Conduite du changement : bien choisir sa solution de gestion des dépenses

Dans le cadre professionnel, un certain nombre de projets qui échouent partaient pourtant d’une bonne idée. Mais, d’une manière ou d’une autre, quelque part entre le concept et l’exécution, le projet concerné a déraillé. Qu’il s’agisse de modifier en profondeur la structure et les objectifs de votre entreprise ou d’élaborer une stratégie de gestion des flux de trésorerie, ce scénario est susceptible de se répéter.

Et c'est bien souvent le cas lors d'un changement de logiciel de gestion des dépenses. Dans un monde parfait, il suffirait de choisir le bon moment pour la transition (quelques semaines avant la clôture mensuelle ou avant un audit majeur), de former les utilisateurs finaux et de lancer le projet. Mais les choses sont rarement aussi simples. Car, même si les développeurs simplifient les logiciels, l’être humain reste indéniablement complexe… et parfois, rétif au changement.

Identifier les obstacles à la gestion du changement dans la finance

En tant qu’être humain, il est normal et même naturel de craindre le changement. C’est pourquoi il est important de reconnaître l’importance des processus de gestion du changement, qui consistent à mettre en œuvre le changement selon un rythme acceptable pour les personnes concernées.

De manière générale, les êtres humains ne se montrent pas toujours logiques ni rationnels. L’expert américain en gestion du changement Rick Maurer identifie ainsi trois niveaux de résistance en la matière :

1. Je ne comprends pas (manque d’information) ;
2. Je n’aime pas ça (réaction émotionnelle) ;
3. Je ne t’aime pas (réaction relationnelle, envers un manager par exemple).

Tous ces problèmes peuvent être résolus, voire évités, mais chacun d’entre eux nécessite une approche différente.

Impliquer les utilisateurs, de la stratégie de gestion des dépenses jusqu’au processus de gestion des dépenses

Nous allons maintenant nous concentrer sur la dimension de la gestion du changement dans la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de gestion des dépenses (et non sur les tests d’acceptation par les utilisateurs).

Cette dimension sera décomposée en 3 défis différents, selon les 3 niveaux élaborés par Rick Maurer.

Défi n°1 de la gestion du changement : l’incompréhension

En premier lieu, il s’agit de convaincre les collaborateurs de la nécessité du changement. Ceux-ci peuvent en effet manquer de clés de compréhension, ce qui nourrit la défiance. Mettez en avant les points faibles de votre solution actuelle (même s’ils les connaissent déjà probablement !), et expliquez pourquoi l'adoption d’une nouvelle solution est avantageuse.

La présentation d’une analyse de rentabilité claire, d’un exemple de plan de formation et d’un calendrier de mise en œuvre peut contribuer grandement à surmonter les résistances. N’oubliez pas de présenter des explications précises, que chacun peut comprendre, et de répondre aux questions.

Prenons l’exemple de Carolina Einarsson, directrice financière chez Essentia Analytics, qui a analysé la mise en œuvre de Payhawk :

Nous avons choisi Payhawk plutôt que Spendesk parce que nous préférions la flexibilité de cette solution. Nous pouvons mettre en place des flux de travail adaptés et choisir les parties à déléguer aux salariés plutôt qu’à l’équipe finance. Payhawk a clairement conçu la plateforme pour les responsables financiers et leurs équipes les ont soutenus dès le départ.

Pour vous assurer que la transition se passe au mieux, pensez à choisir une solution (comme Payhawk) qui vous soutient à chaque étape de la mise en œuvre grâce à des éléments tels que :

• La formation ;
• Les guides de mise en œuvre ;
• L’assistance 24/7 ;
• Les articles du centre d'aide ;
• Nos Implementation Managers dédiés ;
• Et bien plus encore.

Défi n°2 de la gestion du changement : la réaction émotionnelle

À ce stade, il nous faut aborder l’un des principaux problèmes en matière de gestion du changement : ce qu’il est possible d’en retirer pour les utilisateurs.

