Der leistungsstärkste Finanz-AI-Agent steckt nicht in Ihrem ERP, sondern in Slack

Als Anja Müller sich am Montag in ihr Führungsgespräch begibt, blinkt der Slack-Kanal ihres Teams bereits mit ersten Anfragen auf.

Ein leitender Ingenieur möchte wissen, ob das Finanzteam die nächtliche Uber-Fahrt vom Terminal 5 übernimmt. Der Einkauf wartet auf die Freigabe einer dringenden Laptop-Bestellung.
Zwei Analysten brauchen kurzfristig aktuelle Zahlen für eine Vorstandspräsentation.

Früher hätte Anja – CFO eines rasant wachsenden europäischen Softwareunternehmens – vier Browser-Tabs geöffnet, sich durch das ERP-System geklickt und mehrere höfliche E-Mails formuliert.

Heute läuft es anders. Sie tippt „/approve“ oder „/policy?“ – und kann mit ihrer Arbeit fortfahren. Ein KI-gestützter Aktionsagent im Chat erledigt den Rest: Er prüft den Uber-Tarif gegen die Reiserichtlinien, gleicht die Laptop-Anfrage mit dem Budget ab und liefert den Analysten die aktuellen Umsatzzahlen.

Was dieser scheinbar beiläufige Austausch zeigt? Die Rolle der Finanzabteilung befindet sich im Umbruch – und beginnt, das Potenzial künstlicher Intelligenz wirklich auszuschöpfen.

Effizienzsteigerung im Alltag

In den letzten zwei Jahren haben Fintech-Anbieter autonome Hauptbücher und selbstlaufende Abschlüsse in Aussicht gestellt. Viele CFOs gingen daher davon aus, dass die entscheidenden Innovationen direkt in ihre ERP-Systeme integriert würden. Doch in der Praxis zeigt sich: Der größte Mehrwert von KI im Finanzwesen entsteht dort, wo tägliche Entscheidungen tatsächlich getroffen werden – in den Kollaborations-Tools, die Teams ohnehin nutzen. Zwei Entwicklungen haben diesen Wandel möglich gemacht.

Erstens: Große Tech-Unternehmen verfolgen unterschiedliche Strategien beim Einsatz von Agenten.

Microsofts Copilot Studio setzt auf sichere und kontrollierte Assistenten für Unternehmen. OpenAIs Operator dagegen ist freier unterwegs – er nutzt das offene Internet und verhält sich wie ein eifriger Praktikant: manchmal brillant, aber oft unvorhersehbar.

In streng regulierten Finanzprozessen zählt jedoch Planbarkeit mehr als kreative Freiheit. Hier punkten eingebettete Agenten, die sich nahtlos in Tools wie Teams oder Slack einfügen und jeden Schritt revisionssicher dokumentieren.

Zweitens: Die technologische Reife der Chat-Plattformen selbst.

Slacks Workflow Builder und Microsofts Graph-APIs ermöglichen heute sichere Datei-Uploads, Identitätsprüfungen und direkte Rückschreibungen ins ERP-System. Ein Finanz-Bot kann etwa eine Bestellung im Chat anzeigen, die Berechtigung des Genehmigenden per Single Sign-On prüfen und das Ergebnis direkt ins Backoffice-System übernehmen – ganz ohne unsichere Screenshots oder Schattenlösungen.

Darüber hinaus haben moderne Agenten-Frameworks gelernt, Unternehmensrichtlinien zu interpretieren, Hierarchien zu respektieren und einen klaren Prüfpfad für DSGVO-Audits zu erstellen. Das alte Argument, „Chat sei nicht sicher genug fürs Finanzwesen“, verliert zunehmend an Relevanz.

Erstanwender entdecken, dass der Nutzen weniger in Autonomie besteht, sondern vielmehr in einer drastischen Verkürzung der Durchlaufzeiten liegt – wie auch in unserem Payhawk Pilotprojekt deutlich wurde, bei dem Finanzteams eine große Veränderung erlebten.

