Comment les jeunes entreprises peuvent-elles assurer un contrôle des coûts efficace ?

Qu'est-ce que le budget d’une entreprise ?

Le budget d'une entreprise est un plan financier qui fixe les limites des coûts et des investissements, en tenant compte des bénéfices prévus pour l'année à venir. Le directeur financier ou le responsable des finances travaillera avec d'autres directeurs et chefs de service pour examiner les budgets proposés, discuter du rendement attendu des investissements et enfin, approuver ou ajuster.

Une fois le budget en place, les chefs de service feront leur travail : dépenser l'argent.

Il existe de nombreux coûts à prendre en compte, tels que les salaires, la location de bureaux, les dettes et les dépenses discrétionnaires. Seuls le directeur financier et l'équipe comptabilité peuvent avoir une vision aussi complète de la manière dont l'argent entre et sort de l'entreprise, ce qui les place au centre du cash management de l'entreprise.

Quand les entreprises établissent-elles leur budget ?

Les entreprises peuvent établir un budget annuel, bien que des révisions et des ajustements puissent avoir lieu si l'entreprise obtient des revenus inattendus ou si le paysage macroéconomique change.

En général, cela se produit au moment de la clôture, lorsque les entreprises disposent des meilleures informations disponibles sur les résultats de l'année.

La clôture comptable a lieu à des moments différents selon les pays et les entreprises. Par exemple, la plupart des entreprises britanniques clôturent leur exercice en avril, mais en France c’est généralement l’entreprise en question qui choisit.

L'importance de la budgétisation et du contrôle des coûts pour les entreprises

Pour les petites entreprises, il peut être tentant d'avoir une discipline relâchée en matière de budgétisation. Peut-être au début parce qu'elles n'ont pas la bonne comptabilité en place, ou parce qu'elles se concentrent uniquement sur le produit et la recherche. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, la budgétisation et le cash management deviennent la différence entre le succès et la faillite.

Les petites entreprises résistent parfois à la budgétisation professionnelle, au début, car les fondateurs et les directeurs souhaitent conserver le contrôle total des dépenses et des décisions. Ces petites entreprises ont tendance à rester petites, car les fondateurs ne voient pas la valeur des investissements proposés avec des spécialistes en comptabilité.

Les entreprises en croissance savent que la réussite financière passe par l'établissement d'un budget. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles il en est ainsi :

Pourquoi établir le budget d’une entreprise ?

• Le budget d’une entreprise détermine s'il y a suffisamment d'argent pour financer les opérations, se développer et générer des revenus.
• Le budget vous donne un contrôle sur votre entreprise qu’il n’est pas possible d’avoir autrement.
• Si vous ne connaissez pas précisément les entrées et les sorties d'argent, vous ne savez pas comment votre entreprise se porte.
• Sans budget, il est impossible de prévoir où vous en serez le mois prochain, sans parler de l'année à venir.
• Comment pouvez-vous obtenir des fonds ou attirer des investisseurs potentiels si vous n'avez rien à leur montrer ?
• Les budgets offrent un plan financier fiable qui vous permet de déterminer le capital disponible, de prévoir les recettes et d'estimer les dépenses.
• Votre entreprise peut mettre en évidence les fonds restants à réinvestir.
• Les données des budgets fournissent des informations dont on peut tirer des enseignements. Elles permettent de faire des prévisions, comme savoir quand il faut s'attendre à des mois creux et comment s'adapter en conséquence.

Comment créer le budget d’une entreprise ?

Chaque entreprise a besoin d'une approche différente concernant le contrôle des coûts, en fonction de sa taille, de la dynamique de son équipe, de son secteur ou d'un contexte plus large.

Pour rester simple, nous nous concentrons sur les éléments de base dont la plupart des entreprises auront besoin pour s'occuper de la budgétisation :

1. Vérifiez les moyennes du secteur

Il peut être utile de vérifier les moyennes du secteur, pour voir ce que les entreprises similaires dépensent. Ces moyennes peuvent être utiles car elles sont généralement exprimées en pourcentage du chiffre d'affaires.

Ces repères peuvent être très utiles si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il convient d'allouer par équipe, ou si vous devez débattre avec une équipe qui veut augmenter son budget (sans grande raison). C'est une vérité universelle que les équipes veulent dépenser autant qu'elles le peuvent, alors utilisez les données pour garder le contrôle et faire en sorte que le budget soit juste pour tout le monde.

2. Fixer des objectifs financiers

Le cash management n'a guère de sens s'il n'a pas de but. Le véritable objectif du budget est de fournir les moyens à l'entreprise d'atteindre ses objectifs.

