Beheersystemen voor uitgaven: Hoe krijg je een CFO overtuigd?

Ze mogen dan wel boekhoudkundige experts zijn, maar de persoon die verantwoordelijk is voor het vinden van een nieuw onkosten beheersysteem weet niet altijd hoe hij de verborgen kosten van verouderde financiële software moet uitleggen aan leidinggevenden. De noodzaak om van software te veranderen kan overduidelijk zijn, maar de C-suite heeft andere dingen te doen en ziet misschien niet het nut in van het veranderen van oplossing(en) zonder een solide business case en goede ROI-schattingen.

Het opbouwen van een business case voor het upgraden van jouw uitgaven beheersysteem komt neer op drie belangrijke stappen:

1. Bereken hoeveel je betaalt voor jouw huidige uitgaven beheersysteem (-systemen).
2. Maak een inschatting van de voordelen van het nieuwe uitgaven beheersysteem van jouw bedrijf.
3. Bereken de financiële voordelen van jouw nieuwe uitgaven beheersysteem.

Op zoek naar meer dan drie stappen? Er zijn genoeg uitgebreide templates online te vinden als je een overtuigende business case wilt maken. De vacaturewebsite Indeed, bijvoorbeeld en de project management software ontwikkelaar Planio is ook een mooi voorbeeld.

Stap 1: Bereken hoeveel je betaalt voor jouw huidige uitgaven beheersysteem (-systemen).

Laten we beginnen met het voor de hand liggende: jouw huidige softwarekosten. Begin met het verzamelen van gegevens over de kosten van je huidige uitgaven beheersysteem.

Software kosten: Directe abonnementen en licenties

Je kunt de abonnementen en licenties van vorig jaar in een Excel-tabblad noteren en de totale kosten onderaan optellen. Maar wanneer je deze berekent, moet je een toekomstgerichte tijdlijn presenteren. Zal het huidige jaar met je huidige leverancier(s) hetzelfde kosten, of moet je rekening houden met contract prijsverhogingen? Softwareprijzen kunnen stijgen als gevolg van contractueel bepaalde uplifts, geplande upgrades, een toename in het aantal seats of een andere reden. Zorg ervoor dat je deze stijgingen indien mogelijk modelleert in een longitudinaal model.

Pro tip: Business case modellen hebben meestal een looptijd van vijf jaar, maar sommige kiezen voor drie jaar. Houd het bij contante kosten als je jouw business case maakt en vermijd gedetailleerde discussies over afschrijvingen en aflossingen. Maak bovendien duidelijk dat jouw analyse geen rekening houdt met inflatie, rentepercentages of wisselkoersveranderingen.

Bedenk ook hoeveel verschillende boekhoud- en financiële softwarepakketten jouw organisatie moet betalen met jullie huidige opstelling. De aanschaf van een all-in-one oplossing voor uitgavenbeheer is vaak kosteneffectiever.

Arbeidskosten: Vergeet de kosten niet van de mensen die de software gebruiken

Arbeidskosten zijn op twee manieren verbonden met jouw uitgaven beheersysteem.

Ten eerste:
Hoeveel kost(ten) jouw softwareoplossing(en) je momenteel per seat of per platform? En blijft het kosteneffectief als je gaat uitbreiden? Het toevoegen van nieuwe seats of het betalen voor transacties kan onhoudbaarder worden naarmate je bedrijf groter wordt.

Nummer twee:
De werkelijke menselijke arbeidskosten. Als jouw huidige opstelling inhoudt dat je jouw werknemers en collega's betaalt om handmatige processen te doorlopen en meerdere controles en handmatig werk te voltooien, dan krijg je geen waar voor jouw geld. Het kan zijn dat je mensen betaalt (inclusief het financieren van werkstations, etc.) voor taken die geautomatiseerd kunnen worden en ze weghoudt van waardevoller, belangrijker werk.

Probeer je vinger te leggen op de contante compensatie hiervoor, kies een verdedigbaar getal en voeg dat toe.

