Comment convaincre votre DAF d’investir dans une nouvelle solution de gestion des dépenses

Malgré son expertise comptable, la personne chargée de proposer un nouveau système de gestion des dépenses n’est pas toujours capable de mettre en avant les coûts cachés d’un logiciel financier obsolète devant l’équipe de direction. Même si la nécessité de changer de logiciel peut sembler parfaitement évidente à ses yeux, la direction a généralement d’autres sujets urgents à traiter et peut ne pas se rendre compte de l’intérêt d’un tel changement, notamment si elle ne dispose pas d’une analyse de rentabilité fiable ni d’une estimation précise du retour sur investissement (ROI).

Afin d’élaborer une analyse de rentabilité robuste en faveur de la mise à niveau de votre système de gestion des dépenses, il est important de suivre trois étapes clés :

1. Additionnez l’ensemble des frais relatifs à votre ou vos système(s) de gestion des dépenses actuel(s) ;
2. Évaluez les bénéfices d’un nouveau système de gestion des dépenses pour votre entreprise ;
3. Calculez les avantages financiers que vous apporterait ce nouveau système de gestion des dépenses.

Étape 1 : Estimez le coût total de votre système de gestion des dépenses actuel

Commençons par le plus évident : combien vous coûte votre logiciel actuel ? Afin de répondre à cette question, il vous faudra d’abord rassembler des informations concernant les frais liés à votre système de gestion des dépenses.

Coûts logiciels : abonnements directs et licences utilisateurs

En principe, il vous suffit de saisir les coûts liés aux abonnements et aux comptes utilisateurs de l’année écoulée dans un tableur Excel et d’en faire la somme.

Cependant, ces calculs doivent être accompagnés d’un calendrier prévisionnel. Vos dépenses pour l’année à venir seront-elles les mêmes avec vos fournisseurs actuels, ou des augmentations tarifaires contractuelles sont-elles prévues ? Il est important de garder à l’esprit que les prix des logiciels peuvent être revus à la hausse, en raison d’augmentations contractuelles, de mises à niveau planifiées, ou encore d’une hausse du nombre d’utilisateurs. Assurez-vous de représenter ces augmentations dans un modèle longitudinal si possible.

Notre conseil : La périodicité des modèles d’analyse de rentabilité est généralement de cinq ans, même si certains s’étendent sur trois ans. Limitez-vous aux dépenses de trésorerie lorsque vous présentez votre analyse de rentabilité et évitez de vous étendre sur la dépréciation et l’amortissement. Par ailleurs, nous vous conseillons de préciser que celle-ci ne tient pas compte de l’inflation, des taux d’intérêt ou des fluctuations monétaires.

Prenez également en compte le nombre de logiciels comptables et financiers différents auxquels votre entreprise a besoin de souscrire dans votre configuration actuelle. Une solution de gestion des dépenses tout-en-un peut souvent se révéler plus rentable !

Coût du travail : n’oubliez pas les utilisateurs du logiciel !

Le coût du travail est étroitement lié au système de gestion des dépenses de l’entreprise pour deux raisons :

Premièrement :

Demandez-vous combien vous coûtent vos solutions logicielles actuelles par poste ou par plateforme. Sont-elles rentables à grande échelle ? L’ajout de nouvelles licences utilisateurs ou les paiements par transaction pourraient se révéler de moins en moins soutenables à mesure que votre entreprise se développe.

Deuxièmement :

Le travail humain coûte cher ! Si votre configuration actuelle nécessite de multiplier les employés et les partenaires pour effectuer des tâches manuelles, , cela signifie que votre solution n’est pas très rentable. Il se peut que ces personnes vous coûtent de l’argent (y compris pour financer les postes de travail, etc.) en s’adonnant à des tâches qui pourraient être automatisées, ce qui leur permettrait de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Déterminez le montant des économies potentielles, sans pour autant vous perdre dans les détails : choisissez un chiffre que vous serez en mesure de défendre facilement et intégrez-le dans vos calculs.

Selon Nick Millard, VP Finance chez GDS Group :

Depuis que nous avons adopté Payhawk, nous bénéficions d’avantages considérables. Nous avions un collaborateur dont le travail à plein temps consistait à collecter les reçus, à encoder les relevés de cartes de crédit sur le compte de résultat et à gérer toutes les dépenses et cartes de crédit. Payhawk nous permet d’être bien plus tournés vers l’avenir. Le rôle de celui qui passait tout son temps à courir après les justificatifs est désormais totalement différent. Il peut faire preuve de proactivité, assurer le suivi des coûts et dispose d’une meilleure visibilité sur les dépenses en temps réel.

