Sistemas de gestión del gasto: cómo conseguir que el CFO apueste por ellos

Aunque sea experta en contabilidad, la persona encargada de encontrar un nuevo sistema de gestión de gastos no siempre sabe cómo explicar a los ejecutivos los costes ocultos de un software financiero obsoleto. La necesidad de cambiar el software puede estar muy clara, pero los directivos tienen otras prioridades urgentes y puede que no vean el valor de adoptar una nueva solución sin una caso práctico bien fundamentado y buenas estimaciones del ROI.

Para preparar un caso de negocio o business case bien fundamentado a favor de actualizar tu sistema de gestión de gastos basta con seguir tres pasos clave:

• Suma cuánto pagas actualmente por tu sistema (o sistemas) de gestión de gastos
• Haz una estimación del beneficio que obtendrá tu empresa con tu nuevo sistema preferido de gestión de gastos
• Calcula los beneficios económicos del nuevo sistema de gestión de gastos

¿Te parecen poco tres pasos? Si quieres presentar un caso de éxito o business case convincente, haciendo una simple búsqueda en internet encontrarás un montón de plantillas detalladas y completas que seguro que te serán de ayuda.

Paso 1: Suma cuánto pagas actualmente por tu sistema (o sistemas) de gestión de gastos

Empecemos por lo obvio: los costes de tu software actual. Empieza por recopilar datos sobre cuánto estás gastando en tu sistema de gestión de gastos actual.

Costes de software: suscripciones directas y licencias (lo más fácil de recopilar).

Deberías poder simplemente introducir las suscripciones y licencias del año pasado en una pestaña de Excel, en la que se sumen los costes totales en la parte inferior. Sin embargo, cuando hagas estos cálculos, es necesario que diseñes una línea de tiempo prospectiva. ¿El coste del año en curso con tus proveedores actuales será igual, o tendrás que incluir alguna subida en los precios del contrato? Los precios del software pueden subir debido a aumentos especificados contractualmente, actualizaciones planificadas, un incremento del número de usuarios o cualquier otra razón. Si es posible, proyecta esos aumentos en un modelo longitudinal.

Consejo profesional: Por lo general, los modelos de casos de éxito cubren un periodo de cinco años, aunque hay quienes prefieren prepararlos por un lapso de tres. Al presentar tu caso, enfócate en los costes en efectivo y evita entrar en detalles sobre depreciación y amortización. Además, deja claro que tu análisis no incluye factores como la inflación, los tipos de interés o los cambios de divisas.

Asimismo, ten en cuenta para cuántos paquetes de software de contabilidad y finanzas diferentes necesita adquirir licencias tu organización con la configuración actual. Adquirir una solución de gestión de gastos todo en uno suele ser más rentable.

Costes de mano de obra: recuerda incluir el coste de las personas que utilizan el software

Los costes de mano de obra están relacionados con tu sistema de administración de gastos de dos maneras:

1. ¿Cuánto te cuestan actualmente tus soluciones de software por usuario o por plataforma? ¿Seguirá siendo rentable conforme escalas? Añadir usuarios o pagar por transacciones puede ser cada vez menos viable a medida que tu empresa crece.
2. Los costes reales de mano de obra. Si tu configuración actual implica pagar a empleados y colaboradores para llevar a cabo procesos manuales y efectuar varias comprobaciones y trabajos manuales, no estás obteniendo una buena relación calidad-precio. Puede que estés pagando a personas (incluso financiando sus puestos de trabajo, etc.) por tareas que podrían automatizarse y apartándolas de trabajos más valiosos e importantes.

Trata de estimar la compensación en efectivo por ello, pero no te compliques demasiado; elige una cifra defendible y añádela.

Nick Millard, Vicepresidente de Finanzas de GDS Group, nos cuenta su experiencia con Payhawk:

Desde que implementamos Payhawk, los beneficios han sido enormes. Antes, una persona se dedicaba a tiempo completo a recopilar recibos, codificar los extractos de las tarjetas de crédito en la cuenta de resultados y gestionar los costes y las tarjetas de crédito. Payhawk nos permite ser mucho más directos. La persona que antes se encargaba de recopilar recibos a tiempo completo ahora tiene un papel totalmente distinto. Puede ser proactiva, realizar un seguimiento de los costes y obtener visibilidad de los gastos a medida que se producen.

