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Emilia Tzekova
Ein gutes Ausgabenmanagement ist die Grundlage, um den Überblick zu behalten und gesund zu wachsen – besonders, wenn Sie mehrere Standorte oder internationale Geschäfte steuern. Erfahren Sie, wie die richtige Plattform Ihre Abläufe deutlich vereinfachen und Ausgaben mühelos im Blick behalten kann. Von den Unterschieden zwischen Ausgaben- und Spesenmanagement bis hin zu den besten Lösungen auf dem Markt – hier finden Sie alles Wichtige auf einen Blick.
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Die Kontrolle über Unternehmensausgaben betrifft jeden Bereich Ihres Unternehmens – von der Beschaffung über Lieferantenmanagement bis hin zu Projekt-ROI und IT. Als CFO liegt es in Ihrer Verantwortung, dass jeder Euro zum Erfolg Ihrer Gesamtstrategie beiträgt.
Gerade wenn Sie mit internationalen Standorten arbeiten, stoßen Tabellenkalkulationen schnell an ihre Grenzen. Doch bei so vielen Tools auf dem Markt ist der Einstieg oft schwer. Finden Sie heraus, wie Sie sich einen klaren Überblick verschaffen, Ihre Anforderungen richtig einschätzen und die Plattform finden, die Ihnen die Transparenz bietet, die Sie für bessere, strategischere Entscheidungen brauchen.
Sie hören ständig von „Expense Management“ und „Spend Management“? Kein Wunder – beide Begriffe begegnen einem oft, doch sie meinen nicht dasselbe.
Spend Management ist der umfassendere Ansatz. Es geht um die zentrale Steuerung aller Ausgaben – von der Datenanalyse über die Beschaffung bis hin zur Verwaltung von Lieferanten und Mitarbeiterkosten.
Expense Management konzentriert sich dagegen nur auf Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden – etwa für Reisen, Verpflegung oder Erstattungen. Es ist ein wichtiger Teilbereich, aber eben nur ein Baustein im größeren System des Spend Managements.
Nur 35 % der CFOs sind mit ihrer aktuellen Technologielandschaft zufrieden. Bevor Sie also in eine Lösung investieren, die nicht wirklich passt, prüfen Sie genau, welche Funktionen Ihrer Organisation echten Mehrwert bringen.
Sie müssen Ausgaben klar nachvollziehen, Rückerstattungen schnell erledigen, Firmenkarten zügig ausstellen und Genehmigungsprozesse flexibel gestalten können – damit unnötige oder fehlerhafte Ausgaben gar nicht erst entstehen.
Dafür brauchen Sie eine kombinierte Lösung aus Karte und Expense Management, die alles nahtlos abbildet.
Sie wollen volle Ausgabentransparenz, schnelle Reaktionen und volle Kontrolle? Dann muss sich Ihre neue Plattform problemlos in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lassen. Achten Sie auf Kompatibilität mit ERP-, Buchhaltungs- und HR-Tools. So vermeiden Sie doppelte Arbeit, manuelle Fehler und Datensilos.
Gut zu wissen: Einige Plattformen bieten auch offene APIs – damit können Sie weitere wichtige Tools individuell anbinden. Prüfen Sie, ob das für Sie relevant ist.
Finanzteams, Karteninhaber, Bereichsleitungen – viele Mitarbeitende werden mit der Plattform arbeiten. Je intuitiver sie ist, desto schneller klappt die Einführung.
Achten Sie deshalb auf eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine mobile App, die jeder versteht. Werfen Sie einen Blick auf Erfahrungsberichte auf G2, um zu sehen, wie die Lösung im Alltag überzeugt.
Wachsende Unternehmen müssen Budgets jederzeit genau im Auge behalten. Eine gute Plattform gibt Ihnen eine klare Übersicht über Ausgaben – über alle Kategorien, Teams und Gesellschaften hinweg.
Verfolgen Sie Budgets in Echtzeit, inklusive Abonnements, Rechnungen, Bestellungen und Rückerstattungen.
Ausgaben über mehrere Standorte und Gesellschaften hinweg zu steuern, kann schnell kompliziert werden: unklare Daten, doppelter Aufwand und fehlender Überblick. Die Folge: mehr Fehler und mehr Arbeit.
Mit der richtigen Plattform steuern Sie alles zentral, behalten jederzeit den Überblick und vermeiden aufwendige Abstimmungen zwischen ihren einzelnen Tochtergesellschaften. So entsteht eine klare, gemeinsame Datenbasis.
Wenn alle Bestellungen zentral erfasst werden, wissen Sie jederzeit, was auf Sie zukommt – und können gezielt planen. Nutzen Sie moderne Procure-to-Pay-Funktionen, um Bestellungen, Belege und Rechnungen automatisch zuzuordnen, Prozesse zu beschleunigen und Monatsabschlüsse effizient abzuwickeln.
Die Automatisierung der Kreditorenprozesse spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert den Überblick. Moderne Systeme nutzen OCR-Technologie, um Rechnungsdaten automatisch auszulesen, Genehmigungen zu steuern und Zahlungen rechtzeitig anzustoßen. So verbessern Sie Ihre Prozesse und Ihre Lieferantenbeziehungen.
Wenn nur wenige Mitarbeitende Ausgaben tätigen, reichen einfache Tools oft aus. Doch bei wachsender Teamgröße, neuen Märkten oder komplexeren Prozessen brauchen Sie eine Lösung, die mitwächst.
Eine skalierbare Plattform passt sich Ihrer Entwicklung an – sei es bei der Mitarbeiterzahl, neuen Standorten, Lieferanten oder Abteilungen. Sie hilft Ihnen, diese Wachstumsphasen effizient zu meistern: von Onboarding über Richtlinien bis hin zu Automatisierung und zentralem Überblick.
