Cómo triunfar en tus primeros 90 días como CFO

Has asumido el cargo de director financiero; estás entusiasmado por empezar, pero sabes que será mucho trabajo. La presión es alta y las expectativas son grandes. Como bien sabes, tus responsabilidades como director financiero recién nombrado son interminables (al igual que la lista de leyes y reglamentos que los directores financieros deben cumplir).

Y lo que es más, el papel del CFO está cambiando y cada vez es más complejo, estratégico y colaborativo. He aquí algunas estadísticas que ilustran la presión real a la que los CFO tendrán que enfrentarse a diario en 2024:

El 93% de los directores financieros afirman que las tareas que tienen asignadas les parecen mucho más importantes que en el pasado. Por otro lado, el 67% de los directores financieros caen en la parálisis por análisis debido al número de decisiones que tienen que tomar y a la gran cantidad de opciones que tienen.

Como empresa internacional de tecnología financiera, en Payhawk hemos ayudado a innumerables directores financieros a controlar y gestionar el gasto, así como a tomar decisiones inteligentes sobre la tesorería. Y ahora, hemos reunido nuestros principales consejos para CFO en esta lista de verificación para ayudarte en la transición al rol de CFO. Descubre los pasos que debes seguir para prosperar en tus primeros 90 días en el puesto y encuentra formas comprobadas para establecer las bases del éxito a largo plazo de tu empresa.

Primera fase: comprender el papel del director financiero

Antes de hacer cambios, es fundamental comprender los procesos, sistemas, objetivos y recursos de la empresa y su eficacia. Centrémonos en algunas formas de familiarizarte con ellos.

1. Define las prioridades principales para los primeros 90 días

Lo primero en la agenda del nuevo CFO es hacer un análisis exhaustivo de la empresa para determinar qué hay que abordar en primer lugar. Toma nota de los proyectos e iniciativas que hacen avanzar a la empresa y de cualquier problema urgente.

He aquí algunas consideraciones analíticas por categorías:

Metas y objetivos estratégicos

Los objetivos y metas de la empresa son una guía para desarrollar estrategias y procesos financieros que tengan éxito. Pregunta:

• ¿Qué metas y objetivos estratégicos tiene la empresa?
• ¿Qué proyectos e iniciativas pondremos en marcha para alcanzar estas metas?
• ¿Cómo hacemos un seguimiento del progreso hacia estos objetivos y metas?

Operaciones empresariales

Otro punto en la lista de verificación del nuevo director financiero es analizar la estructura de la empresa. Descubre cómo la empresa genera ingresos, aporta valor a los clientes y gestiona sus recursos. Esta información es útil para la planificación financiera, la asignación de recursos y la gestión del rendimiento.

Comprueba:

• ¿En qué modelo de negocio invierte más la empresa y cómo obtiene sus ingresos?
• ¿Cuál es nuestra principal línea de productos o servicios, y cómo la entregamos a nuestros clientes?
• ¿Qué productos o servicios no están siendo rentables para la empresa (los que drenan efectivo)?
• ¿Qué tecnologías y sistemas financieros respaldan las operaciones, y qué integraciones existen para apoyar tu sistema de gestión de gastos?

Posicionamiento en el mercado

Como vemos en empresas como Dove, Coca-Cola, Walmart y Amazon, no es solo el producto lo que impulsa las ventas. También es cómo la marca se diferencia de la competencia. Comprender las tendencias del sector, los competidores y la dinámica del mercado ayudará a identificar las amenazas competitivas y las oportunidades de crecimiento.

Algunas preguntas a plantearse son:

• ¿Quiénes son nuestros principales competidores y qué diferencia a nuestra empresa de ellos?
• ¿Qué tendencias clave están moldeando la industria a la que servimos?
• ¿Cuáles son los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas del mercado de la empresa?

Rendimiento financiero

Otra de las tareas fundamentales del nuevo director financiero es analizar los números de la empresa. Estos datos revelarán la salud financiera de la empresa y su estructura de capital. Más adelante profundizaremos en las cifras, pero aquí tienes un resumen de lo que debes tener en cuenta:

• ¿Cómo han sido los resultados financieros de la empresa en los últimos cinco años y cuáles han sido los principales impulsores?
• ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades financieras de la empresa?
• ¿Hay planes o estamos en proceso de hacer alguna adquisición, expansión o desinversión que pueda afectar a las finanzas de la empresa?

Clientes

Asumir quiénes son tus clientes es un error frecuente; de hecho, el 82% de los profesionales del marketing no conocen a su público objetivo. Identificar quiénes son realmente tus clientes mejorará la captación de clientes, los beneficios y mucho más.

