Zo kies je het juiste platform voor uitgavenbeheer voor je bedrijf

Het beheersen van bedrijfskosten raakt elke afdeling binnen je organisatie. Van leveranciersbeheer en inkoop tot projectrendement en IT – als CFO is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat elke euro bijdraagt aan de bredere bedrijfsdoelstellingen.

Als het aankomt op het beheren van uitgaven en budgetten binnen je organisatie, zeker als er internationale entiteiten meespelen, volstaan spreadsheets niet meer. Maar met zoveel tools op de markt is het lastig om te weten waar je moet beginnen. Ontdek hoe je een stap terug kunt nemen, je echte behoeften bepaalt, en welk platform jou de inzichten geeft die nodig zijn voor betere, strategischere beslissingen.

Het verschil tussen uitgavenbeheer en declaratiebeheer

Vraag je je weleens af waarom je zowel ‘declaratiebeheer’ als ‘uitgavenbeheer’ tegenkomt?

Uitgavenbeheer is het grote geheel. Het omvat alles van het centraliseren van uitgavedata en het analyseren van trends tot inkoop, leveranciersbeheer en controle over alle zakelijke uitgaven.

Declaratiebeheer daarentegen focust alleen op werknemersuitgaven — zoals reizen, maaltijden en vergoedingen. Het is een belangrijk onderdeel van uitgavencontrole en financiële transparantie, maar slechts één stukje van de grotere uitgavenpuzzel.

Tien onmisbare functies van een spend management platform

Slechts 35% van de CFO’s vindt dat hun huidige techstack voldoet. Voordat je dus hals over kop in een nieuwe oplossing duikt, is het slim om te onderzoeken welke functies écht waarde toevoegen aan je organisatie.

1. Real-time tracking en rapportage van uitgaven

Je wilt uitgaven direct kunnen volgen, snel declaraties vergoeden, eenvoudig fysieke of virtuele zakelijke betaalkaarten uitgeven en goedkeuringsworkflows op maat bouwen. Zo voorkom je onnodige of frauduleuze uitgaven.

Daarvoor heb je een geïntegreerde oplossing voor betaalkaarten en uitgavenbeheer nodig.

2. Naadloze integraties met bestaande tools

Wil je inzicht, wendbaarheid én controle over uitgaven? Zorg dan dat jouw platform eenvoudig te integreren is met je bestaande techstack. Denk aan integraties met ERP-, boekhoud- en HR-systemen om uitgavendata te centraliseren, dubbele invoer te voorkomen en fouten te verminderen.

NB: Sommige tools ondersteunen ook custom API-integraties, handig als je specifieke systemen gebruikt.

3. Gebruiksvriendelijkheid voor alle teams

Wie moet er allemaal met het platform werken? Finance managers, kaartgebruikers, afdelingshoofden... bijna iedereen. Denk dus ook na over hoe je iedereen traint.

Je hebt een systeem nodig met een intuïtieve interface én gebruiksvriendelijke mobiele app. Check G2-reviews van zowel finance- als niet-finance gebruikers.

4. Realtime budgettracking

Realtime budgetten volgen is onmisbaar voor elke snelgroeiende organisatie. Kies een oplossing waarmee je eenvoudig inzicht krijgt in budgetten voor alle entiteiten en uitgavencategorieën.

Denk aan abonnementen, facturen, inkooporders en declaraties, alles moet te volgen zijn in één overzicht.

5. Multi-entity beheer

Meerdere entiteiten beheren via losse systemen leidt snel tot inefficiënties: versnipperde data, dubbele handelingen en gebrekkig overzicht. Van het delen van facturen tot interne verrekeningen – de complexiteit groeit razendsnel.

Kies een oplossing met centrale controle en één bron van waarheid. Zo verminder je handmatig werk en krijg je volledig inzicht, zonder eindeloos heen-en-weer.

6. Inkoopfunctionaliteiten

Door alle inkoopverzoeken centraal te beheren, krijg je zicht op toekomstige uitgaven en kun je accuraat budgetteren. Slimme procure-to-pay-functionaliteiten helpen bij automatische workflows, matching van facturen met POs en snelle maandafsluitingen.

7. Automatisering van Accounts Payable

Met automatisering van crediteurenprocessen worden facturen sneller en foutloos verwerkt. Geavanceerde oplossingen gaan verder – met OCR-technologie, automatische goedkeuringen en minder risico op te late betalingen. Zo houd je controle en tevreden leveranciers.