L'entreprise souhaite-t-elle obtenir des résultats identiques à ceux de l'année dernière ? Si c'est le cas, un budget identique à celui de l'année dernière pourrait fonctionner.

Cet objectif est bien sûr assez rare. La plupart des entreprises souhaitent se développer. Gagner des parts de marché et augmenter leurs bénéfices. Peut-être veulent-elles améliorer la valeur qu'elles apportent à la société ou réduire les coûts pour l'environnement.

Chacun de ces objectifs doit s'attaquer à une idée simple, bien que tous les PDG ne soient pas d'accord avec elle : pour obtenir plus, il faut souvent dépenser plus. Les objectifs financiers doivent être fixés par les dirigeants de l'entreprise. Il est important qu'ils soient à la fois réalistes et fondés sur un raisonnement.

Certaines entreprises en phase de démarrage peuvent être tentées de dire qu’elles veulent augmenter leurs bénéfices de 20 % sans changer leurs budgets. Cependant, si cela se fait face à un marché compétitif, à une nouvelle concurrence et à l'augmentation des coûts des matières premières, le plan n'aboutira pas.

Il faut plutôt procéder à une analyse approfondie des tendances du marché, du paysage concurrentiel et du comportement des consommateurs. En outre, l'entreprise doit analyser les performances antérieures par rapport au marché au cours des années précédentes, si elles sont disponibles. Forte de ces données, l'équipe financière peut définir le contexte dans lequel des objectifs plus réalistes et réalisables peuvent être atteints.

3. Déterminer les coûts de fonctionnement de l'entreprise

Il convient ensuite de procéder à une analyse des coûts et des dettes afin de comprendre ce qu'il faut pour faire fonctionner l'entreprise telle qu'elle est aujourd'hui.

En effet, si des augmentations de budget, des révisions salariales ou de nouveaux centres de coûts sont envisagés, l'entreprise doit avant tout s'assurer qu'elle peut couvrir ses coûts actuels.

4. Discuter avec les chefs de service

À ce stade, vous savez ce que coûte le budget d’une entreprise et quels sont les objectifs pour l'année prochaine.

Il est temps de parler au directeur marketing, au directeur des ressources humaines, au directeur des opérations et à toute autre personne disposant d'un budget pour leur faire part des objectifs (bien sûr, certaines de ces personnes ont peut-être participé à la définition des objectifs financiers).

Plus important encore, il est temps d'entendre ce qu'ils ont en tête. Le directeur marketing prévoit-il d'augmenter les budgets marketing pour faire face à une concurrence accrue ou à une augmentation de la demande des clients ? Si leur analyse est solide, ce plan marketing pourrait être le moyen d'atteindre les objectifs financiers fixés.

Après avoir écouté tout le monde, et avec les dirigeants de l'entreprise, il est temps de couper le gâteau et de le partager.

5. Tenir compte de certaines éventualités

Bien sûr, travailler avec des prédictions implique des erreurs. Vous vous projetez essentiellement dans l'avenir et prévoyez des bénéfices.

Mais les bénéfices dépendent de nombreux facteurs qui échappent à votre contrôle. L'évolution de la demande des consommateurs, les investissements de la concurrence et les facteurs macroéconomiques tels que le paysage juridique ne sont que quelques-unes des façons dont vos prévisions de revenus peuvent échouer.

De même, les coûts de l'entreprise peuvent augmenter. L'inflation, l'augmentation des loyers ou la nécessité soudaine de faire appel à des employés sous contrat peuvent faire augmenter vos coûts sans préavis.

Un peu de prévoyance, quelques mois de salaire de chacun par exemple, peut faire une énorme différence et vous permettre de dormir sur vos deux oreilles.

6. Rédiger le budget final

Le budget final comprend toutes les dépenses prévues, ligne par ligne, couvrant tous les coûts de l'entreprise, ainsi que l'activité prévue pour l'année à venir.

Ce budget donne maintenant de la clarté à l'ensemble de votre entreprise et permet aux chefs de service de commencer à déployer leurs tactiques et à apporter de la valeur à l'entreprise.

Conseils pour garder le contrôle des coûts

Après l'élaboration des budgets et l'approbation des coûts, l'équipe financière joue un rôle très important : contrôler les entrées et sorties d'argent et préserver le budget pour la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour garder le contrôle sur le budget :

1. Examinez régulièrement vos coûts et comparez-les à vos prévisions budgétaires

Les entreprises peuvent établir un budget annuel, mais ce serait une erreur de dire que les budgets ne sont établis qu'une fois par an et qu'il faut les oublier.

Au contraire, le budget d’une entreprise doit être revu et révisé tout au long de l’année, à mesure que de nouvelles informations sont reçues, que les objectifs changent ou que l'environnement évolue.