Así que, haz las siguientes preguntas:

• ¿Quiénes son nuestros clientes actuales y son diferentes de nuestros clientes objetivo?
• ¿Cuáles son los deseos, necesidades y preferencias de nuestros clientes?
• ¿Cómo estamos captando y fidelizando clientes? ¿Son efectivas estas estrategias?

Estructura y cultura empresarial

Como sabes, en el funcionamiento de una organización intervienen muchos factores, desde el trabajo a distancia hasta las estructuras jerárquicas invertidas. Estas características impactan en todo. Entiende bien a qué te enfrentas haciendo estas preguntas:

• ¿Cómo está estructurada la empresa y cómo se toman y comunican las decisiones?
• ¿Cómo es la cultura empresarial y cómo afecta al compromiso de los empleados y a su rendimiento?
• ¿Qué normas y valores culturales están firmemente arraigados?

Tecnología

La tecnología es cada vez más importante para que las empresas tengan éxito. El problema es que más del 70% de los proyectos de transformación digital financiera avanzan lentamente. Además, solo el 30% de estos proyectos tienen éxito.

Como director financiero, liderarás la digitalización en el departamento financiero. Estudiar la tecnología de tu empresa te revelará qué proyectos lanzar, ajustar y desechar. Pregunta:

• ¿Cuáles son las opiniones de las partes interesadas internas sobre la configuración tecnológica de la empresa?
• ¿Qué papel desempeña la tecnología en las operaciones y los proyectos estratégicos?
• ¿Hay algún proyecto tecnológico en curso que sea crucial para el éxito de la empresa?

Gestión del talento

¿Sabías que solo el 41% de los empleados rinden al máximo? Eso es mucha productividad perdida, que cuesta a las empresas 8,8 billones de dólares cada año en todo el mundo. Por tanto, contratar y retener a los mejores talentos financieros formará parte de tu lista de responsabilidades como director financiero. Analizar las capacidades de tu equipo revelará carencias en competencias y recursos. También será una guía para el desarrollo del talento, la estructuración del equipo y la planificación de sucesiones.

Considera:

• ¿Qué tan bien se alinea nuestra estrategia de gestión del talento con los objetivos, metas y estrategia general de la empresa?
• ¿Hay lagunas en nuestra reserva de talentos? En caso afirmativo, ¿en qué áreas y por qué motivos?
• ¿Cuán eficaces son nuestros procesos para atraer y retener a los mejores talentos?
• ¿Qué aspectos de los procesos financieros podemos automatizar para liberar al equipo financiero de tareas administrativas y permitir que se centre en iniciativas importantes?

Gestión de riesgos y cumplimiento normativo

Los cambios legales y regulatorios son críticos para los CFO y se han vuelto aún más complejos desde la llegada de tecnologías como la IA, blockchain y la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Por lo tanto, dos tareas importantes en tu lista de verificación como nuevo CFO son la gestión del riesgo y el cumplimiento normativo. De forma alarmante, el 72% de los directores financieros afirman que sus prácticas y procesos de gestión de riesgos y cumplimiento normativo no se han adaptado al rápido cambio del entorno. Por lo tanto, evalúa los controles y procesos de riesgo y cumplimiento para exponer las vulnerabilidades mediante las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las obligaciones normativas y de cumplimiento esenciales que debe cumplir la empresa?
• ¿Qué procesos y sistemas garantizan el cumplimiento de las normas y las actualizaciones oportunas?
• ¿Qué soluciones e iniciativas de (ciber)seguridad y protección de datos existen para prevenir incidentes?
• ¿Cómo serán nuestras propias políticas de seguridad y gasto y cómo podemos implantarlas con éxito de forma que se garantice su cumplimiento?

2. Analiza la salud financiera de la organización

Ahora que ya tienes algunos conocimientos fundamentales sobre la empresa, es hora de profundizar en sus finanzas y entender la mecánica de su gestión monetaria.

Revisa los estados financieros

El examen de los datos reales, el balance, el estado de flujos de caja y la cuenta de resultados revelará el rendimiento financiero de la empresa. Presta atención a las tendencias y anomalías que requieran una investigación más a fondo.

Examina la rentabilidad de la empresa

Para algunas empresas, la rentabilidad quizás no sea lo más prioritario. Sin embargo, saber si la empresa está generando pérdidas o ganancias es útil para la planificación presupuestaria. Por tanto, analiza los beneficios por segmento, producto y ubicación geográfica.