Neem bijvoorbeeld Nick Millard, VP Finance GDS Group:

Sinds we Payhawk hebben geïmplementeerd, zijn de voordelen enorm. Vóór Payhawk was het fulltime werk van één persoon om bonnetjes na te trekken, creditcardafschriften te coderen voor de P&L en kosten en creditcards te beheren... Met Payhawk kunnen we veel meer naar voren kijken. De persoon die vroeger fulltime achter bonnetjes aan zat, heeft nu een heel andere rol. Ze kunnen proactief zijn, kosten bijhouden en zicht krijgen op uitgaven op het moment dat ze gebeuren.

Stap 2: Maak een inschatting van de voordelen van het nieuwe uitgaven beheersysteem van jouw bedrijf.

Ervan uitgaande dat je de leverancier van jouw voorkeur hebt gekozen en alle details hebt verzameld over wat je op dit moment betaalt, is het tijd om uit te zoeken hoeveel jouw gekozen oplossing jullie precies kan opleveren.

Krasimir Angelov, European Finance Manager & Managing Director bij digital agency FFW, beschrijft hoe dit proces er voor hen uitzag.

We hebben verschillende onkostenbeheeroplossingen geëvalueerd. Voor ons was het belangrijk om een allround oplossing te hebben die voor meerdere locaties, rechtsgebieden en valuta's kon werken en waarde zou toevoegen aan onze organisatie en financiële processen... We kozen voor Payhawk omdat het integreert met onze andere softwaretools, waaronder ons (ERP) boekhoudsysteem, reisboekingsoplossing, en banken. Dankzij de ingebouwde technologieën zoals OCR kunnen we de tijd die we besteden aan het verwerken en invoeren van gegevens enorm verkorten.

Pro tip: Ga er niet van uit dat je alle besparingen zult realiseren op het moment dat je een nieuw uitgavenbeheersysteem implementeert. Voer de besparingen in de loop van de tijd in op basis van realistische projecties.

Is de nieuwe oplossing voor uitgavenbeheer goedkoper?

Is het nieuwe pakket goedkoper per seat of transactie, en zo ja, met welk percentage? En/of is het gemakkelijker om mee te werken? Als dat zo is, hoef je misschien niet zoveel extra seats toe te voegen als je voor de huidige staat had gepland

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play Hospitality, beschrijft het belang van kosten uitsplitsingen bij het kiezen van een oplossing die hun schaalbaarheid ondersteunt.

We zijn momenteel een groep met zes entiteiten, maar naarmate we uitbreiden, zal de behoefte om per platform te betalen alleen maar toenemen. Dat is wat Payhawk echt aan ons heeft verkocht. Wij betalen per platform in plaats van per transactie, wat voor ons als hospitalitybedrijf van vitaal belang is.

Vereist de nieuwe software minder handmatig werk?

Als jouw nieuwe software minder werk vereist, kan dit betekenen dat je minder hoeft te betalen voor minder licenties of dat je een deel van jouw manuren kunt besteden aan andere belangrijke taken.

De nieuwe software kan het beheer stroomlijnen, zelfs tot het punt waarop je financiële team ondersteuning kan gaan bieden buiten de traditionele taken van de financiële controller.

Carolina Einarsson, Finance Director bij het Britse/US behavioral analytics bedrijf Essentia Analytics, legt uit hoe dit er voor hen uitziet sinds ze op ons zijn overgestapt.

De tijdsbesparing met Payhawk is een grote verandering; we hebben zelfs middelen kunnen toewijzen aan teams die de inkomsten beïnvloeden - we hebben nu een financiële medewerker die 50% van haar tijd besteedt aan ondersteuning als SDR.

Of jouw nieuwe software nu naadloze automatisering mogelijk maakt of zakelijke betaalkaarten biedt die processen stroomlijnen door goedkeuringen te elimineren, je moet deze voordelen vastleggen in jouw business case.

Als de doelstraat betaling van onregelmatige uitgaven zou routen, waardoor het management minder tijd nodig zou hebben, is dat ook een belangrijk punt om de CFO te vertellen.

Louis Gossieau, Hoofd Buyer Marketing bij Mercell Nederland, zegt:

Wij gebruiken Payhawk voor onze online advertentiediensten en andere onregelmatige marketinguitgaven. Als marketeer wil je vaak drukwerk bestellen, een kleine app uitproberen of een dienst upgraden. Nu hoef ik niet meer naar finance te bellen voor een verificatiecode of betalingsgegevens, maar kan ik de Payhawk betaalkaart in mijn Apple Wallet gebruiken om een aankoop te doen. Later upload ik de facturen in de app of stuur ik ze door naar de bonnetjesmailbox voor automatische matching. Het werkt als een zonnetje!