Payhawks Pilotprojekt zeigt spürbare Auswirkungen. Statt auf Dashboard-Erinnerungen und wöchentliche Rundmails zu setzen, integrierten die Finanzteams einfache Slack-Benachrichtigungen – mit durchschlagendem Erfolg. Fehlende Belege trafen innerhalb von Stunden statt Tagen ein, das Monatsende wurde spürbar entspannter, und Buchhalter mussten nicht mehr ständig nachhaken.

Bots markierten geprüfte Spesenabrechnungen zur Freigabe mit einem Klick und erinnerten Kundenbetreuer rechtzeitig an fällige Rechnungen – ohne dass nachträglich Daten gesammelt werden müssen.

Es handelte sich nicht um komplizierte Finanzlogik, doch die Zeit, die durch diese kleinen Entscheidungen eingespart wurde, ließ sich effektiv in strategische Aufgaben investieren.

Kritiker sehen in chatbasierten Agenten lediglich eine aufgehübschte Variante klassischer Robotic Process Automation (RPA). Doch es gibt einen qualitativen Unterschied.

Traditionelles RPA folgt starren, vorab programmierten Abläufen. Aktionsagenten hingegen beobachten, planen, handeln und lernen in engen Feedbackschleifen – ein Muster, das Analysten als SPAR-Zyklus bezeichnen.

Diese Fähigkeit zum – wenn auch begrenzten – Schlussfolgern ermöglicht es ihnen, auf fehlende Informationen zu reagieren, gezielt Rückfragen zu stellen und aus Ablehnungen zu lernen. Fähigkeiten, mit denen keine Regel-Engine mithalten kann.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt für Pioniere – legen Sie den Grundstein für Ihren Erfolg

Gartner prognostiziert: Bis 2027 wird ein Drittel aller Unternehmenssoftware mit eingebetteten Agenten ausgeliefert. Und bis zu 15 % aller alltäglichen Geschäftsentscheidungen könnten dann autonom getroffen werden.

Trotzdem stecken viele Unternehmen noch immer in komplexen KI-Projekten fest, die auf die vollständige Automatisierung des Abschlusses abzielen. Der risikoärmere – und deutlich schnellere – Weg führt über Agenten am Rand der Zusammenarbeit: Dort, wo die Integration einfacher ist und der Mensch ohnehin schon auf den Bildschirm schaut.

Die strategische Empfehlung für CFOs ist daher überraschend einfach: Beginnen Sie mit der Infrastruktur, nicht mit der Vision.

Sorgen Sie für klare Datenflüsse in Ihren Ausgaben- und Genehmigungsprozessen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen in Ihrer Chat-Plattform verfügbar sind. Lassen Sie kleine, spezialisierte Agenten ihren Nutzen zeigen – etwa durch das Einfordern von Quittungen im täglichen Stand-up, das Überwachen von Richtlinien oder das Anzeigen von Live-Kennzahlen.

Sobald dieses Fundament steht, lassen sich auch komplexere Aufgaben wie Abweichungsanalysen oder Echtzeit-Szenariomodellierungen auf einer stabilen, vertrauenswürdigen Plattform durchführen.

Im Jahr 2020 schaute die Finanzabteilung oft noch durch ein monatliches Excel-Paket auf die Welt. Im Jahr 2025 ist es der blinkende Cursor in einem Chatfenster.

Der klügste Helfer in Müllers Team sitzt nicht versteckt im Serverraum – er wartet geduldig im Chatprogramm, bereit, einen einfachen Slash-Befehl in eine präzise Finanzaktion zu verwandeln.

Das Hauptbuch bleibt zwar das zentrale System für Aufzeichnungen, doch das Chatfenster wird immer mehr zum Ort des Handelns. Wer diese Entwicklung übersieht, läuft Gefahr, dass das autonome Unternehmen der Zukunft nicht im eigenen Haus, sondern im Slack-Kanal der Konkurrenz entsteht.

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