Profundiza en los niveles de liquidez y solvencia

Descubre la viabilidad financiera de la empresa y el efectivo disponible analizando sus ratios de liquidez corriente, inmediata y de endeudamiento sobre el patrimonio. Además, fíjate en indicadores de flujo de caja como:

• Ciclo de conversión de efectivo
• Cuentas actuales a cobrar y a pagar
• Flujo de caja operativo
• Días de ventas pendientes
• Margen de beneficio bruto

Comprueba los niveles de capital circulante y las opciones disponibles

La gestión del flujo de caja es vital para cualquier empresa, pero este caudal puede agotarse. En 2023, el 89% de los CFO afirmó necesitar más capital líquido. Asimismo, el 86% de los CFO considera que la financiación es clave para obtener capital favorable para nuevas iniciativas. El 85% recurrió a la financiación para proteger su empresa de los acontecimientos macroeconómicos.

Por lo tanto, las comprobaciones del capital circulante formarán parte de tu lista de verificación como nuevo CFO. Revisa:

• Proyecciones de flujo de caja
• Relaciones de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y rotación de inventarios
• El acceso de la empresa a financiación asequible

Evalúa la estructura de capital de la empresa

Una visión clara de la estructura financiera de la empresa revelará su estabilidad económica y su capacidad para aprovechar oportunidades de crecimiento. Identifica las áreas en las que puedes optimizar la estructura de capital para reducir el riesgo, aumentar el valor para los accionistas e incrementar los beneficios conforme investigas lo siguiente:

• Ratio de endeudamiento
• Relación de fondos propios
• Relación entre deuda y fondos propios
• Coste medio ponderado de capital
• Relación de cobertura del servicio de la deuda
• Relación de cobertura de intereses
• Niveles de endeudamiento
• Coste del capital
• Mezcla de capitalización (teniendo en cuenta las circunstancias de la empresa y las tendencias del mercado).

A continuación, compara la estructura de capital de tu empresa con la de sus competidores. Esta evaluación revelará la posición de tus competidores en el mercado y te permitirá identificar oportunidades y vulnerabilidades.

Analiza los ratios de perspectivas de mercado

Otra tarea de tu lista de verificación para la transición a CFO es evaluar la eficiencia operativa de la empresa, la utilización de los activos, la rentabilidad y la generación de valor para los accionistas. A partir de aquí, puedes identificar formas de mejorarlos. Algunos ratios en los que deberías concentrarte son:

• Rentabilidad sobre recursos propios
• Rentabilidad sobre los activo
• Beneficios por acción

Revisa los presupuestos y las previsiones

A continuación, revisa esos poderosos presupuestos y previsiones. Así podrás descubrir hasta qué punto la empresa ha alineado el gasto para alcanzar sus objetivos. También identificarás oportunidades de crecimiento y los retos que plantean.

Presta atención a:

• Diferencias entre los gastos planificados y los gastos reales
• Problemas descubiertos en auditorías anteriores
• Preparación para la pista de auditoría
• Exactitud de las previsiones anteriores

3. Forja relaciones con los principales interesados

"Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión", dice el refrán. Por tanto, pon en práctica tus habilidades interpersonales mientras abordas la siguiente tarea de la lista de verificación como nuevo director financiero: establecer relaciones.

Consolídate como líder presentándote y mostrando tu experiencia. Además, obtén más información sobre la empresa.

Esta etapa podría implicar:

• Solicitar la opinión de las partes interesadas sobre los objetivos, estrategias, procesos y soluciones financieras de la empresa.
• Fomentar debates y comunicaciones transparentes.
• Investigar los logros de los anteriores directores financieros y cómo puedes construir sobre ellos.
• Conocer los deseos, necesidades y expectativas de cada grupo de interesados.

Consejo: Si no es la primera vez que estás en este cargo, reflexiona sobre tus experiencias anteriores como CFO para identificar los movimientos estratégicos que debes hacer y los errores que debes evitar.

Segunda fase: preparar la transición

En la primera fase hemos hecho un trabajo intenso con los números. Cambiemos de tema y abordemos otra tarea de tu checklist como nuevo director financiero: evaluar los procesos administrativos de la función financiera.

1. Revisa de forma exhaustiva los procesos y sistemas existentes

Vas a tener que evaluar muchas áreas. Para empezar, enfócate en las siguientes:

Planificación y análisis financiero (FP&A)

La gestión administrativa está frenando a muchos equipos financieros. El 24% considera que lidiar con el trabajo manual y los procesos que requieren mucho tiempo es uno de los principales desafíos. Como parte de tus responsabilidades como nuevo CFO, tendrás que comprobar la eficiencia y coherencia de FP&A. Por ejemplo, puedes:

• Revisar las políticas y procedimientos para comprobar su exactitud, eficiencia y exhaustividad. Toma nota de cualquier factor que impulse la productividad y la precisión, además de los cuellos de botella y las cargas administrativas
• Evaluar la frecuencia de las optimizaciones de previsiones (el 36% de los equipos de FP&A de los CFO ajustan sus previsiones al menos una vez a la semana)
• Considerar en qué medida las previsiones, los análisis y los presupuestos se alinean con los objetivos de la empresa y los respaldan
• Evaluar tu pila tecnológica financiera, incluyendo el software de gestión de gastos, FP&A y proveedores de ERP, entre otros. Examina la funcionalidad, la fiabilidad y las capacidades de integración
• Valorar la relevancia y la utilidad de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas

Gestión de gastos, contabilidad y control del flujo de caja

Supervisar los gastos, la contabilidad y la gestión de tesorería son tareas fundamentales en tu lista de verificación como nuevo director financiero. Pero con un enfoque manual de la gestión de gastos, tu equipo se verá inmerso en tareas administrativas, lo que representa una pérdida de tiempo y dinero.

A modo de ejemplo, un empleado medio dedica 20 minutos a crear un informe de gastos 1,5 veces al mes, lo que cuesta 58 dólares cada vez. Además, las correcciones llevan otros 18 minutos por informe y cuestan 52 dólares de media. Comprueba las prácticas financieras de tu empresa para asegurarte de que son adecuadas.

Para contrarrestar esto, puedes:

• Revisar las políticas de gastos y las herramientas de control de gastos para comprender cómo la empresa acumula, autoriza, registra y concilia los gastos
• Evaluar la claridad, exhaustividad y coherencia de las políticas de gastos y contabilidad
• Comprobar la dependencia de procesos y soluciones basados en papel frente a los digitales. Por ejemplo, con qué frecuencia los equipos utilizan el seguimiento de gastos basado en Excel y recibos físicos en comparación con software de conciliación automática
• De forma similar a lo anterior, comprueba también la eficacia de tu configuración actual, pues aunque trabajes digitalmente, es posible que estés usando múltiples herramientas desconectadas en lugar de una que ofrezca un control completo y centralizado sobre los gastos empresariales
• Explorar los datos históricos de gastos para detectar tendencias y anomalías en el gasto. Anota cualquier gasto excesivo, incumplimiento e ineficiencias
• Analizar los patrones de gasto y las condiciones de pago a proveedores para identificar oportunidades de reducción de costes y optimización del flujo de caja
• Examinar la eficiencia y eficacia de las prácticas y soluciones de gestión de liquidez, gestión de caja y tesorería de la empresa

Gestión de riesgos y cumplimiento normativo

El riesgo puede emerger de distintos ángulos, desde ciberdelincuentes hábiles hasta problemas legales sin resolver. Estas cuestiones son cada vez más comunes y pueden ocasionar pérdidas financieras devastadoras. Ten en cuenta lo siguiente:

• Los CFO consideran que las cuestiones geopolíticas son el mayor riesgo para sus negocios en 2024
• El 36% de los líderes financieros globales registraron pérdidas de 1 millón de dólares o más por filtraciones de datos en los últimos tres años
• El 41% de los líderes de finanzas cree que no alcanzar los objetivos de sostenibilidad supone un riesgo moderado o grave
• El 49% de los directores financieros afirma que los requisitos de divulgación de riesgos cibernéticos son los más atractivos
• El 40% de las empresas no realiza una evaluación anual del riesgo de cumplimiento normativo

Así que comprueba si tus procesos de riesgo y cumplimiento están dando frutos:

• Considera la eficacia de las estrategias de identificación y mitigación de riesgos, así como de cumplimiento
• Revisa las estructuras y la bibliografía existentes sobre gestión de riesgos y gobernanza para comprobar su exactitud
• Comprueba el cumplimiento de las normas contables y los requisitos reglamentarios
• Analiza la cultura de riesgo de la empresa, observando los comportamientos, actitudes y concienciación del personal
• Evalúa los protocolos de tecnología, ciberseguridad y seguridad de datos de la empresa

2. Identifica los retos inmediatos y las prioridades

La siguiente tarea en tu checklist como director financiero consiste en elaborar una lista de tareas imprescindibles que deben abordarse en los próximos tres a seis meses. Reúne los problemas que has detectado a lo largo de las evaluaciones para formar esta lista.

