit en maak de bevindingen bruikbaar voor actie. Herhaal deze beoordelingen vaak
• Stel duidelijk eigenaarschap vast voor specifieke taken
• Verzoek periodiek advies van externe deskundigen om op de hoogte te blijven van nieuwe kwesties
• Beleid en processen bijwerken als zich ontwikkelingen voordoen. Bijvoorbeeld als de ernst van een risico verandert.

Fase vijf - Succes meten en impact hebben

Om ervoor te zorgen dat je strategie en uitvoering goed werken, is het opzetten van een prestatievolgsysteem ook onderdeel van je nieuwe CFO-checklist. Specifiek:

1. Stel belangrijke prestatie-indicatoren vast voor financiële prestaties

Om succes te behalen, moet je team weten hoe dit eruit ziet en hoe het dit kan bereiken. Dat is waar KPI's om de hoek komen kijken. Je zou bijvoorbeeld:

• KPI's koppelen aan de financiële doelen van het bedrijf
• Koppel KPI's aan strategische drijfveren. Bijv. het koppelen van de KPI omzetgroei aan marktexpansie, productinnovatie of klantenwerving
• Implementeer technologie, systemen en processen om meetgegevens bij te houden en financiële prestaties te meten
• Balanceer financiële en niet-financiële meetgegevens om een holistisch beeld van de prestaties te geven
• Splits KPI's uit naar afdelingen, productlijnen of rollen om meer gedetailleerd inzicht in prestaties te krijgen

2. Houd de voortgang bij en pas strategieën dienovereenkomstig aan

Ervoor zorgen dat iedereen op koers blijft, is een andere cruciale taak op je nieuwe CFO-checklist. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.

• Regelmatig de financiële prestaties van het bedrijf beoordelen met behulp van KPI's en benchmarks voor de bedrijfstak
• Trends waarnemen om te begrijpen wat de prestaties van elk team beïnvloedt of belemmert
• Samenwerken met cross-functionele teams om de strategie aan te passen om de gestelde doelen te bereiken
• Stel een monitoring- en rapportageproces op om problemen snel te identificeren en aan te pakken

3. Maak een positieve indruk tijdens bestuursvergaderingen en bij externe belanghebbenden

Door sterke banden op te bouwen met externe belanghebbenden wordt het uitvoeren van je nieuwe CFO-transitielijst een stuk eenvoudiger. Je inlevingsvermogen en vaardigheden om relaties op te bouwen zullen hier goed van pas komen.

• Wees transparant over de financiële prestaties en strategische initiatieven van het bedrijf
• Moedig dialoog en feedback aan
• Netwerk vaak met belanghebbenden

Hoe kan Payhawk jou helpen bij de overgang naar jouw CFO-rol?

Met zoveel oplossingen op de markt vraag je je misschien af wat Payhawk ideaal maakt voor jouw CFO-traject. Laten we dat eens uitzoeken.

Fysieke ontvangstbewijzen en facturen scannen

Gedaan met het verwerken van papieren ontvangstbewijzen en foutieve inzendingen. Met onze AI-camera, OCR-technologie, aangepaste boekhoudvelden en categorieën kunnen werknemers pijnloos digitale en correcte uitgaven indienen.

Budgettering, volgen en categoriseren van uitgaven

Stel budgetten op en controleer ze zonder gedoe met onze zakelijke kaarten. Krijg wereldwijd geaccepteerde kaarten met aanpasbare uitgavencontroles (zoals kaartbeveiligingen en ATM-blokkades), limieten (voor zaken als dagelijkse uitgaven en meer) en goedkeuringsworkflows (voor financieringsaanvragen enzovoort). Je kunt ook profiteren van geautomatiseerde reconciliatie en categorisatie op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals onkostensoort of project.

Goedkeuringsworkflows

Geen tijdrovend heen-en-weergeloop meer om onkosten goedgekeurd te krijgen. Versnel goedkeuringen met onze aangepaste goedkeuringworkflows voor verschillende onkostentypes, gestroomlijnde goedkeuringsketens voor onkostendeclaraties en zelfs functies om goedkeurders in te schakelen op basis van de OOO-status van collega's.

In de video hieronder kan je zien hoe de Workflow Designer van Payhawk werkt

Geautomatiseerde boekhouding en maandafsluiting

Met onze automatisering van de crediteurenadministratie kun je factuurbetalingen versnellen en gebruikmaken van procure-to-pay-functies. Je kunt ook gebruikmaken van een mailbox voor het matchen van facturen en oplossingen voor het beheer van meerdere entiteiten voor een gestandaardiseerde administratie en een snelle maandafsluiting.