Paso 2: Haz una estimación del beneficio que obtendrá tu empresa con tu nuevo sistema preferido de gestión de gastos

Suponiendo que hayas elegido tu proveedor preferido y reunido todos los detalles sobre lo que estás pagando actualmente, es hora de averiguar exactamente cuánto podría beneficiarte la solución elegida.

Krasimir Angelov, Director Financiero Europeo y Director General de la agencia digital FFW, describe cómo fue este proceso en su caso.

Pasamos por un proceso de evaluación de distintas soluciones de gestión de gastos. Para nosotros, queríamos una solución integral que pudiera funcionar en múltiples ubicaciones, jurisdicciones y divisas y que añadiera valor a nuestra organización y a nuestros procesos financieros... Elegimos Payhawk porque se integra con nuestras otras herramientas de software, incluido nuestro sistema de contabilidad (ERP), la solución de reservas de viajes, los bancos, etc. Las tecnologías que incorpora, como el OCR, también nos permiten reducir enormemente el tiempo que dedicamos a procesar e introducir datos.

Consejo profesional: No creas que implementar un nuevo sistema de gestión de gastos va a hacer que obtengas un ahorro inmediato de la noche a la mañana. Distribuye los ahorros de forma progresiva a lo largo de la línea de tiempo basándote en estimaciones realistas.

¿Es más barata la nueva solución de gestión de gastos?

¿El nuevo paquete resulta más económico por usuario o transacción? Y, en caso afirmativo, ¿en qué porcentaje? ¿O es más fácil de usar? Si es así, puede que no sea necesario añadir tantos usuarios como se había previsto en un principio.

David Watson, controller financiero del grupo State of Play Hospitality, describe la importancia que tuvo para ellos desglosar los costes a la hora de elegir una solución que les ayudara a escalar:

Actualmente, nuestro grupo consta de seis entidades, pero a medida que nos expandamos, se incrementará la necesidad de pagar por plataforma. Eso es lo que realmente nos convenció de Payhawk. Pagamos por plataforma en lugar de por transacción, algo esencial para nuestro negocio en el sector de la hostelería.

¿El nuevo software reduce el trabajo manual?

Si el nuevo software minimiza la carga de trabajo manual, puede ser que necesites adquirir menos licencias de usuario o que puedas destinar algunas horas de trabajo a otras tareas más importantes.

El nuevo software podría agilizar la gestión, hasta el punto de que tu equipo financiero podría empezar a prestar apoyo en funciones que van más allá de las responsabilidades tradicionales de un controller financiero.

Carolina Einarsson, directora financiera de la empresa de análisis del comportamiento Essentia Analytics del Reino Unido y Estados Unidos, explica cómo les ha ido desde que se pasaron a Payhawk.

Ahorrar tiempo con Payhawk ha sido un punto de inflexión para nosotros; hemos logrado asignar recursos a equipos que influyen directamente en los ingresos. Ahora tenemos a una persona del departamento financiero que dedica el 50 % de su tiempo a desempeñar funciones de SDR.

Si el nuevo software ofrece una automatización completa o proporciona tarjetas corporativas que eliminan la necesidad de aprobaciones y, por tanto, agilizan los procesos, incluye estos beneficios en tu caso de negocio o business case.

Además, si la configuración final facilitara la gestión rutinaria de gastos irregulares, reduciendo el tiempo de gestión, es otro dato importante que deberías comunicar al CFO.

Louis Gossieau, responsable de marketing de compras de Mercell Nederland, afirma:

Utilizamos Payhawk para gestionar nuestros servicios de publicidad online y otros gastos de marketing esporádicos. Como profesional del marketing, a menudo necesitas pedir material impreso, probar una pequeña aplicación o actualizar un servicio. Ahora, en lugar de pedir a Finanzas un código de verificación o los detalles del pago, puedo utilizar la tarjeta de débito Payhawk en mi Apple Wallet para completar cualquier compra. Más tarde, cargaré las facturas en la aplicación o las enviaré al buzón de recibos para que se concilien de forma automática. Funciona a las mil maravillas.