Clasifica las tareas por orden de impacto si no se abordan. Si necesitas más claridad:

• Realiza entrevistas con las partes interesadas para identificar los problemas que han observado que necesitan atención inmediata. Incluye a empleados de todos los niveles de antigüedad
• Deja que los números decidan por ti. Por ejemplo, si las ventas de un producto que antes era el más vendido han bajado, pero sus gastos han aumentado, priorizar su relanzamiento podría ayudarte a alcanzar los objetivos
• Haz un análisis externo del mercado. Por ejemplo, un informe encargado sobre la competencia y las presiones de precios para revelar el impacto en la cuota de mercado y los beneficios de la empresa

3. Evalúa las prácticas actuales de elaboración de informes y análisis financieros

Si los equipos se dedican a hacer números en Excel y a enviar información confidencial a través de canales de comunicación no cifrados, pronto podría desatarse el caos. Por eso es importante que identifiques prácticas arriesgadas y que consumen mucho tiempo para ponerles fin. Para ello:

• Revisa los resultados de las auditorías
• Examina la exactitud y eficiencia de los registros
• Lleva a cabo verificaciones puntuales de la exactitud, integridad y conformidad de los informes y análisis de gastos
• Comprueba la adopción de la automatización y su impacto
• Observa si las prácticas cumplen los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Tercera fase: elaborar un plan estratégico

Ya has sentado las bases; ahora es el momento de pasar a la acción. Lo siguiente en tu lista de verificación como nuevo CFO es potenciar la función financiera. He aquí cómo:

1. Desarrolla una hoja de ruta para la función financiera

Evalúa el estado actual de la función financiera

Redacta un breve informe sobre cada rol dentro de la función financiera basándote en los datos obtenidos en las evaluaciones de las fases uno y dos. Señala las carencias en sistemas, procesos, informes, métricas, tecnología y competencias. Anota también lo que funciona y te gustaría desarrollar más.

Aclara los objetivos estratégicos y las prioridades

Para que las prioridades y las ambiciones estén sincronizadas, alinea la lista de tareas prioritarias con los objetivos de la empresa. Identifica lo que necesitas para alcanzarlos, incluidos los KPI. Por ejemplo, imagina que tu empresa quiere aumentar la productividad en un 30% en 6 meses. Has observado que las herramientas y procesos manuales cuestan al equipo de contabilidad 17 horas semanales. Podrías establecer un KPI para reducir en seis horas el trabajo administrativo de contabilidad en seis meses mediante la automatización y la capacitación del personal.

Optimiza la estructura de tu departamento para impulsar la felicidad y el crecimiento de los empleados.

¿Sabías que el 66% de los trabajadores tiene dificultades para adaptarse a los requisitos de habilidades que cambian constantemente? Estos problemas provocan un alto grado de desvinculación y rotación de los empleados. Por lo tanto, apoyar al personal es una prioridad en tu lista de tareas para la transición como nuevo CFO.

Describe las competencias de tu departamento financiero. A continuación, traza una estructura de equipo que maximice la utilización de las competencias y asegure niveles de personal adecuados para reducir el agotamiento. Además, ofrece formación relevante y personalizada para promover el desarrollo del personal. Merecerá la pena. Las empresas con una plantilla muy comprometida son un 23% más rentables y un 18% más productivas.

Actualiza sistemas y procesos

Tendrás que simplificar y digitalizar los sistemas y procesos para mejorar los resultados de la función financiera. Por ejemplo, imagina que tu equipo financiero se enfrenta a recibos en papel, facturas digitales, software anticuado y cadenas de emails para conciliar las órdenes de compra, lo que provoca errores costosos. Para reducir la carga administrativa, podrías introducir un software de gestión de gastos que admita la conciliación en tiempo real y ofrezca ventajas multifuncionales como tarjetas corporativas, gestión de gastos, gestión de suscripciones, controles de tarjetas y flujos de aprobación, así como cuentas a pagar, órdenes de compra y mucho más.

Y no olvides dar prioridad a las victorias rápidas. Por ejemplo, si has trabajado anteriormente como director financiero y una estrategia, un proceso o una tecnología te han reportado importantes beneficios, considera cómo podrías replicarlos en tu nueva empresa.

Aprovecha la automatización

La automatización es una de las últimas tecnologías que se han impuesto en el mundo de las finanzas, y con buen motivo. Permite a los equipos recuperar valiosos recursos y ser más productivos.

Sabiendo esto, implementar la automatización es una tarea esencial en tu lista de verificación como nuevo director financiero. Empieza con actividades transaccionales como cuentas a pagar, cuentas a cobrar, gestión de gastos, gestión de proveedores e informes financieros. Pero no te detengas aquí.

La tecnología puede automatizar completamente el 42% de las tareas financieras y parcialmente otro 19%. También puedes utilizar soluciones de automatización de tareas, como la automatización robótica de procesos (RPA), para aprovechar alrededor de un tercio de las oportunidades en el área financiera.