Naadloze integratie van boekhouding en ERP

Niet om een gebroken record te zijn, maar bij Payhawk hebben we onze integraties gebouwd rond de behoeften van de CFO. Deze aanpak betekent dat onze integraties gebouwd zijn volgens het accruals-concept (iets waarmee we ons onderscheiden van de meeste concurrenten) en het volgende omvatten:

• Uitgaven worden geëxporteerd zodra ze gemarkeerd zijn als beoordeeld
• We exporteren alle betalingen in real-time zodra ze zijn vereffend
• We gebruiken geen journaalposten, maar native objecten
• Je kunt fouten snel corrigeren met een slimme functie voor het terughalen van uitgaven
• Maandafsluiting is sneller en efficiënter (zie onze klant Essentia Analytics die hun afsluitingstijd halveerde!)
• Afstemming is sneller en naadlozer dan ooit

Vergoedingen voor medewerkers

Met onze vergoedingsfuncties kun je medewerkers snel en met minimale inspanning terugbetalen. Je kunt binnen een paar uur geld naar werknemers sturen in hun lokale valuta, rechtstreeks vanuit het platform. Bovendien kun je aangepaste goedkeuringsworkflows instellen voor extra controle en efficiëntie.

Geautomatiseerde afstemming

Wil je een einde maken aan trage reconciliaties en administratieve fouten? Gebruik onze bedrijfskaarten en aangesloten software voor onkostenbeheer plus naadloze ERP-integraties om volledige geautomatiseerde afstemming te krijgen.

Neem bijvoorbeeld onze klant, MDM Props. Zij hadden problemen met het beheer van bedrijfskaarten, onkosten en boekhouding met afzonderlijke tools. Toen ze echter overstapten op Payhawk voor kaarten, onkostenbeheer en een naadloze integratie met Sage, ontdekten ze dat ze meer dan 32 uur per week bespaarden op kaartreconciliaties.

Oplossingen voor fraudeopsporing

Onze tools voor fraudedetectie en -preventie houden jouw bedrijf veilig zonder de werkdruk van jouw team te verhogen. Payhawk is bijvoorbeeld gekoppeld aan meer dan 50 HRIS-providers, wat frauduleuze activiteiten vermindert, gegevenssynchronisatie automatiseert en onboarding vereenvoudigt - bijvoorbeeld het automatisch sluiten van kaarten wanneer een werknemer vertrekt.

Abonnementenbeheer

Beheert jouw team abonnementen via e-mailontvangsten en Excel? Vereenvoudig de manier waarop je terugkerende betalingen en gebruik bijhoudt om duplicaten te vinden, uitgavenfluctuaties te controleren en meer om uitgaven te optimaliseren en overbesteding te voorkomen.

Koolstofemissies bijhouden

Moet je duurzaamheidsdoelen meten en halen? Onze tools voor het volgen van de CO2-uitstoot, die gegevensverzameling en CO2-boekhouding omvatten, maken van deze taken een fluitje van een cent.

Geld- en tijdbesparende voordelen

Bij Payhawk zorgen we ervoor dat het geld van jouw bedrijf verder reikt door middel van cashback, btw-teruggave, 0% FX-tarieven voor zeven valuta en het blokkeren van niet-conforme aankopen. Onze technologieën maken het beheren van de financiën ook snel en eenvoudig.

Neem bijvoorbeeld onze Duitse klant ATU: Mathias Goetz, Senior Project Manager, legt uit:

We hoeven niet langer achter bonnetjes aan. Sinds ze Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen nog maar een foto van hun bonnetje te maken - en het dus te digitaliseren - en het in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. In het eerste jaar heeft deze verandering ertoe geleid dat ATU €2 miljoen van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan.

Word de volgende CFO rockstar

CFO zijn is een enorme baan met veel bewegende delen. Maar er zijn genoeg CFO rockstars en jij zou de volgende kunnen zijn. Pak jouw lijst met CFO-verantwoordelijkheden systematisch aan en maak al in een vroeg stadium gebruik van innovatieve technologie.

Blijf op de hoogte van de beste tools en strategieën om je financiële afdeling te optimaliseren en wees niet bang om te veranderen als de cijfers en omstandigheden dat vereisen. Zorg er ook voor dat de buy-in van je team voorop staat bij het nemen van beslissingen en houd belanghebbenden op de hoogte om sterke relaties te bevorderen die je visie verder brengen.

Ten slotte, doe het niet alleen. Volg een opleiding, netwerk en sluit je aan bij communities om gelijkgestemde collega's te vinden. Je hebt wat ervoor nodig is. Neem nu je nieuwe CFO checklist en maak je dromen waar.

Wil je meer weten over naadloos uitgavenbeheer van Payhawk? Boek vandaag nog een demo met een van onze experts.