8. Schaalbaarheid en ondersteuning bij groei

Zolang er maar een paar medewerkers uitgaven doen, kun je met eenvoudige tools uit de voeten. Maar groeiende bedrijven ontgroeien al snel hun versnipperde systemen.

Je hebt een platform nodig dat met je meegroeit. Meer medewerkers? Nieuwe markten? Meer leveranciers of entiteiten? Dan is schaalbaarheid cruciaal.

Een goed platform helpt je om groeipijnen te beperken – van onboarding tot beleidshandhaving en het stroomlijnen van processen.

9. Mogelijkheden tot maatwerk

Elke organisatie is anders. Maatwerk functionaliteit is dus essentieel.

Kies een oplossing waarmee je zelf goedkeuringsflows kunt opzetten, limieten kunt instellen, gebruikersrollen kunt toewijzen, externe data kunt importeren (zoals vanuit Exact Online), en aangepaste velden kunt gebruiken zoals project-ID of kostenplaats.

10. Branchegerichte ondersteuning

Weet zeker dat je gekozen oplossing jouw branche aankan. Bijvoorbeeld als je actief bent in transport en logistiek, kan de tool omgaan met bonnen uit meerdere landen? Of projectmatig werken, met kostencentra en budgetcontroles?

De juiste oplossing verbindt al je financiële processen: realtime uitgaven volgen, meerdere entiteiten beheren, koppelen met je systemen en een soepele gebruikerservaring bieden.

En om je finance écht toekomstbestendig te maken, kies je voor een platform met AI en automatisering. Slimme OCR, workflows op maat, voorspellende inzichten... AI-agents nemen goedkeuringen over, signaleren afwijkingen en voeren taken zelfstandig uit. Minder fouten, snellere beslissingen – en meer ruimte voor strategie.

De beste platforms voor uitgavenbeheer

Zie je door de bomen het bos niet meer? Er zijn talloze tools die allemaal beloven je meer zichtbaarheid, controle en automatisering te geven. Logisch dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Hier is een kort overzicht van tien populaire platforms, zodat je gemakkelijk kunt vergelijken en ontdekken wat het beste bij jouw organisatie past.

Payhawk

Laten we beginnen met onze eigen oplossing. Payhawk is een alles-in-één platform dat volledig voldoet aan de eisen voor modern uitgavenbeheer. Wereldwijd vertrouwen organisaties op ons voor compleet en schaalbaar uitgavenbeheer.

Javier Gorena, CFO bij Rentals United, zegt:

Ja, andere tools kunnen uitgaven beheren, maar niemand doet het zoals Payhawk. Met andere oplossingen had ik geen zicht op de uitgaven. Payhawk geeft me alle controle en transparantie die ik nodig heb om de juiste beslissingen te nemen.

Ons platform in het kort:

• Eén platform ter vervanging van meerdere tools: Combineer uitgavenbeheer, crediteurenbeheer, inkoop en zakelijke betaalkaarten op één plek. Minder tools, minder gedoe, meer inzicht.
• Controle vóór de uitgave plaatsvindt: Stel vooraf goedgekeurde budgetten en beleidsregels in. Blokkeer uitgaven die buiten beleid vallen, realtime.
• Automatisering van procure-to-pay: Automatiseer het volledige proces van aanvraag tot betaling met workflows, OCR en realtime reconciliatie.
• AI-gestuurde controle: Gebruik van AI voor het scannen van bonnen, categorisering en het detecteren van duplicaten. Binnenkort ook AI-agents voor inkoop, reisplanning en financiële controle.
• Multi-entiteit beheer: Volledig zicht en grip op al je entiteiten via één dashboard. Eenduidige data, gestroomlijnde intercompany-transacties.
• Diepe integraties met je finance stack: Van ERPs zoals NetSuite en Microsoft Dynamics tot Exact Online en AFAS.
• Realtime budgetcontrole: Geef budgethouders zicht en macht. Stel limieten in per team, project of kostenplaats en blokkeer automatisch uitgaven buiten beleid.

Moss

Moss is een Duits fintechplatform dat zich richt op bedrijven die hun uitgaven onder controle willen houden, met name via zakelijke betaalkaarten en slimme workflows.