Crea controles internos férreos

Proteger los fondos y la reputación de la empresa es vital para el éxito a largo plazo. Actualiza tus controles internos, incluidos los procedimientos y políticas de cumplimiento, auditoría y gestión de riesgos tomando las siguientes medidas:

• Alinear los controles internos con las mejores prácticas del sector
• Segregar las funciones
• Fortalecer los procesos de supervisión, aprobación y denuncia de irregularidades
• Utilizar los problemas actuales y los incidentes o problemas pasados de la empresa o del mercado para orientar los cambios

Recuerda comunicar tu nuevo enfoque a los interesados internos. Ofrece formación continua para aumentar la adopción y la eficacia. Por último, supervisa los progresos, ajusta las estrategias y exige responsabilidades al personal cuando sea necesario.

2. Alinea los objetivos financieros con la estrategia global de la organización

Al hacer cambios, es fácil que la estrategia financiera y organizativa se desalineen. Por ejemplo, si tu empresa tiene previsto aumentar la plantilla y no ajustas los presupuestos de contratación y formación, la ejecución será más compleja. Por tanto, asegúrate de comprender la estrategia de la empresa en todos los departamentos. A continuación, colabora con el equipo directivo para vincular los objetivos estratégicos y las metas financieras, establecer los KPI y dotar de suficiente presupuesto a estos objetivos.

3. Incorpora tecnología financiera moderna para mejorar la eficacia y la precisión

La tecnología moderna es ahora el socio de confianza de la función financiera, ayudando al personal a alcanzar el éxito. Sin embargo, solo las mejores herramientas funcionarán en este entorno financiero tan inestable. Por tanto, otra tarea en tu lista de responsabilidades como CFO es encontrar soluciones integrales de alta tecnología.

Las herramientas respaldadas por IA son un gran ejemplo. El 88% de los CFO ya las utilizan o están intentando hacerlo. Además, el 70% integrará la IA en sus procesos financieros el año que viene. Por ejemplo, Explose utiliza nuestra cámara de IA, tecnología OCR, software de gestión de gastos y tarjetas virtuales corporativas para simplificar la contabilidad.

En Payhawk, por ejemplo, puedes extraer los datos de recibos y facturas con nuestra solución y permitir a tus empleados que categoricen el gasto con categorías y campos personalizados en cuestión de segundos, además de completar por sí mismos los gastos de sus proyectos. Ahora, el equipo puede detectar rápidamente facturas duplicadas y rellenar automáticamente varios campos, ahorrando tiempo y energía. Nuestro cliente Explose nos cuenta que, gracias a esto, han recortado dos horas de tareas administrativas diarias gracias a esta tecnología.

Cuarta fase: superar retos y obstáculos

Has estudiado la empresa, analizado a la competencia, establecido objetivos financieros y lanzado tu estrategia. Buen trabajo. ¿Cuál es la siguiente tarea en la lista de verificación como nuevo CFO? Apagar fuegos. Vamos a revisar algunos consejos para sofocar las llamas (y, lo que es aún mejor, prevenir incendios).

1. Aborda los obstáculos potenciales durante el periodo de transición

"Más vale prevenir que curar", como dice el refrán. Sabiendo esto, antes de poner en marcha los cambios, reúnete con cada equipo de tu departamento. Piensa en los problemas que podrían surgir y busca formas de mitigarlos. Por ejemplo, si al equipo fiscal le preocupa que una integración inadecuada entre la gestión de los gastos y el ERP pueda dar lugar a inexactitudes en los datos del IVA, podrías:

• Utilizar el mapeo de datos y la estandarización para desarrollar un método estructurado para la introducción de datos
• Verificar la exactitud de los datos con regularidad para asegurarte de que las integraciones funcionan bien
• Volver a contactar con tus proveedores actuales para saber cómo funciona la integración en el uso diario y cómo se configuró. En Payhawk, por ejemplo, diseñamos nuestras integraciones teniendo en cuenta requisitos empresariales específicos y de acuerdo con el concepto de devengo. Nuestra integración nativa con ERP como NetSuite te permite vincular categorías contables, campos y valores personalizados, tipos de IVA y proveedores, lo que asegura un flujo de datos sin interrupciones y transparente.

2. Aplica estrategias para gestionar el cambio de manera efectiva

Supervisar el cambio es esencial para reducir las interrupciones y simplificar la consecución de objetivos. Aquí tienes algunas formas de hacerlo:

• Comunica las razones de los cambios y los beneficios esperados a los interesados y consigue su aprobación
• Ofrece actualizaciones periódicas y transparentes a los interesados y responde rápidamente a sus preguntas
• Fija plazos y expectativas realistas para los cambios
• Proporciona formación, recursos y apoyo adecuados al personal
• Identifica la resistencia al cambio y aborda las preocupaciones en una fase temprana

3. Garantiza el cumplimiento y mitiga los riesgos en las operaciones financieras

Tus estrategias de cumplimiento y gestión de riesgos determinarán si tus objetivos financieros se cumplen o no. Por tanto, da lo mejor de ti.