Étape 2 : Évaluez les bénéfices d’une nouvelle solution de gestion des dépenses

Une fois que vous avez sélectionné votre fournisseur favori et que vous avez rassemblé toutes les informations relatives à vos dépenses actuelles, il est désormais temps d’évaluer plus précisément ce que la solution que vous avez choisie peut vous apporter.

Nous avons effectué une mise en concurrence approfondie afin de sélectionner la solution la plus adaptée à la gestion de nos dépenses. Nous avions besoin d’une solution complète capable de fonctionner dans plusieurs lieux, juridictions et devises, tout en créant de la valeur pour notre entreprise et nos processus financiers. […] Nous avons choisi la solution Payhawk, car celle-ci s’intègre parfaitement à nos autres outils logiciels, notamment notre ERP, nos solutions de réservations pour les déplacements professionnels, nos banques, etc. Par ailleurs, les technologies intégrées, comme l’OCR, nous permettent de réduire le temps que nous passons à saisir et à traiter de vastes quantités de données, explique Krasimir Angelov, Responsable Administratif et Financier (RAF) Europe et Directeur Général (DG) de la Bulgarie chez FFW.

Notre conseil : ne partez pas du principe que vous allez économiser des sommes considérables à la minute où votre nouveau système de gestion des dépenses sera déployé ! Échelonnez les économies sur une période donnée en vous appuyant sur des prévisions réalistes.

Comment savoir si la solution de gestion des dépenses choisie est moins coûteuse ?

Votre nouvelle solution est-elle moins coûteuse par utilisateur ou par transaction et, le cas échéant, dans quelle proportion ? Est-elle plus simple à utiliser ? Si c’est le cas, il est possible que vous n’ayez pas besoin d’ajouter autant de licences utilisateurs que prévu.

David Watson, Contrôleur Financier du groupe State of Play Hospitality, décrit l’importance de la ventilation des coûts lorsqu’il s’agit de choisir une solution capable de prendre en charge l’évolution de son entreprise.

Notre groupe est composé de six entités, mais nous avons besoin d’une plateforme qui nous permette d’effectuer nos paiements à mesure que nous nous développons. C’est ce qui nous a convaincus de choisir Payhawk. Nous payons par plateforme plutôt que par transaction, c’est un élément essentiel pour nous dans l’événementiel.

Comment savoir si la solution choisie permet de réduire les tâches manuelles ?

Réduire les tâches manuelles, c’est aussi réaliser des économies considérables et permettre à vos collaborateurs de consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avec une solution de gestion des dépenses efficace, vous serez en mesure derationaliser vos processus financiers, de manière à permettre à votre équipe finance d’offrir un accompagnement qui s’étend au-delà de leurs missions traditionnelles de contrôle.

C’est le cas pour Carolina Einarsson, CFO de la Fintech Essentia Analytics :

[…] Nous avons même pu allouer des ressources supplémentaires aux équipes qui participent à la croissance de l’entreprise ; l’un des membres de notre équipe Finance, qui occupe désormais le poste de SDR, passe désormais 50 % de son temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pensez donc à intégrer ces autres avantages à votre analyse de rentabilité, notamment vous choisissez un logiciel qui favorise une automatisation fluide ou s’il s’accompagne de cartes d’entreprise qui permettent d’optimiser les processus en éliminant l’étape de validation.

Autre élément important à porter à l’attention de votre directeur financier : l’opportunité de rationaliser les processus pour les dépenses ponctuelles afin de réduire le temps de gestion.

Louis Gossieau, responsable du marketing acheteur chez Mercell Nederland, en témoigne :

Nous utilisons principalement Payhawk pour nos services de publicité en ligne et pour régler d’autres dépenses marketing ponctuelles. En tant que spécialiste du marketing, nous avons souvent besoin de commander des impressions, de tester une petite application ou de mettre à niveau l’un de nos services. Désormais, au lieu de devoir contacter notre équipe Finance pour obtenir un code de vérification ou les détails d’un paiement, je peux utiliser la carte de débit Payhawk dans mon portefeuille Apple pour n’importe quel achat. Par la suite, je n’ai plus qu’à télécharger les factures dans l’application ou les transférer dans la boîte de réception dédiée aux justificatifs pour les comparer automatiquement. C’est un véritable jeu d’enfant !

