English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Goede controle over je bedrijfskosten is cruciaal om grip te houden én groei te ondersteunen, zeker als je werkt met meerdere entiteiten of internationale activiteiten. Ontdek hoe het juiste platform je helpt processen te stroomlijnen en beter overzicht te houden, van het verschil tussen uitgavenbeheer en onkostenbeheer tot een handig overzicht van de beste tools op de markt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Het beheersen van bedrijfskosten raakt elke afdeling binnen je organisatie. Van leveranciersbeheer en inkoop tot projectrendement en IT – als CFO is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elke euro bijdraagt aan de bredere bedrijfsdoelstellingen.
Als het aankomt op het beheren van uitgaven en budgetten binnen je organisatie, zeker als er internationale entiteiten meespelen, volstaan spreadsheets niet meer. Maar met zoveel tools op de markt is het lastig om te weten waar je moet beginnen. Ontdek hoe je een stap terug kunt nemen, je echte behoeften bepaalt, en welk platform jou de inzichten geeft die nodig zijn voor betere, strategischere beslissingen.
Vraag je je weleens af waarom je zowel ‘declaratiebeheer’ als ‘uitgavenbeheer’ tegenkomt?
Uitgavenbeheer is het grote geheel. Het omvat alles van het centraliseren van uitgavedata en het analyseren van trends tot inkoop, leveranciersbeheer en controle over alle zakelijke uitgaven.
Declaratiebeheer daarentegen focust alleen op werknemersuitgaven — zoals reizen, maaltijden en vergoedingen. Het is een belangrijk onderdeel van uitgavencontrole en financiële transparantie, maar slechts één stukje van de grotere uitgavenpuzzel.
Slechts 35% van de CFO’s vindt dat hun huidige techstack voldoet. Voordat je dus hals over kop in een nieuwe oplossing duikt, is het slim om te onderzoeken welke functies écht waarde toevoegen aan je organisatie.
Je wilt uitgaven direct kunnen volgen, snel declaraties vergoeden, eenvoudig fysieke of virtuele zakelijke betaalkaarten uitgeven en goedkeuringsworkflows op maat bouwen. Zo voorkom je onnodige of frauduleuze uitgaven.
Daarvoor heb je een geïntegreerde oplossing voor betaalkaarten en uitgavenbeheer nodig.
Wil je inzicht, wendbaarheid én controle over uitgaven? Zorg dan dat jouw platform eenvoudig te integreren is met je bestaande techstack. Denk aan integraties met ERP-, boekhoud- en HR-systemen om uitgavendata te centraliseren, dubbele invoer te voorkomen en fouten te verminderen.
NB: Sommige tools ondersteunen ook custom API-integraties, handig als je specifieke systemen gebruikt.
Wie moet er allemaal met het platform werken? Finance managers, kaartgebruikers, afdelingshoofden... bijna iedereen. Denk dus ook na over hoe je iedereen traint.
Je hebt een systeem nodig met een intuïtieve interface én gebruiksvriendelijke mobiele app. Check G2-reviews van zowel finance- als niet-finance gebruikers.
Realtime budgetten volgen is onmisbaar voor elke snelgroeiende organisatie. Kies een oplossing waarmee je eenvoudig inzicht krijgt in budgetten voor alle entiteiten en uitgavencategorieën.
Denk aan abonnementen, facturen, inkooporders en declaraties, alles moet te volgen zijn in één overzicht.
Meerdere entiteiten beheren via losse systemen leidt snel tot inefficiënties: versnipperde data, dubbele handelingen en gebrekkig overzicht. Van het delen van facturen tot interne verrekeningen – de complexiteit groeit razendsnel.
Kies een oplossing met centrale controle en één bron van waarheid. Zo verminder je handmatig werk en krijg je volledig inzicht, zonder eindeloos heen-en-weer.
Door alle inkoopverzoeken centraal te beheren, krijg je zicht op toekomstige uitgaven en kun je accuraat budgetteren. Slimme procure-to-pay-functionaliteiten helpen bij automatische workflows, matching van facturen met POs en snelle maandafsluitingen.
Met automatisering van crediteurenprocessen worden facturen sneller en foutloos verwerkt. Geavanceerde oplossingen gaan verder – met OCR-technologie, automatische goedkeuringen en minder risico op te late betalingen. Zo houd je controle en tevreden leveranciers.
Zolang er maar een paar medewerkers uitgaven doen, kun je met eenvoudige tools uit de voeten. Maar groeiende bedrijven ontgroeien al snel hun versnipperde systemen.
Je hebt een platform nodig dat met je meegroeit. Meer medewerkers? Nieuwe markten? Meer leveranciers of entiteiten? Dan is schaalbaarheid cruciaal.