• Aprovecha las mejores prácticas existentes
• Realiza evaluaciones de riesgo y cumplimiento exhaustivas y convierte los resultados en medidas concretas y accionables. Repite estas evaluaciones con frecuencia
• Define con claridad a los responsables de funciones específicas
• Consulta periódicamente a expertos externos para mantenerte al día de los problemas emergentes
• Actualiza las políticas y procesos a medida que surjan novedades. Por ejemplo, si cambia la gravedad de un riesgo

Quinta fase: medir el éxito y generar impacto

Para asegurarte de que tu estrategia y su ejecución funcionan bien, la creación de un sistema de seguimiento del rendimiento también forma parte de tu lista de tareas como nuevo CFO. En concreto:

1. Establece indicadores clave de rendimiento para el desempeño financiero

Para alcanzar el éxito, tu equipo debe saber qué aspecto tiene y cómo conseguirlo. Ahí es donde entran en juego los KPI. Por ejemplo, podrías:

• Alinear los KPI con los objetivos financieros de la empresa
• Vincular los KPI con factores estratégicos. Por ejemplo, relacionar el KPI de crecimiento de los ingresos con la expansión del mercado, la innovación de productos o la captación de clientes
• Implementar tecnologías, sistemas y procesos para realizar un seguimiento de las métricas y medir el rendimiento financiero
• Combinar métricas financieras y no financieras para proporcionar una visión integral del rendimiento
• Desglosar los KPI por departamentos, líneas de productos o funciones para obtener una visión más detallada del rendimiento

2. Haz un seguimiento del progreso y ajusta las estrategias en consecuencia

Asegurarse de que todo el mundo sigue en la dirección correcta es otra tarea crucial en tu lista de verificación como nuevo director financiero. Aquí tienes algunas formas de hacerlo:

• Revisa periódicamente el rendimiento financiero de la empresa utilizando KPI y comparativas del sector
• Observa las tendencias para comprender qué impulsa o frena el rendimiento de cada equipo
• Colabora con equipos interfuncionales para realizar ajustes estratégicos que permitan alcanzar los objetivos fijados
• Establece un proceso de supervisión y elaboración de informes para identificar y solucionar problemas rápidamente

3. Causa una impresión positiva en las reuniones de la junta y con las partes interesadas externas

Establecer vínculos sólidos con los interesados externos te ayudará a llevar a cabo tu lista de tareas para la transición como nuevo director financiero. Tu empatía y tus habilidades para entablar relaciones serán muy útiles en este sentido.

• Sé transparente sobre los resultados financieros y las iniciativas estratégicas de la empresa
• Fomenta el diálogo y la retroalimentación
• Establece redes de contacto con los interesados a menudo

¿Cómo te puede ayudar Payhawk a incorporarte en tu rol de CFO?

Con tantas soluciones disponibles en el mercado, puede que te preguntes qué hace que Payhawk sea la opción ideal para tu trayectoria como director financiero. Vamos a averiguarlo.

Digitalización de facturas y recibos físicos

Di adiós al procesamiento de recibos en papel y a las presentaciones incorrectas. Nuestra cámara con inteligencia artificial, tecnología OCR, y la personalización de campos y categorías contables facilitan que los empleados presenten gastos digitales y correctos de manera sencilla.

Gestión de presupuestos, seguimiento y categorización de gastos

Define y controla presupuestos sin complicaciones con nuestras tarjetas corporativas. Obtén tarjetas aceptadas en todo el mundo con controles de gastos personalizables (como congelación de tarjetas y restricciones de uso de cajeros automáticos), límites incorporados (por transacción diaria, por país o región, etc.) y flujos de aprobación (para solicitudes de fondos, etc.). Además, puedes aprovechar las ventajas de la conciliación y categorización automáticas basadas en criterios predefinidos, como el tipo de gasto o el proyecto.

Flujos de aprobación

Se acabaron las largas idas y venidas para obtener la aprobación de los gastos. Acelera las aprobaciones con nuestros flujos de aprobación personalizados para distintos tipos de gastos, cadenas de aprobación simplificadas para informes de gastos e incluso funcionalidades para sustituir a las personas encargadas de aprobarlos según los estados de fuera de la oficina de los compañeros.

Contabilidad automatizada y cierre mensual

Con nuestro software de cuentas a pagar, puedes agilizar los pagos de facturas y sacar provecho de las funcionalidades de procure-to-pay. También puedes hacer uso de un buzón para la verificación de facturas y soluciones de gestión multi-entidad, lo que permite una contabilidad estandarizada y facilita un cierre de mes rápido.