Quels bénéfices directs mettre en avant ?

En définitive, changer de système de gestion des dépenses ne se limite pas simplement à faire des économies sur le prix du logiciel. Pour les entreprises qui se développent et se transforment rapidement, le tarif a son importance, mais cela ne fait pas tout. En effet, un changement de solution pourrait se révéler contre-productif si celle-ci ne présente aucun autre avantage que celui de faire des économies.

La solution que vous allez choisir doit d’abord pouvoir vous aider à automatiser les workloads afin de favoriser un traitement des transactions plus rapide et plus précis. Cela vous permettra non seulement d’éviter d’effectuer plusieurs fois une même tâche, mais également de payer des factures douteuses ou de régler des créances légitimes deux fois.

Aussi, grâce à un meilleur contrôle des cartes de paiement et/ou des bons de commande, ainsi que des workflows de validation des factures, votre entreprise sera mieux à même de maîtriser ses flux de trésorerie. Ainsi, vous ferez diminuer votre coût en capital, tout en assurant le respect des politiques de conformité.

Étape 3 : Calculez les avantages financiers d’une nouvelle solution de gestion des dépenses

Nous allons à présent laisser de côté le jargon de la comptabilité pour celui de la finance.

Les concepts de « valeur actuelle nette » (VAN), de taux de rendement interne (TRI) et de délai de rentabilité vous sont sûrement familiers. Ils permettent aux responsables financiers (RAF) d’évaluer la valeur relative des projets des différents services et branches d’activités. La VAN permet aux RAF de connaître le montant exact à déposer à la banque afin de tirer des bénéfices concrets d’un projet. Le TRI calcule le taux d’intérêt que la banque devrait appliquer afin de jouir des mêmes avantages. Enfin, le délai de rentabilité indique la durée nécessaire pour atteindre le seuil de rentabilité du projet.

Notre conseil : Tous ces éléments sont faciles à calculer. Pour cela, il suffit d’utiliser les fonctions VAN et TRI de Microsoft Excel, n’hésitez pas à vous aider de ressources facilement accessibles, comme cet article de Compta-Online. Pour mesurer la VAN, vous aurez besoin d’un « taux d’actualisation » qui correspond approximativement au coût de l’investissement – nous vous recommandons de vous renseigner directement auprès de la direction de votre entreprise.

Le délai de rentabilité pour les clients est un critère essentiel à prendre en compte, en particulier lors de l’évaluation d’une nouvelle solution de gestion des dépenses. Chez Payhawk, nos données concernant les clients G2 montrent que la solution offre :

• Un délai de rentabilité 38 % plus court que celui des concurrents (qui affichent une durée moyenne de 13,8 mois contre 10 mois pour Payhawk) selon G2.
• Un ROI moyen de 10 mois (alors que 40 % de nos clients obtiennent un ROI en moins de six mois) *.

*Les statistiques ci-dessus ont été obtenues en calculant le temps moyen de ROI de tous nos concurrents via le logiciel d’analyse G2 Crowd. Pour consulter le tableau comparatif sur lequel nous nous sommes appuyés pour obtenir ces données, rendez-vous sur la page Competitive Comparison Stats.

Au-delà des chiffres destinés à la direction, nous vous conseillons de présenter également des évaluations de la solution conduites par des pairs. Cela vous permettra d’étoffer votre argumentaire et de mieux démontrer aux dirigeants que d’autres entreprises du secteur se reposent d’ores et déjà sur la solution que vous avez choisie pour se développer et gagner en compétitivité.

N’attendez plus, faites la transition !

En résumé, pour construire un argumentaire robuste et convaincant, il suffit de suivre les trois étapes suivantes : estimer les coûts actuels, évaluer les bénéfices potentiels et calculer les avantages globaux. En tenant compte des gains financiers et opérationnels, vous apporterez un changement bénéfique aux pratiques de gestion des dépenses de votre entreprise.

Prêt à passer à l’étape suivante ? Programmez dès maintenant une démo avec nos experts et laissez-nous vous aider à transformer votre gestion des dépenses !