Verandermanagement: Tips voor het introduceren van uitgavenbeheer software

Op de Nederlandse werkvloer is het niet anders, elk mislukt project met een heel goed idee. Maar op de een of andere manier, ergens tussen het concept en de uitvoering, ontspoort het. Dat geldt voor zowel grote of kleinere veranderingen.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat het upgraden van je uitgavenbeheersoftware op allerlei obstakels kan stuiten. In een perfecte wereld zou het zo eenvoudig zijn om een week te kiezen die niet conflicteert met een maandafsluiting of een grote audit, de eindgebruikers de nodige training te geven en de spreekwoordelijke knop om te zetten. Maar niets is ooit zo eenvoudig, toch?

Want hoe eenvoudig de ontwikkelaars de software ook maken, de mens blijft onmiskenbaar complex.

De barrières voor verandermanagement in de financiële sector identificeren

"Mensen zijn mensen - koolstof en water. Daarom verzetten we ons tegen verandering," zegt David A. Shore van de Harvard Business School. "Het is belangrijk om te erkennen dat het managen van verandering inhoudt dat je mensen alleen van streek maakt in een mate die ze kunnen verdragen."

Wat betreft wat mensen motiveert, staat logica vrij laag op de lijst. Er wordt gezegd: "Er zijn geen redenen, alleen rationalisaties." Hoe je ze ook wilt noemen, goeroe voor verandermanagement Rick Maurer identificeert drie niveaus van weerstand tegen verandering:

1. "Ik snap het niet."
2. "Ik vind het niet leuk."
3. "Ik mag jou niet."

Dit zijn allemaal oplosbare - ja, vermijdbare - problemen, maar ze vereisen allemaal een andere aanpak.

Betrek gebruikers vanaf de strategie tot het proces

We gaan ons nu richten op de dimensie van verandermanagement bij het implementeren van nieuwe software voor uitgavenbeheer (niet het testen van de gebruikersacceptatie). Laten we dit uitsplitsen volgens de niveaus van Maurer.

Veranderingsmanagement uitdaging 1: "Ik snap het niet".

Het begint allemaal met mensen ervan te overtuigen dat er iets moet gebeuren. Leg uit wat de pijnpunten zijn (als het om uitgavenbeheer gaat, zijn ze waarschijnlijk maar al te bekend) en waarom een nieuwe oplossing de beste oplossing is.

Het delen van een duidelijke business case, een voorbeeldtrainingsplan en een duidelijk implementatieschema kan veel helpen om eventuele bezwaren weg te nemen. Maar vergeet niet om het ook uit te leggen op een manier die mensen kunnen begrijpen.

Neem bijvoorbeeld Carolina Einarsson, Finance Director bij het in de VS en het VK gevestigde Essentia Analytics over de implementatie van Payhawk:

We verkozen Payhawk boven Spendesk omdat we de flexibiliteit van de oplossing verkozen. We kunnen de juiste workflows instellen en kiezen welke onderdelen we delegeren aan medewerkers versus het financiële team. Payhawk heeft het platform duidelijk gebouwd voor financiële leiders en hun team heeft ons vanaf het begin ondersteund.

Kies bovendien voor een oplossing (zoals Payhawk) die je bij elke stap van de implementatie ondersteunt met zaken zoals de volgende, die het onmogelijk maken om "niet te snappen":

• Training
• Implementatie gidsen
• 24/7 ondersteuning
• Helpdesk artikelen
• Toegewijde implementatiemanagers
• En meer

Veranderingsbeheer uitdaging 2: "Ik vind het niet leuk".

Op dit punt moeten we een van de grootste problemen aanpakken: "Wat heb ik eraan?"

Om te voorkomen dat je in dit conflict verzeild raakt, moet je eindgebruikers bij het proces betrekken door ze van tevoren problemen en mogelijke oplossingen te laten identificeren.

CQ Net adviseert: "Betrek mensen die betrokken zijn bij uw veranderingsinitiatief er vanaf het begin bij. Zorg ervoor dat hun mening wordt gehoord en dat uw besluitvormingsproces transparant en eerlijk is. Identificeer sleutelfiguren die je veranderingsinspanningen ondersteunen en vraag hen of ze je initiatief actief willen ondersteunen als change agents."

En wees bereid om aangenaam verrast te worden. Als je het juiste product hebt gekozen, zal het verandermanagement lang niet zo uitdagend zijn als je vreest. Neem de Duitse autogigant ATU en zijn ervaring met digitale transformatie en de overstap naar Payhawk.

Sebastian Jarankowski CFO bij ATU vertelt:

ATU heeft een keten van autozaken en garages, en onze filiaalmanagers zijn niet per se het meest bekend met financiële hulpmiddelen. Toen we Payhawk voor het eerst introduceerden, vroegen we ons af hoe onze collega's om zouden gaan met de nieuwe digitale betaalmiddelen, het uploaden van kassabonnen en de portal. Maar toen we de kaarten aan het einde van de eerste testfase ophaalden, kregen we de beste feedback: "Waarom nemen jullie onze kaarten mee? We willen ze niet teruggeven!"

Uitdaging 3 voor veranderingsmanagement: "Ik mag je niet".

Voor de neezeggers op niveau 3 gaat het er niet echt om dat ze iemand niet mogen; het gaat er meer om dat ze de persoon die de nieuwe oplossing voorstelt (of hun leiderschap) niet volledig vertrouwen. Mensen kunnen zich verzetten omdat ze soortgelijke projecten hebben zien mislukken door fouten van het management of een gebrek aan betrokkenheid. Als ze denken dat het voorgestelde project het niet gaat halen, zullen ze niet de moeite doen die nodig is om het te laten slagen.

Hier is het belangrijk om gegevens te delen over je verwachtingen voor de nieuwe oplossing op lange termijn om je bedrijf (en zijn werknemers) te helpen. Bijvoorbeeld:

Met Payhawk kunnen klanten verwachten:

• 38% snellere time to value dan concurrenten in de categorie G2 Expense Management
• Een ROI of terugverdientijd van tien maanden (waarbij 40% van onze klanten dit in slechts zes maanden bereikt).

Volgens gegevens van G2 is het bij ons tien maanden tegen 13,8 maanden bij andere concurrenten.

Veranderingsmanagement realiseren

Zoals hierboven vermeld, is het kiezen van de juiste oplossing voor uitgavenbeheer voor je organisatie van groot belang om eventuele problemen met verandermanagement op te lossen. Dus doe je huiswerk en zorg ervoor dat je een platform kiest waar je werknemers blij mee zullen zijn.

Charlotte Huynh, hoofd personeelszaken bij de Amerikaanse en Britse horecaonderneming State of Play (Bounce, Flight Club en HiJingo) zegt:

Als ik onkosten moet indienen, is dat heel gemakkelijk omdat je een factuur vanuit je e-mail rechtstreeks naar Payhawk kunt downloaden. Het duurt letterlijk een paar seconden. Ik houd van Payhawk omdat ik het heel efficiënt, gebruiksvriendelijk en veilig vind!

Boek vandaag nog een persoonlijke Payhawk demo om te zien hoe makkelijk (en waardevol) de verandering voor je bedrijf kan zijn.