Le fait d'avoir une certaine discipline pour clôturer le mois et de comparer la clôture aux projections peut déclencher des signaux d'alarme précoces et prévenir les dommages.

2. Rédigez des politiques de dépenses

Les politiques en matière de dépenses fixent les limites aux employés. Les catégories de dépenses typiques comprennent les divertissements du personnel, les divertissements des clients, le transport, la nourriture et l'hébergement.

Vous aurez besoin de politiques pour chaque catégorie. Par exemple : combien peut-on dépenser par trimestre pour le transport du personnel ?

Ou combien peut-on dépenser par repas lors d'un voyage d'affaires ? Et, quel est le prix maximum par nuit d'hôtel ? Ainsi, vos employés se sentiront en confiance pour dépenser l'argent de l'entreprise en toute bonne foi. Et cela réduira également vos dépenses.

3. Offrez des cartes d’entreprise pour la gestion des dépenses

C'est une excellente chose d'approuver les budgets en aval de l'entreprise et de permettre aux employés d'atteindre leurs propres objectifs et d'utiliser leurs propres ressources.

Cependant, un moyen encore meilleur de garder le contrôle est de donner des cartes d'entreprise. Non seulement il s'agit d'un moyen plus simple pour les équipes de payer tout ce qui n'est pas facturé, mais cela permet également à l'entreprise de fixer des limites sur la carte elle-même, empêchant toute dépense non convenue au préalable.

Avec nos cartes d'entreprise, les équipes comptabilité ont également accès à des informations en temps réel sur les dépenses, ce qui est un autre moyen de vérifier ce qui est dépensé, pourquoi et où.

4. Travaillez avec les chefs de service pour vous assurer qu'ils disposent d'outils de suivi budgétaire

Que vous soyez en mesure ou non d'offrir des cartes d'entreprise à vos employés, vous devez vous assurer que chaque poste de coûts de l'entreprise dispose d'une méthode efficace pour suivre les dépenses.

Supposons que l'équipe marketing dispose d'un budget annuel de 100 000 dollars. Cependant, après quatre mois, le PDG a déjà vu des factures pour un total de 60 000 $. Cela peut créer du stress et des tensions, pas vrai ?

Cependant, s'il travaille en étroite collaboration avec le chef de cette équipe, il peut constater qu'elle dispose d'un suivi budgétaire qui indique les coûts par mois et le solde disponible. Savoir qu'ils ont la discipline nécessaire pour gérer leurs coûts serait rassurant.

Il y a d'autres avantages à entretenir des relations solides avec les autres chefs de service, par exemple, ils seront plus enclins à vous informer à l'avance des dépenses imprévues.

Que faire en cas de dépassement de budget ?

Si les choses changent et que l'entreprise commence à utiliser plus de budget que prévu (sans que les recettes dépassent les prévisions), il vaut mieux garder son calme et retrousser les manches.

Les entreprises ont tendance à fonctionner avec des coûts qui peuvent être réduits en cas de besoin. En fonction de l'ampleur du problème, vous devrez examiner les différents coûts qui peuvent être réduits.

Les dépenses discrétionnaires telles que les divertissements du personnel peuvent être faciles à réduire, à condition de communiquer correctement les raisons au personnel.

Si le problème est plus important que prévu, la publicité et les autres tactiques de marketing constituent un coût important pour l'entreprise qui peut aider à court terme.

Il y a cependant d'autres choses qui peuvent être faites sans réduire les coûts. Attendre un autre cycle de facturation peut suffire pour affronter la tempête.

Comment faire face aux dépenses imprévues ?

Les dépenses imprévues sont la raison même pour laquelle vous avez besoin d'un fonds d'urgence. Et si celui-ci est en place, il peut couvrir le manque à gagner.

Sinon, il est temps de revoir vos budgets mensuels et de faire des ajustements. Examinez certains coûts variables et voyez quelles économies peuvent être réalisées pour les corriger.

Comment le logiciel de gestion des dépenses Payhawk peut aider votre entreprise ?

Le logiciel de gestion des dépenses de Payhawk est l’outil idéal pour la budgétisation. En effet, il permet aux équipes financières de contrôler et de protéger les dépenses, qu'il s'agisse d'abonnements, de frais de marketing ou d’autres dépenses, le tout à partir d'une plateforme intégrée.

En donnant aux employés des cartes d'entreprise avec des limites de dépenses, des flux de contrôle et des tableaux de bord en temps réel, vous pourrez garder un œil sur les sorties d'argent et leur permettre de dépenser quand ils en ont besoin, sans utiliser leurs propres fonds.

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