Integraciones nativas con ERP y sistemas de contabilidad

No queremos sonar repetitivos, pero en Payhawk, diseñamos nuestras integraciones pensando en las necesidades de los CFO. Esto significa que nuestras integraciones se desarrollan conforme al principio de devengo (algo que nos diferencia de la mayoría de nuestros competidores) y cubren lo siguiente:

• Los gastos se exportan en cuanto se marcan como revisados
• Exportamos todos los pagos en tiempo real una vez liquidados
• No utilizamos asientos contables, sino objetos nativos.
• Puedes corregir errores rápidamente con una funcionalidad inteligente de recuperación de gastos
• El proceso de cierre de mes es más rápido y eficiente (nuestro cliente Essentia Analytics redujo a la mitad el tiempo que invertía a esta tarea)
• La conciliación es más rápida y fluida que nunca

Reembolsos a empleados

Con nuestras funcionalidades de reembolso, puedes pagar a los empleados rápidamente y con el mínimo esfuerzo. Puedes enviar dinero en efectivo a los empleados en su moneda local directamente desde la plataforma en tan solo unas horas. Además, puedes configurar flujos de aprobación personalizados para un mayor control y eficiencia.

Conciliación automática

¿Estás cansado de las conciliaciones lentas y los errores administrativos? Utiliza nuestras tarjetas corporativas vinculadas a nuestro software de gestión de gastos y las integraciones nativas con ERP para lograr una conciliación completamente automática.

Toma como ejemplo a nuestro cliente, MDM Props. Tenían dificultades para gestionar las tarjetas, los gastos y la contabilidad de la empresa con herramientas independientes. Sin embargo, tras cambiar a Payhawk para las tarjetas, la gestión de gastos y una perfecta integración con Sage, descubrieron que ahorraban más de 32 horas a la semana en conciliaciones de tarjetas.

Soluciones de detección de fraudes

Nuestras herramientas de detección y prevención de fraudes protegen tu empresa sin aumentar la carga de trabajo de tu equipo. Por ejemplo, Payhawk se conecta con más de 50 proveedores de sistemas de RR. HH., lo que evita los gastos fuera de la política de la empresa, automatiza la sincronización de datos y simplifica el proceso de incorporación de nuevos empleados, por ejemplo, desactivando automáticamente las tarjetas cuando un empleado se marcha.

Gestión de suscripciones

¿Tu equipo gestiona las suscripciones mediante recibos por email y Excel? Simplifica el seguimiento de los pagos recurrentes y el uso que se hace de las suscripciones para encontrar duplicados, revisar las variaciones en los gastos y mucho más para optimizar el gasto y evitar el gasto excesivo.

Seguimiento de las emisiones de carbono

¿Necesitas medir y alcanzar metas de sostenibilidad? Nuestras funcionalidades de seguimiento de las emisiones de carbono, que abarcan desde la recopilación de datos hasta la contabilidad del carbono, facilitan estas tareas.

Ventajas de ahorro de tiempo y dinero

En Payhawk, nos aseguramos de que los fondos de tu empresa rindan más a través de sistemas de cashback, reclamaciones de IVA, tasas de cambio al 0% en siete divisas y el bloqueo de compras no autorizadas. Nuestras tecnologías también facilitan y agilizan la gestión financiera.

Por ejemplo, Mathias Goetz, director sénior de proyectos de nuestro cliente ATU, explica:

Ya no tenemos que perseguir recibos. Desde que utilizamos Payhawk, los gerentes solo tienen que hacer una foto de su recibo, digitalizándolo, y subirlo al sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que, de otro modo, se habrían perdido.

Conviértete en el próximo CFO de renombre

Ser director financiero es una gran responsabilidad con numerosos aspectos a gestionar. Sin embargo, hay muchos CFO que destacan por su buen trabajo, y tú podrías ser el próximo. Aborda tu lista de responsabilidades de CFO de forma sistemática y adopta tecnologías innovadoras desde el principio.

Mantente informado sobre las mejores herramientas y estrategias para optimizar tu departamento financiero, y no dudes en pivotar cuando los números y las circunstancias lo requieran. Además, asegúrate de que la aceptación de tu equipo sea una prioridad en tus decisiones y de que las partes interesadas estén siempre informadas para fomentar relaciones sólidas que promuevan tu visión.

Por último, no lo hagas solo. Fórmate, amplía tu red de contactos y participa en comunidades para encontrar compañeros con ideas afines. Ya tienes lo que hace falta. Ahora, toma tu lista de tareas de nuevo CFO y haz realidad tus sueños.

¿Quieres saber más sobre cómo funciona el sistema de gestión de gastos de Payhawk? Habla con nuestros especialistas y descubre cómo te podemos ayudar para encarar con éxito tu nuevo rol como CFO.