Directe voordelen: Onthoud waarom je die nieuwe software überhaupt wilt hebben

Uiteindelijk doe je dit niet alleen om geld te besparen. Voor snelgroeiende, schaalbare bedrijven is de prijs belangrijk, maar dat is niet alles. Als er geen verdere voordelen zijn buiten de "besparingen", dan is het misschien niet de moeite waard om van oplossing(en) te veranderen.

Het zou de werklast moeten automatiseren, waardoor transactieverwerking sneller en nauwkeuriger wordt. Dit betekent niet alleen minder werk - wat wordt meegenomen in de arbeidsbesparing maar ook een barrière tegen het betalen van dubieuze facturen of het dubbel betalen van legitieme facturen.

En doordat je meer controle krijgt over de cashflow van jouw bedrijf via smartcardcontroles en/of onze inkooporderfuncties en workflows voor factuurgoedkeuring, zouden jouw kapitaalkosten moeten dalen terwijl jouw beleidsnaleving toeneemt.

Stap 3: Bereken de voordelen van jouw nieuwe uitgaven beheersysteem

Hier veranderen we boekhoudkundige taal in financiële taal.

Je kent waarschijnlijk wel de concepten van netto contante waarde (NPV), intern rendement (IRR) en terugverdientijd. Zo wegen financiële managers de relatieve waarde van projecten over afdelingen en bedrijfsonderdelen heen. NCW vertelt hen hoeveel geld ze vandaag op de bank zouden moeten zetten om de voordelen van jouw project te realiseren. De IRR vertelt hen hoe hoog het rentepercentage zou moeten zijn dat de bank zou moeten opleveren om diezelfde voordelen te realiseren. En de terugverdientijd is de tijd die nodig is om het project kostendekkend te maken.

*Pro tip: Deze zijn eenvoudig te berekenen. Gebruik de functies NPV en IRR van Microsoft Excel en volg vervolgens de eenvoudige handleiding van Investopedia voor het berekenen van de terugverdientijd. Om de NCW te berekenen, heb je een "disconteringsvoet" nodig om jouw kapitaalkosten te benaderen; vraag jouw directie naar dit percentage.

Vooral bij het onderzoeken van een nieuwe oplossing voor uitgavenbeheer loont het om na te gaan hoe lang het normaal gesproken duurt voordat klanten break-even draaien. Bij Payhawk laten onze G2-klantgegevens het volgende zien:

• 38% snellere time to value dan concurrenten in de G2 Expense Management categorie (tien maanden voor Payhawk, vergeleken met 13,8 maanden gemiddeld voor andere concurrenten)*
• Gemiddelde ROI van tien maanden (waarbij 40% van onze klanten ROI behaalt in minder dan zes maanden)*.

De bovenstaande statistieken zijn berekend door de gemiddelde Time To Value te berekenen van alle concurrenten op G2 Crowd. Voor een vergelijking van de concurrenten kunt u terecht op de pagina Competitive Comparison Stats page.

Afgezien van de cijfers voor de C-suite, moet je ook zorgen voor een paar beoordelingen door collega's om toe te voegen aan jouw business case, om aan te tonen hoe jouw voorkeursoplossing andere industrie namen al helpt om te groeien en concurrerend te blijven.

Van jouw nieuwe uitgaven beheersysteem een realiteit maken

In een notendop komt het opstellen van een overtuigende business case voor het upgraden van jouw uitgaven beheersysteem neer op drie eenvoudige stappen: het evalueren van de huidige kosten, het onderzoeken van de potentiële voordelen en het berekenen van de totale voordelen. Door zowel de financiële als de operationele voordelen in overweging te nemen, kun je een positieve verandering teweegbrengen in de manier waarop jouw organisatie uitgaven beheert.

Klaar voor de volgende stap? Boek vandaag nog een demo en laat ons jou helpen jouw uitgaven beheersysteem te transformeren.