• Digitale en fysieke betaalkaarten met limieten per medewerker of team
• Factuurbeheer en bonnenscan via OCR
• Automatische goedkeuringsstromen
• Budgetten per team, project of kostenplaats
• Integraties met boekhoudsystemen zoals DATEV, Xero en andere

Expensify

Expensify combineert uitgaven- en reisbeheer in één oplossing, ideaal voor kleine tot middelgrote bedrijven.

• SmartScan voor automatische bonnenscan
• Massa-facturering
• Reistools binnen het platform
• Persoonlijk financieel beheer voor werknemers
• Integraties met QuickBooks, Xero, Sage en andere

Spendesk

Spendesk is een populair platform voor inkoop en uitgavenbeheer in Europa, met een sterke focus op schaalbare teams.

• Virtuele kaarten voor veilige eenmalige betalingen
• Slimme kaartlimieten en goedkeuringsflows
• Automatisering van crediteurenbeheer
• Gedetailleerde budgetfuncties
• Geen gedoe meer met het najagen van bonnen

Tipalti

Tipalti helpt je leveranciers snel onboarden en stroomlijnt workflows voor inkoop en goedkeuring.

• Self-service leveranciersbeheer
• Snelle internationale betalingen
• Automatisch facturen verwerken en goedkeuren
• Intuïtieve mobiele en web-app
• Multi-entiteit crediteurenbeheer

Brex

Brex biedt realtime zicht op wereldwijde uitgaven en ondersteunt compliance en beleidscontrole.

• Automatische naleving van uitgavenbeleid
• Integratie met Slack en WhatsApp
• AI-assistent voor uitgavenbeheer
• Live budgetbeheer
• Ondersteuning voor continuous close

Pleo

Pleo biedt slimme betaalkaarten en uitgavenbeheer voor bedrijven van elke omvang, met een intuïtieve interface.

• Virtuele en fysieke kaarten met aanpasbare limieten
• Automatische boekhouding en verwerking van bonnetjes
• Goedkeuringsstromen op maat
• Uitgavenrapporten en analyses
• Integraties met boekhoudtools als Xero en e-boekhouden.nl

SimpledCard

SimpledCard is een Nederlands platform met de focus op transparant en gecontroleerd uitgavenbeheer voor MKB.

• Betaalkaarten met instelbare limieten
• Goedkeuringsflows vóór uitgave
• Beheer van declaraties en facturen
• Eenvoudige integratie met accountingsoftware via API of exports
• Geautomatiseerde btw-herkenning en rapportages

BILL Spend & Expense (voorheen Divvy)

BILL biedt een complete oplossing voor uitgavenbeheer en een gratis standalone tool voor kleinere teams.

• Aanpasbare uitgavenlimieten en beleid
• Kredietlijnen voor groei of cashflowbeheer
• Mobiele app voor uitgavenregistratie
• Virtuele kaarten om fraude te voorkomen
• Realtime zicht op alle uitgaven

Rydoo

Rydoo is een Europese oplossing voor uitgavenbeheer, met een focus op eenvoud en snelheid.

• Inzichten in uitgaven vóór, tijdens en na de transactie
• Intuïtieve mobiele app voor declaraties en goedkeuringen
• Realtime rapportage
• Integraties met ERPs en accountingtools
• Internationale ondersteuning en reisuitgavenbeheer

Best practices bij het implementeren van uitgavenbeheer

Een nieuwe oplossing implementeren kost tijd en moeite. Hier zijn drie tips voor een succesvolle overstap:

Betrek je team

Vraag collega’s mee te denken over huidige knelpunten. Zo creëer je draagvlak en vind je sneller een oplossing die voor iedereen werkt.

Investeer in training

Zorg dat medewerkers voorbereid zijn op de nieuwe tool. Kies voor een platform met goede ondersteuning, onboarding en een uitgebreide kennisbank.

Meet je ROI en optimaliseer

Een goed platform is nooit 'set it and forget it'. Meet regelmatig of je doelstellingen worden gehaald en blijf je processen optimaliseren.

Martin Reindl, Director of Implementation bij Payhawk, zegt over implementatie en ROI:

Dankzij onze ondersteuning, snelle setup en automatisering behalen klanten al binnen tien maanden rendement op hun investering, veel sneller dan gemiddeld in de sector.

Ontdek hoe Payhawk werkt in een demo op maat. Vraag een demo aan.