Denken Sie dabei auch an die Zukunft: Wo steht Ihr Unternehmen in drei bis fünf Jahren? Ihre Lösung sollte darauf vorbereitet sein.
Jedes Unternehmen ist anders. Deshalb ist Anpassungsfähigkeit entscheidend.
Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie Ihre Genehmigungsprozesse flexibel gestalten, Limits setzen, Budgets zuweisen und individuelle Felder anlegen können – etwa für Kostenstellen, Projektkennungen oder Abteilungen. Auch der Import externer Daten (z. B. aus Xero) sollte einfach möglich sein.
Ihre Branche hat eigene Herausforderungen. Wenn Sie etwa in der Transport- und Logistikbranche tätig sind, sollte die Lösung problemlos mit länderübergreifenden Belegen arbeiten können. Oder wenn Sie projektbezogen arbeiten: Können Sie Projekte und Kostenstellen individuell abbilden?
Eine gute Spend-Management-Plattform verknüpft alle wichtigen Bereiche Ihrer Finanzprozesse – von Echtzeit-Daten über Multi-Entity-Steuerung bis hin zur Systemintegration. Dabei sollte sie für alle Nutzer einfach und verständlich sein.
Und vor allem: Sie sollte bereit für die Zukunft sein. Setzen Sie auf eine Plattform mit KI und Automatisierung, die Routineaufgaben übernimmt, Fehler reduziert und Entscheidungen beschleunigt. Moderne KI-Agenten erkennen Auffälligkeiten, starten Freigaben automatisch und erledigen komplexe Aufgaben im Hintergrund. So sparen Sie Zeit und konzentrieren sich auf das Wesentliche – Ihre Strategie.
Sie suchen nach dem richtigen Tool für Ihr Ausgabenmanagement? Kein Wunder – bei so vielen Angeboten, die Transparenz, Kontrolle und Automatisierung versprechen, kann man schnell den Überblick verlieren.
Hier finden Sie eine kompakte Übersicht über zehn beliebte Plattformen. So können Sie schnell vergleichen und die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.
Starten wir mit unserer eigenen Lösung. Payhawk ist eine leistungsstarke All-in-One-Plattform, die weltweit von Unternehmen genutzt wird – für Ausgabenmanagement, das einfach funktioniert.
Javier Gorena, CFO bei Rentals United, bringt es auf den Punkt:
Andere Tools verwalten Ausgaben – aber keines so wie Payhawk. Früher fehlte mir der Überblick. Mit Payhawk habe ich die volle Kontrolle und kann bessere Entscheidungen treffen.
Was Payhawk auszeichnet:
Digitale All-in-One-Lösung für Finanz- und Ausgabenmanagement speziell für Unternehmen und Gründer.
Cloudbasierte Lösung für automatisierte Berichterstattung von Mitarbeiterausgaben.
Komplettlösung für Ausgabenmanagement mit smarter Firmenkarte für Mitarbeitende.
Cloudbasierte Beschaffungssoftware zur Verwaltung von Budgets, Bestellungen und Rechnungen.
All-in-One-Software für Ausgabenmanagement mit Rechnungs-, Genehmigungs- und Kostenerstattungsfunktionen.
Einkaufssoftware zur Erstellung und Genehmigung von Kaufanfragen von jedem Gerät aus.
Beschaffungsmanagement-Software zur Automatisierung von Einkaufsprozessen.
Finanzmanagement-Software für Kreditorenbuchhaltung und Budgetkontrolle.
Zentrale Plattform zur Verwaltung aller Geschäftsausgaben.
KI-gestützte Lösung für Ausgaben-, Spesen- und Rechnungsmanagement.
Ein neues Tool bringt Veränderung mit sich. Damit die Einführung gelingt, sollten Sie einige Dinge beachten:
Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein. Lassen Sie bestehende Abläufe gemeinsam prüfen und verbessern. Denn nur wenn alle mitziehen, funktioniert die neue Lösung reibungslos.
Je besser Ihr Team vorbereitet ist, desto einfacher wird der Umstieg. Sorgen Sie dafür, dass alle den Wechsel verstehen und begleiten. Eine gute Lösung bietet Schulungen, Support und eine leicht verständliche Hilfe-Datenbank.
Ein Ausgaben-Tool entfaltet sein volles Potenzial erst im Alltag. Messen Sie regelmäßig den ROI, optimieren Sie Prozesse und nutzen Sie neue Funktionen gezielt. So holen Sie langfristig das Beste aus Ihrer Lösung heraus.
Martin Reindl, Director of Implementation bei Payhawk, über die Einführung und den ROI:
Mit professioneller Unterstützung, schnellem Setup und null manueller Dateneingabe erzielen unsere Kunden schon nach zehn Monaten einen messbaren ROI – deutlich schneller als der Branchendurchschnitt.
Lernen Sie Payhawk jetzt persönlich kennen. Demo anfordern.
Emilia Tzekova ist Senior Marketing Managerin bei Payhawk und verantwortet das Wachstum mehrerer Märkte innerhalb der EU. Mit über 15 Jahren Erfahrung in der Vermarktung von Technologiedienstleistungen und -produkten bringt sie umfassende Expertise in strategischer Planung und Marketingkommunikation mit. Besonders inspiriert sie das dynamische Zusammenspiel von Finanzen und Technologie – eine Kombination, die sie dazu antreibt, wirkungsvolle Kampagnen zu gestalten, die nachhaltig im Gedächtnis bleiben.
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