Een goed platform helpt je om groeipijnen te beperken – van onboarding tot beleidshandhaving en het stroomlijnen van processen.
Elke organisatie is anders. Maatwerk functionaliteit is dus essentieel.
Kies een oplossing waarmee je zelf goedkeuringsflows kunt opzetten, limieten kunt instellen, gebruikersrollen kunt toewijzen, externe data kunt importeren (zoals vanuit Exact Online), en aangepaste velden kunt gebruiken zoals project-ID of kostenplaats.
Weet zeker dat je gekozen oplossing jouw branche aankan. Bijvoorbeeld als je actief bent in transport en logistiek, kan de tool omgaan met bonnen uit meerdere landen? Of projectmatig werken, met kostencentra en budgetcontroles?
De juiste oplossing verbindt al je financiële processen: realtime uitgaven volgen, meerdere entiteiten beheren, koppelen met je systemen en een soepele gebruikerservaring bieden.
En om je finance écht toekomstbestendig te maken, kies je voor een platform met AI en automatisering. Slimme OCR, workflows op maat, voorspellende inzichten... AI-agents nemen goedkeuringen over, signaleren afwijkingen en voeren taken zelfstandig uit. Minder fouten, snellere beslissingen – en meer ruimte voor strategie.
Zie je door de bomen het bos niet meer? Er zijn talloze tools die allemaal beloven je meer zichtbaarheid, controle en automatisering te geven. Logisch dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
Hier is een kort overzicht van tien populaire platforms, zodat je gemakkelijk kunt vergelijken en ontdekken wat het beste bij jouw organisatie past.
Laten we beginnen met onze eigen oplossing. Payhawk is een alles-in-één platform dat volledig voldoet aan de eisen voor modern uitgavenbeheer. Wereldwijd vertrouwen organisaties op ons voor compleet en schaalbaar uitgavenbeheer.
Javier Gorena, CFO bij Rentals United, zegt:
Ja, andere tools kunnen uitgaven beheren, maar niemand doet het zoals Payhawk. Met andere oplossingen had ik geen zicht op de uitgaven. Payhawk geeft me alle controle en transparantie die ik nodig heb om de juiste beslissingen te nemen.
Ons platform in het kort:
Moss is een Duits fintechplatform dat zich richt op bedrijven die hun uitgaven onder controle willen houden, met name via zakelijke betaalkaarten en slimme workflows.
Expensify combineert uitgaven- en reisbeheer in één oplossing, ideaal voor kleine tot middelgrote bedrijven.
Spendesk is een populair platform voor inkoop en uitgavenbeheer in Europa, met een sterke focus op schaalbare teams.
Tipalti helpt je leveranciers snel onboarden en stroomlijnt workflows voor inkoop en goedkeuring.
Brex biedt realtime zicht op wereldwijde uitgaven en ondersteunt compliance en beleidscontrole.
Pleo biedt slimme betaalkaarten en uitgavenbeheer voor bedrijven van elke omvang, met een intuïtieve interface.
SimpledCard is een Nederlands platform met de focus op transparant en gecontroleerd uitgavenbeheer voor MKB.
BILL biedt een complete oplossing voor uitgavenbeheer en een gratis standalone tool voor kleinere teams.
Rydoo is een Europese oplossing voor uitgavenbeheer, met een focus op eenvoud en snelheid.
Een nieuwe oplossing implementeren kost tijd en moeite. Hier zijn drie tips voor een succesvolle overstap:
Vraag collega’s mee te denken over huidige knelpunten. Zo creëer je draagvlak en vind je sneller een oplossing die voor iedereen werkt.
Zorg dat medewerkers voorbereid zijn op de nieuwe tool. Kies voor een platform met goede ondersteuning, onboarding en een uitgebreide kennisbank.
Een goed platform is nooit 'set it and forget it'. Meet regelmatig of je doelstellingen worden gehaald en blijf je processen optimaliseren.
Martin Reindl, Director of Implementation bij Payhawk, zegt over implementatie en ROI:
Dankzij onze ondersteuning, snelle setup en automatisering behalen klanten al binnen tien maanden rendement op hun investering, veel sneller dan gemiddeld in de sector.
Ontdek hoe Payhawk werkt in een demo op maat. Vraag een demo aan.
Emilia Tzekova is Senior Marketing Manager bij Payhawk en verantwoordelijk voor de groei van verschillende markten binnen de EU. Met meer dan 15 jaar ervaring in technologische diensten en producten beschikt ze over diepgaande expertise in strategische planning en marketingcommunicatie. De dynamiek op het snijvlak van finance en technologie drijft haar om campagnes te ontwikkelen die niet alleen opvallen, maar ook echte impact maken.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