Beneficios inmediatos: recuerda la razón inicial por la que quieres ese nuevo software

A fin de cuentas, tu intención no es únicamente ahorrar dinero. Para las empresas en rápido crecimiento y expansión, el precio es importante, pero no lo es todo. Si no hay más ventajas aparte de los "ahorros", puede que cambiar de solución no merezca la pena, más allá de lo que esos pequeños ahorros puedan sugerir.

El software nuevo debería automatizar las tareas, lo que aceleraría y haría más preciso el procesamiento de las transacciones. Esto no solo implica una reducción de la necesidad de repetir y corregir tareas —cosa que se refleja en el ahorro de costes de mano de obra—, sino que también impide que se paguen facturas dudosas o que las facturas legítimas se paguen dos veces.

Además, al obtener un mayor control sobre el flujo de caja de tu empresa gracias a los controles inteligentes incorporados en las tarjetas y nuestras funcionalidades de órdenes de compra, así como los flujos de aprobación de facturas, deberías observar una disminución del coste de capital y una adherencia a las políticas.

Paso 3: Calcula los beneficios económicos del nuevo sistema de gestión de gastos

Aquí es donde convertimos los términos contables en financieros.

Seguramente ya estás familiarizado con los conceptos de valor actual neto (VAN), la tasa interna de retorno (TIR) y el periodo de retorno de la inversión. Así es como los ejecutivos financieros sopesan el valor relativo de los proyectos en los distintos departamentos y líneas de negocio. El VAN les dice cuánto dinero tendrían que depositar hoy en el banco para obtener los beneficios de tu proyecto; mientras que la TIR indica el tipo de interés que tendría que ofrecer el banco para lograr esos mismos beneficios. El periodo de retorno de la inversión es el tiempo que se tarda en recuperar la inversión inicial del proyecto.

Consejo profesional: calcularlos es muy sencillo. Solo tienes que utilizar las funciones VAN y TIR de Microsoft Excel y, a continuación, seguir la sencilla guía de Investopedia para calcular el periodo de retorno de la inversión. Para calcular el VAN, necesitarás una "tasa de descuento" que se aproxime a tu coste de capital; pide este porcentaje al equipo de tu CFO.

A la hora de investigar una nueva solución de gestión de gastos en particular, merece la pena comprobar cuánto tardan normalmente sus clientes en alcanzar el umbral de rentabilidad. En Payhawk, los datos de nuestros clientes en G2 revelan:

• Un 38% más rápido en alcanzar el valor comparado con los competidores en la categoría de Gestión de Gastos de G2 (diez meses para Payhawk, frente a los 13,8 meses de promedio de otros competidores).
• ROI promedio de diez meses (un 40% de nuestros clientes consiguen el ROI en menos de seis meses).

Las estadísticas anteriores se han obtenido calculando el tiempo promedio hasta alcanzar el valor de todos los competidores en G2 Crowd. Para ver una comparativa de todos los competidores, consulta la página de G2.

Más allá de los números para la alta dirección, asegúrate de incluir algunas reseñas de otros compañeros para demostrar cómo tu solución preferida ya está ayudando a otros nombres destacados de la industria a escalar y mantenerse competitivos.

Hacer realidad tu nuevo sistema de gestión de gastos

En esencia, elaborar un caso de negocio o business case convincente para actualizar tu sistema de gestión de gastos se reduce a tres simples pasos: evaluar los costes actuales, identificar los beneficios potenciales y calcular las ventajas generales. Si tienes en cuenta los beneficios financieros y operativos, puedes impulsar un cambio positivo en las prácticas de gestión de gastos de tu empresa.

¿Listo para dar el siguiente paso? Habla con un experto hoy mismo y deja que te ayudemos a transformar tu sistema de gestión de gastos.