Pour éviter de vous heurter à ce conflit, faites participer les utilisateurs finaux au processus de changement, en les amenant à identifier les problèmes et les solutions potentielles dès le départ.

Impliquez sans attendre les personnes concernées par la transition, et assurez-vous que leurs opinions sont entendues, et que votre processus de prise de décision est transparent.

Identifiez les personnes clés dans cette initiative (par exemple : la personne responsable de l’équipe finance), et proposez-leur de les soutenir activement en tant qu’agents du changement.

Ensuite, préparez-vous à être agréablement surpris. En effet, si vous avez choisi le bon produit, la gestion du changement ne sera pas aussi difficile que vous le pensez. Voici l’exemple du géant allemand de l’automobile ATU et de son expérience en matière de transformation numérique, lors de laquelle Payhawk fut implémenté.

Sebastian Jarankowski, CFO chez ATU raconte :

ATU exploite une chaîne de magasins de détail et d’ateliers automobiles, et nos directeurs de succursale ne sont pas nécessairement les plus à l’aise avec les outils financiers. Lorsque nous avons présenté Payhawk pour la première fois, nous nous sommes inquiétés de savoir comment nos collègues allaient se débrouiller avec les nouveaux moyens de paiement numériques, les téléchargements de reçus et le portail - et nous nous sommes demandés si l’adoption du produit impliquerait une longue phase de formation. Mais lorsque nous avons récupéré les cartes à la fin de la première phase de test, nous avons reçu les commentaires suivants : Pourquoi nous retirez-vous nos cartes ? Nous ne voulons pas les rendre !

Défi n°3 de la gestion du changement : la réaction relationnelle

Pour ce type de récalcitrants, le problème est plus profond qu’un simple mécontentement, envers le ou la responsable de la mise en place de la nouvelle solution par exemple. Il s’agit plutôt d’un manque de confiance dans cette personne et ce qu’elle propose. Ainsi, les utilisateurs peuvent résister parce qu'ils ont vu des projets similaires échouer en raison d’erreurs de gestion ou d’un manque d’engagement. S’ils pensent que le projet proposé n'ira pas jusqu’au bout, ils ne fourniront pas les efforts nécessaires pour l’adopter.

Pour parer à cela, il est important de faire connaître tous les bénéfices que l’adoption de la nouvelle solution pourra offrir, que ce soit du côté de l’entreprise ou des collaborateurs. Par exemple, avec Payhawk, les clients peuvent s’attendre à des avantages tels que :

• Un délai de rentabilisation 38 % plus rapide que les concurrents dans la catégorie de la gestion des dépenses ;
• Un retour sur investissement de dix mois (40 % de nos clients y parviennent en six mois seulement).

*Selon les données de G2, c’est dix mois avec Payhawk, contre 13,8 mois pour les autres concurrents.

Faire de la gestion du changement une réalité

Le choix de la bonne solution de gestion des dépenses pour votre entreprise contribuera grandement à résoudre les éventuels problèmes de gestion du changement. D’où l’importance de choisir une plateforme adaptée et intuitive, dont vos collaborateurs pourront retirer tout un ensemble de bénéfices.

Charlotte Huynh, responsable des ressources humaines chez State of Play (Bounce, Flight Club et HiJingo), une entreprise d’hôtellerie basée aux États-Unis et au Royaume-Uni, déclare ainsi :

Lorsque je dois soumettre des dépenses, c’est très facile : il me suffit de télécharger une facture directement sur Payhawk à partir d’un email. Cela prend seulement quelques secondes. J’apprécie Payhawk parce que je trouve cette solution très efficace, facile à utiliser et sûre !

Demandez une démonstration personnalisée de Payhawk dès aujourd’hui et constatez à quel point le changement pourrait être facile (et avantageux) pour votre entreprise.